Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Welche Optionen gibt es?

Stauen sich zu genehmigende Zahlungen und leidet Ihre Buchhaltung unter ständigen Spesenerstattungen? Entlasten Sie Ihre Prozesse und machen Sie Raum für Effizienz, indem Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer passenden Business-Kreditkartenlösung ausstatten.

Wir verraten Ihnen, ob die Einführung einer Mitarbeiter-Firmenkarte in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, welche Arten von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter es gibt und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Was ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter? Definition

Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter ist eine spezialisierte Kreditkarte, die Unternehmen flexibel für ihre Angestellten beantragen, einrichten und verwalten können. Sie wird für bestimmte Mitarbeiter:innen ausgestellt und mit deren Namen versehen.

Bei einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter kann es sich um eine traditionelle Firmenkreditkarte, Commercial Card, Corporate Card, Business Card oder Prepaid-Firmenkreditkarte handeln. 

Die Mitarbeiter-Firmenkarte deckt die Ausgaben bestimmter Mitarbeiter, macht diese nachverfolgbar und wird zum Monatsende vom Geschäftskonto abgerechnet. Durch den Einsatz von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter erübrigen sich Spesenerstattungen, die entstehen, wenn Angestellte Unternehmensausgaben mit ihrer privaten Karte vorstrecken.

Wie funktioniert eine Firmenkreditkarte?

Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter wird entweder bei der Bank des Unternehmens beantragt oder selbstständig durch das Unternehmen ausgestellt. Dabei kann das Unternehmen spezielle Arbeiterrollen und -berechtigungen verteilen.

Für eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter gewährt die Bank Ihrem Unternehmen einen Kreditrahmen für einen bestimmten Zeitraum. Dieser Zeitraum wird zwischen Ihnen und Ihrer Bank vereinbart und in den meisten Fällen wird dafür ein Monat gewählt.

Wenn das Ende dieses Zeitraums erreicht wird, rechnet die Bank die Ausgaben auf der Kreditkarte ab und zieht den fälligen Betrag vom Geschäftskonto ein. Alternativ können Sie als Unternehmen mit Ihrem Kreditinstitut auch eine Ratenzahlung vereinbaren.

Aber Achtung: Wenn Sie den Betrag nicht zum vereinbarten Zeitpunkt begleichen, fallen Zinsen an – und das kann schnell teuer für Ihr Unternehmen werden!

In der Regel ist diese Business-Kreditkartenlösung mit Werkzeuge zur Ausgabenverfolgung und -verwaltung versehen. Das erlaubt Unternehmen, Ausgaben nicht nur aufzuteilen, sondern auch besser zu kontrollieren und auszuwerten.

Wann ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter sinnvoll?

Die Einführung einer Firmenkreditkarte ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen unter langen Wartezeiten für die Freigabe von Firmenausgaben im Geschäftsalltag oder einem steigenden Buchhaltungsaufwand leidet oder regelmäßig Geschäftsreisen durchführt.

Für KMUs und Großunternehmen sind Kreditkarten für Mitarbeiter praktisch unverzichtbar. 

Kreditkarten für Mitarbeiter sparen nicht nur Zeit bei Zahlungen und Erstattungen, sondern schaffen auch Transparenz über Ausgaben, fördern die Ausgabendisziplin und schaffen effiziente Ausgabeprozesse. Damit sind sie bestens dafür geeignet, in zunehmend komplexen Strukturen Sichtbarkeit zu schaffen und die Buchhaltung zu entlasten.

Vor- und Nachteile herkömmlicher Firmenkreditkarten

Als Geschäftsführer sollten Sie sich den Vorteilen einer Firmenkreditkarte bewusst sein. Diese sind vor allem praktischer, finanzieller und strategischer Natur. Gleichwohl sollten Sie mögliche Risiken bei der Einführung von Mitarbeiterkarten kennen, um diese zu vermeiden.

