¿Es obligatorio pagar dietas a los trabajadores? Todo lo que hay que saber
Las dietas laborales suelen estar rodeadas de dudas, tanto para empleados como para empresas.
¿Cuándo hay que pagar dietas a los trabajadores?
¿Hay que incluirlas en nómina?
¿Y si no se justifican?
Las respuestas no siempre son sencillas, porque entran en juego factores como el tipo de trabajo, el convenio colectivo y si existe o no un desplazamiento fuera del centro habitual.
Vamos a repasar qué dice la ley, qué obligaciones tiene tu empresa en cuanto al pago de dietas, cuándo están exentas y cómo gestionarlas correctamente para evitar problemas con Hacienda… o con tu propio equipo.
¿Qué incluyen las dietas que se pagan a los trabajadores?
Pero lo primero es lo primero: ¿qué entendemos como «dietas?»
A ojos de la ley, las dietas laborales son los gastos de estancia y manutención en los que incurre tu equipo cuando se va de viaje de trabajo a un municipio distinto al habitual.
Es decir, cuando mandas a alguien a trabajar fuera, el alojamiento y las comidas es lo que conforman las dietas.
¿Y los transportes, bien sea en avión, en tren o en coche, propio o alquilado?
No son realmente dietas, sino gastos de locomoción y kilometraje y, al igual que las dietas, también se compensan.
Así pues, cuando hablamos de si es obligatorio pagar dietas a los trabajadores, nos estamos refiriendo al alojamiento y a los desayunos/comidas/cenas en las salidas o viajes de trabajo.
Tipos de dietas
Y dentro de ese conjunto de manutención y alojamiento, ¿existen distintos tipos de dietas de viaje?
Lo cierto es que sí:
- Por un lado, tenemos las medias dietas, que son aquellas en las que no se pernocta
- Y por otro, las dietas completas, que son aquellas en las que sí se pasa un mínimo de una noche fuera
¿Y se compensan?
¿Se pagan?
Lo vemos enseguida, pero de momento vamos con un aspecto que es fundamental que entiendas: las dietas exentas.
¿Las dietas están exentas?
Adelantándonos a la gran pregunta sobre la obligación de la empresa de pagar la comida y alojamiento o no, digamos que sí, que las dietas se pagan.
Esa cantidad de dinero que le das a tu equipo en concepto de dietas está exenta hasta cierto límite, que dependerá de dos factores: si el viaje se hace al extranjero o no, o si se pernocta —dieta completa— o no —media dieta—.
Estos son los límites exentos:
- Viaje a otro municipio de España con pernocta: 53,34 €/día
- Viaje a otro municipio de España sin pernocta: 26,67 €/día
- Viaje a otro municipio fuera de España con pernocta: 91,35 €/día
- Viaje a otro municipio fuera de España sin pernocta: 48,08 €/día
Si decides compensar por encima, todo ese excedente tributará. Es decir, tu equipo pagará IRPF por él, y tu empresa lo declarará a la Seguridad Social.
Además, para que la dieta esté exenta, el desplazamiento siempre tiene que hacerse a un municipio distinto del habitual y los gastos en los que incurra tu equipo se tienen que poder justificar.
Al final le dedicamos un capítulo enterito al tema, que es importante.
Dicho esto, ahora sí, vamos con el gran meollo de la cuestión.
Entonces... ¿es obligatorio pagar dietas a los trabajadores?
Como decía Jarabe de Palo, depende 🎵
No existe una obligación general por ley de pagar dietas en todos los casos, pero sí puede haber obligación si el convenio colectivo así lo establece, si tu empresa lo ha reconocido en el contrato firmado con el trabajador, si está en las políticas internas... o si es una práctica consolidada.
El Estatuto de los Trabajadores no impone el pago de dietas como norma general, pero sí reconoce el derecho a ser compensado cuando hay gastos por desplazamiento por motivos laborales.
Lo habitual es que esto, además, quede regulado en el convenio colectivo aplicable a tu sector o a tu empresa.
