La contabilidad en empresas SaaS es un auténtico rompecabezas 🤯
Hay quien podría pensar que vender soluciones de software es coser y cantar, y que solo hay que esperar a que alguien haga un par de clics y compre tu producto.
Pero no.
Porque detrás de ese simple gesto hay todo un entramado contable que es muy difícil de manejar.
La mayoría de los ingresos que recibe tu negocio SaaS proviene de suscripciones o de pagos diferidos.
¿Y qué pasa con eso?
Que aplicarle las normas básicas de contabilidad, de impuestos y tipos impositivos como el IVA, comisiones y poner en marcha contratos, tiene su intríngulis.
Por eso hoy venimos a hablarte de ella: de la contabilidad SaaS.
Un modelo que incluye todas las tareas y procesos que necesitas tener al día para mantener la salud financiera de tu empresa y cumplir con la normativa fiscal.
Y hoy vamos a contarte de qué va y cuáles son las peculiaridades de la contabilidad SaaS.
Contabilidad SaaS: un mundo aparte
La realidad contable de los negocios SaaS es totalmente diferente a la de otros sectores y es que en ellos, el método contable habitual no se utiliza.
Existen dos modelos de ingresos SaaS: la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio.
La de caja solo registra ingresos y gastos cuando se reciben o se pagan.
Suena sencillo, pero también menos preciso, ¿no?
En cambio, la contabilidad de ejercicio registra ingresos y gastos cuando se generan o incluso cuando se planifican, independientemente de cuándo se reciba el efectivo.
Este método es mucho más complejo, pero facilita enormemente la planificación y la elaboración de previsiones de gastos e ingresos.
Y es que reconocer los ingresos en un SaaS no es tan fácil.
El reconocimiento de ingresos SaaS es diferente
Además de elegir el método, otro reto en las empresas Saas es el reconocimiento de ingresos, ya que estos solo pueden considerarse como tal cuando se han cumplido todas y cada una de las condiciones del contrato.
Y claro, como sueles trabajar con suscripciones recurrentes, esta tarea puede ser complicada porque seguramente no a todos los clientes les cobres lo mismo.
Habrá quien tenga suscripciones mensuales, quien las haya contratado trimestrales, anuales o de pago único; y ahí los precios difieren.
También tienes que tener en cuenta que no todas las entregas de servicios son una venta.
Por ejemplo, si es necesaria una actualización de seguridad, de características, de calidad o de controladores de ese software, no se la vas a cobrar al cliente; él ya paga una suscripción.
Por no hablar de la variabilidad de los contratos.
Habrá quien se haya suscrito con oferta, quien lo haya hecho sin determinar cuánto tiempo estará suscrito o quien lo haya hecho contratado ese software en pack con otros servicios y, por lo tanto, con precios diferentes.
A nivel contable, un rollo.
Eso sin tener en cuenta la volatilidad del mercado y el churn.
Que ya sabes que a principio de mes puedes tener 100 suscriptores y en un abrir y cerrar de ojos quedarte sin una parte de ellos. El mercado es muy cambiante y hay diversas razones por las que un cliente puede dejar de estar suscrito a tu servicio.
Pero vamos al lío, ¿cómo reconocemos ese ingreso?
Lo primero es identificar el contrato y saber qué obligaciones y derechos le tocan a cada parte.
Después saber cuál es el precio y la periodicidad, así como los servicios incluidos en la suscripción y también si hay tarifas anuladas, descuentos, etc.
El precio debe incluir todos los importes variables que se contemplen en el contrato.
Y podrás contabilizar esos ingresos cuando se cumplan todas las obligaciones, es decir, cuando el cliente se beneficie del producto o del servicio.
Hay infinidad de modelos de suscripción
Hay un montón de modelos de suscripción que puedes ofrecer y cada uno de ellos encarna un tipo de contabilidad diferente, desde freemium —gratis con funcionalidades extra de pago— hasta niveles basados en el uso o en funciones, y cada uno impacta de una forma. Mira:
- Gratuito o basado en publicidad: versión gratuita del software pero con anuncios. El ingreso depende de la publicidad y no directamente del cliente, lo que hace difícil estimar ingresos futuros.
- Tarifa plana: con acceso a todo y en cualquier momento con el mismo pago. Los ingresos son predecibles, pero hay que reconocerlos de forma mensual, anual o como toque.
- Por usuario: una cuota fija por cada persona que lo utilice. Los ingresos varían según la cantidad de usuarios activos, generando complejidad en los registros mensuales.
- Por niveles por usuario: el precio depende del número de personas que usen el servicio al mismo tiempo. Es necesario ajustar la facturación SaaS si el número de usuarios cambia durante el periodo de suscripción.
- Por niveles de almacenamiento: cuando los clientes superen el límite de almacenamiento gratuito, deberán pagar una cuota para seguir usándolo. Se requiere seguimiento del uso del almacenamiento para determinar cuándo aplicar tarifas adicionales.
