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Comment bien faire une note de frais ?

Une note de frais est un document répertoriant les dépenses professionnelles engagées par le salarié dans le cadre de son activité. Chaque mois, ce relevé est transmis à l’employeur pour procéder au remboursement de ces frais professionnels. Quelles étapes ponctuent la création et le traitement d’une note de frais ? Qui peut faire une note de frais ? Quels frais professionnels peuvent être remboursés ? Que doit contenir ce document ? Nous regardons ensemble comment bien faire une note de frais.

1 - Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais est un relevé listant toutes les dépenses supportées par les salariés et les dirigeants pour les besoins de leur activité professionnelle. Chaque entreprise est libre de définir un modèle de note de frais personnalisé. Avec ce document et les justificatifs de dépenses appropriés, le service comptable est en mesure d’exercer sa mission de contrôle et d’enregistrement, avant de procéder au remboursement des frais avancés. Les dépenses professionnelles remboursables sont prioritairement les suivantes :

  • frais de repas ;
  • frais d’hébergement ;
  • frais de déplacement ;
  • frais d’abonnement ;
  • frais de documentation ;
  • frais de télétravail ;
  • frais d’indemnités kilométriques.

En d’autres termes, chaque dépense liée à l’activité de l’entreprise avancée par le salarié ou l’employeur peut faire l’objet d’un remboursement, sous réserve de justificatifs.

2 - Les étapes pour créer une note de frais 

La gestion des notes de frais suit au minimum cinq étapes : l’envoi du relevé accompagné de justificatifs valides au service comptable, le contrôle de dépense, le remboursement, l’enregistrement des écritures et le rapprochement bancaire.

2.1 - Scanner le justificatif 

Le remboursement des notes de frais est conditionné à la production de justificatifs prouvant l’existence des dépenses. Ces justificatifs peuvent prendre la forme de factures, de tickets de caisse, de reçus, etc. Pour rappel, un devis ne peut pas être considéré comme un justificatif. À défaut d’être justifiée, les dépenses professionnelles peuvent être requalifiées comme avantage en nature. Dans ce cadre, l’avantage en nature est compris dans le salaire brut, soumis à cotisations, puis déduit du salaire net à verser au salarié. Afin d’éviter une telle requalification, le salarié ou le dirigeant doit scanner la facture et la joindre à la note de frais. Sous certaines conditions, une attestation sur l’honneur ou un relevé de compte peuvent faire foi en cas de perte de justificatif.

Bon à savoir !

Conformément à l’article L123-22 du Code de commerce, les documents comptables et les justificatifs sont conservés pendant dix ans.

2.2 - Contrôler la dépense

La chaîne de traitement des notes de frais se poursuit par le contrôle des dépenses assuré par les managers (projet ou équipe), puis par les gestionnaires ou le service comptable et financier de l’entreprise. Pour éviter la fraude, la gestion des notes de frais passe par la vérification de chaque justificatif. Ici, les dépenses doivent être réelles. Leur montant doit correspondre exactement aux justificatifs. 

2.3 - Rembourser le salarié

Après vérification et validation des notes de frais par le service comptabilité, arrive l’étape du remboursement du salarié. Ce remboursement est obligatoire, dès lors que les frais supportés par le salarié sont motivés par les besoins de son activité professionnelle. Toute clause du contrat de travail mettant à la charge du salarié les frais engagés pour les besoins de son activité professionnelle est réputée non écrite (donc, non valable). En pratique, le remboursement des frais professionnels peut être réalisé sur la base des dépenses réellement engagées ou sous forme d'allocations forfaitaires. En règle générale, le remboursement des frais professionnels intervient dans un délai d’un mois. 

💡 À noter !

En principe, les frais professionnels remboursés aux salariés pour leur montant réel ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu. Les remboursements de frais professionnels bénéficient également d’une exonération de cotisations sociales (sous réserve de justificatifs). De son côté, l'entreprise peut déduire les frais professionnels de son bénéfice imposable.

2.4 - Enregistrer les écritures comptables

La comptabilisation des notes de frais suit des règles comptables, juridiques et fiscales précises. Le montant des notes de frais est saisi dans le journal des achats ou le journal comptable de la société. Les comptes de charges débités varient selon la nature des dépenses à rembourser au salarié. Il s’agit généralement des comptes de charge suivants.

  • Compte 6251 « Voyages et déplacements » pour le remboursement des frais de transport, billet de train ou d’avion, déplacement en taxi, frais d’autoroute et de péage, etc.
  • Compte 6256 « Missions » pour le remboursement des frais de logement, d’hôtel, de repas, etc.
  • Compte 6257 « Réceptions » pour le remboursement des frais de repas, invitations au restaurant, etc.
  • Compte 626 « Frais postaux et de télécommunication » pour le remboursement des notes de téléphones, des frais d’envoi, etc.
  • Compte 6234 « Cadeaux à la clientèle » pour le remboursement des achats de cadeaux pour les clients et les partenaires de l’entreprise.
  • Compte 6181 « Documentation générale » pour le remboursement des frais d’abonnement ou d’achat de ressources documentaires généralistes.
  • Compte 6183 « Documentation technique » pour le remboursement des frais d’abonnement ou d’achat de ressources documentaires professionnelles.
  • Compte 6063 « Fournitures d’entretien et petit équipement » pour le remboursement de produits d'entretien et de petit matériel.
  • Compte 6064 « Fournitures administratives » pour le remboursement des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.

