Factura electrónica para pymes: obligaciones, plazos, requisitos y formatos

La factura electrónica está en camino y va a llegar para quedarse.

Nadie va a escapar a ella, al menos en los negocios B2B. Así lo indica la ley de la factura electrónica, la Ley Crea y Crece.

En teoría, la factura electrónica busca control y evitar la morosidad y el fraude. Todo bien sobre el papel, ¿no?

Pero... ¿qué pasa con la factura electrónica para las pymes?

¿Cómo afectará a las pequeñas y medianas empresas? 🙄

Pues que evitarán problemas de liquidez provocados por impagos, pero habrá que adaptarse, claro.

El cómo es lo que vamos a ver a continuación, donde profundizaremos en todos los aspectos interesantes relativos a la factura electrónica para pymes.

Qué es, la regulación de la factura electrónica, obligaciones para pymes, entrada en vigor, sanciones... sí, vamos con todo, para que tu pyme esté preparada y evites multas que pongan a temblar la economía del negocio. 

¿Arrancamos?

¿Qué es una factura electrónica?

Hasta este momento, una factura electrónica es una factura digital. Es decir, una factura que no sea en papel.

Pero la Ley Crea y Crece va a cambiar el concepto de lo que es «factura electrónica», pasando a ser una factura que cumple unos requisitos muy específicos.

El formato, cómo emitirla, la declaración del estado de la factura... sí: muy, muy, muy específicos.

Cuando entre en vigor la reglamentación de la factura electrónica para tu pyme, el uso de la misma será obligatorio en los negocios entre empresas y autónomos, aunque ya lo es al trabajar con la Administración.

¿Y qué debes saber al respecto? Pues es lo que te vamos a contar enseguida.

El reglamento de la factura electrónica… y verifactu

En 2022, la Ley Crea y Crece decretó la creación de un reglamento para imponer el uso de la factura electrónica en España.

Y en 2024, tras la aprobación del Consejo de Ministros, entró en vigor.

Por otro lado, a finales de 2023 se aprobó el Reglamento 1007/2023 (verifactu) y estableció la ley antifraude, que entrará en vigor en julio de 2025.

Mediante el mismo, se regulan las condiciones que deben cumplir los programas de facturación electrónica.

¿Qué implican ambos reglamentos a efectos prácticos para las pymes?

Pues un poco lo que vas a leer a continuación, pero aquí tienes un resumen:

• Obligaciones con respecto a la factura electrónica para una pyme
• Requisitos de las soluciones que faciliten la facturación electrónica
• Formatos de la factura electrónica
• Qué debe incluir cada factura electrónica
• ...

No te adelantamos nada, que ahora lo explicamos más abiertamente 😌

Ventajas de la factura electrónica para pymes

Pero empecemos por la parte bonita, esa que te convence de que la llegada de la factura electrónica es algo bueno.

Que lo es, ojo 😂

La principal ventaja de la factura electrónica para pymes es el hecho de poder disponer de liquidez, reduciendo así el riesgo financiero asociado.

Por sus características, la factura electrónica prevé acabar con los impagos, problema que afecta especialmente a las pymes y autónomos.

¿Tu pyme ha cobrado pasada la fecha de vencimiento alguna vez?

¿Y más allá de los 60 días?

¿Has tenido que reclamar muchos pagos?

Pues esas situaciones, en teoría, desaparecerán 👏

¿Y qué más beneficios hay para las pymes?

Pues la eficiencia operativa, al estandarizar el proceso de facturación y digitalizarlo enterito.

Ya no habrá errores humanos pasando datos de un sitio a otro. Ni facturas que se pierden con su IVA deducible, ni pagos duplicados, ni nada de nada.

La ausencia de errores, además, viene de la mano con la reducción de costes.

¿Cuánto le cuesta a tu pyme la nómina a la persona encargada de la facturación? ¿Cuántas horas dedica al mes a todo el proceso?

Ahora, el único gasto será el de la herramienta escogida —si tu pyme decide no elegir la solución pública que está desarrollando Hacienda— y el de la persona que haga la gestión.

