Gastos de manutención: qué son, qué entra y qué no y cómo se contabilizan

Cuando alguien se desplaza por motivos laborales, es habitual que la empresa cubra sus comidas.

Desayuno en una cafetería, la comida de menú antes de una reunión, la cena antes de hacer noche para coger el avión por la mañana... todo eso, sí.

El conjunto de todas esas comidas en las que incurre la persona se conoce como gastos de manutención, muy importantes dentro de las dietas laborales y que muchas veces se confunden o tratan de forma incorrecta, sobre todo a nivel fiscal.

¿Hasta qué punto están exentos de IRPF para el equipo que los adelanta de su propio bolsillo?

¿Qué diferencia hay entre gastos de manutención y dietas? ¿No son lo mismo?

¿Y cómo se contabilizan los gastos de comidas de empleados para no tener líos con Hacienda?

Te contamos qué se considera gastos de manutención y qué no, cómo justificarlos correctamente y qué tener en cuenta si quieres evitar que generen problemas con la Agencia Tributaria.

Vamos al lío.

¿Qué son los gastos de manutención?

Son aquellos derivados de las comidas realizadas por un empleado mientras se encuentra desplazado por motivos laborales.

Es decir: si alguien de tu equipo tiene que comer fuera por trabajo, ya sea porque va a una reunión, visita a un cliente o está en una formación fuera del centro habitual, esos gastos se consideran manutención.

No importa si es un desayuno, una comida o una cena; lo importante es que estén vinculados a un desplazamiento profesional y que se produzcan fuera del lugar habitual de trabajo.

Ahora bien, para que sean considerados como tales —y no como una retribución encubierta—, deben cumplirse ciertas condiciones:

• Que el desplazamiento esté bien justificado
• Que la comida no se haya realizado en el municipio donde la persona tiene su puesto habitual
• Que no se haya superado el límite exento de IRPF

Porque sí, hay gastos de manutención exentos, pero de eso te hablamos después.

Diferencia entre gastos de manutención y dietas

Si nos estamos refiriendo a comidas, ¿los gastos de manutención no son lo mismo que las dietas?

A medias.

Las dietas de trabajo, en realidad, engloban dos tipos de gastos de viaje: los gastos de manutención y los de estancia.

Es decir, gastos de manutención + estancia = dietas.

Nosotros, en esta ocasión, lo vamos a explicar todo desde el punto de vista de la manutención, excluyendo los gastos de alojamiento, aunque estén íntimamente relacionados.

Qué gastos cubre la manutención

Ya sabes qué son: de forma general, todos los que tienen que ver con comidas en los viajes de trabajo.

Pero luego llegan las pequeñas puntualizaciones, esas que provocan errores y acaban llamando la atención de Hacienda.

Entonces, veamos qué gastos entran en la manutención:

• Desayunos, comidas y cenas durante un desplazamiento laboral
• Menús del día, bocadillos, cafés o cualquier consumo razonable vinculado al viaje
• Comidas en ruta —gasolineras, estaciones— si están justificadas por el trayecto

Ojo con la palabra «razonable», que es importante.

¿Por qué?

Si tu equipo se aloja en un Airbnb y hace una compra en el supermercado para cocinar en casa, ¿el snack de turno se considera necesario?

No: la Agencia Tributaria se mira todo esto con lupa, así que no todo vale, aunque se trate de comidas.

De hecho, aquí unos pocos gastos que no cubre la manutención:

• Comidas dentro del municipio habitual de trabajo, incluso aunque se haga fuera de la oficina
• Compras de supermercado no vinculadas a una comida inmediata
• Gastos de comida de acompañantes, como familiares o amigos
• Alcohol u otros productos que Hacienda considere no relacionados con necesidades básicas de manutención

Y algo que tiene que quedar meridianamente claro: para que cualquier gasto de manutención sea deducible y libre de impuestos, debes asegurarte de que se cumplen los requisitos que hemos visto antes... y de que estén bien justificados.

Modelos y asignaciones para gastos de manutención y estancia

A la hora de cubrir los gastos de manutención de un trabajador desplazado, las empresas suelen elegir uno de estos tres modelos: por justificantes, por asignación fija o una combinación de ambos. 

Cada modelo tiene implicaciones distintas que conviene conocer.

#1 Modelo con justificantes: reembolso por gasto real

Es el más habitual: la persona que viaja paga cada comida con su propio dinero, guarda los tickets o facturas —a nombre de la compañía— y luego se los presenta a la empresa para su reembolso céntimo a céntimo.

En este modelo, la empresa solo devuelve como manutención lo que realmente se ha gastado.

Ese reembolso no tributará si está bien justificado y vinculado a un desplazamiento laboral, y tu empresa podrá deducirse los gastos individualmente, siempre que las facturas estén, en efecto, a nombre de la empresa 👌

#2 Modelo de dieta: asignación fija por día

En este modelo, en lugar de ir gasto a gasto, la empresa entrega al trabajador una cantidad fija por cada día que esté fuera por trabajo.

Así, no hace falta que tu equipo presente tickets ni nada; solo tendrás que poder justificar que el viaje ha tenido lugar. 

Emails de reserva, de confirmación de cita, entradas en caso de que sea un evento... todo eso.

Si consigues demostrarlo, esa cantidad fija que das en concepto de dieta —gastos de alojamiento y manutención—, estará exenta de IRPF, siempre dentro de ciertos límites que vemos enseguida.

#3 Modelo mixto: dietas + reembolso concreto

La tercera opción es la flexible, ya que parte del gasto se cubre con una dieta fija y la otra, con justificantes. 

