Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen: Welche Optionen gibt es?

Beim Thema Firmenkreditkarte tauchen viele Begriffe auf, die ähnlich klingen und viel Verwirrung stiften können. Bei der Recherche, welche Firmenkreditkarte am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist, werden Sie auf viele Fragen stoßen. Zum Beispiel: Was ist der Unterschied zwischen Corporate Cards, Commercial Cards und Business Cards – und welche Unterschiede sind wichtig? Welche Kreditkarte passen am besten zu Ihrem Unternehmen und was sollte eine Firmenkreditkarte alles können? Welche Zusatzleistungen gibt es?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit einer Firmenkreditkarte verwöhnen möchten, kann Ihnen dieser klärende Artikel sehr helfen. Wir haben alle Fakten für Sie gesammelt und nach dem Lesen des Artikels wird das Thema Firmenkreditkarten um einiges klarer für Sie sein.

Im ersten Schritt ist es wichtig, Firmenkreditkarten und normale Kreditkarten zu unterscheiden. Denn grundsätzlich funktionieren Firmenkreditkarten genau wie eine Kreditkarte für Privatpersonen. Allerdings stellt Ihr Unternehmen diese Kreditkarten speziell für Ihre Arbeitnehmer:innen aus, damit diese z. B. ihre Reisekosten bezahlen können. Dabei erfolgt auch die Abrechnung der Ausgaben über das Unternehmenskonto.

Unterschiede gibt es auch bei der Haftung: Denn bei der Firmenkreditkarte haftet Ihr Unternehmen und nicht Ihre Arbeitnehmer:innen – das heißt, das Unternehmen trägt die Verantwortung für die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen.

Wie funktioniert eine Firmenkreditkarte?

Um eine Firmenkreditkarte im Unternehmen einzusetzen, gewährt die Bank Ihrem Unternehmen für einen definierten Zeitraum einen Kreditrahmen. Dieser Zeitraum wird zwischen Ihnen und Ihrer Bank vereinbart und in den meisten Fällen wir dafür ein Monat gewählt.

Wenn das Ende dieses Zeitraums erreicht wird, rechnet die Bank die Ausgaben auf der Kreditkarte ab und zieht den fälligen Betrag von dem Firmenkonto ein. Alternativ können Sie als Unternehmen mit Ihrem Kreditinstitut auch eine Ratenzahlung vereinbaren.

Aber Achtung: Wenn Sie den Betrag nicht zum vereinbarten Zeitpunkt begleichen, fallen Zinsen an – und das kann schnell teuer für Ihr Unternehmen werden!

Commercial Card: Sofortlösung und hohe Akzeptanz im Handel

Bei Commercial Cards handelt es sich um einen feststehenden Begriff für Firmenkreditkarten, die von diversen Anbieter:innen (z. B. Mastercard, Visa, usw.) herausgeben werden.

Commercial Cards sind normale Firmenkreditkarten, sie bringen aber auch kleine Unterschiede mit sich und die damit verbundenen, besonderen Vorteile sollten Sie kennen. Sie können einen Commercial Card als Firmenkreditkarte flexibel und ohne zusätzliche Verifizierung für Ihre Mitarbeiter:innen ausstellen lassen.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Ausstellung der Commercial Cards in Echtzeit erfolgt und im nächsten Schritt sofort mit Apple Pay oder Google Play verknüpft werden kann. Das macht sie rasch einsatzbereit für geschäftliche Ausgaben – eine sofortige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen.

Auch bei Pleo setzen wir auf Commercial Cards! Das Beste daran ist: Sie müssen sich keine Sorgen über die Akzeptanz im Handel machen, denn Commercial Cards werden bei Händler:innen weltweit gleich akzeptiert wie eine Firmenkreditkarte. Egal, ob bei nationalen oder internationalen Transaktionen oder beim Bezahlen eines Mietwagens – auf die (Pleo-)Commercial Cards ist immer Verlass.

Corporate Cards: Unbegrenzte Anzahl und Individualität

Corporate Cards werden von Kreditinstituten mit umfangreichen Servicepaketen an Unternehmen für Ihre geschäftlichen Ausgaben ausgegeben.