Pero mucho menor que hasta ahora, sin duda 👌

Además, tu pyme ganará en sostenibilidad al eliminar el uso de las facturas en papel, y te asegurarás de cumplir la normativa... algo innato en la definición de la factura electrónica.

Obligaciones de las pymes para la factura electrónica

Vale, hora de entrar en materia.

¿Cómo funciona la factura electrónica?

¿Qué obligaciones tiene tu pyme al respecto?

Tenemos que distinguir dos tipos: las que tiene tu pyme en sí, y las que tiene el programa que elijas para trabajar con factura electrónica.

Las obligaciones de tu pyme, determinadas por el reglamento correspondiente, son estas:

• Tendrás que emplear una solución tecnológica homologada para emitir facturas electrónicas a otras empresas, profesionales y la Administración
• Tendrás que declarar el estado de la factura: rechazarla o aceptarla y pagarla
• Debes permitir el acceso a la factura electrónica a otras empresas y profesionales durante 4 años desde su emisión, de forma gratuita
• Y no puedes obligar a las empresas y profesionales con los que trabajes a que empleen un determinado software o solución; deben ser libres de elegir el que quieran

Esas son, sí. 

¿Y las del programa que elijas?

¿Cuáles son las del programa para generar facturas electrónicas?

La solución homologada que elijas para gestionar la factura electrónica debe contemplar ciertos estándares determinados en el reglamento verifactu.

¿Cuáles? 👇

Para empezar los programas tendrán que incluir una declaración responsable, en la que aseguren que cumplen con el reglamento de programas de facturación, con el artículo 29.2.j de la Ley 58/2003 General Tributaria y con las especificaciones técnicas.

Dichas especificaciones todavía no se conocen.

Lo que sí que se sabe es que deben garantizar la interconexión con otros programas y con la solución pública que está desarrollando la Agencia Tributaria.

Y la inalterabilidad de las facturas, para que no puedas editarlas una vez emitidas y enviadas. Podrás anularlas, sí, pero no editarlas. Hacienda tendrá acceso a las anuladas, por cierto.

Asimismo, los programas deben proporcionar información sobre el estado de las facturas y también permitir la descarga, copia e impresión de las mismas.

Y las facturas electrónicas emitidas deberán incluir una firma electrónica avanzada y un código QR que garanticen los datos de las facturas y su veracidad.

¿De qué programas estamos hablando?

La lista se hará pública llegado el momento, aunque debes saber que la Agencia Tributaria también está desarrollando una solución propia de uso gratuito.

¿Qué pymes están obligadas a trabajar con factura electrónica?

¿Todas?

Sí, todas. Todas las que emitan facturas a otras empresas o profesionales, claro. Pymes que trabajen en el mundo B2B, vamos.

Factura electrónica y B2B 🤜 🤛

¿Tienes proveedores? Pues trabajaréis con factura electrónica.

¿Eres una empresa proveedora de otra? Lo mismo: la factura electrónica es inevitable.

¿Y si trabajas con la Administración? Sin saberlo, ya has estado empleando un tipo de factura electrónica, pues trabaja con el formato Facturae 😅

Y otra importante: ¿cuándo será obligatoria la factura electrónica para pymes?

Veamos 📅

¿A partir de cuándo es obligatoria la factura electrónica para pymes?

La ley antifraude que obliga a los programas a cumplir con los estándares comentados entra en vigor el 1 de julio de 2025.

En esa misma fecha, las pymes que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán la obligación de adoptar la factura electrónica.

¿Facturas menos de 8 millones de euros al año? El plazo para facturación electrónica lo tienes hasta el 1 de julio de 2026.

Hay tiempo, pero sin descuidarse 🫠

¿Qué debe incluir una factura electrónica?

Lo cierto es que la factura electrónica implica más cambios en el procedimiento y formato que en lo que contiene el documento en sí.

¿Qué información deben incluir las facturas, sean electrónicas o no?

