Der Jahresabschluss zählt zu den zeitaufwändigsten und weniger beliebten Aufgaben in Unternehmen. Er muss zum Ende eines Geschäftsjahres erstellt werden. Um den Jahresabschluss einfacher zu gestalten, entscheiden sich viele Unternehmen für eine regelmäßige Zwischenbilanz durch Quartals- oder Monatsabschlüsse.
Aber auch Zwischenabschlüsse können für Mitarbeiter:innen immer wieder zur Herausforderung werden – und Überstunden als auch Frust im Team verursachen.
Die große Frage ist: Muss der Monatsabschluss in 2025 immer noch ein solcher Kampf sein?
In diesem Artikel nehmen wir den Monatsabschluss genauer unter die Lupe und helfen Ihnen dabei, diesen schnell über die Bühne zu bringen. Sie erhalten zeitsparende Tipps und Hinweise, damit Ihnen der Monatsabschluss leichter von der Hand geht. Sind Sie schon beim Lesen des Worts „Monatsabschluss“ zusammengezuckt? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie!
|
Das Wichtigste auf einen Blick:
|
Was gehört zum Monatsabschluss?
Der Monatsabschluss ist die monatliche Zusammenstellung der Finanzzahlen Ihres Unternehmens. Eine Alternative zum Monatsabschluss ist der Quartalsabschluss, bei dem alle drei Monate die finanziellen Daten Ihres Unternehmens zusammengefasst werden. Der Quartals- bzw. Monatsabschluss ist wie ein kleiner Jahresabschluss.
In vielen Unternehmen wird der Abschluss noch manuell durchgeführt. Dafür sortieren Mitarbeiter:innen per Hand Rechnungen und Belege, prüfen diese auf ihre Richtigkeit und korrigieren gegebenenfalls Buchungen.
10 Aufgaben für den korrekten Monatsabschluss
Das klingt im ersten Schritt ganz schön trocken... aber mit den richtigen Hilfsmitteln können Sie Ihrem Team einen produktiven Monatsabschluss ermöglichen. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihren Mitarbeiter:innen bei der Erstellung des Abschlusses hilft.
1. Alle Unterlagen vollständig sammeln
Ihre Mitarbeiter:innen müssen alle Unterlagen bzw. Belege sowie Quittungen sammeln. An dieser Stelle lohnt es sich natürlich, wenn Belege bereits im laufenden Monat nach einem bestimmten System ablegt bzw. sortiert wurden.
Um die Ausgaben zu prüfen, benötigen Ihre Mitarbeiter:innen die entsprechenden Kostenbelege, Rechnungen und Abrechnungen.
2. Prüfung der gesammelten Unterlagen
Bei diesem Teilschritt sollten Ihre Mitarbeiter:innen die gesammelten Belege und Quittungen auf Vollständigkeit prüfen und im Anschluss ordnen. Dabei sollten alle Einnahmen, Erträge und Forderungen notiert werden und bei ausbleibenden Zahlungen eine Erinnerung an Ihre Kund:innen geschickt werden. Dabei können auch Verzugszinsen angesetzt werden.
Gleichen Sie Ihre Ausgaben und Transaktionen auf dem Bankkonto mit den Kostenbelegen und Abrechnungen ab. Stellen Sie sicher, dass hier keine Fehler unterlaufen sind.
3. Belege und Rechnungen ordnungsgemäß archivieren
Laut gesetzlicher Vorgabe müssen alle Belege archiviert werden. In den meisten Unternehmen geschieht dies digital. Elektronische Rechnungen bzw. Belege müssen Ihre Mitarbeiter:innen sogar zwingend digital archivieren. Es ist nicht ausreichend, Rechnungen und Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren.
4. Buchungsperioden öffnen und schließen
Die aktuelle Buchungsperiode muss geschlossen und eine neue Buchungsperiode geöffnet werden. Theoretisch ist es in den meisten Buchungsprogrammen möglich, mehrere Buchungsperioden zu öffnen. Es ist aber sinnvoller, die vergangene Buchungsperiode zu schließen, nachdem sie fertig bearbeitet wurde. Anschließend kann dann eine neue Buchungsperiode eröffnet werden.
5. Belege ordnungsgemäß archivieren
Ihre Mitarbeitenden müssen laut gesetzlicher Vorgabe alle Belege archivieren. In den meisten Unternehmen werden Belege digital mit Software-Lösungen archiviert.
Vor allem für elektronische Rechnungen und Belege ist eine digitale Archivierung wichtig, da sie verpflichtend ist. Es ist nicht ausreichend, Belege und Rechnungen auszudrucken und aufzubewahren. Ihr großer Vorteil: Digital geht alles viel schneller!
6. Abgrenzung von Geschäftsvorfällen bzw. Einnahmen und Ausgaben
Für den Monatsabschluss ist es wichtig, ausschließlich die Geschäftsvorfälle zu berücksichtigen, die den entsprechenden Monat betreffen. Alle anderen Buchungen müssen abgegrenzt und in einem anderen Monat gebucht werden.
7. Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufstellen und mit dem Kassenbuch abgleichen
Sofern Ihre Mitarbeiter:innen mit dem System der doppelten Buchführung arbeiten, ist die Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) Routine. Andernfalls können Ihre Mitarbeiter:innen alternativ auch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen.
8. Umsatzsteuer berechnen
Nach der Erstellung der GuV geht es an die Ermittlung der abzuführenden Umsatzsteuer.
Der Monatsabschluss ist verpflichtend, wenn Ihr Unternehmen eine Umsatzsteuerzahllast von 7.500,00 EUR oder mehr hat. Denn in diesem Fall muss die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich vorgenommen werden.
9. Monatsbilanz erstellen
Im vorletzten Schritt des Zwischenabschlusses wird die Monatsbilanz aufgestellt. Diese gibt Ihnen Aufschluss über die Finanzsituation des abgelaufenen Monats. Außerdem lässt die Monatsbilanz Rückschlüsse auf den Unternehmenserfolg zu.
Dadurch können Sie zukünftige Entscheidungen auf Grundlage der vorliegenden Daten strategisch treffen.
10. Offene Posten für den nächsten Monat notieren
Nicht alle Posten bzw. Belege betreffen den abgelaufenen Monat.
Wenn Belege, Buchungen oder andere Positionen für den nächsten Monat offen bleiben, sollten Ihre Mitarbeiter:innen diese notieren, damit sie im nächsten Monat erfasst werden können.
Die ultimative Monatsabschluss-Checkliste
Pleo hat es sich zum Ziel gemacht, digitale Buchhaltung zu vereinfachen. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen auch den Prozess bis zum Monatsabschluss mit unseren digitalen Lösungen erleichtern.
Sie hatten noch keine Zeit, um auf den digitalen Zug aufzuspringen? Nutzen Sie unsere praktische Pleo-Checkliste zum Ausdrucken. Sie finden alle oben angeführten Punkte und noch weitere Schritte, die Ihren Mitarbeiter:innen beim Monatsabschluss helfen können.
Mit dieser Checkliste können Ihre Mitarbeiter:innen alle einzelnen Schritte bei der Erstellung des Monatsabschlusses abhaken und sicherstellen, dass nichts vergessen wird. Einem perfekten Monatsabschluss steht nichts mehr im Weg.
Ist der Monatsabschluss in Deutschland Pflicht?
Monatsabschluss oder Quartalsabschluss sind in Deutschland grundsätzlich nicht verpflichtend. Sie denken sich: „Super, dann können wir uns das Ganze ja sparen“ – ganz so einfach ist es aber nicht.
Ein Monatsabschluss bringt auch viele Vorteile mit sich (die wir uns noch im Detail ansehen werden).
Anders als der Monatsabschluss ist der Jahresabschluss verpflichtend: Und da die Erstellung eines Jahresabschlusses ohne jegliche Aufbereitung von bisherigen Finanzdaten sehr aufwendig werden kann, lohnt es sich, regelmäßig (im besten Fall monatlich) einen Abschluss zu erstellen.
Ausgenommen von der Pflicht zur Erstellung des Jahresabschlusses sind lediglich Unternehmen mit weniger als 600.000,00 EUR Umsatz und 60.000,00 EUR Gewinn in den vergangenen zwei Jahren.
Führen Sie ein börsennotiertes Unternehmen, sind Sie dazu verpflichtet, Zwischenberichte zu erstellen. Hier reicht also die Anfertigung des Jahresabschlusses nicht aus. In der Regel bezieht sich die Pflicht zur Erstellung von Zwischenberichten jedoch auf eine halbjährliche Anfertigung.
Wie sinnvoll ist der Monatsabschluss?
Der Monatsabschluss als Zwischenbericht kann den Jahresabschluss deutlich erleichtern – wenn er strukturiert und sorgfältig durchgeführt wird. Der regelmäßige Monatsabschluss bringt einen kontinuierlichen und stetigen Überblick der Finanzlage des Unternehmens und macht eine sofortige Reaktion auf finanzielle Unstimmigkeiten möglich. Zusätzlich können Sie strategische Entscheidungen schneller treffen und Prozesse in Ihrem Unternehmen dadurch optimieren.
Entscheider:innen haben somit sofort die Option, auf positive sowie negative Entwicklungen zu reagieren und entsprechend zu handeln. Das schafft einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerber:innen.
Vor- und Nachteile bei der Erstellung des Monatsabschlusses
|
Vorteile |
Nachteile |
|
|
Monatsabschluss erstellen: Probleme die auftreten können
Wie Sie in der Tabelle sehen können, sind mit der Erstellung des Monatsabschlusses auch einige Schwierigkeiten verbunden. Aber gute Nachrichten: Wir helfen Ihnen, diese zu überwinden!