Die Anzahl der Firmenkreditkarten, die Ihr Unternehmen nutzen kann, ist dabei unbegrenzt und Sie können individuelle Konditionen (z. B. ein spezielles Versicherungspaket oder eine getimte Abrechnung) aushandeln. Unternehmen nutzen diese speziellen Geschäftskreditkarten unter anderem, um ihre Spesenabrechnung zu vereinfachen. In diesem Fall wird die Corporate Card ebenfalls als Commercial Card genutzt.

Die Business Card: Ein kleiner, feiner Unterschied

Für die Business Cards ist es typisch, dass sie von Kreditinstituten in geringer Anzahl herausgegeben werden. Geeignete Unternehmen für Business Cards sind: Kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler:innen oder Einzelunternehmer:innen.

Preise und Leistungen sind bei diesen Karten meistens fix. Sie beinhalten keine individuellen Servicepakete oder Rewards. Eine exakte Abgrenzung zwischen Corporate und Business Cards wird heutzutage immer schwerer, weil auch Business Cards mittlerweile von Banken in größerer Anzahl ausgestellt werden.

Pleos virtuelle Firmenkreditkarte können Sie im Starter-Plan als kostenlose Firmenkreditkarte nutzen. Obendrauf bekommen Sie sämtliche Pleo-Funktionen kostenlos dazu – perfekt, um Ihre Spesen und Reisekosten zu automatisieren.

Hört sich gut an? Hier erfahren Sie mehr über Pleo-Starter.

Prepaid-Firmenkreditkarte: Ausgaben immer im Griff

An eine Kreditkarte ist immer ein Kreditrahmen geknüpft. Bei einer Firmenkreditkarte mit Prepaid-System ist dieser allerdings nicht gegeben.

Streng genommen handelt es sich damit nicht um eine klassische Kreditkarte, denn bei einer Prepaid-Firmenkreditkarte lädt Ihr Unternehmen zuerst ein bestimmtes Guthaben auf, das von Ihren Mitarbeiter:innen verbraucht werden kann. Entscheidend ist, dass Ihre Arbeitnehmer:innen die Karte nach der Aufladung wie jede andere Kreditkarte verwenden können. Für Transaktionen und den Zahlungsverkehr im Handel genießt auch die Prepaid-Firmenkreditkarte eine ähnlich hohe Akzeptanz.

Alle fünf Typen von Kreditkarten im Vergleich

Okay, wie unterscheiden sich die fünf Firmenkreditkarten jetzt genau nochmal?

Ganz ehrlich, die Unterschiede klar zu sehen, kann schwierig werden. Aus genau aus diesem Grund haben wir alle Karten und Ihre Eigenschaften zusammengefasst – damit Sie der Frage „Welche Karte eignet sich am besten für unser Unternehmen?“ einen großen Schritt näher kommen können.

Unterschiede und Vergleiche unterschiedlicher Firmenkreditkarten:

Vor- und Nachteile herkömmlicher Firmenkreditkarten

Als Geschäftsführer:in sollten Sie sich über die Vorteile einer Firmenkreditkarte bewusst sein. Aus diesem Grund haben wir Ihnen die Vor- und Nachteile kurz zusammengefasst.

Lassen Sie uns mit den Vorteilen beginnen:

Vorteile von Firmenkreditkarte

Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Zeitersparnis für Ihre Buchhaltung: Ihre Arbeitnehmer:innen müssen sich nicht um Auslagenerstattungen, das Erstellen von Reisekostenabrechnungen oder die Rückzahlung von Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwand kümmern. An dieser Stelle ist es zukünftig ausreichend, wenn Belege gesammelt, geprüft und den Ausgaben mit der Firmenkreditkarte zuzuordnen.
• steigende Zufriedenheit im Unternehmen: Für Mitarbeiter:innen wird die Rückerstattung in Zukunft so viel einfacher werden. Denn mit einer Firmenkreditkarte müssen keine Ausgaben (Hotelbuchungen, Geschäftsessen, etc.) mehr privat vorgestreckt werden. Die Firmenkreditkarte vereinfacht Geschäftsausgaben und stärkt das Vertrauen als auch die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen.
• zusätzliche Versicherungsleistungen: Bei vielen Kreditkarten für Firmen sind zusätzliche Versicherungsleistungen (z. B. eine Reiserücktrittsversicherung, Mietwagenversicherung, etc.) oder ein Versicherungspaket inklusive.
• individueller Kreditrahmen: Bei manchen Firmenkreditkarten ist es möglich, ein individuelles Limit festzulegen. Durch das Verfügungslimit sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeitnehmer:innen wirklich nur die Summen ausgeben, die für den Monat vorgesehen sind. Bei manchen Anbieter:innen ist es sogar möglich, allgemeine Limits für Auslandsreisen oder spezifische Limits für Länder festzulegen.
• Notfallleistungen: Bei manchen Firmenkarten ist ein Assistenzservice als Zusatzleistung mit inbegriffen. Dieser berät Ihre Mitarbeiter:innen vor der Reise, unter anderem wenn es um Impfungen oder Zollvorschriften geht. Aber auch während der Reise bietet der Assistenzservice zahlreiche Vorteile und kann beispielsweise in Notfällen Ärzt:innen oder einen Rechtsbeistand organisieren.