• Identificación del emisor y receptor
• Numeración
• Fecha
• Conceptos
• Base imponible
• Impuestos aplicados, como el IVA en España
• Importe total

Y adicionalmente, como decíamos antes, hay un extra de dos requisitos en la factura electrónica: debe incluir una firma electrónica avanzada que tendrás que hacer con tu certificado digital y un código QR que garantice los datos de la factura y su veracidad.

Formato de la factura electrónica

¿PDFs? Nunca más, al menos en los negocios B2B.

La factura electrónica para pymes y lo que no son pymes pasa a trabajar con formatos estructurados.

¿Qué son?

Son formatos capaces de ser leídos por programas destinados para ello. Como si fueran código que a simple vista no comprendes nada, pero que metes en un programa y te muestra los datos.

¿Qué formatos estructurados son los más conocidos?

Pues el XML, Edifact... y Facturae, que es el que utiliza actualmente la Administración.

Las soluciones y servicios de facturación electrónica, por tanto, serán capaces de procesar documentos en estos formatos y convertirlos en información legible para las personas.

¿Y las facturas en papel? O en PDF; ¿es su extinción definitiva?

No: cuando tu pyme venda productos o servicios a particulares, podrás emplear facturas en papel o PDF. Pero tendrás que llevar un registro electrónico de la facturación, eso sí.

Sanciones en la factura electrónica

Ojo aquí, que las sanciones por no cumplir con tus obligaciones como pyme no son ninguna tontería, no.

Son tres.

La primera no viene determinada en la Ley Crea y Crece de la factura electrónica, sino en la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

Establece que si no adoptas la factura electrónica o lo haces con un formato inválido, la sanción puede irse hasta los 10.000 €. Para una empresa que factura 12 millones al año igual es calderilla, pero por lo general es una cantidad suficientemente grande como para cumplir con la ley 😰

La segunda sanción viene de verifactu. En este caso, te pueden multar con hasta 50.000 € en caso de que emplees un software de facturación ilegal, que no cumpla con los requisitos.

Si 10.000 € eran sustanciales, ¿qué adjetivo reciben los 50.000?

La tercera no es una sanción económica directamente, aunque sí que afecta como tal: si la factura no es adecuada, no te servirá para deducírtela y pagar menos IVA o Impuesto de Sociedades.

Te pones en situación... y dan ganas de cumplir con las obligaciones de la factura electrónica para pymes, ¿eh? 🙃

Pleo y la factura electrónica para pymes

Pero pero pero perooo... ¿Hablamos de uno de esos programas para emitir factura electrónica?

¿O es más para validar la factura electrónica?

No y no: ni validación ni emisión de factura electrónica. 😐

Pleo es una solución de gestión y control de gastos de empresa que, eso sí, casa a la perfección con la nueva regulación y obligatoriedad de la factura electrónica.

¿Y eso?

Porque es una aplicación homologada por Hacienda y sirve para que no se te escape ningún tipo de gasto.

La factura electrónica cambiará el proceso de facturación de las pymes, empresas y profesionales, pero no el resto de la operativa diaria.

¿Te vas a ver a un cliente? Los gastos de viaje o gastos de representación podrás deducírtelos tanto ahora como cuando la factura electrónica sea obligatoria.

Y para eso, nada como Pleo, su app y sus tarjetas de empresa 😊

Actualmente, con tan solo una foto al justificante de pago servirá para registrar el gasto y obtener un documento con validez legal, pudiendo deshacerte del papel.

Cuando llegue la factura electrónica, seguirás necesitando ese justificante para deducirte el gasto.

¿Cómo lo obtendrás?

De la misma forma que ahora: escaneando el ticket o factura que te entreguen. 

Si es en papel tras pagar en un restaurante, la foto será suficiente para Hacienda. 

Y si se envía en digital por email, Pleo la encuentra automáticamente, la lee y la registra sin esfuerzo.

Sí, no queda duda: hasta la obligatoriedad de la factura electrónica para pymes, sea como fuere, lo suyo es que apuestes por la comodidad que da una gestión de gastos tan eficiente como esta ✌️