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Pleo Firmenkreditkarten

Ausgabenverwaltung

Das große Was-ist-was der Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen

Viel reisende Mitarbeiter:innen wissen es zu schätzen, wenn sie von ihren Arbeitgeber:innen eine eigene Firmenkreditkarte als Zahlungsmittel für ihre Dienstreisen erhalten. Doch beim Thema Firmenkreditkarte tauchen viele Begriffe auf, die irgendwie ähnlich klingen und für Verwirrung sorgen. Dabei müssen Sie sich oft durch ein dichtes Gebüsch an Informationen schlagen 🌳 🤺. Was ist zum Beispiel der Unterschied zwischen Corporate Cards, Commercial Cards und Business Cards – und besteht überhaupt einer? Welche Kreditkarte passen am besten zu Ihrem Unternehmen und was sollte eine Firmenkreditkarte alles können? Welche Zusatzleistungen gibt es? 

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit einer Firmenkreditkarte verwöhnen möchten, kann Ihnen dieser klärende Artikel sehr helfen. Wir haben alle Fakten für Sie gesammelt und versprechen Ihnen: Nach dem Lesen des Artikels wird das Thema Firmenkreditkarten um einiges klarer für Sie sein. 🥽

Wie funktioniert die Firmenkreditkarte?

Um die Firmenkreditkarte zu ermöglichen, gewährt die Bank Ihrem Unternehmen für einen Zeitraum, den Sie vorab definieren, einen Kreditrahmen. Üblich ist eine Dauer von einem Monat. Ist das Ende dieses Zeitraums erreicht, rechnet die Bank die Ausgaben auf der Kreditkarte ab und zieht den fälligen Betrag von Ihrem Firmenkonto ein. Alternativ können Sie mit Ihrem Kreditinstitut auch eine Ratenzahlung vereinbaren. 🚨 Aber Achtung: Wenn Sie den Betrag nicht zum vereinbarten Zeitpunkt begleichen, fallen Zinsen an! Das kann schnell teuer werden. 💰

Commercial Cards: Sofortlösung mit hoher Akzeptanz bei Händler:innen

Bei Commercial Cards handelt es sich um einen feststehenden Begriff für Firmenkreditkarten, die Anbieter:innen wie Mastercard, Visa und andere Kreditinstitute herausgeben. Letztlich sind auch Commercial Cards normale Firmenkreditkarten.

Einige kleine, aber feine Unterschiede bestehen aber dennoch! Denn mit Commercial Cards sind besondere Vorteile verbunden, die Sie kennen sollten. Zum Beispiel können Sie die Kreditkarten flexibel ohne weitere Verifizierung auf Mitarbeitenden-Basis ausstellen lassen.

Ein weiterer Vorteil: Die Ausstellung der Commercial Cards erfolgt in Echtzeit und umgehend. Danach können Sie die Karte sofort mit Apple Pay oder Google Play verknüpfen. 

Übrigens bauen auch wir bei Pleo auf Commercial Cards! Und das Beste daran: Hinsichtlich Händlerakzeptanz müssen Sie sich bei Commercial Cards keine Gedanken machen, denn die fällt weltweit genauso hoch aus wie bei Firmenkreditkarten. Egal, ob bei  US-Transaktionen oder dem Bezahlen eines Mietwagens, auf (Pleo-)Commercial Cards ist immer Verlass.

Commercial Cards

Traditionelle Firmenkreditkarten

Kein Kreditrahmen notwendig

Flexible Kartenausstellung in Echtzeit ohne Mitarbeiterverifizierung

Sofort einsetzbare (virtuelle) Karten

Verknüpfung zu Google und Apple Pay

Weltweite Händlerakzeptanz

Und weiter in der Vorstellungsrunde: Corporate Cards

Corporate Cards geben die Kreditinstitute im Rahmen umfangreicher Servicepakete an ihre Firmenkundschaft heraus. Die Anzahl der Firmenkreditkarten, die Ihr Unternehmen nutzen kann, ist dabei unbegrenzt und Sie können individuelle Konditionen aushandeln. Unternehmen nutzen diese speziellen Kreditkarten zum Beispiel für die unkomplizierte Spesenabrechnung. In diesem Fall wird die Corporate Card ebenfalls als Commercial Card genutzt.

