Kassenbuch führen: So klappt’s wie im Schlaf

Spaß am Führen des Kassenbuchs haben wohl die wenigsten. 🥴 Doch die gesetzliche Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs ist durchaus sinnvoll – nicht nur im Falle von Betriebsprüfungen vom Finanzamt. Als Unternehmen haben auch Sie selbst ein Interesse daran, den Überblick über Ihre Barmittel und Ihre genauen Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Wenn Sie diese Aufgabe clever angehen möchten, greifen Sie auf digitale Tools zur Kassenbuchführung zurück 🛠📱.

Aber erst mal zum Wesentlichen: In diesem Beitrag erfahren Sie alles rund um das richtige Führen des Kassenbuchs. Erklärungen, Beispiele und eine kostenlose Vorlage helfen Ihnen, tiefer ins Thema einzutauchen 🤿 – so erledigen Sie das Führen Ihres Kassenbuchs bald schon (beinahe) wie im Schlaf.

Was ist ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch bietet Ihnen einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle, die Sie bar tätigen 💰 – vorausgesetzt, Sie führen es gewissenhaft. Hier sind alle Einnahmen und Ausgaben von Barmitteln aufgeführt. Darüber hinaus umfasst es die damit zusammenhängenden Buchungsbelege. 🧾📔 Kurz gesagt: Mit dem Kassenbuch verwalten Sie als Unternehmen Ihre interne Kasse.

Ist das Führen eines Kassenbuchs Pflicht?

Prinzipiell müssen alle Unternehmen mit Bareinnahmen diese auch aufzeichnen – mitsamt der Belege. ☝ In der Regel geschieht das durch das Führen eines Kassenbuchs, in Ausnahmefällen ist aber auch eine abweichende Form der Aufzeichnung möglich. 

Von der Pflicht zur Kassenbuchführung sind alle bilanzierenden Unternehmen betroffen. 🏢 Das liegt nahe, denn die sind auch zur doppelten Buchführung verpflichtet. Mit dem Kassenbuch ist hier also eine bestimmte Form vorgeschrieben, wie die Aufzeichnung zu erfolgen hat. Um der Pflicht nachzukommen, müssen Sie über eine reale Kasse 👛 verfügen, die mit Ihrem Kassenbuch 📔 verbunden ist. Es bleibt allerdings Ihnen überlassen, was Sie als Kasse verwenden – das kann auch eine Geldkassette oder ein Tresor sein. 👛📦🔐

Für wen ist das Führen des Kassenbuchs KEINE Pflicht?

Nicht jedes Unternehmen muss zwingend ein Kassenbuch führen. Es existieren Ausnahmen für all jene Firmen, die ihren Gewinn anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung 🧮 ermitteln. Dazu gehören Kleingewerbetreibende und Selbstständige in bestimmten Berufen. Ärzt:innen 🩺 oder Rechtsanwält:innen 👩‍⚖️ müssen kein Kassenbuch führen. Um Ihre Bargeldbewegungen dennoch nachvollziehbar zu machen, können Sie eine einfache Liste 🗒 verwenden. Dort schreiben Sie alle Bareinnahmen und -ausgaben auf. Auch Ihre Privateinlagen und -entnahmen müssen festgehalten werden. 

Was passiert, wenn ich das Kassenbuch nicht oder falsch führe?

Die Kassenbuchführung zu vernachlässigen, zählt zu den weniger guten – um nicht zu sagen absolut schlechten – Ideen. Mit der schwindenden Pflege 😷🧼 Ihres Kassenbuchs verlieren Sie die Kontrolle darüber, welche Einnahmen Sie beim Finanzamt melden. Nach 📖 § 162 AO kann letzteres dann Schätzungen vornehmen, falls die Buchführung unzureichend sein sollte. Und sind wir ehrlich – Schätzungen des Finanzamts über die Bareinnahmen ihres Unternehmens fallen vermutlich eher zu Ihrem Nachteil aus. 😬💲

Achten Sie daher auf das sachgemäße Führen Ihres Kassenbuchs. Zu den möglichen Fehlern hierbei gehören fehlende oder nachträglich geänderte Eintragungen. Bei solchen Auffälligkeiten kann der Verdacht auf Steuerhinterziehung aufkommen und im schlimmsten Fall verlieren Sie Ihre Konzession. 😵🚨 Außerdem müssen Sie bei einem solchen Verdacht mit Bußgeldern rechnen, die sich gewaschen haben. 🚿 Möglich sind Strafen bis zu einer Höhe von 25.000 Euro. Im § 379 AO finden Sie alle dazugehörigen Regelungen.