- Pago por uso: si se utiliza con más frecuencia, las facturas son más altas y al revés, si lo utilizas poco, pagas menos. Los ingresos son variables y dependen del comportamiento del cliente, lo cual dificulta la predicción y el reconocimiento de ingresos.
- Por usuario activo: se cobra una cuota por cada usuario que utiliza el servicio. Es necesario monitorear todo el tiempo, para facturar solo por los usuarios que han accedido al servicio.
- Niveles basados en funciones: el precio del software depende del número de funciones que desee el cliente. Los ingresos pueden variar según las funcionalidades contratadas.
- Freemium: el servicio es gratuito, pero hay algunas funciones por las que los clientes tendrán que pagar si quieren tener acceso completo. El desafío es diferenciar los ingresos por las funciones premium de los servicios gratuitos, y planificar el reconocimiento según las compras adicionales.
Y si a esto le sumas que algunos clientes pagan su suscripción por adelantado —ingreso diferido— y no a lo largo del tiempo —ingreso devengado—, más caos todavía.
¿Cuáles son las diferencias entre reconocer los ingresos devengados y diferidos en SaaS?
El reconocimiento de ingresos diferidos ofrece menor capacidad para predecir cuánto vas a percibir, y puede dar lugar a una visión financiera inflada.
Por el contrario, el método de reconocimiento devengado alinea los ingresos con la forma en que se prestan los servicios.
Juegas con la ventaja de que hay mayor precisión y previsibilidad en los ingresos.
Aunque la principal diferencia entre estos dos tipos de ingresos radica en el momento en que se reconocen.
Los ingresos devengados se tienen en cuenta cuando tu empresa adquiere el derecho a percibirlos; da igual la fecha del pago.
En cambio, los ingresos diferidos se reconocen al recibir el pago, sin importar cuándo hayas conseguido el derecho.
Como ocurre, por ejemplo, cuando hay un pago por adelantado.
Ahí los ingresos diferidos son considerados un pasivo, porque la empresa tiene la obligación de prestar el servicio o entregar el producto en el futuro, y se registran como «ingresos no obtenidos» en la cuenta de resultados.
Esto también ocurre cuando se paga una suscripción anual o se hace un prepago de varios meses, porque se abona su totalidad, pero se siguen prestando servicios durante todo el periodo.
Cómo se registran los ingresos devengados
Tienes que empezar por identificar los ingresos, aunque aún no se haya recibido el pago.
Esto incluye servicios o productos ya prestados y suscripciones activas no facturadas.
Por supuesto, debes crear un asiento en el balance financiero, que generalmente implica un debe en la cuenta de ingresos devengados y un haber en la cuenta de ingresos.
Y por ende, actualizar los estados contables.
El nuevo asiento actualizará el balance financiero y también reflejará los ingresos adquiridos en la cuenta de resultados.
Después, a facturar 🙌
De eso no te puedes olvidar, y cuando llegue el dinero debes registrar el pago con un nuevo asiento que conlleva un debe en la cuenta de efectivo y un haber en la cuenta de ingresos devengados.
¡Y listo!
Ventajas de llevar al día la contabilidad SaaS
Llevar al día la contabilidad de tu empresa SaaS no solo te ayuda a cumplir con la normativa. También es clave para:
- Conseguir una visión clara de la situación financiera, es decir, cuánto dinero entra y cuánto sale y así poder tomar decisiones informadas para el futuro
- Facilitar el acceso a financiación; tanto bancos como inversores suelen exigir estados financieros fiables para conceder préstamos o invertir en el negocio, así que más vale llevar la contabilidad SaaS al día
- Evaluar el desempeño financiero, ya que la contabilidad SaaS bien hecha permite conocer si el negocio está cumpliendo con sus objetivos y dónde se puede mejorar
Te hemos contado lo bueno, pero ahí va también una ración de cómo conseguirlo.
Cómo llevar la contabilidad en tu SaaS
Hay varios factores que debes tener en cuenta para conseguir que tu empresa haga un reconocimiento de ingresos eficaz si utiliza un modelo de suscripciones.
Echa un ojo 👀
Utiliza un software contable automatizado
Un software contable especializado puede simplificar —y mucho— el proceso de reconocimiento de ingresos.
Suele incluir funciones que permiten determinar el calendario y los parámetros para reconocer los ingresos, reduciendo los errores humanos y el tiempo empleado en cálculos manuales.
Y con parámetros nos referimos, por ejemplo, a que sea capaz de separar los elementos que incluye un mismo paquete de suscripción.
Eso simplificaría la contabilidad de contratos que engloban varios elementos y mantendría la precisión de los registros financieros.
Ten políticas predefinidas
Contar con políticas claras facilita la gestión contable, ¿o no?
