Gestión de recibos: cómo gestionar los justificantes de pago en tu empresa
Como el recibo es la versión informal de su hermana mayor —la factura—, es como si no tuviera importancia.
«Gestión de recibos, ¿para qué?»
Pues ojo, que aunque no pesen tanto como las facturas, saber gestionar los recibos en tu empresa también puede marcar la diferencia.
La manera en que archivas, compartes o revisas esos justificantes de pago afecta directamente al control de gastos, a la transparencia de los movimientos de dinero y, por supuesto, a la tranquilidad con la que gestionas las finanzas del negocio.
Pero no nos adelantemos.
Vamos a ver por qué la gestión de recibos eficaz es más importante de lo que parece, en qué momentos se suelen utilizar los recibos, cómo gestionarlos de forma eficiente... y acabaremos con un marcado toque tecnológico.
Sí: hablaremos de qué pueden hacer por ti los programas de gestión de recibos, y cerraremos con una solución ideal para gestionar gastos en general.
Vaaaamos allá
La importancia de una gestión de recibos eficiente
Visibilidad, visibilidad y visibilidad.
Piénsalo: pagas por un gasto y te dan un recibo, que pasa a ser la única evidencia de que tu empresa ha hecho un pago por algo, con permiso de las transferencias online.
En la mayoría de ocasiones habrá facturas simplificadas o completas, sí, pero en las que no... los recibos serán la llave a la información total.
Un recibo, por otro lado, no te ayudará a deducirte un gasto; para eso necesitarás la factura.
Pero... ¿qué pasa si un proveedor te dice que no le has pagado y tú sabes que sí, como cuando realizas un pago parcial de un importe total?
Ahí la factura no te ayudaría en nada. Necesitas un documento que refleje que el proveedor ha recibido un dinero de tu parte. Es decir, será el recibo el que te ayude.
Y es que el recibo en ese caso sí que tiene validez legal, por lo que te vendrá fenomenal en caso de cualquier disputa o desacuerdo.
Pero claro, si no los gestionas bien y no los tienes perfectamente localizados... quizá nunca puedas demostrar ese pago y la relación con tus proveedores se resienta.
¡Ojo!
¿En qué ocasiones podría utilizar tu empresa un recibo de pago?
A estas alturas, seguramente te estés preguntando por qué tanto revuelo con la gestión de recibos existiendo las facturas.
Pues no, cuidado.
¿Qué pasa cuando haces un pago de empresa y no te dan factura?
Al echar gasolina, al comer en un restaurante, al comprar un billete de metro, al pagar en un taxi…
Ahí el recibo será el único justificante de pago, abones el importe en efectivo o con tarjeta; lo mismo da.
Y esas situaciones se repiten con frecuencia, así que no los desdeñes como parte de la gestión de la facturación, que son más protagonistas de lo que parece.
Tipos de recibos de pago
Si echas la vista atrás, seguramente te venga a la mente el recibo de toda la vida: el papel con la información escrita a mano que se improvisaba en un pispas.
Con la llegada de los TPV a todas las tiendas, los recibos que te imprimen tras pagar con tarjeta también están a la orden del día.
Pero lo cierto es que hoy en día hay unos cuantos tipos más.
Mira, mira
- Recibo por pago en efectivo: útil cuando el desembolso es en metálico. Es el recibo de entrega de dinero que deja claro el traspaso inmediato.
- Recibo de tarjeta: suele ser ese papelito que sale del terminal y que siempre te preguntan si lo quieres o no. Funciona también como recibo de compras en operaciones rápidas.
- Recibo de transferencia bancaria: documento con fecha, importe y cuentas involucradas. Es un buen justificante de pago de la mercancía en caso de necesitar confirmación.
- Recibo de anticipo: cuando pagas algo por adelantado, confirma que hubo una entrega de dinero parcial. Es como un recibo de pago de empresa por fases.
- Recibo de devolución: demuestra que has reembolsado un importe.
- Recibo digital: se emite en formato electrónico —PDF, email...—, y es sostenible con el planeta ♻️
El primero es el de toda la vida, el del fontanero que va a tu casa o el de la tintorería cuando vas a recoger la ropa.
El segundo es el más común hoy en día; cuando haces un pago con tarjeta, el típico «¿quiere la copia?» se refiere al recibo.
