Alle Infos rund um den Dienstreiseantrag inkl. Muster-Vorlage

Trotz Zoom & Co. gibt es auch 2026 noch viele Gründe, warum Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeitenden auf eine geschäftliche Reise entsenden.

In vielen Fällen möchten aber auch Arbeitnehmende aus eigenem Interesse verreisen, zum Beispiel für Fortbildungen oder Messe-Besuche. In diesen Fällen müssen die Angestellten ein wichtiges Dokument ausfüllen: den Dienstreiseantrag.

Welche Vorgaben beim Dienstreiseantrag gelten, wie die Beantragung funktioniert und wie Sie diese Schritte digitalisieren, erklären wir Ihnen in diesem Artikel genauer.

Was ist ein Dienstreiseantrag? Definition

Ein Dienstreiseantrag wird von Arbeitnehmer:innen gestellt und von Arbeitgeber:innen genehmigt. Als Dienstreise zählt eine Reise dann, wenn Angestellte die reguläre Arbeitsstätte verlassen und ihre Tätigkeit an einem anderen Ort ausüben. Der Antrag dient dabei der Genehmigung der Dienstreise selbst und der damit verbundenen Kosten.

Um als Dienstreise zu gelten, muss die Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Dienststelle und der eigenen Wohnung stattfinden. 

Gilt das auch, wenn ich vom Homeoffice ins Büro fahre? Wenn Sie normalerweise im Homeoffice arbeiten und ausnahmsweise mal zum Büro fahren, dann zählt das nicht als Dienstreise. Was für Dienstreiseanträge in Frage kommt, ist in den Reiserichtlinien eines Unternehmens festgelegt.

Noch Fragen zur Dienstreise? Machen Sie sich in unserem Dienstreise-Leitfaden mit den Grundlagen zur Geschäftsreise vertraut.

Wann müssen Angestellte einen Dienstreiseantrag ausfüllen?

Die Beantragung einer Dienstreise ist ein fester Bestandteil der Vorbereitung einer Dienstreise. Sie befreit den Dienstreisenden von der Anwesenheitspflicht an der ersten Dienststätte und macht finanzielle Mittel für die Durchführung der Reise frei.

Der Dienstreiseantrag erfolgt in aller Regel VOR der Dienstreise. 

Eine schriftliche Genehmigung für die Dienstreise ist nur dann nicht erforderlich, wenn die Reise innerhalb des Dienstortes stattfindet. Sollte eine Dienstreise von den Vorgesetzten angefordert werden, können die Reisenden ebenfalls von der Beantragung ihrer Dienstreise befreit werden.

Wollen Arbeitnehmer:innen jedoch auf eigene Faust eine Dienstreise antreten, etwa um an einer Fortbildung teilzunehmen oder eine Messe zu besuchen, brauchen sie dafür immer eine Genehmigung. Genaue Bestimmungen zur Antragstellung befinden sich in den Reiserichtlinien.

Warum sollten Sie einen Dienstreiseantrag stellen?

Die Beantragung einer Dienstreise ist nicht nur eine Plficht. Sie lohnt sich: Denn in vielen Fällen erhalten Mitarbeiter:innen zusammen mit der Genehmigung das sogenannte Tagegeld, um ihren Verpflegungsmehraufwand während der Dienstreise zu decken. Übernachten Sie im Rahmen Ihrer Reise in einem Hotel, könnte Ihnen außerdem eine Übernachtungspauschale zustehen.

Da kein gesetzlicher Anspruch auf Tagegeld besteht, kann es jedoch sein, dass den Reisenden trotz Genehmigung keine finanzielle Unterstützung gewährt wird. Aber wir können beruhigen: In diesen Fällen werden Sie nicht auf den Kosten sitzen bleiben, denn Sie können den Verpflegungsmehraufwand einfach als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Planen Sie eine Auslandsdienstreise? Beachten Sie, dass bei Auslandsreisen länderspezifische Sätze für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschale gelten.

Unterschied zwischen aktivem und passivem Dienstreiseantrag

Bei Dienstreiseanträgen wird zwischen aktiven und passiven Anträgen unterschieden.

Bei aktiven Dienstreiseanträgen stellen die Mitarbeitenden den Antrag vor Antritt der Reise. Die Reise dürfen sie erst dann buchen und antreten, wenn eine Genehmigung seitens des Vorgesetzten vorliegt.

