Das lästige Erstellen von Monatsabschlüssen: So geht alles einfacher

Der Jahresabschluss gehört ohne Zweifel zu den zeitaufwändigsten und wenig beliebten Aufgaben in Unternehmen. Er muss zum Ende eines Geschäftsjahres erstellt werden. Um das Aufsetzen des Jahresabschlusses einfacher zu gestalten, entscheiden sich viele Unternehmen für die Erstellung von Monats- oder Quartalsabschlüssen, die eine Zwischenbilanz ziehen. Die Anfertigung eines solchen Zwischenabschlusses ist für die entsprechenden Mitarbeitenden immer wieder eine Herausforderung und kann zu Überstunden und Frust im Team führen. 🤬 

Aber muss im Jahre 2023 das Erstellen eines Monatsabschlusses immer noch ein solcher Kampf sein? In diesem Artikel nehmen wir den Monatsabschluss genauer unter die Lupe und helfen Ihnen dabei, diesen schnell über die Bühne zu bringen 💃🏻. Dafür erhalten Sie zeitsparende Tipps und Hinweise, die dafür sorgen, dass Ihnen der Monatsabschluss leichter von der Hand geht. Sind Sie gerade schon beim Lesen des Worts „Monatsabschluss“ zusammengezuckt? 😱 Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie!

Was gehört zum Monatsabschluss? Ein Überblick 🔍

Achtung, Augen offen halten und ein Gähnen unterdrücken, denn jetzt kommen einige trockene Fakten: 

Unter dem Monatsabschluss wird die monatliche Zusammenstellung der Finanzzahlen Ihres Unternehmens verstanden. Eine Alternative zum Monatsabschluss ist der Quartalsabschluss, bei dem alle drei Monate die finanziellen Daten Ihres Unternehmens zusammengefasst werden. Beim Monatsabschluss bzw. Quartalsabschluss handelt es sich, vereinfacht gesagt, um einen kleinen Jahresabschluss.

In vielen Unternehmen wird der Abschluss noch manuell durchgeführt. Dabei sortieren Mitarbeiter:innen per Hand Rechnungen und Belege, prüfen diese auf ihre Richtigkeit und korrigieren gegebenenfalls Buchungen. 

10 Aufgaben in der Buchhaltung auf dem Weg zum korrekten Monatsabschluss

🆘 Okay, zugegeben… Das klingt erst mal alles ganz schön trocken. Doch mit den richtigen Hilfsmitteln können Sie den Monatsabschluss für Ihr Team produktiver gestalten. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihren Mitarbeiter:innen bei der Erstellung des Abschlusses hilft. 

1. Alle Unterlagen vollständig sammeln 📋

Ihre Mitarbeiter:innen müssen alle Unterlagen bzw. Belege sowie Quittungen sammeln. Es lohnt sich, wenn Ihr Team die Belege schon im laufenden Monat nach einem bestimmten System ablegt bzw. sortiert. 

Um die Ausgaben zu prüfen, benötigen Ihre Mitarbeiter:innen die entsprechenden Kostenbelege, Rechnungen und Abrechnungen.

2. Prüfung der gesammelten Unterlagen 🕵️‍♀️

Bei diesem Teilschritt sollten Ihre Mitarbeiter:innen die gesammelten Belege und Quittungen auf Vollständigkeit prüfen und diese im Anschluss ordnen. Dabei sollten alle Einnahmen, Erträge und Forderungen notiert werden und bei ausbleibenden Zahlungen eine Erinnerung an Ihre Kund:innen geschickt werden. Dabei können auch Verzugszinsen angesetzt werden. 

Gleichen Sie Ihre Ausgaben und Transaktionen auf dem Bankkonto mit den Kostenbelegen und Abrechnungen ab und stellen Sie sicher, dass hier keine Fehler unterlaufen sind. 