El resto son más o menos modernos, pero al final... todos deben incluir lo mismo.
¿Qué información debe contener un recibo?
Aunque los recibos no tienen validez legal para deducirte gastos, sí que deben contener cierta información.
Es esta:
- Datos de la empresa que lo emite: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección
- Datos de quien recibe el pago: basta con el nombre y/o razón social, aunque añadir el DNI o CIF nunca está de más
- Descripción del concepto: indica el motivo del pago —servicio, producto, anticipo...—
- Importe total: refleja la cantidad exacta, sin desglose de ningún impuesto
- Fecha de emisión: sin ella, costaría demostrar el momento en que se hizo el pago
- Número de recibo: es opcional, pero ayuda a localizar más rápido los recibos en tus registros
- Firma del receptor y sello: valida que ambas partes aceptan el documento como justificante del pago
Y ahora sí, vamos a ver cómo mejorar la gestión de los recibos de empresas.
Que a eso hemos venido, ¿no?
5 consejos para llevar una gestión de recibos realmente eficiente
Recibos que se pierden, recibos que no se conservan, recibos que no se pagan a tiempo... y caos financiero asegurado.
Salvo que te subas al tren de mejorar la gestión de recibos, claro; aquí van cinco consejos para ello.
#1 Digitaliza todos los recibos
Utilizamos el móvil para todo: hacer un cálculo complejo, entrar a ver la cuenta del banco, añadir un evento al calendario... para todo.
¿Por qué no emplearlo para digitalizar facturas y recibos?
Cuando le den uno a tu equipo, foto y recibo a la nube.
Conservar recibos en papel es algo del pasado, especialmente para las empresas que se manejan con montones de justificantes de pago.
Y es que si los subes a la nube o a un programa de gestión de recibos —¡spoiler!— en cuanto los recibes, te aseguras de que no se pierdan y que estén disponibles en todo momento.
Y si quieres llevarte los datos del recibo a tu sistema de gestión, ¿lo vas a hacer a mano? Claro que no. Es tan sencillo como hacerle una foto con el móvil... siempre y cuando la aplicación que utilices esté provista de la tecnología OCR.
Y con los datos digitalizados, podrás consultar en cero coma cualquier gasto, filtrar por fechas y compartir la información con el equipo sin tener que bucear entre pilas de papeles.
Además, la digitalización se integra maravillosamente bien con otras herramientas financieras, lo que te ahorrará tiempo a rabiar.
Pero bueno, ¿lo mejor de lo mejor?
Que nunca tendrás que preocuparte de perder el papelito más perdible de la historia.
#2 Emplea categorías
Cuando tenemos la casa ordenada, siempre tardamos menos en encontrar lo que andamos buscando.
Pues con los recibos es igual.
Si los clasificas por categorías de alguna forma —por tipo de gasto o por fecha, por ejemplo—, estarás creando un mapa que te ayudará a acceder a la información que precises sin esfuerzo.
¿Qué preferirías, buscar un documento entre 2.000 o uno entre 20?
Y no hace falta que te limites a un único nivel de clasificación. Si tienes muchos gastos relacionados con lo mismo, siempre puedes aplicar una segunda división, como por departamentos o proyectos.
La buena noticia es que las clasificaciones te dejarán en bandeja de plata detectar patrones de gasto y áreas de ahorro.
#3 Crea un calendario con los vencimientos
Alquiler, cuotas de servicios... ojito con los pagos recurrentes.
Pagos que sabes cuándo van a tener lugar.
Y si no, ojo, que te puede caer un recargo, algo que deberías evitar a toda costa.
Para evitar sustos financieros y retrasos que debiliten la relación con tus proveedores, nada como hacerte un pequeño calendario de pago de recibos.
Un calendario que indique la fecha de cada compromiso de pago, y que esté sincronizado con el de las personas responsables de ejecutar dichos pagos.
Asimismo, puedes crear recordatorios automáticos; los mismos gestores de correo electrónico o herramientas de control y gestión de gastos suelen darte la opción.
#4 Lleva un control en tiempo real
¿Sabrías decir cuántos recibos tienes pendientes de pago en este momento?
Y si quisieras conocer la respuesta, ¿te costaría mucho llegar a ella?
La visibilidad tiene que ser total... e inmediata. Es decir, tienes que conocer todo lo relativo a los recibos de tu empresa en tiempo real.