Von Anbieter:in zu Anbieter:in können Kreditkarten für Firmen oft noch mit vielen weiteren Zusatzleistungen glänzen, z. B. Rabatte bei Mietwagenanbieter:innen, Preisnachlässe bei Flügen und vielen weiteren Benefits, die sich auf lange Sicht auszahlen. Ein genauer Anbieter:innen-Vergleich lohnt sich auf alle Fälle!

Nachteile von Firmenkreditkarten

Aber, nicht alles ist Gold, was einen EMV-Chip hat. Deswegen möchten wir mit Ihnen auch die Nachteile einer Firmenkreditkarte teilen:

• keine Automatisierung: Nicht alle Firmenkreditkarten sind voll automatisiert. Wenn das nicht der Fall ist, müssen Ihre Mitarbeiter:innen weiterhin Belege für die Buchhaltung einreichen. Das Scannen und die korrekte Zuordnung zu Zahlungen bringen einen erheblichen Arbeitsaufwand mit sich.
• umständliche Beantragung: Ihre Buchhaltung muss die Karten beantragen und implementieren. Dieser Prozess ist in vielen Fällen langwierig und eine zusätzliche Arbeitsbelastung für alle Beteiligten.
• hoher Verwaltungsaufwand: Wenn Mitarbeiter:innen Ihr Unternehmen verlassen, müssen auch alle bisher genutzten Firmenkreditkarten umständlich gekündigt werden. Auch in der Buchhaltung gehen dadurch Ressourcen verloren.

Fazit: Kostenersparnisse und zusätzliche Benefits können überzeugende Argumente dafür sein, dass in Ihrem Unternehmen Firmenkreditkarten eingeführt werden. Achten Sie allerdings darauf, dass die Firmenkreditkarten Automatisierung ermöglichen, vergleichen Sie die Konditionen im Detail und setzen Sie vor allem auf Anbieter:innen, die mit modernsten Technologien arbeiten.

Mehr als nur eine Firmenkreditkarte

Bei Pleo haben wir uns in den letzten Jahren ausführlich Gedanken zum Thema Firmenkreditkarte für Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden gemacht und: Wir sind ganz schön stolz auf unser Ergebnis!

Mit der Pleo-Firmenkarte wird Ihnen eine Commercial Card ausgestellt, für deren Nutzung Sie nur Ihre Pleo-Wallet aufladen müssen – und danach können Sie bereits loslegen! Ihr Wallet ist wie ein virtuelles Unternehmenskonto und gibt Ihnen einen transparenten Überblick über alle Transaktionen, die mit der Firmenkreditkarte getätigt wurden.

In 6 einfachen Schritten zur Firmenkreditkarte

Ihr Unternehmen ist auf der Suche nach passenden Firmenkreditkarten? Die Umstellung ist einfacher, als Sie gerade denken. Wir haben den Prozess in 6 einzelne Teilschritte aufgebrochen, mit denen Sie die Pleo-Firmenkarten ganz einfach in Ihr Unternehmen integrieren können.

So kommen Sie in 6 Schritten zur Pleo-Firmenkreditkarte:

1. Verifizierung Ihres Firmenkontos: Ein Compliance-Team überprüft rasch und unkompliziert Ihre wichtigsten Dokumente für die Verifizierung Ihres Firmenkontos, welches mit Ihrer Firmenkreditkarte verknüpft werden wird.
2. Laden Sie Ihr Pleo-Wallet auf: Sie können sofort die gewünschte Summe von Ihrem regulären Geschäftskonto auf Ihr Pleo-Konto überweisen.
3. Bestellen Sie Pleo-Karten: Sie entscheiden, wer in Ihrem Team eine neue Pleo-Karte erhalten soll.
4. Legen Sie Ausgaberichtlinien fest: Für Ausgaben sollten Sie klare Richtlinien festlegen und eine Ausgabenpolitik definieren. Dadurch wissen alle Mitarbeiter:innen, wie sie mit Ihrer Firmenkreditkarte umgehen sollen.
5. Bereiten Sie Ihr Team vor: Sind Ihre Mitarbeiter:innen bereit? Wer übernimmt die Rolle des Admins? Weisen Sie Ihr Team in Pleo ein.