Kleiner, aber feiner Unterschied: Die Business Card

Für die Business Cards ist typisch, dass die Kreditinstitute sie zumeist in geringer Anzahl an Unternehmen oder Selbstständige, Freiberufler:innen oder Einzelunternehmer:innen herausgeben. Preise und Leistungen sind bei dieser Lösung zumeist fix. Es existieren keine Servicepakete oder Rewards. Eine scharfe Abgrenzung zwischen Corporate und Business Cards fällt heute zunehmend schwer, weil Banken auch Business Cards in zunehmend größerer Anzahl ausstellen.

Die letzte in der Runde: Ausgaben immer im Griff mit der Prepaid-Firmenkreditkarte

Zu einer Kreditkarte gehört eigentlich immer der Kreditrahmen. Der fehlt bei einer Firmenkreditkarte mit Prepaid-System jedoch. Streng genommen handelt es sich damit nicht um eine klassische Kreditkarte, denn hier lädt Ihr Unternehmen zuerst ein bestimmtes Guthaben auf, das von Ihren Mitarbeiter:innen verbraucht werden kann. Entscheidend ist, dass Ihre Arbeitnehmer:innen die Karte nach der Aufladung wie jede andere Kreditkarte verwenden können. Sie genießt im Handel eine ähnlich hohe Akzeptanz.

Alle fünf Typen von Kreditkarten gegenübergestellt im Vergleich

Hm, okay, was waren jetzt noch mal die Unterschiede zwischen den fünf Karten? 🤔 Wir geben es ja zu, so leicht sind sie gar nicht zu unterscheiden. Deswegen haben wir hier alle Karten und Ihre Eigenschaften in einer Tabelle für Sie zusammengefasst:

Commercial Cards

Traditionelle Firmenkarten

Corporate Cards

Business Cards

Prepaid-Firmenkreditkarten

Kein Kreditrahmen notwendig

Echtzeit-Kartenausstellung ohne Verifizierung

Sofort einsetzbare virtuelle Karten

Verknüpfung mit Google- und Apple Pay

Weltweite Händlerakzeptanz

Unbegrenzte Karten inkl. großem Servicepaket

Individuelle Konditionen aushandelbar

Auf Guthabenbasis

Festes Preis-Leistungsverhältnis

Vor- und Nachteile herkömmlicher Firmenkreditkarten

Als Geschäftsführer:in sollten Sie wissen, welche Vorzüge Ihnen die Firmenkreditkarte bietet. Wir haben sie hier kurz für Sie zusammengefasst: 

  • Zeitersparnis für Ihre Buchhaltung ⏱️: Ihre Arbeitnehmer:innen müssen sich nicht um Auslagenerstattungen, das Erstellen von Reisekostenabrechnungen oder die Rückzahlung von Kilometerpauschalen und dem Verpflegungsmehraufwand kümmern. Es genügt, wenn sie die Belege sammeln, prüfen und diese den mit der Karte getätigten Zahlungen zuzuordnen.
  • Zufriedenheit ☺️: Für Mitarbeiter:innen wird die Rückerstattung künftig viel einfacher. Denn mit einer Firmenkreditkarte müssen sie die Ausgaben nicht mehr privat vorstrecken. Die Firmenkreditkarte trägt damit zu einer höheren Zufriedenheit bei Ihrer Belegschaft bei und fördert das Mitarbeitervertrauen.
  • Zusätzliche Versicherungsleistungen ☔: Bei vielen Kreditkarten für Firmen sind zusätzliche Versicherungsleistungen, z.B. eine Reiserücktrittsversicherung oder Versicherung für den Mietwagen inklusive. 
  • Individueller Kreditrahmen 🖼️: Bei manchen Firmenkreditkarten ist es möglich, ein individuelles Limit festzulegen. Durch das Verfügungslimit sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeitnehmer:innen wirklich nur die Summen ausgeben, die für den Monat vorgesehen sind. Bei manchen Anbieter:innen ist es sogar möglich, spezielle Limits fürs Ausland allgemein oder für bestimmte Länder festzulegen.
  • Notfallleistungen 🆘: Bei manchen Firmenkarten ist ein Assistenzservice als Zusatzleistung mit inbegriffen. Dieser berät Ihre Mitarbeiter:innen vor der Reise, z.B. wenn es um Impfungen oder Zollvorschriften geht. Aber auch während der Reise bietet der Assistenzservice zahlreiche Vorteile und kann beispielsweise Ärzt:innen oder Rechtsbeistände organisieren, wenn Not am Mann oder der Frau ist. 

