Verreisen ohne Bedenken: Alle Infos rund um den Dienstreiseantrag

Dienstreisen spielen in unserer vernetzten Business-Welt eine wichtige Rolle.

Trotz Zoom & Co gibt es immer noch viele Gründe, warum Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeitenden auf eine geschäftliche Reise entsenden. In vielen Fällen möchten aber auch Arbeitnehmende aus eigenem Interesse verreisen, zum Beispiel für Fortbildungen oder Messe-Besuche. In diesen Fällen müssen die Angestellten ein wichtiges Dokument ausfüllen: den Dienstreiseantrag.

Welche Vorgaben beim Dienstreiseantrag gelten und wie es Ihnen gelingt diese Schritte zu digitalisieren, werden wir uns in diesem Artikel näher ansehen.

Was ist ein Dienstreiseantrag?

Ein Dienstreiseantrag wird von Arbeitnehmer:innen gestellt. Als Dienstreise zählt die Reise dann, wenn Angestellte die reguläre Arbeitsstätte verlassen und ihre Tätigkeit an einem anderen Ort ausüben.

Gilt das auch, wenn ich vom Homeoffice ins Büro fahre? Wenn Sie normalerweise im Homeoffice arbeiten und ausnahmsweise mal zum Büro fahren, dann zählt das nicht als Dienstreise. In dieser Situation können Sie aber auf die Kilometerpauschale zurückgreifen.

Wann müssen Angestellte einen Dienstreiseantrag ausfüllen?

Eine schriftliche Genehmigung für die Dienstreise ist nur dann nicht erforderlich, wenn die Reise innerhalb des Dienstortes stattfindet. Sollte eine Dienstreise von den Vorgesetzten angefordert werden, müssen die Reisenden sich im Regelfall auch nicht selbst um organisatorische Dinge kümmern.

Wollen Arbeitnehmer:innen jedoch auf eigene Faust eine Dienstreise antreten, brauchen sie dafür immer eine Genehmigung. Den Dienstreiseantrag bewilligen dabei entweder die Vorgesetzten oder die verantwortliche Personalabteilung.

Dienstreiseantrag bei den Vorgesetzten einreichen

Haben die Arbeitnehmenden den Antrag ausgefüllt, müssen sie meistens noch weitere Unterlagen beilegen, um das Interesse an der Dienstreise zu begründen.

Wollen Angestellte beispielsweise eine Fortbildung besuchen, dann können zusätzliche Informationen beigelegt werden. Dadurch kann sich die Personalabteilung sicher sein, dass die Weiterbildung auch einen Mehrwert für das Unternehmen mit sich bringt. Eine Erklärung, warum die Fortbildung für die eigene Tätigkeit und das Unternehmen nützlich ist, kommt garantiert gut an!

Sobald die Antragstellenden alle wichtigen Dokumente gesammelt haben, legen sie den Antrag den Vorgesetzten oder der Personalabteilung vor. Diese entscheiden anschließend über die Dienstreisegenehmigung.

Das kann manchmal auch etwas dauern, da manche Freigaben erst nach Prüfung durch mehrere Fachabteilungen, Kostenstellen und Vorgesetzte erfolgen. Aber keine Sorge, mit der richtigen Begründung (und natürlich auch, wenn die Dienstreise für den Job sinnvoll und nützlich ist), dann sollte es keine Probleme geben, sodass es bald losgehen kann.

Warum sollten Sie einen Dienstreiseantrag stellen?

Im Grunde ist es gar nicht so schwer, eine Dienstreisegenehmigung einzuholen. Und es lohnt sich: Denn in vielen Fällen erhalten Mitarbeiter:innen zusammen mit der Genehmigung das sogenannte Tagegeld, um den Verpflegungsmehraufwand zu decken.

Außerdem können sie in der Reisekostenabrechnung auch Transfers (z. B. zum Hotel) und Übernachtungen geltend machen. Es ist immer vorteilhaft, bei einer geplanten Dienstreise die Vorgesetzten zu informieren.

