Beneficios de la factura electrónica para tu empresa
La facturación electrónica que está al caer no trae solo nuevas obligaciones operativas, sino una lista de ventajas que conviene que conozcas.
Así, quizá te pases antes a la nueva facturación electrónica B2B y evites los problemas típicos de hacer los cambios sobre la bocina, en el último minuto.
Por ejemplo, uno de los beneficios de la factura electrónica es que mejorará la gestión de tu liquidez.
Otro, que podrás cobrar y pagar facturas sin esfuerzo, de forma semiautomática.
¿Y eso?
Ahora te lo explicamos, cuando profundicemos en cuáles son los beneficios de la factura electrónica para empresas como la tuya.
De momento, eso sí, vamos a ponerte en situación, por si te hemos pillado desprevenido.
¿Qué es la nueva factura electrónica y por qué va a ser obligatoria?
No, la factura electrónica no es técnicamente nueva. Ya se usa cuando se factura a la Administración, de hecho.
Lo de «nueva» viene porque el proceso operativo va a ser algo diferente, y porque será obligatoria en todos los negocios entre empresas y profesionales; es decir, en los acuerdos B2B.
¿Que te factura un proveedor? ¿Que le facturas a un cliente que es una empresa? Usaréis en ambos casos la nueva factura electrónica de la Ley Crea y Crece 👌
Sí, la normativa de la factura electrónica viene definida en la Ley Crea y Crece, que se aprobó en 2022 con dos objetivos claros: digitalizar el tejido empresarial español y reducir la morosidad que afectaba, sobre todo, a autónomos y pymes.
Para lograrlo, la medida estrella de la ley fue hacer obligatorio el uso de la nueva facturación electrónica en España entre empresas y profesionales.
Y esa «nueva factura electrónica»... ¿en qué consiste realmente?
Básicamente, se trata de emitir, enviar y recibir facturas en un formato digital estructurado, a través de plataformas homologadas y con una trazabilidad completa del estado de cada factura —emisión, recepción, aceptación, pago…—.
Nada de PDFs por email: hablamos de un sistema más fiable, más automatizado y mucho más conectado con el resto de procesos financieros de la empresa... y sus beneficios vienen por ahí 🙃
Unos beneficios de la factura electrónica que podrías empezar a aprovechar desde ya, incluso antes de que llegue la fecha en que sea obligatoria.
¿De cuándo estamos hablando?
¿Qué dice la regulación de la factura electrónica B2B sobre la fecha límite?
Que el reloj se pondrá en marcha en cuanto se apruebe el reglamento de la Ley Crea y Crece, del que ahora solo se tiene un borrador.
Una vez se apruebe definitivamente, la obligación de adoptar la factura electrónica se hará de forma escalonada para dos grupos:
- El primer grupo lo conforman las empresas y profesionales que facturen más de 8 millones de euros al año: un año después
- El segundo grupo, los que facturen menos de esos 8 millones: tendrán dos años
Pero a ver, ¿por qué esperar para adoptarla, con la de ventajas que implica?
¿No te lo crees?
Espera a ver qué beneficios tiene la facturación electrónica, que te van a sorprender 👇
Primer beneficio: mejora la gestión de la tesorería y más visibilidad
Uno de los grandes beneficios de la factura electrónica es que te da visibilidad. Y cuando tienes esa visibilidad financiera, tomas decisiones basándote en datos reales y no en intuiciones que pueden estar en lo cierto... o no.
¿Resultado?
Una mejor gestión financiera, sin lugar a dudas, porque todo lo que decides está plenamente justificado con datos, que no suelen mentir.
Dentro de esa gestión financiera, un aspecto clave es la liquidez. El dinero que hay en caja, vamos.
En lugar de revisar las tradicionales hojas de Excel, preguntar a otros departamentos o esperar a que un proveedor confirme que ha recibido una factura… con la facturación electrónica lo tendrás todo clarinete en tiempo real.
Sabrás qué facturas están emitidas, cuáles aceptadas, cuáles están por pagar y cuáles ya se han cobrado. En tiempo real, además, gracias a lo que se conoce como estados de la factura electrónica.
