Trabajo colaborativo: beneficios y estrategias de la colaboración empresarial
Colaboración empresarial, trabajar colaborativamente... llámalo como quieras, pero que no se te escape del radar porque te interesa.
Y mucho.
El trabajo colaborativo es cuando dos o más personas, equipos o empresas trabajan conjuntamente para cumplir objetivos comunes.
¿Qué hacían los Power Rangers para luchar contra el malo cuando se hacía enorme ya al final de cada capítulo? Que unían sus fuerzas y creaban un gran robot capaz de ventilarse a cualquier monstruo que se les pusiera por delante.
Pues esto del trabajo colaborativo es algo parecido, pero en vez de derrotar a un monstruo, el objetivo de esa colaboración es ser más eficientes en comparación con hacer cada tarea individualmente.
En el entorno empresarial, esa colaboración puede darse entre unos negocios y otros, dando pie a alianzas.
Esa forma de colaboración empresarial está bien, pero a nosotros nos interesa la que se da entre los departamentos o personas de tu equipo.
Porque claro, internamente también puede haber competitividad desmedida, falta de trabajo en equipo y una productividad baja en comparación con la que daría la colaboración entre compañeros.
Así pues, nos centraremos en eso: en el trabajo colaborativo dentro de tu empresa.
En este caso, dos o más personas de tu equipo o departamentos hacen un uso compartido de recursos, de conocimientos y de experiencia para resolver problemas, innovar o hacer más en menos tiempo.
Antes de hablar más abiertamente de los beneficios, ¿qué te espera a lo largo de este post?
Veremos cómo se caracterizan los equipos colaborativos, señales de que en tu empresa hay un exceso de competitividad —lo que dificulta enormemente el trabajo colaborativo—, estrategias para gestionar esa competitividad adecuadamente y herramientas.
Porque sí; como en otros tantos contextos empresariales, la clave está en la tecnología, en este caso en forma de software de colaboración empresarial.
¿Empezamos por lo más dulce del pastel?
Beneficios del trabajo en equipo
Dar caña al trabajo colaborativo para que tu empresa trabaje en equipo... ¿qué te aporta?
Ten en cuenta que pasas de dos ojos a cuatro —simplificándolo mucho, claro—, o de un solo equipo realizando una tarea a contar con otro complementario.
Es decir, amplías. Amplías las manos, la experiencia, el conocimiento... y las ideas, lo que acabaría derivando en un aumento de la innovación.
Si el departamento X es un poco antiguo, pero se junta con el departamento Y, que resulta ser el más moderno de la empresa, lo lógico es que al final al X se le acabe pegando algo, ¿no?
Eso es lo bueno: cuando dos personas o equipos colaboran, uno siempre se queda con lo mejor del otro, y viceversa.
Esos conocimientos de más también acaban aumentando la eficiencia, por lo que los objetivos planteados se consiguen antes y la rentabilidad aumenta.
¿Y qué hay de la mejora continua? Claro, si el trabajo colaborativo es constante, lógicamente, al absorber lo mejor unos de otros, todo tu equipo será cada vez más competente.
Ojo, competente, que no competitivo.
El intercambio de ideas, compartir buenas prácticas... es magia pura, que siempre deriva en trabajar mejor y hacer más en menos tiempo.
No nos olvidemos de los beneficios para los miembros individuales. El trabajo en equipo en la empresa hará que cada uno se sienta más conectado con los demás, más parte de un «todo» más grande, lo que mejorará su satisfacción laboral.
Y la satisfacción laboral... ya sabes a lo que lleva: a la retención de talento, al aumento de la productividad y, con él, al de la rentabilidad.
¡Viiiva el trabajo colaborativo!
Las características de todo equipo colaborativo
¿Consideras que tu empresa apuesta por el trabajo colaborativo?
Si crees que sí, pero no percibes los beneficios que acabamos de ver, quizá es que esa colaboración empresarial no sea tan notoria.
Los equipos que colaboran entre ellos, por ejemplo, están comprometidos. Ese compromiso es esencial para que la relación y el trabajo fluyan.
Si un equipo —o persona dentro de un grupo de colaboración, recuerda— no prioriza esa colaboración como los demás, mal asunto.
El compromiso, en última instancia, debe darse para alcanzar los objetivos comunes, otra de las características del trabajo colaborativo.
Todos los participantes persiguen el mismo objetivo. No es que unos ayuden a otros a cumplir con sus objetivos particulares; es que ambos tienen los mismos y, como tal, colaboran para lograrlos.
Las habilidades en los participantes, además, idealmente se complementan.
Que lo que mejor sabe hacer uno acabe complementándose con lo que mejor sabe hacer el otro. Que ambos aporten especialización, conocimiento y habilidades.
Es la mejor forma de dotar a ese equipo colaborativo de potencial para sacar los objetivos adelante, sobreponiéndose a cualquier dificultad que se presente.
¿Por qué poner a trabajar juntas a dos personas con perfiles idénticos, con el mismo nivel de conocimiento y que ya participan juntas en otros proyectos, de modo que su experiencia es la misma?
No se aportarían mucho mutuamente, ¿no?