Passive Reiseanträge sind vor allem in Unternehmen, in den viel gereist wird, üblich. Diese werden zwar vor der Reise ausgefüllt, müssen jedoch nicht direkt genehmigt werden. Arbeitnehmer:innen können die Dienstreise auch ohne direkte Genehmigung antreten. Vorgesetzte werden über Änderungen informiert, zum Beispiel wenn Reiserichtlinien missachtet werden oder wenn die Reise mehr kostet als ursprünglich gedacht.

So reichen Sie Ihren Dienstreiseantrag ein: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sie planen eine Dienstreise? Fackeln Sie nicht lange und reichen Sie zeitnah Ihren Dienstreiseantrag ein. Mit einem frühzeitigen und formgerechten Antrag steigen Ihre Chancen auf eine Genehmigung immens:

Folgen Sie diesen vier Schritten, um Ihre Dienstreise korrekt zu beantragen:

Schritt 1: Füllen Sie Ihren Dienstreiseantrag aus

Füllen Sie den unternehmensinternen Dienstreiseantrag aus oder laden Sie unsere Muster-Vorlage für den Dienstreiseantrag herunter. Nutzen Sie die App-basierte Beantragung der Dienstreise, sofern bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden.

Schritt 2: Legen Sie weitere Unterlagen bei (optional)

Neben den Pflichtangaben zur Dienstreise kann es sinnvoll sein, weitere Unterlagen, z. B. Infomaterialien und Erklärungen zum Dienstreiseantrag beizulegen, insbesondere dann, wenn es sich um eine Dienstreise handelt, die Sie aus Eigeninitiative planen.

Schritt 3: Reichen Sie Ihren Dienstreiseantrag ein

Reichen Sie den ausgefüllten Dienstreiseantrag bei Ihrem Vorgesetzten ein. In der Regel ist Ihre Abteilungsleitung für die Prüfung und Genehmigung des Antrags verantwortlich. Reichen Sie Ihren Antrag mehrere Wochen vor Reiseantritt ein.

Schritt 4: Warten Sie auf die Genehmigung Ihrer Dienstreise

Sobald der Dienstreiseantrag eingereicht ist, wird er durch die Abteilungsleitung auf die Nötigkeit und durch die Finanzabteilung auf das Budget überprüft. Ist die Dienstreise einmal genehmigt, können Sie mit der konkreten Reiseplanung beginnen.

Dienstreise beendet? Nach Abschluss der Dienstreise machen Sie Ihren Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten mit einer sogenannten Reisekostenabrechnung geltend.

Welche Angaben gehören in einen Dienstreiseantrag?

Für Dienstreiseanträge gibt es keine standardisierten formalen oder gesetzlichen Vorgaben. Vielmehr hängt die Form eines Dienstreiseantrags von den Bestimmungen in den Reiserichtlinien des jeweiligen Unternehmens ab. Dennoch gibt es einige Angaben, die in jedem Antrag vorhanden sein sollten.

Damit ein Reiseantrag genehmigt werden kann, muss er korrekt ausgefüllt sein und die folgenden Pflichtangaben enthalten:

Persönliche Angaben

Wie jeder andere Antrag braucht auch ein Dienstreiseantrag alle allgemeinen Daten zu Ihrer Person. Neben dem vollständigen Namen werden die Funktion, die Personalnummer und die zugehörige Abteilung angegeben. Wenn mehrere Personen gemeinsam einen Reiseantrag stellen, können die Daten aller Mitreisenden hinterlegt werden.

Reisedatum

Der wichtigste Punkt ist das Reisedatum. An dieser Stelle werden sowohl das geplante Anfangs- als auch das Enddatum der Reise angegeben. Wenn die Dienstreise von den Vorgesetzten gewünscht ist, wird die Reisetätigkeit – sofern sie in die normale Arbeitszeit fällt – wie gewohnt vergütet. Das gilt auch dann, wenn die Reisenden ihre reguläre Arbeitszeit unterwegs unterschreiten.

Reiseziel

Natürlich ist auch das Reiseziel von Relevanz, da es entscheidet, welche Vorgaben gelten. Für eine Reise am Dienstort ist keine Genehmigung erforderlich und bei Reisen ins Ausland gelten die Vorschriften für die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV).

Reisegrund

Natürlich möchten Arbeitgeber:innen wissen, aus welchem Grund ihre Mitarbeitenden eine Dienstreise antreten wollen. Dafür wird der Reisegrund angegeben. Eine Genehmigung ist vor allem dann realistisch, wenn Arbeitnehmende sich beruflich weiterbilden möchten und dafür zum Beispiel eine Fortbildung besuchen wollen.

