Verfügen Sie im Unternehmen über ein eigenes IT-Team oder nutzen regelmäßig spezialisierte Hardware und Software in Ihren Workflows, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihr IT-Procurement zu optimieren. Oft wird die IT-Beschaffung als Teil der konventionellen Beschaffung verstanden – das schadet allerdings der Effizienz Ihrer IT-Infrastruktur.
Wie IT-Beschaffung funktioniert und wie Sie mit ihrer Hilfe mehr Nachhaltigkeit in Ihrem IT-Beschaffungsmanagement etablieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist IT-Procurement? Definition
Das IT-Procurement, zu deutsch: IT-Beschaffung oder IT-Einkauf, ist ein Teilbereich der unternehmerischen Beschaffung, der sich Beschaffungsprozessen in der IT-Abteilung annimmt.
Zur IT-Beschaffung gehören alle Prozesse, die mit dem Einkauf von IT-Ressourcen – also Hardware, Software sowie Support und Wartung von informationstechnischen Geräten und Systemen – zu tun haben. Neben den Einkäufen von Produkten und Dienstleistungen umfasst sie auch die Implementierung und Wartung von Informationstechnologie in Unternehmen.
Beim IT-Procurement handelt es sich um die geregelte, strategische Beschaffung von Hardware, Software sowie Support und Wartung.
Diese Prozesse betreffen längst nicht mehr nur das IT-Team selbst, sondern auch andere Abteilungen, die auf IT-Produkte angewiesen sind. Deshalb sind Unternehmen auf ein IT-Procurement mit einer klaren IT-Beschaffungsstrategie angewiesen.
Zu den Aufgaben im IT Procurement gehören unter anderem die Auswahl und der Einkauf der richtigen Hardware und Software sowie die Rekrutierung qualifizierter IT-Fachkräfte. Daher sind auch zahlreiche Parteien in den Beschaffungsprozess involviert, wie z. B. Lieferant:innen, Mitarbeiter:innen und Führungskräfte.
Was ist der Unterschied zwischen IT-Beschaffung und konventioneller Beschaffung?
Man könnte meinen, dass die IT-Beschaffung der konventionellen Beschaffung gleich sei – nur eben für die IT-Abteilung. Dem ist aber nicht so. Auch wenn die konventionelle Beschaffung und das IT-Procurement den gleichen Ursprung haben, erfüllen sie unterschiedliche Aufgaben und verfolgen andere Ziele.
Während sich die konventionelle Beschaffung in erster Linie um die Beschaffung von physischen Gütern und die Optimierung von Kosten und Lieferfristen dreht, dient die IT-Beschaffung dem Einkauf von Hardware, Software und IT-Dienstleistungen. Dabei spielen die Verwaltung wiederkehrender Lizenzkosten, das Lebenszyklusmanagement und das Risikomanagement eine übergeordnete Rolle.
Zur konventionellen Beschaffung: Lernen Sie in unserer Einführung in die strategische Beschaffung, wie konventionelle Beschaffung in Unternehmen gelingt.
Welche Aufgaben umfasst das IT-Procurement?
IT Procurement umfasst sowohl administrative als auch strategische Aufgaben. Grundsätzlich folgen diese dem gleichen Grundprinzip, unterscheiden sich aber teilweise in bestimmten Bereichen.
Ein Bereich ist das IT Hardware Procurement, in dem sich die Mitarbeiter:innen speziell mit dem Einkauf von Hardware befassen. Andere Bereiche befassen sich mit der Beschaffung von Software, Sicherheitstechnologien oder Lösungen zum Datenmanagement.
Administrative Aufgaben im IT-Procurement
Administrative Aufgaben fokussieren sich auf die tägliche Verwaltung und Ausführung von Beschaffungsprozessen. Sie sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz und Ordnung im Tagesgeschäft.
Zu den administrativen Aufgaben des IT Procurements gehören:
- Bearbeitung von Angebotsanfragen, Ausschreibungsanfragen und Informationsanfragen
- effiziente Auftragsabwicklung
- Budgetverwaltung
- Vendor Management
- Lizenzmanagement
- Management von Verträgen
Strategische Aufgaben im IT-Procurement
Strategische Aufgaben zielen darauf ab, das Unternehmen langfristig auszurichten und Wettbewerbsvorteile zu schaffen.
Die strategischen Aufgaben des IT Procurements umfassen:
- Implementierung von Automatisierungsprozessen
- detaillierte Bedarfsanalysen
- Compliance-Management
- umfangreiches Risikomanagement
- Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien (besonders Kosten-, Lieferanten- und Nachhaltigkeitsstrategien)
- Optimierung von Strukturen und Prozessen
Vorteile einer effizienten IT-Beschaffung
Die Implementierung einer IT-Beschaffungsstrategie bringt mehrere administrative, strategische und finanzielle Vorteile mit sich, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken:
Dies sind die wichtigsten Vorteile effizienter IT-Beschaffungsprozesse:
- Weniger Komplexität: Klare Vorgaben an die Auswahl und den Einkauf von Hardware und Software machen IT-Beschaffungsprozesse vorhersehbar und gewährleisten die gesetzliche Compliance, ohne Prozesse zu verkomplizieren.