Von Anbieter:in zu Anbieter:in können Kreditkarten für Firmen oft noch mit vielen weiteren Zusatzleistungen glänzen, z.B. mit Rabatten bei Mietwagenanbieter:innen, Preisnachlässen bei Flügen und vielen weiteren Benefits, die sich auf lange Sicht auszahlen. Ein genauer Anbieter:innen-Vergleich lohnt sich! 

Nicht alles ist Gold, was einen EMV-Chip hat. Deswegen wollen wir Ihnen auch die Schattenseiten der Firmenkreditkarten nicht vorenthalten: 

  • Keine Automatisierung 📋: Nicht alle Firmenkreditkarten sind voll automatisiert. Wenn das nicht der Fall ist, müssen Ihre Mitarbeiter:innen weiterhin Belege für die Buchhaltung einreichen. Das Scannen und die Zuordnung zu Zahlungen bringen einen nicht unerheblichen Aufwand mit sich.
  • Umständliche Beantragung 😰: Ihre Buchhaltung muss die Karten beantragen und implementieren. Der Prozess ist häufig langwierig und eine Belastung für die Beteiligten.
  • Hoher Verwaltungsaufwand 🏃: Verlassen Mitarbeiter:innen Ihr Unternehmen, müssen Sie die Firmenkreditkarten umständlich kündigen. Das kostet auch in der Buchhaltung Zeit.

Fazit: Kostenersparnisse und einige Zusatz-Benefits können überzeugende Argumente dafür sein, weshalb Ihr Unternehmen Firmenkreditkarten einführt. Achten Sie allerdings darauf, dass die Firmenkreditkarten automatisiert sind, vergleichen Sie die Konditionen eingehend und setzen Sie vor allem auf Anbieter:innen, die mit modernsten Technologien arbeiten. 

Mehr als nur eine Firmenkreditkarte 

Apropos modernste Technologie … Wir von Pleo haben uns in den letzten Jahren ausführlich Gedanken zum Thema Firmenkreditkarte für Mitarbeitende gemacht und sind ganz schön stolz auf unser Ergebnis! Pleo stellt Ihnen mit der Pleo-Firmenkarte eine Commercial Card aus, für deren Nutzung Sie nur eben Ihr Pleo-Wallet aufladen müssen – und schon kann’s losgehen! Der Wallet ist Ihr virtuelles Unternehmenskonto, über das Sie einen Überblick über alle Abrechnungen erhalten.

Pleos Commercial Cards

Traditionelle Firmenkreditkarten

Einfache Ausstellung und Impelementierung

Automatisiertes und GoBD konformes Ablegen und Abgleichen von Belegen

Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen wie DATEV

Volle Transparenz über alle Ausgaben auf Personenbasis

Automatisierte Reisekostenabrechnung

In 6 einfachen Schritten zu Ihrer Firmenkreditkarte

Ihr Unternehmen ist auf der Suche nach passenden Firmenkreditkarten? Die Umstellung geht einfacher, als Sie es vermuten würden. Wir haben den Prozess in 6 einzelne Teilschritte aufgebrochen, mit denen Sie die Pleo-Firmenkarten ganz einfach integrieren können. 

  1. Verifizieren Sie Ihr Firmenkonto: Ein Compliance-Team überprüft schnell Ihre wichtigen Dokumente für die Verifizierung Ihres Firmenkontos. 
  2. Laden Sie Ihr Pleo-Wallet auf: Auf Ihr Pleo-Konto können Sie sofort die gewünschte Summe per Überweisung von Ihrem regulären Geschäftskonto aus einzahlen.
  3. Bestellen Sie Pleo-Karten: Sie treffen die Entscheidung, wer in Ihrem Team eine neue Pleo-Karte erhalten soll.
  4. Erarbeiten Sie Ausgaberichtlinien: Für Ausgaben sollten Sie jetzt Richtlinien festlegen und eine Ausgabenpolitik etablieren. Dadurch wissen alle Mitarbeiter:innen, wie sie mit der Karte umgehen sollten. 
  5. Bereiten Sie Ihr Team vor: Sind Ihre Mitarbeiter:innen bereit? Wer übernimmt die Rolle des Admins? Führen Sie Ihr Team in Pleo ein.