Kostenstellen

Die Kostenstellen werden für die Zuordnung der Reisekosten eingesetzt. Sie sind wichtig für die Reisekostenabrechnung, da Arbeitgeber:innen dadurch nachvollziehen können, wofür Mitarbeiter:innen Geld benötigen.

Experten-Tipp: Um spätere Komplikationen zu vermeiden, sollten die Reisenden unterwegs sämtliche Belege aufbewahren. Das kann zwar nervig sein, aber mit den passenden Tools kann das Sammeln von Belegen heutzutage einfach digitalisiert und automatisiert werden.

Anfallende Kosten

Unterschiedliche Kosten werden anfallen – Fahrtkosten, Teilnahmegebühren, Übernachtungskosten, usw. Wer eine Dienstreise beantragen möchte und die anfallenden Kosten bekannt geben soll, weiß meistens noch nicht genau, wie hoch die Kosten am Ende sein werden. Trotzdem sollten die Antragstellenden geschätzte Kosten im Dienstreiseantrag angeben.

Zusätzliche Informationen und Unterlagen

An dieser Stelle können die Mitarbeiter:innen sämtliche Zusatzinformationen hinterlegen. Das können zum Beispiel, wenn sie schon im Vorfeld gekauft wurden, Eintrittskarten zu Veranstaltungen sein. Aber auch Einflussfaktoren auf die Reisekosten, wie das Besitzen einer BahnCard oder das Planen der Dienstreise mit privatem Pkw können die Antragsteller:innen hier angeben.

Dienstreiseantrag Vorlage: Jetzt herunterladen

Viele Informationen müssen für die Beantragung einer Dienstreise bereitgestellt werden. Das macht es bei einem Dienstreiseantrag nicht immer leicht, den Überblick zu behalten – besonders dann, wenn das Unternehmen nicht über ein eigenes Dienstreiseantrag Formular verfügt.

Damit Ihr nächster Antrag alles Wichtige enthält, haben wir für Sie eine umfassende Vorlage erstellt, die den Vorgaben für Dienstreiseanträge entspricht. Laden Sie die kostenlose Dienstreiseantrag-Vorlage als PDF-Dokument kostenlos herunter und füllen Sie sie aus. (Und wenn Sie es lieber oldschool mögen, dann können Sie das Dokument natürlich auch ausdrucken und in Papierform einreichen.)

5 Tipps & Tricks für eine schnelle Dienstreisegenehmigung

Sorgfalt macht bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Dienstreisen den Unterschied. Erinnern Sie sich an diese fünf Hinweise für Dienstreisen, wenn Sie Ihren nächsten Dienstreiseantrag ausfüllen.

Diese fünf Tipps und Tricks erleichtern Ihren Dienstreiseantrag:

• Konsultieren Sie die Reiserichtlinien: Verlassen Sie sich bei der Vorbereitung einer Dienstreise nicht allein auf Informationen aus dem Internet. Letzte Instanz bei formalen Fragen sollten stets die internen Dienstreiserichtlinien sein.

• Stellen Sie Ihren Antrag frühzeitig: Stellen Sie Ihren Dienstreiseantrag so früh wie möglich. Immerhin beeinflusst die Dienstreise nicht nur Ihren eigenen Arbeitsplan, sondern auch die Budgetplanung des Unternehmens.

• Planen Sie sinnvolle Reisekosten: Steigern Sie Ihre Chancen auf die Genehmigung Ihrer Dienstreise, indem Sie sinnvolle Optionen für Transport und Unterkunft wählen. First-Class-Tickets und luxuriöse Hotels stellen sich hinten an.

• Fassen Sie sich kurz: Halten Sie zusätzliche Erklärungen zu Ihrer Dienstreise prägnant und so kurz wie möglich. Damit beschleunigen Sie die Bearbeitung Ihres Antrags, ohne wichtige Informationen vorzuenthalten.

• Sammeln Sie Belege: Einmal auf Dienstreise sollten Sie für Ordnung in der Kosten- und Zeiterfassung sorgen. Sammeln Sie Belege für zusätzliche Reisekosten und notieren Sie Ihre Aufenthaltsorte und -zeiten genau, um Pauschalen zu erhalten.

