5 limites à la gestion des notes de frais sur Excel (ou Google Sheets)

Chaque entreprise essaie de trouver la meilleure organisation pour l’établissement, le contrôle, la comptabilisation et le paiement des dépenses professionnelles des salariés. Vous êtes tenté de télécharger un modèle de fichier pour notes de frais Excel gratuit plutôt que d’opter pour un logiciel spécialisé ? C’est rapide, certes, mais peu efficace, voire risqué à plus d’un titre. Découvrez dans cet article les limites des notes de frais sur Excel, tant pour le salarié, son manager que le comptable de l’entreprise.

1 - Une gestion des notes de frais chronophage et à faible valeur ajoutée

Établir sa note de frais en fin de mois sur Excel constitue souvent une tâche rébarbative que le salarié repousse. Ce travail prend du temps.

1.1 - Notes de frais sur Excel : manipulations et saisies multiples

Même si l’entreprise propose un modèle de note de frais avec TVA, le collaborateur passe du temps s’il veut contrôler chaque saisie et éviter les erreurs. Ce travail sur tableur n’apporte aucune valeur ajoutée. En outre, les professionnels qui se déplacent sont souvent peu enclins aux tâches administratives. Pourtant, ils souhaitent évidemment un remboursement rapide.

1.2 - Maintien des fichiers à jour plus complexe sur Excel 

Faire une note de frais sur Excel comporte le risque de ne pas utiliser le bon fichier. Même si l’entreprise met en place un modèle régulièrement actualisé, les notes de frais peuvent s’établir dans la pratique sur différents supports. Rien de plus simple pour un salarié que de reprendre sa dernière note de frais Excel. Pourquoi en effet chercher le modèle en vigueur à la date T ? Pourtant, avec un barème fiscal ou des plafonds de remboursement anciens, les calculs sont erronés. 

2 - Notes de frais Excel : une gestion limitée, rigide sans interface avec la comptabilité

Excel fonctionne en toute autonomie. Cela peut constituer un inconvénient pour une bonne organisation administrative. Vous ne pouvez pas fluidifier et cadrer le processus, de l’établissement de la note de frais jusqu’au remboursement du salarié.

2.1 - Une gestion des frais de déplacement sur Excel déconnectée des autres applications

Excel ou Google Sheets restent de simples tableurs. Ce sont des outils sans connexion avec les applications de gestion ou de reporting de l’entreprise. Ainsi, si vous choisissez Excel pour piloter vos notes de frais, vous ne bénéficiez pas d’un workflow automatisé pour le contrôle et la validation. Ces notes de frais exigent une saisie manuelle comptable, contrairement aux logiciels de dématérialisation. C’est également plus compliqué de retrouver des dépenses passées avec le détail des justificatifs par salarié ou service.

2.2 - Une compilation des notes de frais Excel complexe pour leur analyse

Ces multiples fichiers Excel remplis par chaque salarié qui réalise des dépenses professionnelles ne permettent pas une consolidation simple. Le manager et le contrôleur de gestion ne disposent pas avec ces fichiers de solutions rapides pour analyser les frais par nature, par service, par centre de coût, etc. Pour retrouver le détail des repas, frais d’hôtel ou de véhicule par exemple, ils doivent compiler les données manuellement dans un tableau, sauf s’ils bénéficient d’une comptabilité analytique très fine. 

2.3 - Dépenses professionnelles sur Excel : remboursement plus long des collaborateurs

Le fait que les notes de frais sur Excel soient déconnectées des applications informatiques de l’entreprise rallonge généralement le processus de contrôle et de comptabilisation qui conduit au paiement. Ce n’est donc pas la solution la meilleure pour satisfaire les collaborateurs qui avancent des frais pour leur employeur.

 3 - Risques fiscaux et sociaux en cas d’erreur sur des notes de frais Excel

La gestion des notes de frais exige de la rigueur en matière de plafonds de charges autorisés par l’administration fiscale ainsi que l’Urssaf. De même, la TVA déductible sur les dépenses professionnelles suit des règles précises et relativement complexes. Avec Excel ou Google Sheets, le risque d’erreur est réellement présent. 

Modèles de fichiers avec un vieux barème d’indemnités kilométriques ou formules de calcul erronées, la conséquence d’un remboursement excessif du salarié s’avère identique. En cas de contrôle fiscal, le surplus correspond à un avantage en nature. Il est imposé sur le revenu pour le collaborateur. Quant à l’Urssaf, elle soumet ce montant aux cotisations sociales pour l’entreprise.

4 - Difficulté d’intégrer les procédures internes de l’entreprise sur un modèle Excel

Toutes les entreprises gagnent à rédiger une politique de frais professionnels détaillée avec des règles claires pour chaque dépense, repas, moyens de transport, hébergements, indemnités kilométriques, etc. Parvenir à paramétrer cette procédure dans un fichier de notes de frais Excel téléchargé gratuitement relève souvent du parcours du combattant. 