Por ejemplo, muchos convenios incluyen cláusulas como esta:
«El personal que, por necesidades del servicio, deba desplazarse fuera del municipio del centro de trabajo, tendrá derecho a la percepción de dietas en concepto de manutención y alojamiento, según las cuantías fijadas en este convenio».
Hablamos de convenios colectivos como el de comercio de Madrid, de oficinas y despachos de Barcelona, de hostelería de Valencia, etc.
Si no hay mención expresa en el convenio en el que se enmarca la empresa, dependerá de si hay una política interna documentada, si es algo que se haya negociado antes de la firma del contrato o si es una práctica habitual consolidada.
Es decir 💡
- Si lo dice el convenio y así lo indica, se paga y este determina cuánto
- Si hay políticas internas documentadas y así lo indican, se paga y estas determinan cuánto
- Si es una práctica consolidada pagarla, se paga de la misma forma
- Y si se negocia a la hora de establecer el acuerdo entre empresa y trabajador, si se llega al acuerdo, este determinará cuánto se paga
Si tu equipo se pregunta algo tipo «¿me pueden quitar las dietas de la nómina si ya llevan pagándomelas un tiempo?», la respuesta es que no.
Es importante tener claro que no puedes dejar de pagar dietas unilateralmente si se cumple alguna de esas condiciones.
Y desde luego, no puedes descontarlas de la nómina sin más, porque eso podría considerarse una modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
Ahora, dejando atrás el aspecto legal, pasemos al sentido común.
Si tu empresa manda a alguien de viaje y tiene que gastar en hotel, comidas con clientes y más… lo normal es que esos gastos corran a cargo de la compañía, ¿no?
¿Cuándo hay que pagar dietas a los trabajadores?
Vamos a dar una vuelta de tuerca.
Suponiendo que tu empresa vaya a pagar las dietas, ¿cuándo, realmente, la ley acepta que se trata de dietas?
¿Qué condiciones deben darse?
La principal, que ya la hemos comentado, es que se dé un desplazamiento fuera del municipio habitual.
Las dietas se pagan cuando una persona trabajadora tiene que salir de su centro de trabajo —normalmente ubicado en un municipio concreto— para realizar tareas en otra localidad, lo que le genera gastos de manutención y/o alojamiento.
Pero no, no basta con que se mueva de sitio.
Para que proceda el pago de dietas a trabajadores, deben cumplirse más requisitos:
- Que el desplazamiento sea por motivos laborales.
- Que implique una distancia suficiente para justificar el gasto: no está regulado de forma general, pero muchos convenios lo fijan en salir del término municipal
- Que el desplazamiento no sea habitual; si lo es, podría considerarse un cambio de centro de trabajo y no habría derecho a dieta
- Que el trabajador incurra realmente en gastos y pueda justificarlos
Si tu equipo se desplaza dentro de su municipio o a centros de trabajo que ya forman parte de su zona habitual de trabajo, no hay obligación de pagar dieta, salvo que el convenio diga lo contrario.
En cambio, si envías a alguien a una feria, a una reunión con un cliente, a una formación en otra provincia… ahí sí se generan dietas, y el Estatuto de los Trabajadores indica que hay que compensarlas.
Cómo declarar las dietas de los trabajadores
Las dietas pueden estar exentas de tributar, sí… pero no por ello desaparecen del radar de Hacienda.
Ojalá
Si tu empresa paga dietas, debe asegurarse de declararlas correctamente y dejar constancia a efectos tanto contables como fiscales.
Vamos por partes: ¿qué pasa con las dietas exentas?
Cuando se cumplen los requisitos —desplazamiento, justificación, límites establecidos…—, las dietas están exentas de IRPF y no cotizan a la Seguridad Social.
Eso sí, deben quedar debidamente registradas como cualquier otro tipo de gasto de empresa.
¿Y cómo se declaran?
Como están exentas, no declararás las retenciones, sino que tendrás que incluirlas como gastos de viaje en la cuenta 629... o como gastos de representación en la 627.