3. Belege und Rechnungen ordnungsgemäß archivieren 📂

Laut gesetzlicher Vorgabe müssen alle Belege archiviert werden. In den meisten Unternehmen geschieht dies digital. Elektronische Rechnungen bzw. Belege müssen Ihre Mitarbeiter:innen sogar zwingend digital archivieren. Es ist leider nicht ausreichend, diese auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.

4. Buchungsperioden öffnen und schließen 🔓

Die aktuelle Buchungsperiode muss geschlossen und eine neue Buchungsperiode geöffnet werden. Theoretisch ist es in den meisten Buchungsprogrammen möglich, mehrere Buchungsperioden zu öffnen. Allerdings ist es sinnvoll, die vergangene Buchungsperiode immer zu schließen, nachdem sie fertig bearbeitet wurde. Anschließend kann dann eine neue Buchungsperiode eröffnet werden. 

5. Belege ordnungsgemäß archivieren 📂

Ihre Mitarbeitenden müssen laut gesetzlicher Vorgabe alle Belege archivieren. In den meisten Unternehmen werden die Belege digital archiviert. Es gibt dafür verschiedene Software-Lösungen. Elektronische Rechnungen bzw. Belege müssen sogar zwingend digital archiviert werden. Es ist nicht ausreichend, diese auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Der Vorteil dabei: Digital geht ohnehin alles viel schneller! 💪

6. Abgrenzung von Geschäftsvorfällen bzw. Einnahmen und Ausgaben 💰💸

Für den Monatsabschluss ist es wichtig, ausschließlich die Geschäftsvorfälle zu berücksichtigen, die den entsprechenden Monat betreffen. Alle anderen Buchungen müssen abgegrenzt und in einem anderen Monat gebucht werden.

7. Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufstellen und mit dem Kassenbuch abgleichen 📕

Sofern Ihre Mitarbeiter:innen mit dem System der doppelten Buchführung arbeiten, ist die Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) Routine. Andernfalls können Ihre Mitarbeiter:innen alternativ auch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen.

8. Umsatzsteuer berechnen 🧮

Nach der Erstellung der GuV geht es an die Ermittlung der abzuführenden Umsatzsteuer 🕵️‍♀️. Wenn Ihr Unternehmen eine Umsatzsteuerzahllast von 7.500,00 Euro oder mehr hat, muss die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich vorgenommen werden.

9. Monatsbilanz erstellen 🗓️

Im vorletzten Schritt des Zwischenabschlusses wird die Monatsbilanz aufgestellt. Diese gibt Ihnen Aufschluss über die Finanzsituation des abgelaufenen Monats. Außerdem lässt die Monatsbilanz Rückschlüsse auf den Unternehmenserfolg zu und ermöglicht es, zukünftige Entscheidungen auf Grundlage der vorliegenden Daten strategisch zu treffen.

10. Offene Posten für den nächsten Monat notieren 📝

Nicht alle Posten bzw. Belege betreffen den abgelaufenen Monat. Sind Belege, Buchungen oder andere Positionen für den nächsten Monat offen, sollten Ihre Mitarbeitenden diese notieren, sodass sie im nächsten Monat erfasst werden können.

Die ultimative Monatsabschluss-Checkliste

Vom Prittstift und Excel zur digitalen Buchhaltung: Dieser Mission hat Pleo sich verschrieben. Daher wollen wir Ihnen den Prozess bis hin zum Monatsabschluss mit unseren digitalen Lösungen erleichtern. Falls Sie aber noch keine Zeit hatten, auf den digitalen Zug 🚄 aufzuspringen, haben wir eine praktische Checkliste als PDF zum Ausdrucken für Sie zusammengestellt. Dort sind die oben sehenden Punkte wiederzufinden – und noch einige weitere wichtige Schritte, die Ihren Mitarbeiter:innen bei der Erstellung des Monatsabschlusses helfen könnten! 