Por ejemplo, si un cliente gestiona su suscripción para cancelarla, la empresa debe tener pautas sobre cómo administrar la parte no consumida de su cuota.
En este caso, una política de reembolso con los puntos sobre las íes puede ahorrarte muchas complicaciones ✊
Y sin duda, esto también ayuda a mantener registros precisos, menos riesgos financieros y minimizar la confusión en las auditorías.
Controla al milímetro los descuentos, cambios y planes haciendo seguimiento
La contabilidad SaaS tiene que ser clara, especialmente con los descuentos y promociones.
¿Cómo?
Llevando un registro transparente de los ingresos e incluyendo en esos cálculos los meses gratuitos.
También es clave que revises las estrategias de precios de vez en cuando, para mantenerlos todos en sintonía y evitar líos.
Si planeas bajar el precio de una suscripción o subirlo, tiene que saberlo todo el equipo y reajustar la estrategia en consecuencia.
Y, por supuesto, no olvides llevar un buen seguimiento de los cambios en los planes de suscripción.
Que si 20 clientes pasan a premium o viceversa, tú lo tengas controlado y puedas hacer los ajustes financieros que toquen.
Ah, y no olvides que el cross-selling y el up-selling también son tu día a día.
Por ejemplo, si el cliente está contento con la solución de recursos humanos que ya le proporcionas y tienes otras de software para empresas como CRM o gestión de inventarios, seguramente seas candidato a ser también su proveedor ahí.
Al igual que si tienes un complemento para esa solución que es la pera, hay altas probabilidades de hacer esa venta cruzada.
Ten las normativas siempre a la vista
Cumplir estrictamente con la normativa te va a evitar complicaciones y sanciones.
Sobre todo si tu empresa tiene que hacer cambios de divisa porque vende servicios al extranjero.
En este escenario, todo el equipo contable debe saber qué cláusulas contractuales son las que permiten ajustar las fluctuaciones y qué instrumentos financieros pueden utilizar para minimizar la variabilidad en el reconocimiento de ingresos.
Controla los estados contables
Los estados contables son fundamentales para ir evaluando la salud financiera de la empresa.
Y no, no basta solo con contabilizar al milímetro los ingresos recurrentes mensuales (MRR) e ingresos recurrentes anuales (ARR).
También debes tener en cuenta el estado de resultados y los ingresos y gastos.
Y el balance contable, el estado de flujo de caja, el número de reservas futuras y de ingresos diferidos.
Todo eso contando con los servicios que tienes que prestar y la facturación pendiente de recibir, claro.
Soluciones tecnológicas para la contabilidad SaaS
Llegó nuestra parte favorita.
Esa en la que hablamos de fintech; en este caso, para echarle un cable a tu contabilidad SaaS.
Existen muchas herramientas especializadas para gestionar la contabilidad online en empresas SaaS.
Hay softwares como QuickBooks, Wave, Xero o FreshBooks que facilitan la gestión contable, desde la facturación y los inventarios hasta el seguimiento de gastos e ingresos.
Estas plataformas permiten automatizar procesos complejos como el reconocimiento de ingresos y los cálculos de impuestos, minimizando errores humanos y ahorrando mucho tiempo al equipo financiero.
Adiós tareas administrativas repetitivas y tediosas.
Además, algunos de ellos permiten el uso en la nube facilitando la creación de informes financieros y en general, mejorando la transparencia de la empresa.
Pero lo más importante es que hacer un seguimiento de la contabilidad SaaS de manera organizada y eficiente te asegura el cumplimiento de las leyes y regulaciones fiscales.
Cómo Pleo puede ayudarte a tu contabilidad SaaS
Hablando de fintech y de contabilidad SaaS no podíamos dejarnos en el tintero a Pleo.
Y es que hasta ahora solo te hemos hablado de cómo gestionar los ingresos de tu empresa.
Pues toca ración de gastos.
Y Pleo te va a ayudar precisamente con eso 😎
Es una solución de gestión de gastos que simplifica la contabilidad para empresas SaaS al automatizar los procesos de registro de gastos.
Con la ayuda de Pleo, tu empresa puede tener una visión en tiempo real de los gastos e integrarlos a golpe de clic con el software contable que elijas, ahorrando tiempo y reduciendo errores manuales en la contabilidad SaaS.
Además, trae debajo del brazo tarjetas corporativas —P-Cards— para todos y la captura automática de recibos con tecnología OCR para facturas, para que puedas despedirte de las facturas en papel.
Por no hablar de que Pleo también ayuda a controlar el presupuesto financiero de la empresa al permitir establecer límites de gasto para cada miembro del equipo.
Una bendición para empresas SaaS como la tuya, que dependen de modelos de suscripción y pagos recurrentes, porque así aseguras que los gastos se mantengan dentro de lo planeado.
¿Te vienes a llevar la contabilidad SaaS al milímetro con la ayuda de la gestión de gastos a lo Pleo?