Da kein gesetzlicher Anspruch auf Tagegeld besteht, kann es jedoch sein, dass den Reisenden trotz Genehmigung keine finanzielle Unterstützung gewährt wird. Aber wir können beruhigen: In diesen Fällen werden Sie nicht auf den Kosten sitzen bleiben, denn Sie können den Verpflegungsmehraufwand einfach als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Unterschied zwischen aktivem und passivem Dienstreiseantrag

Bei Dienstreiseanträgen wird zwischen aktiven und passiven Anträgen unterschieden.

Bei aktiven Dienstreiseanträgen stellen die Mitarbeitenden den Antrag vor Antritt der Reise. Die Reise dürfen sie erst dann buchen und antreten, wenn eine Genehmigung seitens des Vorgesetzten vorliegt.

Passive Reiseanträge sind vor allem in Unternehmen, in den viel gereist wird, üblich. Diese werden zwar vor der Reise ausgefüllt, müssen jedoch nicht direkt genehmigt werden. Arbeitnehmer:innen können die Dienstreise auch ohne direkte Genehmigung antreten. Vorgesetzte werden über Änderungen informiert, zum Beispiel wenn Reiserichtlinien missachtet werden oder wenn die Reise mehr kostet als ursprünglich gedacht.

Was gehört in einen Dienstreiseantrag?

Für Dienstreiseanträge gibt es grundsätzlich keine formalen oder gesetzlichen Vorgaben.

Damit ein Reiseantrag genehmigt werden kann, muss er korrekt ausgefüllt und alle relevanten Informationen müssen enthalten sein. Erst dann können Vorgesetzte das Formular genehmigen.

Die wichtigsten Bestandteile eines Dienstreiseantrags:

Persönliche Angaben

Wie jeder andere Antrag braucht auch ein Dienstreiseantrag alle allgemeinen Daten zu Ihrer Person.

Neben dem vollständigen Namen werden die Funktion, die Personalnummer und die zugehörige Abteilung angegeben. Wenn mehrere Personen gemeinsam einen Reiseantrag stellen, können die Daten aller Mitreisenden hinterlegt werden.

Reisedatum

Der wichtigste Punkt ist das Reisedatum. An dieser Stelle werden das geplante Anfangs- als auch das Enddatum der Reise angeben.

Wenn die Dienstreise von den Vorgesetzten gewünscht ist, wird die Reisetätigkeit – sofern sie in die normale Arbeitszeit fällt – wie gewohnt vergütet. Das gilt auch dann, wenn die Reisenden ihre reguläre Arbeitszeit unterwegs unterschreiten.

Reiseziel

Natürlich ist auch das Reiseziel von Relevanz, da es entscheidet, welche Vorgaben gelten.

Für eine Reise am Dienstort ist keine Genehmigung erforderlich und bei Reisen ins Ausland gelten die Vorschriften für die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) gelten.

Reisegrund

Natürlich möchten Arbeitgeber:innen wissen, aus welchem Grund ihre Mitarbeitenden eine Dienstreise antreten wollen. Dafür wird der Reisegrund angegeben. Eine Genehmigung ist vor allem dann realistisch, wenn Arbeitnehmende sich beruflich weiterbilden möchten und dafür zum Beispiel eine Fortbildung besuchen wollen.

Es ist von Vorteil, wenn Weiterbildungen auf eine ruhigere Zeit im Unternehmen gelegt werden – während einer Sommerflaute zum Beispiel.

Kostenstellen

Die Kostenstellen werden für die Zuordnung der Reisekosten eingesetzt. Sie sind wichtig für die Reisekostenabrechnung, da Arbeitgeber:innen dadurch nachvollziehen können, wofür Mitarbeiter:innen Geld benötigen.

Um spätere Komplikationen zu vermeiden, sollten die Reisenden unterwegs sämtliche Belege aufbewahren. Das kann zwar nervig sein, aber mit den passenden Tools kann das Sammeln von Belegen heutzutage einfach digitalisiert und automatisiert werden.

Anfallende Kosten

Unterschiedliche Kosten werden anfallen – Fahrtkosten, Teilnahmegebühren, Übernachtungskosten, usw. Wer eine Dienstreise beantragen möchte und die anfallenden Kosten bekanntgeben soll, weiß meistens noch nicht genau, wie hoch die Kosten am Ende sein werden. Trotzdem sollten die Antragstellenden geschätzte Kosten im Dienstreiseantrag angeben.