Y eso, en términos de gestión de tesorería, es oro.
Porque puedes anticipar entradas y salidas de dinero, ajustar tus protecciones financieras y planificar mejor los pagos a proveedores.
Sin sorpresas. Sin tensiones de última hora.
Cobros y pagos más ágiles casi sin necesidad de intervenir
Otro de los beneficios de la factura electrónica es que reduce enormemente el esfuerzo que supone cobrar y pagar facturas.
¿Hasta qué punto?
Compara: para pagar facturas en PDF, tenías que buscar el documento en el email, descargarlo, darle un nombre al archivo, abrirlo, comprobar que toda la información y las cantidades estuvieran bien, registrar los datos de la factura, hacer el pago y, si querías, avisar al emisor de la factura de que ya estaba el pago hecho.
Horror.
Y al cobrar, lo mismo: primero has de crear la factura, enviarla por email y esperar a que llegue el pago.
Con la factura electrónica los cobros y pagos a proveedores se agilizan mucho, mucho.
¿Por qué?
Porque tu proveedor enviará la factura directamente a tu software de facturación, por lo que no tendrás que registrar nada a mano. Y cuando hagas el pago, podrás informar rápidamente a tu proveedor y a Hacienda en el programa de facturación electrónica, sin necesidad de enviar correos ni nada.
Para cobrar, harás como tus proveedores: enviarás las facturas electrónicas que has creado cómodamente desde tu programa. Y si el proveedor la acepta y paga, tu programa te avisará.
Y lo mejor: todo quedará registrado, rastreable, porque la trazabilidad de los procesos de facturación electrónica será total.
La factura electrónica mejora la relación con tus clientes y proveedores
Más beneficios de la factura electrónica; y vamos con uno directamente relacionado con el que acabamos de ver.
Se trata de cómo mejora la comunicación y la relación con esa otra parte de los acuerdos: tus clientes y proveedores.
¿Por qué?
Porque con la nueva facturación electrónica, todos tenéis acceso a la misma información, en tiempo real.
Olvídate de estos clásicos:
- «¿Me has enviado la factura?»
- «¿Ya la has pagado?»
- «¿Me avisarás cuando la pagues?»
Nada, nada.
Con la nueva factura electrónica, tanto tú como tu proveedor o cliente sabéis en qué estado está la factura: si está emitida, recibida, aceptada o pagada.
Esto reduce malentendidos, evita disputas y elimina el clásico cruce de emails o llamadas que consume tiempo y termina desgastando relaciones comerciales.
Y hace que cometas menos errores manuales
Ojo, que estás ante uno de los beneficios de la factura electrónica más apetecibles e interesantes: la reducción de errores.
De los errores que cometes al hacer los procesos manualmente, mejor dicho.
Hay muchas posibilidades: equivocarse al teclear el número de factura, al escribir el IVA, pagar dos veces una misma factura...
Son errores que además de suponer un riesgo financiero importante en algunos casos, en todos te costará más o menos tiempo subsanarlos.
Y emplear tiempo a subsanar errores es muuuucho menos productivo que invertirlo en tomar decisiones estratégicas, por ejemplo.
Pero espera, que como no detectes el error y este se propague, el despiste puede convertirse en multa, que Hacienda no hace prisioneros.
Si aplicas un IVA deducible que no deberías... cuidadito.
Bueno, cuidadito o pasarte a la nueva factura electrónica, porque ya no tendrás que registrar a mano datos de ningún tipo.
Cuando te llegue una factura a tu programa, al ser datos estructurados, el software de facturación electrónica cogerá la información y la registrará, sin que tengas que intervenir.
Y como el programa seguramente estará conectado con tu software de contabilidad, contabilizarás todos los ingresos o gastos sin necesidad de volcar esa información a mano.
¡Boom!
Los costes administrativos también descienden
Venga, que seguimos para bingo en esto de los beneficios de la facturación electrónica.
Vamos con los gastos administrativos, que resulta que también bajarán. Y no por arte de magia, sino fruto de la automatización de procesos.
Piensa en todo lo que implica una factura tradicional: recibirla, bajarla, archivarla, responder correos, escanear documentos cuando hablamos de papeles, subirlos a carpetas, clasificarlos, almacenarlos en archivadores...