Piensa, por ejemplo, en un panel de control o tablero que refleje cuántos justificantes esperan tu aprobación y cuántos están pagados.
Para hacerte con ese tablero que se actualice automáticamente en tiempo real, no queda otra que decantarse por tecnología financiera, protagonista del quinto consejo 👇
#5 Sácale todo el partido a la tecnología
Con un móvil y acceso a Internet ya tienes la mitad del camino recorrido en lo que se refiere a la optimización de la gestión de recibos.
La tecnología actual ofrece los conocidos programas de gestión de recibos, ideales para digitalizarlos con el móvil y luego gestionarlos en la nube.
Permiten configurar alertas automáticas, consultar pagos, clasificarlos, generar informes personalizados... la comodidad es máxima y la gestión de los recibos y gastos asociados, óptima.
Y ojo, que si la solución va un poco más allá, podrá integrarse con tu ERP o con tu software de contabilidad, para que puedas rellenar los libros de forma automática o hacer la conciliación bancaria sin esfuerzo alguno.
¡Viiiiva la tecnología en la gestión de recibos!
Sobre los programas de gestión de recibos
Fíjate si son importantes para la tarea que tenemos entre manos, que vamos a ampliar un poco lo que acabamos de contar sobre ellos.
¿Qué son los programas de recibos?
No nos referimos a los programas para emitir recibos, sino más bien al software para gestionarlos.
Cuando es tu empresa la que los recibe, ¿qué hacen estas herramientas?
Toma nota:
- Te permiten clasificar los recibos por categorías, como veíamos antes
- Los programas asignan roles y facilitan mucho el proceso de aprobación de los pagos
- Los datos generados, además, se pueden integrar con tu programa de contabilidad, evitándote que los pases a mano
- Estos programas trabajan en tiempo real, de modo que en cuanto alguien digitalice un recibo, cuentes al instante con toda la información relacionada
- Son programas que trabajan en la nube, por lo que podrás almacenarlos de forma segura sin temor a perder ningún papel
- Facilitan los reembolsos, en caso de que sea un recibo de pago de empresa en efectivo y tu equipo haya tenido que adelantarlo de su propio bolsillo
¿Qué te parece?
¿Hace falta tecnología para optimizar la gestión de recibos o no?
Pues nosotros vamos a subir la apuesta y te vamos a proponer una herramienta ideal para gestionar recibos... y gastos en general.
Pleo, tu as en la manga en la gestión de recibos (y más)
Pleo es una herramienta de control de gastos que cumple con las funciones más importantes que se le pueden exigir a los programas así.
¿El papeleo? ✅
Fuera: cuando a tu equipo le den un recibo, podrá digitalizarlo con una simple foto desde el móvil para subirlo a la nube y registrar sus datos en la plataforma.
Algo posible únicamente porque Pleo es una aplicación para escanear facturas homologada por la Agencia Tributaria, de modo que una foto es suficiente para olvidarse del papelito.
¿Visibilidad total en tiempo real? ✅
Total: en cuanto tu equipo registra un recibo, la aplicación lee la información del documento y la registra en el sistema en tiempo real, dejándola accesible para todos.
Así, no habrá justificante de pago ni factura que se escape en el momento en que como líder financiero tengas que tomar cualquier decisión.
Y lo dicho; Pleo también sirve para registrar facturas ✅
En este caso, lo de poder deshacerte de los papeles es especialmente importante, porque entra en juego el IVA deducible y la deducción del gasto en el impuesto de sociedades.
Si te deduces un gasto, tendrás que poder demostrar que tuvo lugar.
Y el recibo no te sirve para nada en ese sentido, pero la factura sí.
Y la factura también puede perderse, ¿no?
Ya sea un PDF en el correo o un papel que le dan a tu equipo cuando se va de viaje de trabajo.
Pues con Pleo, que escanea facturas para contabilizar gracias a su OCR para facturas, la foto que tomes es suficiente de cara a Hacienda.
Y del mismo modo que en cuanto recibías un recibo, le hacías una foto, se registraba y te olvidabas, con las facturas pasa exactamente lo mismo.
¿Tú sabes la de tiempo que te ahorrarías?
En la gestión de recibos, sí... pero en la de las facturas también.
Es decir, Pleo es tu mejor baza en la gestión de gastos y estrategia financiera; ¿te animas a probar?