La comunicación interna también es protagonista en el trabajo colaborativo. Si los equipos no se entienden entre sí, esa colaboración no llegará a buen puerto.
Y por último, el liderazgo colaborativo debe ser horizontal. Es decir, cada responsable o líder debe aportar desde su propia experiencia y mirada, y al mismo tiempo debe participar en las decisiones que se toman junto al resto del equipo.
Entonces qué, ¿ya vas viendo más apetecible el trabajo colaborativo?
8 señales de que en tu equipo hay demasiada competitividad
Vamos al lado opuesto: ¿sientes que en tu equipo podría haber mucha más colaboración?
Es más que posible que se deba a la alta competitividad de tu gente, que en ambientes laborales suele ser muy común.
Todo el mundo quiere quedar bien en el trabajo, como es normal. Pero que eso derive en incapacidad para fomentar el trabajo colaborativo... por ahí sí que no deberías pasar.
Así, aquí tienes ocho síntomas o señales de que tu equipo es excesivamente competitivo:
- Las discusiones son frecuentes
- Unos aprovechan cuando se les presenta la oportunidad para desacreditar a otros
- Unos ocultan información a otros
- No hay una comunicación interna particularmente fluida
- Tu equipo está como desmotivado, falto de ganas
- La retención de talento es más bien una utopía; lo que hay, en cambio, es una alta rotación del personal
- El rendimiento en general es bajo
- Y escuchas muchas quejas
Qué, ¿alguna señal a la vista?
Insistimos: si no tomas cartas en el asunto, es absolutamente normal que miembros de tu equipo sean demasiado competitivos.
Pero estás aquí para eso, para poner remedio.
¿Vemos estrategias para relajar ese exceso de competitividad y hacer que tu empresa se beneficie del trabajo colaborativo desde ya?
7 estrategias de colaboración empresarial para manejar la competitividad interna y fomentar el trabajo colaborativo
Toma nota, y si echas de menos la tecnología de la que hablábamos antes no te preocupes, que la tienes al final 👇
#1 Haz un diagnóstico inicial
Fíjate en el ambiente laboral de un día cualquiera.
¿Hay alguna de esas señales a la vista?
Luego, analiza qué está haciendo cada equipo. Habla con los managers para saber cómo trabajan conjuntamente, a fin de hacerte una idea inicial y establecer los márgenes de mejora.
¿Cómo fluye la comunicación?
¿Cómo llevan la coordinación de las tareas?
¿Qué actitudes hay hacia el trabajo en equipo?
¿Se generan conflictos en el departamento?
Responde esas preguntas... y vete a por la última, la que responde cómo mejorar el trabajo en equipo.
#2 Establece objetivos compartidos y métricas y haz seguimiento
Decíamos que el trabajo colaborativo no es que unos ayuden a otros a realizar sus tareas, sino que ambos grupos aúnen esfuerzos para alcanzar objetivos comunes.
Objetivos compartidos.
¿Como cuáles?
Aquí algunos ejemplos:
- Expandir la presencia internacional
- Implementar una nueva línea de servicios
- Crear un presupuesto en marketing y lanzar una campaña que tenga un retorno determinado
- Reducir los tiempos de desarrollo de un producto
- Optimizar los procesos internos para reducir el tiempo de entrega de un servicio en cierto porcentaje
- Aumentar la satisfacción del cliente
- Reducir los costes de creación de un producto existente
- ...
Debes conseguir alinear los esfuerzos individuales de cada uno para lograr esas metas comunes.
¿Y luego?
Pues definir indicadores: ¿cómo vais a medir ese aumento de la satisfacción del cliente? ¿Qué KPIs utilizaréis?
Y cuando estén definidos, solo falta calcularlos periódicamente y comprobar si los objetivos se están cumpliendo o no.
#3 Fomenta la comunicación interna
Porque sin ella, no hay trabajo colaborativo que valga. Eso es así.
Según refleja este estudio, el 70 % de los trabajadores encuestados piensan que la mala comunicación acaba derivando en pérdidas de tiempo.
Y las pérdidas de tiempo no las queremos ni en pintura ⛔
Por ello, lo suyo es que generes canales de comunicación interna, para que todos puedan expresar su opinión, y que establezcas reglas de cómo emplear cada uno.
Por ejemplo, si adoptas una herramienta de colaboración empresarial focalizada en la comunicación interna como Slack, ¿para qué se utiliza y cómo habría que interactuar con los demás?
Todo el mundo debe tenerlo claro.
#4 Forma a tu equipo para impulsar la colaboración
Porque puede haber personas más animadas a comunicarse y otras menos.
O unas más acostumbradas a utilizar herramientas colaborativas que otras.
Y luego están las que adoran trabajar en equipo y las que son más de ir por su cuenta, porque el trabajo en grupo tiende a generarles conflictos.
¿Qué haces con las que no se comunican mucho? Pues que hagan un pequeño curso que remarque la importancia de la comunicación en el trabajo y cómo llevarla a cabo.
¿Y con las que no saben utilizar las herramientas colaborativas que establezcas? Pues les haces formaciones para que aprendan a utilizarlas.