Todo para que al final la tengas debidamente registrada en tu sistema de facturación y contabilizada, claro, y cumplir así con tus obligaciones fiscales.
Con la factura electrónica, esa ristra de tareas administrativas desaparece y con ella, sus gastos asociados en personal, hardware, archivadores físicos o papel.
Solo pagarás el coste de la herramienta que uses para gestionar las facturas electrónicas y el salario de las personas responsables, que como tendrán todo automatizado, contarán con más tiempo para realizar otras tareas de mayor valor.
Mira, mira qué proceso más limpio: recibes la factura directamente en tu software, se registra automáticamente, se contabiliza con un clic… y cuando quieras acceder a ella, ya sabes que la tienes esperando en la nube ☁️
El ahorro de tiempo y recursos es real, sí.
Más transparencia y control interno
Sí, todavía queda un beneficio en la lista, porque además de ahorrar tiempo y dinero, la factura electrónica mejora algo esencial para cualquier equipo financiero: la transparencia y el control interno.
Y es que todas las facturas quedan registradas de forma digital y segura en la nube, con una trazabilidad que es total.
Eso te permite saber exactamente qué se ha emitido, qué se ha recibido, cuándo, en qué estado está cada una y en qué estado estaba… y tener todo perfectamente localizable cuando toca hacer auditorías o revisiones.
Se acabó lo de perder el hilo de una factura porque alguien no la subió al sistema cuando tocaba.
Di adiós también a la inseguridad que genera saber si un gasto está contabilizado o no.
Con la nueva facturación electrónica, toda la información está ordenada, sincronizada y accesible en la nube, bien segura.
Y además, las facturas electrónicas son inalterables: una vez emitida, la factura queda registrada tal cual, sin riesgo de haber sufrido modificaciones de ningún tipo.
La versión que veas será la original.
Es posible que te preguntes que si quieres cambiar algo, ¿qué?
Pues no tendrás que editar, sino generar una factura electrónica rectificativa.
Eso también es transparencia —para Hacienda, para tu equipo, para quien supervisa...—, desde luego, con la dosis de la seguridad que aportan los altos estándares de seguridad de la nube.
Aunque para auténticos beneficios de la factura electrónica, añade Pleo a tu stack
La facturación electrónica va a cambiar las reglas del juego o, al menos, de cómo facturas con proveedores y clientes que sean empresas o profesionales autónomos.
Pero hay algo con lo que no va a poder, al menos de momento: con los gastos del día a día.
El café en la estación de tren antes de un viaje de trabajo, por ejemplo.
O la noche de hotel que tu equipo reserva a última hora porque la reunión con ese proveedor se alargó más de la cuenta.
O el taxi que le lleva del aeropuerto a la oficina del cliente.
O ese menú que termina pagando en efectivo en el descanso de una conferencia.
¿Cómo controlas el papeleo de todos esos gastos?
¿Cómo te los deduces sin errores?
¿Cómo los registras en el sistema de forma automática cuando el pago es un billete de 20 €?
La respuesta está en Pleo, solución para gestionar gastos que funciona con una app y tarjetas de empresa para hacer el trabajo «de campo».
¿Hay que hacer un pago de trabajo? Tu equipo usa su tarjeta Pleo, le hace una foto al justificante de pago... y listo, queda registrado en el sistema.
Así, sean facturas electrónicas o no, olvídate de los eternos problemas asociados a los gastos y optimízalos desde ya.
Sin facturas simplificadas o tickets cuya tinta se borre y luego no haya quien lo entienda.
Sin notas de gastos que haya que revisar.
Sin los molestos reembolsos de gastos de viaje tras un improductivo proceso de revisión.
Suma Pleo al programa de factura electrónica que elijas, intégralos —sí, Pleo se integra con él, ya verás— y hágase la magia ✨
¿El próximo paso?
Adoptar la nueva realidad desde ya para disfrutar de los beneficios de la factura electrónica que hemos visto, sumar la gestión de gastos de Pleo a tu stack... y a llevar unas finanzas de diez sobre diez.