Wir finden, dass Zwischenberichte sehr lohnenswert sein können und aus diesem Grund gehen wir in diesem Kapitel genauer auf mögliche Probleme ein, die beim Monatsabschluss auftreten können. Das kann Ihnen helfen mögliche Hindernisse rascher zu erkennen und diese rechtzeitig zu umgehen.
In den meisten mittelständischen Unternehmen wird der Monatsabschluss manuell erstellt. Dadurch entstehen auch einige Hürden, die vermieden werden könnten:
- Zuständigkeit ist nicht klar definiert: In vielen Fällen wissen Mitarbeiter:innen einfach nicht wer sich um welche Teilschritte kümmern soll. Je nach Unternehmen werden Aufgaben des Monatsabschlusses unstrukturiert erledigt, da es keinen klaren Workflow gibt. Vor allem in kleineren Unternehmen kennen sich so manches Mal nur einzelne Angestellte einigermaßen mit dem Monatsabschluss aus. Werden diese Mitarbeiter:innen krank oder befinden sich im Erholungsurlaub, bleiben die Abschlussarbeiten liegen. Zudem ist vielen Mitarbeiter:innen nicht klar, welche Unterlagen den Monatsabschluss betreffen.
- Einreichungsprozess ist zu komplex: Sind die benötigten Schriftstücke, Rechnungen und Belege vollständig zusammengetragen, gibt es häufig keinen standardisierten Prozess für die Einreichung. Dies verursacht oft Probleme bei der Daten- und Informationsverarbeitung und macht die Dateneingabe aufwendig und nimmt viel Zeit in Anspruch.
- Unterlagen fehlen: Zudem fehlen oft aktuelle Unterlagen wie z.B. Spesenabrechnungen, die von den Mitarbeiter:innen noch nicht eingereicht wurden. So weiß ihr Finanzteam oft erst, wie viel Geld die Mitarbeiter:innen ausgegeben haben, wenn der Monatsabschluss bereits abgeschlossen ist.
In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können im Nachhinein lästige Korrekturen vornehmen oder zuständige Mitarbeiter:innen müssen den betreffenden Kolleg:innen für die Einreichung der Spesenabrechnungen ständig hinterherlaufen und dafür sorgen, dass die Unterlagen rechtzeitig vorliegen. Beides klingt ganz schön anstrengend…
Das führt oft zu unproduktiven Prozessen und verursacht Unzufriedenheit für Mitarbeiter:innen, Arbeitgeber:innen und in vielen Fällen auch für Steuerberater:innen.
In der heutigen Zeit gibt es jedoch smarte Lösungen, die Ihr Team beim Monatsabschluss unterstützen. Durch die digitale Kostenabrechnung, die Sie z.B. zur Spesenabrechnung nutzen können, sparen Sie übrigens nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel „ Was manuelle Kostenabrechnungen tatsächlich kosten“.
Revolutionieren Sie Ihren Monatsabschluss 2025 mit Pleo
Wenn das Endergebnis passt, dann kann es richtig Spaß machen alte Prozesse aufzufrischen. Daher möchten wir mit Ihnen gemeinsam anfangen, Ihre Prozesse abzustauben und Schritt für Schritt zu digitalisieren.
In vielen Unternehmen werden zum Monatsende hin Belege gesucht, zu spät eingereicht und müssen noch rasch sortiert und kategorisiert werden. Dadurch können sich kleine (und sehr menschliche) Fehler einschleichen und einen inkorrekten Monatsabschluss verursachen. Wenn zuständigen Mitarbeiter:innen bei der manuellen Kostenabrechnung auch die Übersicht über Echtzeitdaten (z. B. Spesenabrechnungen) fehlt, dann kann der Überblick über Ausgaben oder Auslagen rasch verloren gehen. Zudem nehmen diese Prozesse deutlich mehr Zeit in Anspruch.
Pleo ist eine einfache und ganzheitliche Ausgabenverwaltung für Unternehmen fast jeder Größenordnung.
Als Pleo-Benutzer:in erwartet Sie:
- automatisiertes und komplett digitales Ausgabenmanagement
- volle Transparenz über alle Ausgaben in Echtzeit
- Ausgaben-Limits und Transparenz über alle Aufwendungen
- Auslagen können von Mitarbeiter:innen selbstständig eingereicht werden
- Integration in gängige Buchhaltungssysteme wie DATEV möglich
- vereinfachter Monatsabschluss
Für Ihren vereinfachten Monatsabschluss heißt das konkret: Nie wieder Belege sortieren und archivieren und auch kein aufwendiges Korrigieren von Buchungsfehlern mehr. Da Belege in Echtzeit erfasst werden können, ist Pleo eine effiziente Lösung, die gleichzeitig von mehreren Mitarbeiter:innen genutzt werden kann.
Revolutionieren Sie Ihre internen Prozesse und behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wofür Ihr Geld ausgegeben wird. Das spart Ihnen auch Zeit und Nerven beim nächsten Monatsabschluss!