Ahora bien, en la nómina deben aparecer reflejadas como concepto aparte, claramente identificado como «dietas» o «gastos de desplazamiento», para evitar confusiones con el salario habitual.
Este apunte es importante por dos motivos:
- Porque tu equipo verá reflejado el importe recibido en concepto de dietas, aunque esté exento de retención
- Porque la empresa podrá justificar ante Hacienda que no se trata de salario encubierto, sino de una compensación legal por gastos derivados del trabajo
Así que sí: aunque no tribute, debe quedar documentado 👌
¿Y si no son dietas exentas?
Entonces sí tributan como salario. En ese caso, deben incluirse:
- En el modelo 111, que refleja las retenciones de IRPF
- En el modelo 190, que es el resumen anual
Y por supuesto, cotizarán a la Seguridad Social.
Además, se computarán como rendimiento del trabajo en la declaración de la renta del trabajador, lo que afectará a su IRPF anual 💸
Ojo con poder justificar el pago de las dietas a los trabajadores
Porque sí, puedes tener toda la buena intención del mundo de compensar los gastos de tu equipo cuando se va de viaje… pero si no hay justificación suficiente, Hacienda puede entender que esas dietas son una retribución encubierta.
Es decir, cuidado con las dietas en nómina sin justificar: es una forma de no pagar impuestos como empresa, precisamente por esas dietas exentas hasta los límites que hemos visto.
Por eso, tienes que poder justificar cada dieta.
Si compensas a tu equipo, Hacienda puede pedirte las facturas simplificadas o tickets que justifiquen que tu equipo, en efecto, ha tenido gastos computables como dietas.
Y lo mismo con otras compensaciones que no son dietas, como por ejemplo el kilometraje, para el que tendrás que poder demostrar que los viajes han tenido lugar.
Si no puedes justificar el pago de las dietas, problemas.
Y no queremos de eso, ¿no?
Por eso, asegúrate de tener esto siempre a mano:
- El motivo del desplazamiento claro, detallado y documentado
- La fecha, duración del desplazamiento y destino, para que quede constancia del municipio distinto
- Los justificantes del gasto, ya sea en forma de tickets o facturas
- El importe abonado y el concepto, bien identificado en la nómina
¿Quieres un consejo?
Define una política de gastos de viaje clara, pon límites razonables —tú verás si pagas por encima de las cantidades exentas o no—, deja constancia por escrito de las reglas y, sobre todo, automatiza el registro de los justificantes de pago.
Te evitarás muchos dolores de cabeza y problemas ante la Agencia Tributaria, algo que no agradeces hasta que lo sufres.
Pleo, la solución para evitar problemas con el pago de las dietas a los trabajadores
Problemas derivados de... ya sabes: pagas dietas a montones, están exentas porque el pago está dentro de los límites y os ahorráis los impuestos.
Y la empresa, claro, se deduce el gasto en el impuesto de sociedades.
¿Y si...?
¿Y si realmente no se dan las condiciones para que las dietas estén exentas?
Hacienda se mira eso con lupa, así que tienes que llevar un control milimétrico.
Cada gasto de alojamiento o manutención cuando tu equipo está de viaje tienes que tenerlo registrado.
Y los tickets o facturas, a buen recaudo.
Además, no puedes cometer errores haciendo cálculos, que como las cantidades no cuadren... la Agencia Tributaria no dudará en haceros una visita.
La solución pasa por automatizar el proceso todo lo que puedas, algo que te da Pleo.
¿Pleo?
Es una app de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa, para que en cuanto tu equipo salga de viaje y pague por un gasto... este quede registrado en el sistema y la factura, bien guardada en la nube.
Así te ahorras los errores manuales y no te dejas ningún gasto que justifique las dietas, que podrás compensar y deducirte con toda la tranquilidad del mundo para, al final, terminar pagando menos impuestos.
Si es que Pleo... prueba nuestra gestión de gastos y ya verás, ¡a pagar dietas a los trabajadores sin miedo!