Vorteile von Firmenkreditkarten

Für viele Unternehmen sind mitarbeiterbezogene Firmenkreditkarten eine Bereicherung. Diese Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sollten Sie kennen:

• Zeitersparnis für Buchhaltung: Ihre Arbeitnehmer:innen müssen sich nicht um Auslagenerstattungen, das Erstellen von Reisekostenabrechnungen oder die Rückzahlung von Kilometerpauschalen kümmern. Stattdessen ist es ausreichend, Belege zu sammeln und den Ausgaben mit der Firmenkreditkarte zuzuordnen.
• Steigende Zufriedenheit: Für Mitarbeiter:innen wird die Rückerstattung in Zukunft einfacher. Mit einer Firmenkreditkarte müssen sie Ausgaben (Hotelbuchungen, Geschäftsessen, etc.) nicht mehr privat vorstrecken, sondern können diese direkt mit den Mitteln des Unternehmens decken.
• Individueller Kreditrahmen: Bei Firmenkreditkarten können Sie ein individuelles Limit festlegen. Mit dem Verfügungslimit sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeitnehmer nur die Summe ausgeben, die für den Monat vorgesehen ist. Limits lassen sich an den jeweiligen Zweck, etwa eine Reise oder ein Projekt, anpassen.
• Notfallleistungen: Bei manchen Firmenkarten ist ein Assistenz-Service als Zusatzleistung inbegriffen. Dieser berät Ihre Mitarbeiter:innen vor der Reise zu Impfungen oder Zollvorschriften und kann beispielsweise in Notfällen Ärzt:innen oder einen Rechtsbeistand organisieren.
• Zusätzliche Versicherungsleistungen: Bei vielen Kreditkarten für Firmen sind zusätzliche Versicherungsleistungen (z. B. eine Reiserücktrittsversicherung oder Mietwagenversicherung) oder ein Premium-Versicherungspaket inklusive, die Ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen schützen.

Von Anbieter:in zu Anbieter:in können Kreditkarten für Firmen oft noch mit vielen weiteren Zusatzleistungen glänzen, z. B. Rabatte bei Mietwagenanbietern, Preisnachlässe bei Flügen und vielen weiteren Benefits, die sich auf lange Sicht auszahlen.

Nachteile von Firmenkreditkarten

Aber nicht alles ist Gold, das einen EMV-Chip hat. Deswegen möchten wir mit Ihnen auch die Nachteile einer Firmenkreditkarte teilen:

• Beschränkte Automatisierung: Nicht alle Firmenkreditkarten sind voll automatisiert. Wenn das nicht der Fall ist, müssen Ihre Mitarbeiter:innen weiterhin Belege für die Buchhaltung einreichen. Das Scannen und die korrekte Zuordnung zu Zahlungen bringen einen erheblichen Arbeitsaufwand mit sich.
• Umständliche Beantragung: Ihre Buchhaltung muss die Karten beantragen und implementieren. Dieser Prozess ist in vielen Fällen langwierig und eine zusätzliche Arbeitsbelastung für alle Beteiligten. Nur wenige Firmenkreditkarten können selbstständig ausgestellt werden.
• Hoher Verwaltungsaufwand: Firmenkreditkarten müssen konsequent überwacht werden, um Missbrauch vorzubeugen. Wenn Mitarbeiter:innen Ihr Unternehmen verlassen, müssen die genutzten Firmenkreditkarten zudem umständlich gekündigt werden. In der Buchhaltung gehen dadurch Ressourcen verloren.

Wagen Sie den Schritt zu mitarbeiterbezogenen Firmenkreditkarten? Machen Sie sich in unserem Firmenkreditkarten Vergleich mit den 10 besten Firmenkarten für 2026 vertraut.

Diese Arten von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter gibt es

Firmenkreditkarte ist nicht gleich Firmenkreditkarte. Erwägen Sie die Einführung einer Business-Kreditkartenlösung können Sie sich für eine der folgenden Lösungen entscheiden: eine traditionelle Firmenkreditkarte, Commercial Card, Corporate Card, Business Card oder Prepaid-Firmenkreditkarte.

Je nach Kreditkartenlösung profitieren Sie von unterschiedlichen Funktionen. Die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen Firmenkreditkarten im Überblick:

Commercial Card: Sofortlösung und hohe Akzeptanz im Handel

Bei Commercial Cards handelt es sich um einen feststehenden Begriff für Firmenkreditkarten, die von diversen Anbieter:innen (z. B. Mastercard, Visa, usw.) herausgegeben werden.