In dieser können Ihre Mitarbeiter:innen bei der Erstellung des Monatsabschlusses im Jahr 2023 jeden Teilschritt abhaken. So ist gesichert, dass nichts vergessen wird! Mit der kostenlosen Pleo-Checkliste steht dem richtigen Monatsabschluss in Zukunft garantiert nichts mehr im Weg.

Ist der Monatsabschluss in Deutschland Pflicht? 🤔

Der Monatsabschluss oder ein Quartalsabschluss sind in Deutschland grundsätzlich nicht verpflichtend. Sie denken sich: „Super, dann können wir uns das Ganze ja sparen“? Ganz so einfach ist es nicht. Wie Sie eben erfahren haben, bringt ein Monatsabschluss auch viele Vorteile mit sich. Denn anders als die Erstellung eines monatlichen Abschlusses ist die Erstellung des Jahresabschlusses Pflicht! 

Da diese Erstellung ohne das vorherige Aufbereiten der Finanzdaten sehr aufwendig ist, lohnt es sich, regelmäßig (im Optimalfall monatlich) einen Abschluss zu erstellen. 

Von der Pflicht zur Erstellung des Jahresabschlusses sind lediglich Unternehmen mit weniger als 600.000,00 Euro Umsatz und 60.000,00 Euro Gewinn in den vergangenen zwei Jahren ausgenommen.

Wie sinnvoll ist der Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss als Zwischenbericht kann den Jahresabschluss erheblich erleichtern, wenn er strukturiert und sorgfältig durchgeführt wird. Besonders vorteilhaft ist der regelmäßige Monatsabschluss zudem, da dadurch ein kontinuierlicher bzw. stetiger Überblick über die Finanzlage des Unternehmens sichtbar wird. Es kann sofort auf finanzielle Unstimmigkeiten reagiert werden. Außerdem ist es Ihnen dadurch möglich, strategische Entscheidungen schneller zu treffen und Optimierungen von Prozessen im Unternehmen vorzunehmen.

Entscheider:innen haben somit sofort die Option, auf positive sowie negative Entwicklungen zu reagieren und entsprechend zu handeln. Dadurch haben Sie einen ganz klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenzbetrieben. 

Vor- und Nachteile bei der Erstellung des Monatsabschlusses ➕ ➖

Diese Probleme können beim Erstellen des Monatsabschlusses auftreten

Wie Sie sehen, sind mit der Erstellung des Monatsabschlusses auch einige Schwierigkeiten verbunden. Aber gute Nachrichten: Wir helfen Ihnen, diese aus dem Weg zu räumen! Da wir finden, dass sich Zwischenberichte durchaus lohnen, gehen wir in diesem Kapitel noch mal genauer auf Probleme ein, die bei der Erstellung des Monatsabschlusses auftreten können. So können Sie mögliche Hindernisse schnell erkennen und diese rechtzeitig umgehen. 

In den meisten mittelständischen Unternehmen wird der Monatsabschluss manuell erstellt. Daraus ergeben sich oft Stolperfallen, die vermeidbar sind. Häufig ist schlichtweg nicht klar, welche Mitarbeiter:innen sich um welche Teilschritte kümmern 😕. Je nach Unternehmen werden Aufgaben des Monatsabschlusses unstrukturiert erledigt, da es keinen klaren Workflow gibt. Vor allem in kleineren Unternehmen kennen sich so manches Mal nur einzelne Angestellte  einigermaßen mit dem Monatsabschluss aus. Werden diese Mitarbeiter:innen krank oder befinden sich im Erholungsurlaub, bleiben die Abschlussarbeiten liegen. Zudem ist vielen Mitarbeiter:innen nicht klar, welche Unterlagen den Monatsabschluss betreffen. 

Sind die einzureichenden Schriftstücke und Belege bekannt, gibt es häufig keinen standardisierten und schlanken Weg für die Einreichung. Es treten außerdem oft Probleme bei der Informationsverarbeitung auf. Diese ist sehr aufwendig und die Dateneingabe nimmt viel Zeit in Anspruch. 