Anmeldung: Sobald Ihre Mitarbeiter:innen angemeldet sind, erhalten Sie unsere virtuelle Commercial Card. Damit können Online-Einkäufe und Abonnements verwaltet werden. Sie wollen trotzdem nicht auf die klassischen Plastikkarten verzichten? Kein Problem, Sie haben zusätzlich jederzeit die Möglichkeit, Pleo-Plastikkarten zu bestellen und mit diesen Einkäufe direkt vor Ort zu bezahlen.

Eine Karte, viele Vorteile 

  • Auch privat nutzbar: Unsere Pleo-Firmenkarte können Ihre Mitarbeiter:innen theoretisch auch privat nutzen, wenn Sie sich dafür entscheiden. Das ist ein gerne gesehener Bonus. Außerdem werden Karten im Portemonnaie, im digitalen Wallet auf dem Smartphone oder bei Online-Zahlungen schnell mal verwechselt, sodass Mitarbeiter:innen versehentlich private Ausgaben mit ihrer Firmenkarte bezahlen.
    Um die buchhalterischen Prozesse auch hier so schlank und einfach wie nur möglich zu halten, können Sie in der Pleo-App Ausgaben mit wenigen Klicks als Privatausgabe markieren. Ihre Buchhaltung kann dann individuell entscheiden, ob das geschuldete Geld mit dem nächsten Gehalt verrechnet, es anderweitig zurückgezahlt oder es als Bonus eingetragen wird
  • Eine Firmenkarte für alle: Die Ausstellung von Kreditkarten war bislang umständlich, denn viele Unternehmen arbeiten immer noch mit einer Karte für mehrere Mitarbeiter:innen und Abteilungen. Mit Pleo können Sie für wirklich jede:n eine eigene Karte erstellen. Und das empfehlen wir auch: Nicht personenbezogene Kreditkarten führen zu weniger Transparenz darüber, wer wofür Firmengelder ausgibt. 
  • DATEV-Integration: Gerade in der vorbereitenden Buchhaltung lassen sich Zeit und Firmenkreditkarten-Kosten einsparen. Mit Pleo ist das dank DATEV-Integration ganz einfach. Profitieren Sie von der digitalen Erfassung Ihrer Belege und der automatischen Vorkontierung. Danach geht es nahtlos weiter zu DATEV.
  • Virtuelle Kreditkarte: Besonders schnell gelingt die Ausstellung bei der virtuellen Kreditkarte. Die verwenden Sie für Ihre Online-Käufe. Beide Pleo-Karten – virtuell und physisch – können Sie mit Google Pay und Apple Pay verknüpfen.
  • Den Überblick behalten: Mit Pleo haben Sie alle Ausgaben stets im Blick und können individuelle Ausgabenlimits setzen. 

Zusatznutzen: Die Pleo-Kreditkarte ist eine verlässliche Begleitung für Geschäftsreisen und in allen Währungszonen. Profitieren Sie von unseren Rewards und Bonusprogrammen.

Pleo-it! 

Arbeit ist hart genug – warum dann nicht auf ein einfaches Ausgabenmanagement setzen? Mit der smarten Kreditkarte für Ihr Unternehmen funktioniert in Zukunft alles schneller. 💨

Wir finden, es ist an der Zeit, lästigen Rückerstattungen den Rücken zu kehren. Und so einfach geht’s: Ihre Arbeitnehmer:innen zahlen mit der Pleo-Kreditkarte, erhalten umgehend eine Benachrichtigung, erfassen Ihren Beleg und Pleo kümmert sich für Sie um den ganzen Rest. Klingt verlockend? Wie wär’s dann mit einer kleinen Demo?

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