Commercial Cards sind normale Firmenkreditkarten, sie bringen aber auch kleine Unterschiede mit sich und die damit verbundenen, besonderen Vorteile sollten Sie kennen. Sie können einen Commercial Card als Firmenkreditkarte flexibel und ohne zusätzliche Verifizierung für Ihre Mitarbeiter:innen ausstellen lassen.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Ausstellung der Commercial Cards in Echtzeit erfolgt und im nächsten Schritt sofort mit Apple Pay oder Google Play verknüpft werden kann. Das macht sie rasch einsatzbereit für geschäftliche Ausgaben – eine sofortige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen.

Das Beste daran ist: Sie müssen sich keine Sorgen über die Akzeptanz im Handel machen, denn Commercial Cards werden bei Händler:innen weltweit gleich akzeptiert wie eine Firmenkreditkarte. Egal, ob bei nationalen oder internationalen Transaktionen oder beim Bezahlen eines Mietwagens – auf Commercial Cards ist immer Verlass.

Corporate Cards: Unbegrenzte Anzahl und Individualität

Corporate Cards werden von Kreditinstituten mit umfangreichen Servicepaketen an Unternehmen für Ihre geschäftlichen Ausgaben ausgegeben.

Die Anzahl der Firmenkreditkarten, die Ihr Unternehmen nutzen kann, ist dabei unbegrenzt und Sie können individuelle Konditionen (z. B. ein spezielles Versicherungspaket oder eine getimte Abrechnung) aushandeln. Unternehmen nutzen diese speziellen Geschäftskreditkarten unter anderem, um ihre Spesenabrechnung zu vereinfachen. In diesem Fall wird die Corporate Card ebenfalls als Commercial Card genutzt.

Die Business Card: Ein kleiner, feiner Unterschied​​

Für die Business Cards ist es typisch, dass sie von Kreditinstituten in geringer Anzahl herausgegeben werden. Geeignete Unternehmen für Business Cards sind: kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler:innen oder Einzelunternehmer:innen.

Preise und Leistungen sind bei diesen Karten meistens fix. Sie beinhalten keine individuellen Servicepakete oder Rewards. Eine exakte Abgrenzung zwischen Corporate und Business Cards wird heutzutage immer schwerer, weil auch Business Cards mittlerweile von Banken in größerer Anzahl ausgestellt werden.

Prepaid-Firmenkreditkarte: Ausgaben immer im Griff

An eine Kreditkarte ist immer ein Kreditrahmen geknüpft. Bei einer Firmenkreditkarte mit Prepaid-System ist dieser allerdings nicht gegeben.Streng genommen handelt es sich damit nicht um eine klassische Kreditkarte, denn bei einer Prepaid-Firmenkreditkarte lädt Ihr Unternehmen zuerst ein bestimmtes Guthaben auf, das von Ihren Mitarbeiter:innen verbraucht werden kann.

Entscheidend ist, dass Ihre Arbeitnehmer:innen die Karte nach der Aufladung wie jede andere Kreditkarte verwenden können. Für Transaktionen und den Zahlungsverkehr im Handel genießt auch die Prepaid-Firmenkreditkarte eine ähnlich hohe Akzeptanz.

Alle fünf Typen von Kreditkarten im Vergleich

Wir haben alle Karten und ihre Eigenschaften in einer Tabelle zusammengefasst – damit Sie der Antwort auf die Frage „Welche Karte eignet sich am besten für unser Unternehmen?“ einen großen Schritt näher kommen können.

Dies sind die wichtigsten Unterschiede zwischen den oben besprochenen Arten von Firmenkreditkarten:

Going digital? Finden Sie heraus, warum virtuelle Firmenkreditkarten herkömmliche Plastikkarten ablösen und wie Sie Ihre Ausgabenverwaltung optimieren.

Firmenkreditkarten Kosten aufgeschlüsselt

Bei der Entscheidung für eine Business-Kartenlösung sollten Sie auch die Kosten berücksichtigen, zumal diese durch die wiederholte Ausstellung von Mitarbeiterkarten schnell in die Höhe schnellen können.