Il faut aussi maintenir les informations à jour, à chaque changement interne à la société ou lors de la parution d’un nouveau barème fiscal notamment. Il existe des logiciels pour notes de frais qui facilitent ce processus. C’est l’assurance pour chaque salarié de disposer des bonnes données à tout moment sur une application centralisée.

5 - Fichiers Excel et Google Sheets : pas de justificatifs joints

Le travail d’élaboration des notes de frais avec un tableur Excel suppose de retrouver tous les justificatifs de dépenses plusieurs semaines après le déplacement. C’est le risque d’en égarer. 

5.1 - Transmission des justificatifs de dépenses avec la note de frais

En outre, avec une note de frais sur Excel, le salarié transmet à son responsable pour validation, le fichier ainsi que l’original des justificatifs par courrier ou leur scan par mail. Ce sont autant de manipulations administratives en plus. Chacune comporte son lot d’erreurs potentielles, sans compter la perte de temps.

Comparativement, avec des solutions dématérialisées pour frais professionnels, le salarié enregistre chaque dépense au fil de l’eau. Il prend une simple photo du justificatif, ticket ou facturette, afin de la télécharger sur la plateforme.

5.2 - Contrôle de la note de frais Excel plus complexe

Vérifier le justificatif de chaque ligne de dépense figurant sur le tableau Excel prend du temps. Par opposition, avec un logiciel spécialisé, le workflow permet de visualiser les informations du document joint en un simple clic. En cas de désaccord du manager ou du comptable, le traitement s’avère plus compliqué avec un fichier Excel voire avec une impression au format PDF.

Excel et Google Sheets ne constituent plus les meilleurs outils pour gérer les notes de frais des salariés en entreprise. Même la PME peut aujourd’hui accéder à des logiciels tout-en-un. Ils dématérialisent le process, fluidifient le traitement et agilisent le remboursement. Chez Pleo, nous vous offrons une solution complète pour gagner en temps, en rigueur et en motivation. Nos experts vous proposent une démo en ligne, pensez à vous inscrire !

5. Comment gérer la TVA pour une facture d’acompte ?

Depuis le 1er janvier 2023, la date d'exigibilité de la TVA sur les acomptes change. Par ailleurs, la gestion de la TVA varie selon que les opérations figurant sur la facture d'acompte sont imposables à la TVA ou exonérées de TVA. Décryptage.  

5.1. TVA due dès la réception d'acomptes depuis le 1er janvier 2023 

La loi de finances pour 2022 instaure de nouvelles règles en matière de facturation d’acompte et de TVA. En effet, l'article 269 du CGI prévoit que la TVA est due dès la réception d'acomptes en proportion de leur montant. 

5.1.1. Conséquences pour le fournisseur

Pour le fournisseur, cela signifie que la TVA est due dès l'encaissement d'acomptes. Cette nouvelle mesure s'applique aussi bien sur les prestations de services que sur la vente de biens.

5.1.2. Conséquences pour le client

Pour l'entreprise cliente, cela signifie que le droit à déduction prend naissance lorsque la taxe déductible devient exigible chez le fournisseur. En d'autres termes, le client peut déduire la TVA directement sans attendre la facture finale.

5.2. La gestion de la TVA selon le régime d'imposition

S'agissant des factures d'acompte, le régime d'imposition de l'entreprise conditionne la gestion de la TVA.

5.2.1. Facture d'acompte et TVA pour les entreprises au régime simplifié ou au réel normal 

Le régime de TVA de l'entreprise doit être indiqué sur toutes les factures d'acompte. Le numéro de TVA intracommunautaire de l'entreprise et celui de son client doivent y être mentionnés. Sur ce type de document, on doit retrouver le prix unitaire hors taxes (HT), le montant total HT, le taux de TVA applicable et le montant total TTC.

5.2.2. Facture d'acompte et TVA pour les entreprises en franchise en base de TVA  

Si l'entreprise bénéficie du régime de la franchise en base de TVA ou si les opérations figurant sur la facture d'acompte sont exonérées de TVA, les montants doivent apparaître Hors Taxes. Dans cette hypothèse, il conviendra alors d’indiquer sur la facture d'acompte la mention : "TVA non-applicable, article 293 B du Code général des impôts".

Pleo, solution de dépenses professionnelles prête à l'emploi, propose des cartes affaires et une gestion des notes de frais automatisée pour les dirigeants d'entreprise et leurs collaborateurs. Avec notre interface 100 % digitale, vous suivez les dépenses de votre entreprise en temps réel. Vos transactions sont synchronisées avec votre système de suivi comptable pour une meilleure gestion des dépenses au quotidien.