Zusätzliche Informationen und Unterlagen

An dieser Stelle können die Mitarbeiter:innen sämtliche Zusatzinformationen hinterlegen.

Das können zum Beispiel, wenn sie schon im Vorfeld gekauft wurden, Eintrittskarten zu Veranstaltungen sein. Aber auch Einflussfaktoren auf die Reisekosten, wie das Besitzen einer BahnCard oder das Planen der Dienstreise mit privatem Pkw können die Antragsteller:innen hier angeben.

Hier haben Sie die Möglichkeit, alles Weitere bezüglich der gewünschten Reise loszuwerden und was an anderen Stellen keinen Platz gefunden hat.

Dienstreiseantrag-Vorlage: Jetzt herunterladen

Viele Informationen müssen bereitgestellt werden – das macht es bei einem Dienstreiseantrag nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Damit Ihr nächster Antrag alles Wichtige enthält, haben wir für Sie eine umfassende Vorlage erstellt, die den Vorgaben für Dienstreiseanträge entspricht.

Laden Sie die kostenlose Dienstreiseantrag-Vorlage als PDF-Dokument kostenlos herunter und füllen Sie sie aus. (Und wenn Sie es lieber oldschool mögen, dann können Sie das Dokument natürlich auch ausdrucken und in Papierform einreichen.)

TMS: Dienstreiseanträge digitalisieren

PDFs mit Dienstreiseantrag-Vorlagen sind zwar schön und gut, aber irgendwann haben Sie ausgedient. Immer mehr Prozesse in Unternehmen werden heutzutage digitalisiert – und das hat gute Gründe.

Reisemanagementplattformen, oder – in der Sprache der digitalen Welt – TMS, ermöglichen die Digitalisierung für Dienstreiseanträge. Das macht es praktisch für Mitarbeiter:innen, weil sie ihre Anträge einfach online ausfüllen können. Alle benötigten Daten werden einfach in vorgegebene Felder über eine Eingabemaske ausgegeben, dadurch ist alles vollständig und entspricht den Vorgaben.

Was daran so gut ist?

• geringere Fehlerquote
• keine Ablage in Papierform erforderlich
• kürzere Bearbeitungszeit
• Risiko sinkt, dass wichtige Angaben ausgelassen werden
• Nachfragen über das System möglich

Digitales Reisemanagement mit Pleo

Durch entsprechende Software lassen sich nicht nur Dienstreiseanträge digitalisieren, sondern auch der ganze Prozess der damit zusammenhängt.

Wenn der Dienstreiseantrag gestellt und die Reise genehmigt ist, kommt die Pleo-App ins Spiel: Sie hilft Unternehmen dabei, alle Abrechnungsprozesse schrittweise zu digitalisieren.

Mit Pleo an Ihrer Seite entstehen diese Vorteile:

• automatische Berechnung von Verpflegungspauschalen
• einfache und schnelle Verbuchung und Rückerstattung von Auslagen
• digitale Erfassung von Belegen und Ausgaben sowie automatisierte Vorkontierung
• einfache und schnelle Dokumentation von Fahrtwegen
• automatisierte Reisekostenabrechnungen
• geringere Fehlerquote
• kein lästiger Papierkram
• Kompatibilität mit den gängigen Buchhaltungssystemen
• Übersichtlichkeit für den Arbeitgeber
• Zentralisierung der Unternehmensausgaben

Klingt verlockend? Finden wir auch!

Pleo ist eine smarte Lösung, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren und Ihnen viel Zeit, Kosten und Nerven zu sparen. Zentralisieren Sie Unternehmensausgaben wie Bargeldabhebungen, private Auslagen und den Verpflegungsmehraufwand. In Zukunft erfassen Sie Belege auf Ihrer Dienstreise einfach und unkompliziert digital!

Behalten Sie den Überblick über Betriebsausgaben – Ihre Spesenabrechnungen und Auslagenerstattungen laufen fast wie von selbst.