In erster Linie wird bei der Nutzung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter eine monatliche oder jährliche Kontoführungsgebühr fällig. Dazu erheben viele Anbieter eine einmalige Gebühr für die Ausstellung jeder weiteren Mitarbeiterkarte. Ein weiterer gängiger Kostenpunkt sind die Zinsen, die auf die ratenweise Tilgung des Kreditrahmens anfallen.

Weitere Kostenpunkte sind Gebühren für Ersatzkarten, Umrechnungsgebühren für Zahlungen in Fremdwährungen, Abhebungsgebühren an Geldautomaten, weiterführende Steuerungsfunktionen sowie die oben beschriebenen Versicherungsleistungen.

Pleo Firmenkarte: Mehr als nur eine Kreditkarte für Mitarbeiter

Mit der Pleo Firmenkarte erhalten Sie eine vielseitige Commercial Card, für deren Nutzung Sie nur Ihre Pleo Wallet aufladen müssen – und danach können Sie bereits loslegen!

Stellen Sie eine personalisierte Pleo Firmenkarte für jeden Ihrer Angestellten aus und versehen Sie diese mit individuellen Ausgaberichtlinien, Budgets und Limits – ganz ohne langwierige Antragsprozesse.

Geben Sie physische und virtuelle Firmenkreditkarten immer dann aus, wenn sie benötigt werden, und stornieren Sie nicht mehr benötigte Karten mit nur einem Klick. Das Pleo Wallet fungiert dabei als virtuelles Geschäftskonto und gibt Ihnen einen transparenten Überblick über alle Transaktionen, die mit der Firmenkreditkarte getätigt wurden.

Damit hat die Pleo Firmenkarte einer herkömmlichen Firmenkreditkarte für Mitarbeiter einiges voraus. Anbei ein detaillierter Vergleich:

Doch damit ist noch nicht genug. Die Pleo Firmenkarte ist nicht nur besser als eine herkömmliche Firmenkreditkarte. Sie hat auch anderen Corporate Cards einiges voraus.

Diese zusätzlichen Vorteile können Sie sich von der Pleo Firmenkarte versprechen:

• Virtuelle Kreditkarte: Besonders schnell kann die Ausstellung durch die virtuelle Kreditkarte realisiert werden. Sie ist besonders praktisch für Online-Käufe. Beide Pleo-Karten – virtuell und physisch – können Sie mit Google Pay und Apple Pay verknüpfen. Für Online-Zahlungen ist längst keine physische Kreditkarte mehr nötig.
• Auch privat nutzbar: Es kann immer wieder vorkommen, dass Mitarbeiter:innen private Ausgaben versehentlich mit ihrer Firmenkarte bezahlen. In der Pleo-App können Sie inkorrekte Geschäftsausgaben mit wenigen Klicks als Privatausgabe markieren und Ihre Buchhaltung kann individuell entscheiden, ob das geschuldete Geld mit dem nächsten Gehalt verrechnet oder anderweitig zurückgezahlt wird.
• Augenverfolgung und -verwaltung: Mit Pleo haben Sie alle Ausgaben im Blick und können individuelle Ausgaberichtlinien, Budgets und Limits definieren. Sie werden in Echtzeit über jeden Kartenumsatz informiert, können bei Missbrauch innerhalb von Sekunden eingreifen und Karten mit nur einem Klick sperren.
• DATEV-Integration: Gerade in der vorbereitenden Buchhaltung lassen sich Zeit und Firmenkreditkarten-Kosten einsparen. Mit Pleo wird das durch die DATEV-Integration ganz einfach. Profitieren Sie von der digitalen Erfassung Ihrer Belege und der automatischen Vorkontierung. Danach geht es nahtlos weiter zu DATEV.
• Zusatznutzen: Die Pleo-Kreditkarte ist eine verlässliche Begleitung für Geschäftsreisen und unterstützt über 50 Währungen. Dazu liefert der Pleo Cashback bis zu 0,75 % Cashback auf Ihre Geschäftsausgaben, die Ihnen Ihre gesamte Monatsgebühr sparen können.