Zudem fehlen dem Team oft Echtzeitunterlagen wie z.B. Spesenabrechnungen, die von den Mitarbeiter:innen noch nicht eingereicht wurden. So weiß ihr Finanzteam oft erst, wie viel Geld die Mitarbeiter:innen ausgegeben haben, wenn der Monatsabschluss längst gemacht ist. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Im Nachhinein müssen lästige Korrekturen vorgenommen werden.
2. Die zuständigen Mitarbeiter:innen müssen den betreffenden Kolleg:innen für die Einreichung der Spesenabrechnungen ständig hinterherlaufen und dafür sorgen, dass die Unterlagen auch rechtzeitig vorliegen. 🏃💦

Puh, das klingt beides ganz schön anstrengend …

Insgesamt entstehen dadurch unproduktive Prozesse und Unzufriedenheit aufseiten der Mitarbeiter:innen, der Arbeitgeber:innen und sogar der Steuerberater:innen.

In der heutigen Zeit gibt es jedoch smarte Lösungen, mit denen Ihr Team den Monatsabschluss unkompliziert erledigen kann. Durch die digitale Kostenabrechnung, die Sie z.B. zur Spesenabrechnung nutzen können, sparen Sie übrigens nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel „Was manuelle Kostenabrechnungen tatsächlich kosten“.

Den Monatsabschluss 2023 mit Pleo revolutionieren 

Alte Prozesse erneuern kann Spaß machen, wenn das Endergebnis stimmt. Daher möchten wir mit Ihnen gemeinsam anfangen, Ihre Prozesse abzustauben und Schritt für Schritt zu digitalisieren.

In vielen Unternehmen werden zum Monatsende Belege gesucht, zu spät eingereicht und müssen sortiert und abgelegt werden. Wie wir in diesem Artikel gezeigt haben, können dadurch kleine (und sehr menschliche) Fehler passieren und dafür sorgen, dass der Monatsabschluss nicht aufgeht. Oft fehlt zuständigen Mitarbeiter:innen bei der manuellen Kostenabrechnung außerdem die Übersicht über Echtzeitdaten wie Spesenabrechnungen. Dadurch herrscht wenig Übersicht über Ausgaben oder Auslagen und die Prozesse nehmen viel Zeit in Anspruch. Damit will Pleo nun Schluss machen! ✋

Pleo ist eine intuitive und einfach gestaltete ganzheitliche Ausgabenverwaltung für Unternehmen fast jeder Größenordnung. Wir bieten Unternehmen ein automatisiertes und komplett digitales Ausgabenmanagement, das vollkommen transparent ist. Die Buchhaltung hat in Echtzeit alle Aufwendungen im Blick und kann zudem Limits für Ausgaben setzen. Getätigte Auslagen lassen sich zudem von den Mitarbeiter:innen selbstständig erstatten. Das spart wertvolle Zeit und vieeele viele Nerven. Außerdem sehen Sie so direkt alle Ausgaben und Einnahmen übersichtlich und digital aufbereitet in der App. Pleo lässt sich zudem in alle gängigen Buchhaltungssysteme wie DATEV integrieren, sodass Ihr Monatsabschluss deutlich vereinfacht wird. Wenn das mal keine Erleichterung ist! 😍

Nie wieder Belege sortieren und archivieren. Kein langwieriges Korrigieren von Buchungsfehlern. Kein monatelanges Warten auf die Ergebnisse des Monatsabschlusses: Profitieren Sie von einer komplett digitalen Belegerfassung sowie einer effizienten technischen Lösung, die zeitgleich von mehreren Mitarbeiter:innen bedient werden kann und Ihre Prozesse revolutioniert. 

Synchronisieren Sie unkompliziert Ihre Ausgaben und Belege mit Pleo und Ihrer firmeninternen Buchhaltungssoftware und behalten Sie stets den Echtzeitüberblick darüber, wofür Ihr Geld ausgegeben wird.