Por ejemplo, aquí es habitual asignar una dieta para el día y reembolsar una cena extra con factura.

Eso sí, ambas partes deben estar bien documentadas y no se pueden duplicar conceptos.

Aquí la dieta sigue su tratamiento fiscal exento del que hablamos enseguida, mientras que el gasto reembolsado podrás deducírtelo solo si está bien justificado.

¿Qué modelo elegir?

Sea el que sea, evita mezclar gastos sin control, porque Hacienda podría entender que estás duplicando compensaciones —justificantes y reembolsos— y eso te llevaría a una inspección segura.

Gastos de manutención exentos 

Llegamos a otro aspecto fundamental, el de los gastos de manutención del contribuyente que están exentos.

Decíamos que si tanto el viaje como los gastos en los que incurría tu equipo estaban bien justificados, los reembolsos estaban exentos.

¿Todos? 

Sí... hasta cierto límite.

Los gastos de alojamiento están completamente exentos, pero habíamos venido a hablar de los de manutención.

Los gastos de manutención, siempre que se cumplan las condiciones anteriores y estén bien justificados, están exentos hasta estos límites:

• Con pernocta en España: 48,08 €/día
• Sin pernocta en España: 26,67 €/día
• Con pernocta fuera de España: 91,35 €/día
• Sin pernocta fuera de España: 53,34 €/día

¿Y qué quiere decir eso de que están exentos?

Que están libres de impuestos; es decir, que tu equipo no pagará IRPF por esa compensación que reembolses, y tú no tendrás que declararlo a la Seguridad Social.

Pero no te confundas; aunque esa compensación no cotice, sí que te la puedes deducir en el impuesto de sociedades.

Cómo contabilizar gastos de comida de empleados

¿Y para contabilizar los gastos de manutención, qué?

Pues dependerá del modelo que emplees.

Si sigues el de reembolsar cada gasto de manutención que se presenta con su factura individual, lo habitual es emplear la cuenta contable 629 o la 627, en función del objetivo del viaje laboral.

Es decir, si se considera un gasto de viaje o un gasto de representación, aunque a efectos prácticos sean iguales.

¿Y si compensas esos gastos de manutención con una asignación fija diaria, sin necesidad de que te presenten los justificantes de pago?

Ahí los contabilizarás en la cuenta 640, destinada a los sueldos y salarios.

Pero ojo, un matiz: cuando incluyas el concepto en la nómina, debe aparecer claramente diferenciado del salario, con su propio nombre y cantidad, como por ejemplo 30 € en concepto de «Dieta exenta».

No te olvides de poder justificarlo todo

Imagina que le das una compensación libre de impuestos a tu equipo porque ha estado fuera por trabajo.

Pero... la realidad es que no hay emails, ni reuniones registradas, ni billetes de tren, ni nada de nada que demuestre que ese desplazamiento ha existido.

Solo vuestra palabra.

En ese caso, a Hacienda no le vale, y podría ver esa compensación como salario encubierto, para ahorrarte dinero en impuestos.

Para que esté todo en orden, lo importante no es la factura simplificada del café o del menú del día, sino el propio viaje en sí.

Tienes que poder demostrar que ha habido un desplazamiento profesional y que ese gasto tiene sentido dentro de ese contexto.

Reúne pruebas como estas y tenlas a mano, por si se pasara Hacienda a preguntar.

• Emails que reflejen la cita o evento
• Correos que demuestren que se han hecho videollamadas
• Billetes de tren o avión
• Factura del coche de alquiler
• ...

Con esas pruebas podrás justificar los viajes y no tendrás problema con reembolsar dietas exentas de tributación.

Sin ellas... prepárate para lo que es «bueno» ☠️

Pleo, de tu lado para el reembolso de los gastos de manutención

Cuando optas por el modelo de reembolso gasto por gasto, el asunto se complica un poco más: no solo necesitas justificar que el viaje laboral ha existido, sino que además cada gasto debe documentarse por separado.

Un desayuno por aquí, un menú de mediodía allá, las tapas previas a la cena… 

Y claro, tanto papeleo genera caos: emails en bandejas de entrada sobresaturadas, hojas de cálculo, tickets cuya tinta se va borrando poco a poco, facturas que llegan tarde o directamente se pierden...  drama, drama y más drama.

Pero descuida, que Pleo lleva un rato calentando y es ahora cuando sale a jugar.

Con esta solución de control y gestión de gastos, tu equipo paga cada gasto de manutención con su tarjeta inteligente —física o virtual— y, al instante, le hace una foto al ticket desde el móvil y la sube a la plataforma.

Como Pleo es una herramienta financiera homologada por la Agencia Tributaria, tu equipo no tendrá que guardarse ese papel físico; la foto hecha desde la app será suficiente para justificar cada gasto.

Y el gasto, además, queda registrado en el sistema automáticamente, sin necesidad de revisar las molestas notas de gastos o facturas generadas durante el viaje.

Sin papeles sueltos, sin correos que se pierde, sin comparar cada hoja de gastos de viaje con lo que dicen los tickets... nada.

Y cuando tengas listo el ejercicio, solo hay que exportarlo a tu programa de contabilidad en un par de clics.

La productividad, máxima ✅

Los errores manuales, inexistentes ✅

Y la rentabilidad del negocio, óptima, gracias al control total no solo de los gastos de manutención, sino de tooooodos los gastos que genere la empresa.

¿Hay ganas?

Pues venga, pásate a la gestión de gastos de Pleo y verás como no se te resiste ninguno.