Best Practices für die Nutzung von Firmenkreditkarten

Ungeachtet dessen, für welche Art von Firmenkreditkarten und für welchen Anbieter Sie sich entscheiden, ist Erfolg bei der Einführung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter alles andere als garantiert. Ganz im Gegenteil. Der Umstieg bedarf einer klaren Strategie.

Folgen Sie diesen Best Practices, um Firmenkreditkarten erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen:

• Verteilen Sie systematisch: Überlegen Sie sich genau, welchen Mitarbeitenden Sie eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen wollen. Sollen nur Führungskräfte, Abteilungsleiter oder alle Angestellten versorgt werden? Treffen Sie eine Entscheidung und halten Sie sich an diese, um für Fairness zu sorgen.

• Geben Sie den Ton an: Schaffen Sie von Beginn an Klarheit darüber, wofür die Firmekreditkarte genutzt werden darf und in welchem Umfang. Legen Sie Ausgaberichtlinien fest und einigen Sie sich auf ein Vorgehen für den Fall, dass Privatausgaben mit der Firmenkarte getätigt werden.

• Schaffen Sie Verantwortung: Halten Sie Ihre Richtlinien für die Nutzung der Firmenkreditkarten in einer Nutzungsvereinbarung fest und lassen Sie diese durch Ihre Angestellten unterschreiben. Alternativ können Sie auf anpassbare Budgets und Limits setzen, die die Kartennutzer jederzeit in der App sehen.

• Setzen Sie auf Sichtbarkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihre Angestellten jederzeit über ihre Budgets Bescheid wissen und Zugriff auf Echtzeit-Ausgabedaten haben. Klären Sie außerdem darüber auf, wie Ausgaben in einer einzelnen Abteilung Einfluss auf das gesamte Unternehmen nehmen. Sichtbarkeit schafft Verantwortung.

• Kontrollieren Sie effizient: Ein hoher Grad an Verantwortung bedeutet, dass Sie Ihre Angestellten nicht ständig kontrollieren müssen – zumal Ihre Firmenkarten Ihnen mit automatischen Freigabe-Flows die Arbeit abnehmen. Behalten Sie dennoch ein Auge auf die Firmenausgaben, um im Missbrauchsfall schnell einzugreifen.

Fazit

Arbeit ist doch schon fordernd genug – warum setzen Sie dann nicht auf ein einfaches Ausgabenmanagement? Mit der smarten Kreditkarte für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden funktioniert in Zukunft alles schneller – und besser.

Wir finden, es ist an der Zeit, lästigen Genehmigungen und Rückerstattungen und den Rücken zu kehren. Und so einfach geht's: Ihre Arbeitnehmer:innen zahlen mit der Pleo Firmenkarte, erhalten umgehend eine Benachrichtigung, erfassen ihren Beleg und Pleo kümmert sich für Sie um den ganzen Rest.

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FAQs

Kann ich als Angestellter eine Firmenkreditkarte erhalten?

Ja, als Angestellter können Sie eine Firmenkreditkarte, eine sogenannte Firmenkreditkarte für Mitarbeiter, erhalten. Das kann sogar sehr sinnvoll sein, wenn Sie im Day-to-Day Business regelmäßig Zahlungen tätigen müssen oder regelmäßig auf Geschäftsreise gehen.

Was darf mit einer Firmenkreditkarte bezahlt werden?

Grundsätzlich gilt, dass mit der Firmenkreditkarte ausschließlich Firmenausgaben getätigt werden dürfen, wie z. B. Material für das Büro, Software-Abonnements oder Kosten auf einer Geschäftsreise. Private Kosten sind in der Regel ausgeschlossen.

Wer haftet bei einer Firmenkreditkarte?

Bei einer Firmenkreditkarte haftet in aller Regel das Unternehmen selbst. Um Missbrauch vorzubeugen, setzen Unternehmen entweder auf eine Nutzungsvereinbarung oder individuell anpassbare Kartenlimits.

Ist die Privatnutzung einer Firmenkreditkarte ein geldwerter Vorteil?

Generell, ja. Die Privatnutzung der Firmenkreditkarte gilt als geldwerter Vorteil und muss dementsprechend versteuert werden. Wichtig auch: Die Nutzung für private Zwecke muss vom Arbeitgeber erlaubt werden.