Kassenbuch führen: So geht’s in der Praxis

Kassenbuch führen leicht gemacht ✔🥰 – für viele Unternehmen sind Barzahlungen noch immer üblich oder sogar erforderlich. Das Erfassen dieser Geschäftsvorgänge erfolgt im Kassenbuch, welches gar nicht so schwer zu führen ist. Wichtig ist, dass es über eine Reihe von Informationen Auskunft geben muss – für jeden einzelnen Eintrag. Welche Angaben das sind und was Sie auf keinen Fall vergessen dürfen, erfahren Sie hier kompakt zusammengefasst:

• Kennzeichnung: Ob es sich bei einem baren Geschäftsvorfall um eine Einnahme oder um eine Ausgabe handelt, muss im Kassenbuch aus dem jeweiligen Eintrag klar und deutlich hervorgehen. 📑
• Datum: Zur sachgemäßen Kassenführung gehört das jeweilige Datum der Geschäftsvorfälle. 📆
• Fortlaufende Nummer des Belegs: Ähnlich wie bei einer Rechnung gehört zu jedem Eintrag im Kassenbuch eine fortlaufende Belegnummer. So kann die Buchhaltung jede Zahlung eindeutig einem Geschäftsvorfall zuordnen. 🔢
• Betrag mit Währung: Die wichtigste Angabe im Kassenbuch ist die Höhe des eingenommenen oder ausgegebenen Betrags. Vergessen Sie nicht, hierbei die zugehörige Währung anzugeben. 💱
• Umsatzsteuersatz in Prozent: Vermerken Sie zu jeder Buchung den jeweiligen Umsatzsteuersatz – 19 oder 7 Prozent. 💯
• Erklärender Buchungstext: Spezifische Erläuterungen – zum Beispiel „Privatentnahme“ – helfen dabei, die Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens auch mit zeitlichem Abstand schnell und fehlerfrei nachzuvollziehen. 🖊️

Endbestand der Kasse nach Buchung: Buchungen verändern immer den Kassenbestand. Wenn Buchungen erfolgen, müssen Sie daher den neuen Endbestand Ihrer Kasse am Ende Ihres Arbeitstages eintragen. 🕔

Beispiel zum richtigen Führen des Kassenbuchs

Täglich grüßt das Murmeltier 🦦 beim Führen eines Kassenbuchs. Damit dabei nichts schiefgeht, lesen Sie hier den exemplarischen Arbeitsablauf im Leben von hypothetischen Kassenbuchwärter:innen. 🐱‍👤

• Jeder Tag beginnt damit, eine neue Seite in Ihrem Kassenbuch aufzuschlagen. Oben tragen Sie den Kassenbestand vom Vortag ein. Diesen benötigen Sie, um am Ende des Tages den Endbestand berechnen zu können. ✔ 
• Jedes Mal, wenn es zu einem Geschäftsvorfall kommt, nehmen Sie einen neuen Eintrag in Ihrem Kassenbuch vor. Tragen Sie zuerst das Datum ein und die fortlaufende Belegnummer. 📆 Danach kommt der Buchungstext. ✒️ 
• Kauft jemand etwas bei Ihnen ein und zahlt bar, können Sie zum Beispiel den Artikelnamen aufführen. Danach tragen Sie entweder die Bruttoeinnahme oder -ausgabe ein. Das jeweils andere Feld bleibt leer. 
• Im nächsten Schritt tragen Sie den angewendeten Steuersatz 💯 ein und berechnen die Steuer. 
• Bei einer Einnahme erhalten Sie einen positiven Betrag und bei einer Ausgabe einen negativen. Achten Sie also auf das korrekte Vorzeichen ➕. 
• Den Eintrag schließen Sie mit dem Kassenbestand ab. 🏦
• Am Ende der Seite berechnen Sie den neuen Endbestand in Soll und Ist sowie eine eventuell vorliegende Differenz 🙌.

Mit diesen Regeln geht garantiert nichts schief

Beim Stichwort Kasse schwirren noch immer wilde Zahlen und Formeln durch Ihren Kopf 💫😵? Eine sachgemäße Kassenbuchführung ist gar nicht so schwer. Halten Sie sich an diese einfachen Regeln, um ein vorbildliches Kassenbuch abzuliefern ✔: 

• Keine Buchung ohne Beleg: Auch für die Kasse gilt, dass Sie keine Transaktionen vornehmen dürfen, ohne dass Sie diese belegen können. 🧾
• Regelmäßige Überprüfungen: Sind die Angaben im Kassenbuch wirklich korrekt? Sicher können Sie nur sein, wenn Sie regelmäßig nachzählen. ✅
• Chronologie einhalten: Die Bareinnahmen und -ausgaben ergeben sich im Laufe des Tages nacheinander. Die Reihenfolge dürfen sie nicht ändern, sondern bilden diese im Kassenbuch ab. 📚
• Keine nachträglichen Veränderungen: Im Kassenbuch sind nachträgliche Anpassungen nicht erlaubt. Lediglich Korrekturen falscher Eintragungen sind möglich – bei gleichzeitiger Archivierung der ursprünglichen Seite. ✍
• Alle Ausgaben erfassen: Sie nehmen eine Auslage oder Erstattung vor? Dabei handelt es sich um Ausgaben und diese gehören ins Kassenbuch. 💡