- Mehr Leistung: Die Optimierung von Hardware-Käufen hinsichtlich Leistung und Lebenszyklus sowie die Prüfung von Software-Lizenzen tragen dazu bei, dass IT-Lösungen den Unternehmensanforderungen und -zielen gerecht werden.
- Höhere Transparenz: Eine klare IT-Beschaffungsstrategie schafft Transparenz über den IT-Bedarf und den IT-Einkauf und erlaubt die Auswertung sämtlicher Aktivitäten für die strategische Planung des Unternehmens.
- Mehr Zufriedenheit: Eine geregelte IT-Beschaffung sorgt für mehr Zufriedenheit im IT-Team, die von mehr Transparenz, besserer Hardware und Software und mehr Sicherheit profitiert. Das wirkt sich auch positiv auf andere Abteilungen aus.
- Höhere Kosteneffizienz: Durch proaktives IT-Beschaffungsmanagement können Sie IT-Ausgaben effizienter verwalten. Legen Sie ein IT-Budget fest, formulieren Sie Ausgaberichtlinien und legen Sie Limits für Einkäufe mit Firmenkarten fest.
- Bessere Lieferantenbeziehungen: Eine effiziente Kostenkontrolle erlaubt die Aushandlung besserer Lieferantenverträge, die Optimierung von Lizenzverträgen und Sammelzahlungen für mehrere Jahre. Das stellt auch Lieferanten zufrieden.
IT Hardware Procurement: So bringen Sie mehr Nachhaltigkeit in Ihren Einkauf
Neben der Optimierung der IT-Beschaffung spielt auch die Frage nach der nachhaltigen Beschaffung eine wachsende Rolle. Eine nachhaltige Beschaffung schafft zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen – ganz zu Schweigen von der Stärkung Ihres Unternehmensimages.
Mit der umweltfreundlichen Beschaffung von Hardware-Produkten – wie Computer, Drucker, Monitore, Netzwerkgeräte und Scanner – heben Sie Ihr IT Hardware Procurement auf das nächste Level. Denn mit energieeffizienter und ressourcenschonender Hardware profitieren Sie langfristig.
Dabei sollten Sie folgende Aspekte im Blick behalten:
- niedrige Emissionswerte
- geringer Energieverbrauch
- gute Recyclingfähigkeit
- klimafreundlicher Transport
- umweltfreundliche Produktion
Mehr Kontrolle über Ihre IT-Teams mit Pleo Subscriptions
Schaffen Sie Transparenz über Ihre Ausgaben in der IT-Beschaffung, indem Sie auf Pleo Subscriptions setzen.
Pleo Subscriptions ist eine Ausgabenlösung für Ihren IT-Einkauf, die sämtliche Software-Ausgaben erfasst, kategorisiert und optimiert. Die Lösung erkennt doppelte Abschlüsse und Mehrzahlungen automatisch und hilft Ihnen damit, unnötige IT-Ausgaben einzustampfen.
Dazu können Sie Ihre IT-Budgets direkt in Pleo Subscriptions integrieren und automatisch umsetzen. Erstellen Sie dedizierte Pleo Firmenkarten für Ihre IT-Abteilung, versehen Sie diese mit individuellen Limits und Budgets für den IT-Einkauf und erteilen Sie Freigaben für IT-Ausgaben effizient mithilfe Ausgaberichtlinien und smarten Genehmigungs-Flows.
Fazit
Als Sonderform der unternehmerischen Beschaffung kümmert sich die IT-Beschaffung um den Einkauf von Hardware, Software und IT-Dienstleistungen. Dabei erfüllt sie eigene Aufgaben und verfolgt eigene Ziele. Die Formulierung und Umsetzung einer IT-Beschaffungsstrategie bringt einige administrative, strategische und finanzielle Vorteile mit sich, muss aber auch durch die richtigen Tools gestützt werden.
Pleo Subscriptions erlaubt Ihnen, Ihre IT-Ausgaben digital zu verfolgen, zu verwalten und zu optimieren. Die Ausgabenlösung analysiert Ihre Software-Abos mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI), spricht Empfehlungen für Verbesserungen aus und erlaubt Ihnen, Ihr IT-Beschaffungsmanagement digital umzusetzen.
FAQs
Was bedeutet IT-Procurement?
Unter IT-Procurement, oder IT-Beschaffung, versteht man die strategische Auswahl und den Einkauf von Hardware, Software und IT-Dienstleistungen. Dazu umfasst sie auch den Support und die Wartung von IT-Infrastruktur und die Rekrutierung von IT-Personal.
Was macht ein IT-Procurement-Manager?
Ein IT-Procurement-Manager ist für die Formulierung, Implementierung und Umsetzung einer IT-Beschaffungsstrategie in einem Unternehmen zuständig. Er trägt die Verantwortung für die Auswahl und den Einkauf von IT-Hardware und Software.
Was macht ein IT-Einkäufer?
Ein IT-Einkäufer ist ein integraler Bestandteil der IT-Beschaffung. Er ist für die Auswahl und den Einkauf von IT-Hardware und Software zuständig. Dabei folgt er der IT-Beschaffungsstrategie, die zuvor vom IT-Procurement-Manager entworfen wurde.