TMS: Dienstreiseanträge mit Dienstreise Software digitalisieren

PDFs mit Dienstreiseantrag-Vorlagen sind zwar schön und gut, aber irgendwann haben Sie ausgedient. Immer mehr Prozesse in Unternehmen werden heutzutage digitalisiert – und das hat gute Gründe.

Reisemanagementplattformen, oder – in der Sprache der digitalen Welt – TMS, ermöglichen die Digitalisierung für Dienstreiseanträge. Das macht es praktisch für Mitarbeiter:innen, weil sie ihre Anträge einfach online ausfüllen können. Alle benötigten Daten werden einfach in vorgegebene Felder über eine Eingabemaske ausgegeben, dadurch ist alles vollständig und entspricht den Vorgaben.

Was daran so gut ist?

Die Arbeit mit Dienstreise bedeutet…

• eine geringere Fehlerquote,
• dass keine Ablage in Papierform erforderlich ist,
• eine kürzere Bearbeitungszeit,
• ein niedrigeres Risiko, dass wichtige Angaben ausgelassen werden,
• dass Nachfragen über das System möglich sind.

Digitales Reisemanagement mit Pleo Rückerstattungen

Durch entsprechende Software lassen sich nicht nur Dienstreiseanträge digitalisieren, sondern auch der ganze Prozess, der damit zusammenhängt. Wenn der Dienstreiseantrag gestellt und die Reise genehmigt ist, kommt die Pleo-App ins Spiel: Sie hilft Unternehmen dabei, alle Abrechnungsprozesse schrittweise zu digitalisieren.

Mit Pleo an Ihrer Seite entstehen diese Vorteile:

• Automatische Berechnung von Verpflegungspauschalen
• Einfache und schnelle Verbuchung und Rückerstattung von Auslagen
• Digitale Erfassung von Belegen und Ausgaben sowie automatisierte Vorkontierung
• Einfache und schnelle Dokumentation von Fahrtwegen
• Durchgängiger Datenschutz an beiden Enden
• Kompatibilität mit den gängigen Buchhaltungssystemen

Klingt verlockend? Finden wir auch!

Pleo Rückerstattungen ist eine smarte Lösung, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren und Ihnen viel Zeit, Kosten und Nerven zu sparen. Zentralisieren Sie Unternehmensausgaben wie Bargeldabhebungen, private Auslagen und den Verpflegungsmehraufwand. In Zukunft erfassen Sie Belege auf Ihrer Dienstreise einfach und unkompliziert digital!

Fazit

Der Dienstreiseantrag ist eine wichtige Voraussetzung für jede Dienstreise. Er meldet die Dienstreise formell beim Unternehmen an und sichert Ihnen zu, dass Sie nicht auf den Kosten sitzenbleiben.

Sollte Ihr Unternehmen nicht über ein eigenes Dienstreiseantrag Formular verfügen, empfehlen wir Ihnen, unsere Dienstreiseantrag Vorlage zu nutzen – ODER aber den Schritt zu Softwarelösungen zu machen.

Software für die Reisekostenabrechnung hilft Ihnen wiederum dabei, Ihre Ausgaben nach Abschluss der Dienstreise zurückzufordern. Steigen Sie noch heute auf Pleo Rückerstattungen um, um sich Ihre Reisekosten ganz einfach selbst zu erstatten.

FAQs

Was ist ein Dienstreiseantrag?

Bei einem Dienstreiseantrag handelt es sich um die formale Beantragung der Genehmigung Dienstreise und der damit verbundenen Kosten. Dieser wird in der Regel als Formular oder per App eingereicht.

Wann muss ein Dienstreiseantrag gestellt werden?

Ein Dienstreiseantrag muss grundsätzlich vor dem Antritt einer Dienstreise gestellt werden. Er ist bei den meisten Dienstreisen verpflichtend, vor allem dann, wenn Sie eine Reise in Eigeninitiative planen.

Warum einen Dienstreiseantrag stellen?

Ein Dienstreiseantrag wird oft durch die Dienstreiserichtlinien vorausgesetzt. Außerdem genehmigt er die Erstattung von Kosten, die für die Durchführung der Dienstreise nötig sind, wie z. B. den Verpflegungsmehraufwand oder die Übernachtungspauschale.

Wie sieht ein Dienstreiseantrag aus?

Ein Dienstreiseantrag besteht in der Regel aus persönlichen Angaben, Reisedaten, dem Reiseziel, dem Reisegrund, Kostenstellen, weiteren anfallenden Kosten und zusätzlichen Informationen zur Dienstreise.