¿Y qué hay de los que no quieren oír ni hablar del trabajo colaborativo y tienden al conflicto? Pues que hagan un curso de resolución de conflictos y les hablas de los beneficios de trabajar en equipo, les convences de que sus objetivos personales deben estar alineados con los generales... y que prueben.
Cada persona necesitará una puesta a punto distinta; tu deber es proporcionársela.
#5 Organiza actividades fuera de la oficina
Actividades para romper el hielo, para generar confianza y, sobre todo, para que los miembros de tu equipo se vean colaborando unos con otros.
Seguro que has oído hablar de actividades de team building, ¿no?
Un escape room, una aventura por equipos al aire libre de orientación, un juego de rol en el que se simulan situaciones como un conflicto en la oficina, etc.
#6 Gestiona los conflictos de forma proactiva
Para mantener un ambiente de trabajo saludable y productivo, busca posibles síntomas que acabarían derivando en un problema mayor y atájalo desde el principio.
Por ejemplo, fíjate en las reuniones de equipo. ¿Ves una tensión que no había antes, o algún comportamiento distinto?
Para prevenir ese inminente conflicto, podrías tratar de crear un ambiente más comunicativo, donde las personas se sientan libres de expresar su opinión.
Anima a todos a contar cómo se sienten y cuando encuentres la causa del cambio en el comportamiento, toma medidas para prevenirlo desde el inicio.
Si por ejemplo Juan se siente molesto con su manager porque le exige mucho y no le reconoce nada y se lo cuenta a recursos humanos, podrías reunirte con el manager para ver qué pasa y tratar de mediar hasta dar con la solución.
Pero para eso, Juan tiene que saber que cuenta con recursos humanos para recoger su descontento.
#7 Adopta herramientas de colaboración empresarial
La tecnología, ahora sí, está afortunadamente de tu lado para facilitar el trabajo colaborativo.
¿Qué decíamos que hacía falta?
¿Comunicación interna?
La tecnología te la facilita con herramientas para que os comuniquéis en tiempo real unos con otros.
¿Acceso a una herramienta que permita la colaboración en tiempo real de varios usuarios?
Los paneles de diseño en tiempo real por parte de varios usuarios podrían ser la solución.
O los documentos online para editar texto, tablas o presentaciones.
O las herramientas de comunicación para mensajearse, compartir información y dialogar tanto en grupo como de forma privada.
Si las personas o equipos no encuentran facilidades para llevar a cabo el trabajo colaborativo, ¿cómo quieres que lo hagan?
Herramientas de trabajo colaborativo para tu empresa
Por eso, aquí tienes un listado rápido de programas en los que se puede trabajar de forma colaborativa por parte de varios usuarios a la vez:
- Slack: plataforma de mensajería para equipos que organiza la comunicación en canales
- Google Workspace: conjunto de herramientas colaborativas de Google —Docs, Sheets, Drive, Gmail...— para colaborar en tiempo real
- Microsoft Teams: herramienta de videollamadas, chat y colaboración integrada con Microsoft 365 para ser empleada por equipos enteros
- Trello: aplicación de gestión de proyectos basada en tableros y tarjetas para organizar tareas visualmente
- Notion: espacio de trabajo bien completo que sirve para tomar notas, gestionar proyectos y colaborar en la gestión documental
- Zoom: plataforma de videoconferencias para reuniones virtuales, con funciones de lo más útiles como son la pantalla compartida y la grabación de la sesión
- Figma: herramienta de diseño colaborativo en tiempo real
- Asana: herramienta de gestión de proyectos que organiza tareas, equipos y plazos
Si quieres profundizar un poco más en el mundo de las herramientas, aquí tienes un total de 36 software para empresas.
Pleo facilita el trabajo colaborativo con finanzas
Porque con el departamento financiero colabora todo el mundo o, al menos, todos aquellos que gastan.
De todos los tipos de gastos de empresa que hay, ¿tú sabes la de gente que interviene?
Está el que se va a visitar a un cliente y paga gastos de viaje que luego hay que reembolsarle.
O el que sale de la oficina para ir a comprar material de papelería, tipo grapas.
O el que paga una suscripción a una herramienta para el trabajo.
O el que se compra un curso financiado por la empresa.
Pues ahí, en esa relación entre trabajador-finanzas, es donde entra Pleo.
Se trata de una solución de control y gestión de gastos basada en su propio OCR para facturas, tarjetas de empresa y automatización procesos.
Con Pleo, cuando cualquier persona tiene un gasto laboral y lo paga con su tarjeta inteligente, este pasa a manos del manager para que lo apruebe.
Al hacerlo, el gasto queda automáticamente registrado... y gracias a que Pleo es una solución homologada por la AEAT, una simple foto al ticket desde la aplicación sirve para que la imagen digital obtenida sea suficiente como justificante de pago.
Es decir, que adiós al papeleo, incluyendo las terribles notas de gastos.
Dijimos trabajo colaborativo, ¿no? Basado en tecnología de la buena, además.
Pues ya sabes: en finanzas, lo tienes a tiro con la gestión de gastos de Pleo. ¡A colaborar!