Keine Leerzeilen zwischen den Einträgen: Leerzeilen sollen meist der besseren Lesbarkeit dienen, sind im Kassenbuch aber nicht zulässig. Bleiben noch leere Zeilen auf einer Kassenbuchseite übrig, versehen Sie diese mit einer Buchhaltenase oder füllen sie anderweitig aus. 📗👃

Vorlage zum Führen des Kassenbuchs: Jetzt herunterladen

Das Kassenbuchführen ist eine verzwickte Sache, bei der es einiges zu beachten gibt. 💭 Um bei all den Vorgaben nicht den Überblick zu verlieren, können Sie Vorlagen zum Eintragen Ihrer Geschäftsvorfälle nutzen. 

Sie möchten sich die Arbeit mit dem Kassenbuch erleichtern? Laden Sie sich hier unsere kostenlose PDF-Vorlage zum Führen des Kassenbuchs herunter! 🎁

Kann man ein Kassenbuch auch digital führen?

Die digitale Kassenbuchführung ist möglich, es existieren jedoch Fallstricke. Die naheliegendste Option – über die Erstellung einer Excel-Tabelle – ist leider nicht zulässig 😣. Laut 📖 § 158 AO ist das Führen von Büchern in einer veränderbaren elektronischen Form nicht erlaubt. Sie müssen daher eine andere Lösung finden. 👉

Besser ist die Verwendung eines geprüften Buchhaltungsprogramms. Dort ist das Kassenbuch-Tool häufig bereits enthalten. Grundsätzlich ist die Verwendung solcher digitalen Werkzeuge eine gute Idee, weil sich Fehler viel besser vermeiden lassen. 🛠️ Die Software überprüft zum Beispiel sofort die Sinnhaftigkeit ihrer Eingaben.

Die gute Nachricht zum Schluss: Pleo hilft beim ordnungsgemäßen Führen des Kassenbuchs!

Die manuelle Führung des Kassenbuchs ist eine Aufgabe für Erbsenzähler 🌱🤏. Fehler schleichen sich ein und können mitunter teure Konsequenzen nach sich ziehen. Ohne ordnungsgemäße Buchführung verschwimmt bald, welche Bareinnahmen und -ausgaben vorliegen und welche Belege dazugehören. Das Potenzial für hilfreiche Tools zur Vereinfachung und Erleichterung ist also riesig 💥. Damit Sie Ihre ganzen Ausgaben aber auch direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen, haben wir uns etwas Smartes für Sie ausgedacht: 

Verknüpfen Sie Pleo mit allen Tools, die Ihre Buchhaltung jeden Tag verwendet – und sparen Sie Ihren Mitarbeiter:innen so wertvolle Zeit ein! Und so funktioniert’s: 

Automatisieren Sie mit Pleo die vorbereitende Buchhaltung und synchronisieren Sie alle Ausgaben und Belege mit dem Buchhaltungssystem Ihrer Wahl: Egal ob Datev, Xero, Lexoffice & Co.: Unsere Software mag sie alle! 💘Im Anschluss erfassen Sie alle Ausgaben und Belege direkt mit der Pleo-App und übertragen diese mit nur wenigen Klicks ins System. Gar nicht mal so schwer, oder? Also, los geht’s! 🚀

Die noch bessere Nachricht: Pleo hat das Zeug dazu, Ihr Kassenbuch überflüssig zu machen!

Unsere Vision: Jeder soll sich beim Arbeiten wertgeschätzt fühlen. Ein Weg, diese Vision in die Realität umzusetzen, sind unsere Pleo-Karten: Händigen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen Pleo-Karten aus, wird allen ein Stück Vorschussvertrauen entgegengebracht: Jede:r zahlt und entscheidet selbst, was er oder sie für die Arbeit benötigt – auf Unternehmenskosten! Und ganz ohne langwierigen Rückerstattungsprozesse. Aber natürlich immer innerhalb eines individuell festgelegten Limits!

Und wenn Bargeld benötigt wird?

Statt auf Kassenöffnungszeiten zu warten, können Mitarbeiter:innen mit ihren Pleo-Karten einfach Geld am Geldautomaten abheben. Anschließend verrechnet, verbucht und kontiert Pleo die Abhebung und die darauffolgende(n) Ausgaben(n) automatisch. 

Das hört sich zu gut an, um wahr zu sein?

Überzeugen Sie sich von Pleo als ganzheitliche Ausgabenlösung einfach selbst und buchen Sie noch heute Ihre persönliche Demo.