En contrepartie, l’enregistrement comptable des notes de frais nécessite de créditer l’un des comptes de tiers suivants.

  • Compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ». 
  • Compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » lorsque les frais professionnels sont réglés par les salariés.
  • Compte 425 « Personnel – Avances et acomptes » lorsque l’entreprise verse des acomptes sur les notes de frais.
  • Compte 108 « Compte de l’exploitant » ou compte 4551 « compte courant d’associé » lorsque les notes de frais concernent un dirigeant.

Dans certains cas, le compte de TVA déductible doit également être débité. 

Pour rappel !

L’entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais sous certaines conditions.

  • Les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
  • Chaque dépense doit être accompagnée d’une facture mentionnant le montant de la TVA payée.
  • La facture doit être établie au nom de l’entreprise.
  • La récupération de la TVA n’est possible que lorsqu’elle est devenue exigible chez le fournisseur. 

2.5 - Rapprocher les écritures comptables avec les flux bancaires

La gestion des notes de frais passe ensuite par l’étape finale : le rapprochement bancaire.

Pour éviter les erreurs ou les oublis de saisie, les enregistrements comptables du compte bancaire sont mis en regard avec les opérations figurant sur le relevé bancaire. Ici, chaque flux financier doit avoir été comptabilisé et doit figurer sur le relevé bancaire.

3 - Qui peut faire une note de frais ?

Faire une note de frais n’est pas exclusivement réservé aux salariés. En effet, d’autres collaborateurs engageant des dépenses dans l'intérêt d’une entreprise ou d’une association ont le droit d'en demander le remboursement. En général, le droit de faire des notes de frais est ouvert aux personnes suivantes.

  • Les travailleurs salariés du secteur privé et de la fonction publique (on parle ici d’état de frais).
  • Les dirigeants, travailleurs assimilés salariés, affiliés au régime général. Entrent dans cette catégorie les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL (société à responsabilité limitée) et de SELARL (société d’exercice libéral à responsabilité limitée), les présidents directeurs généraux de SA (société anonyme) et les présidents et dirigeants de SAS (société par actions simplifiées).
  • Les commerciaux et les prestataires engagés par une entreprise. Entrent dans cette catégorie les salariés intérimaires des ETT, les salariés en mission des SSII et les salariés portés des entreprises de portage salarial.
  • Les stagiaires, les travailleurs non-salariés et les bénévoles d’association loi 1901.

4 - Quels frais peuvent être remboursés ?

Pour connaître la définition et la liste des frais professionnels ouvrant droit à remboursement, reportons-nous au Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale. Selon le BOSS, « les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé et que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions pour l’entreprise ». Voici les frais professionnels pouvant faire l'objet d'un remboursement. 

  • Les frais de repas engagés par les collaborateurs en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise. Le remboursement de frais peut prendre la forme d’indemnités de repas, d’indemnités de restauration hors des locaux de l'entreprise et d’indemnités de restauration au restaurant.
  • Les frais d’utilisation du véhicule personnel du collaborateur à des fins professionnelles. Le remboursement des frais prend la forme d'indemnités kilométriques (indemnité forfaitaire) dans les limites fixées par le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % si le collaborateur utilise un véhicule électrique. Ce barème kilométrique concerne tout véhicule automobile, cyclomoteur, vélomoteur, scooter, motocyclette et vélo.
  • Les frais de transport et de déplacement. Le remboursement de frais de transport concerne les dépenses réglées par le collaborateur dans le cadre de déplacements pour le compte de l'entreprise. Sous condition, le trajet domicile-lieu de travail peut être pris en charge par l'employeur.
  • Les frais de grand déplacement. Le remboursement de frais prend la forme d'une indemnité grand déplacement couvrant les dépenses de repas et de logement du collaborateur en déplacement professionnel (distance résidence / lieu de travail supérieure à 50 km ou supérieure à 1 h 30 de transports en commun).
  • Les frais de mobilité. Dans le cadre d'un changement de poste sur un autre lieu de travail, l’employeur peut prendre en charge les dépenses avancées par le collaborateur en termes d'hébergement provisoire ou d’installation dans un nouveau logement.
  • Les frais liés au télétravail. Le remboursement des frais peut prendre la forme d'une indemnité forfaitaire ou d'un défraiement sur justificatifs prenant en compte les frais fixes et variables supportés par le collaborateur en situation de télétravail.

5 - Que doit contenir une note de frais ?

Les notes de frais peuvent se faire sur support papier ou par voie dématérialisée à l’aide d’un logiciel de gestion. Chaque entreprise fixe librement son modèle de notes de frais en respectant les mentions suivantes.

  • La date de la dépense professionnelle.
  • Le nom et prénom du salarié bénéficiaire du remboursement. 
  • Le service du salarié. 
  • Le motif de la dépense.
  • La nature des frais (restaurant, repas d’affaires, taxi, billet de train, hébergement, etc.). 
  • Le lieu et la date du déplacement. 
  • Le montant des frais engagés. 
  • Le montant de la TVA pour chaque dépense. 
  • La signature du salarié et de l’employeur. 

Pour une gestion rigoureuse de l’entreprise, chaque dépense doit être justifiée par une facture, un reçu ou un ticket de caisse.

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