Anmeldung: Sobald Ihre Mitarbeiter:innen angemeldet sind, erhalten Sie unsere virtuelle Commercial Card. Damit können Online-Einkäufe und Abonnements verwaltet werden. Sie wollen trotzdem nicht auf die klassischen Plastikkarten verzichten? Kein Problem: Sie haben zusätzlich jederzeit die Möglichkeit, Pleo-Plastikkarten zu bestellen und mit diesen Einkäufe direkt vor Ort zu bezahlen.

Eine Karte, viele Vorteile

• Auch privat nutzbar: Wenn sich Unternehmen dafür entscheiden, dann kann die Pleo-Firmenkarte auch (theoretisch) privat von Mitarbeiter:innen genutzt werden. Das ist ein willkommener und – in manchen Fällen – auch praktischer Bonus. Herkömmliche Plastik-Firmenkreditkarten werden mal vergessen, oder die digitale Wallet bei der Online-Bezahlung verwechselt. Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter:innen private Ausgaben versehentlich mit ihrer Firmenkarte bezahlen.
  Die Pleo-App hilt, buchhalterische Prozesse so schlank und einfach wie nur möglich zu halten, indem Sie inkorrekte Geschäftsausgaben mit wenigen Klicks als Privatausgabe markieren können. Ihre Buchhaltung kann dann individuell entscheiden, ob das geschuldete Geld mit dem nächsten Gehalt verrechnet, es anderweitig zurückgezahlt oder als Bonus eingetragen wird.
• Eine Firmenkarte für alle: Die Ausstellung von Kreditkarten war bislang umständlich, denn viele Unternehmen arbeiten immer noch mit einer Karte für mehrere Mitarbeiter:innen und Abteilungen. Mit Pleo können Sie für jede:n eine eigene Karte erstellen. Und das empfehlen wir auch: Denn nicht-personenbezogene Kreditkarten führen zu weniger Transparenz und Nachvollziehbarkeit –wer wofür Firmengelder ausgibt, verschwindet wie in einem Nebel.
• DATEV-Integration: Gerade in der vorbereitenden Buchhaltung lassen sich Zeit und Firmenkreditkarten-Kosten einsparen. Mit Pleo wird das durch die DATEV-Integration ganz einfach. Profitieren Sie von der digitalen Erfassung Ihrer Belege und der automatischen Vorkontierung. Danach geht es nahtlos weiter zu DATEV.
• Virtuelle Kreditkarte: Besonders schnell kann die Ausstellung durch die virtuelle Kreditkarte realisiert werden. Sie ist besonders praktisch für Online-Käufe. Beide Pleo-Karten – virtuell und physisch – können Sie mit Google Pay und Apple Pay verknüpfen.
• Behalten Sie jederzeit den Überblick: Mit Pleo haben Sie alle Ausgaben im Blick und können individuelle Ausgabenlimits setzen.

Zusatznutzen: Die Pleo-Kreditkarte ist eine verlässliche Begleitung für Geschäftsreisen und unterstützt in allen Währungszonen. Profitieren Sie auch von den Rewards und Bonusprogrammen!

Pleo-it!

Arbeit ist doch schon fordernd genug – warum setzen Sie dann nicht auf ein einfaches Ausgabenmanagement? Mit der smarten Kreditkarte für Ihr Unternehmen funktioniert in Zukunft alles schneller.

Wir finden, es ist an der Zeit, lästigen Rückerstattungen den Rücken zu kehren. Und so einfach geht’s: Ihre Arbeitnehmer:innen zahlen mit der Pleo-Kreditkarte, erhalten umgehend eine Benachrichtigung, erfassen Ihren Beleg und Pleo kümmert sich für Sie um den ganzen Rest.

Klingt verlockend? Wie wär’s dann mit einer kleinen Demo?