Una factura que se pierde.
Otra que se sabe de su existencia, pero nadie da con ella.
Otra que está duplicada.
Otra impagada.
Una pendiente de pago.
¿Darán problemas las facturas? 😫
Los dan, sí, siempre y cuando no se tenga un sistema de gestión de facturación bien depurado. Un método capaz de evitar las decenas de problemas que dan las facturas de una empresa, ya sean emitidas o recibidas.
¿Tú tienes uno en tu empresa o de vez en cuando aflora algún problemilla con la facturación?
Salvo que gestiones todas las facturas de forma óptima, tenemos que hablar.
Te vamos a contar sobre la importancia de gestionar tus facturas como el más experimentado de los CFOs, los problemas derivados de no hacerlo, y formas de mejorar (con una solución especial al final 👀).
¿Vamos a fondo con la gestión de facturación?
La importancia de la gestión de facturación
¿Por dónde empezamos?
Por la parte positiva, va. Enseguida vamos con los problemas de hacerlo mal, pero por el momento… ¿qué consigues con una gestión de facturas de diez?
Pues que nunca falte dinero en la caja, por ejemplo. El flujo financiero será constante, porque no habrá errores relacionados con las facturas y tu control exhaustivo evitará riesgos financieros del todo innecesarios.
Una gestión de facturación óptima también te permite tomar decisiones informadas al saber el dinero del que se dispone y se dispondrá en el futuro —sin facturas y precisión, la previsión de gastos sería una utopía—. Y asignar los recursos adecuados allá donde tu empresa lo necesite.
La relación con tus proveedores tampoco se verá resentida, por cierto.
¿Y qué hay al final de todo eso tan bueno? Empieza por R y acaba por D: la querida y amada rentabilidad 🥰
Problemas de una gestión de facturación ineficaz
Pero a ver, a ver.
Si no es el caso y tu gestión de facturación tiene lagunas, ¿en qué se puede traducir?
No queremos hacer mucha sangre, así que aquí va un listado escueto antes de pasar a poner solución:
- Cometerás errores constantemente: una factura que no se paga, una que se paga dos veces, una que se pierde y no te da para deducir el gasto, etc.
- Y solventar esos errores requiere tiempo, un bien muy valioso si sabe cómo emplearse
- El invertido en revisar facturas y emitir reembolsos de gastos de viaje no es de ese tipo —valioso—, porque una gestión de facturación óptima automatiza esas tareas
- Vuelve al primer punto: si pierdes facturas, no te deduces el gasto… y si no te lo deduces, siempre acabarás pagando de más
- Y ojito con tus proveedores; como no les pagues a tiempo, la relación podría resentirse, y ese es solo el primer paso para que deje de ser beneficioso para tu empresa
Y la rentabilidad, con esos problemas, no aumenta ni aunque eches horas como si no hubiera un mañana.
Resumiendo: debes poner el foco en la gestión de facturación y optimizarla 😌
¿Vemos unos consejos para conseguirlo?
8 formas de mejorar la gestión de facturación en tu empresa
Son unas cuantas y como verás, tocan todos los palos y están relacionadas unas con otras.
Pero el principio es el principio: debes saber dónde tienes el margen de mejora.
#1 Analiza las carencias actuales
Echa la vista atrás.
Como líder financiero tienes que haber conocido algún error relacionado con las facturas, seguro. Y si no, pregunta a tu equipo, que en finanzas y contabilidad se las sabrán todas.
Con un registro detallado de los problemas tendrás un punto de partida para establecer soluciones a cada necesidad, para intentar que no se repita de nuevo.
Por ejemplo, si te has dado cuenta de que a las facturas simplificadas se les borra la tinta y luego no sirven para justificar un gasto de empresa, quizá la solución sea pasarte a los registros digitales.
Es decir, a hacerle una foto con una aplicación para escanear facturas y conservar la imagen digital.
Y si resulta que de vez en cuando pagáis facturas dos veces, una buena idea sería la de haceros con un software de facturación que llevara un registro preciso… pero de eso hablamos enseguida 🙃
#2 Establece políticas de facturación en la empresa y dalas a conocer
¿Qué has concluido en el primer punto?
Sea lo que sea, tendrás que implementar cambios para erradicar las carencias y problemas.
Y como en la empresa tienes mucha compañía, lo suyo es que reflejes todos estos cambios en las políticas de empresa o de facturación, para que todo el mundo los conozca.
Por ejemplo, si decides hacer lo de las fotos a los tickets, las políticas deberán reflejar que la empresa ya no aceptará los justificantes de pago en papel, sino que será necesaria una foto desde una aplicación determinada.
#3 Controla todas las facturas en tiempo real
Lo del control en tiempo real es sencillamente esencial.
En un mundo que va muy deprisa y de un día para otro los tipos de interés revientan el IPC, disponer de datos en tiempo real es primordial para no dar pasos en falso, sino al contrario: en busca de cumplir con los objetivos planteados.
Y los datos están, entre otros lugares, en las facturas.
Las que emites te dicen lo que ganas, y las que recibes lo que gastas.
Cuando quieras basarte en datos reales para tomar decisiones, mételo todo en un bol, remueve y extrae conclusiones.
Si te atrae más lo visual, sin problema: carga los datos de las facturas en visualizadores de datos y a volar 🤙
#4 Mantén registros precisos
Disponer de datos en tiempo real no sirve de nada si estos están mal o contienen errores.
¿Te imaginas lanzarte a invertir en una oportunidad aparentemente de oro sin los medios necesarios?
Con la caja llena, sí, pero con muchos pagos a proveedores pendientes que harán que se vacíe por la temeridad de invertir basándote en un dato falso.
Los números que salen de las facturas deben reflejar la realidad, sea lo bonita o fea que sea.
#5 Optimiza el proceso de captura de datos
¿Cómo llegas a ese umbral inmejorable de precisión?
Yendo a la fuente del error: el registro de los datos.
El modo tradicional de gestión de facturación reunía las facturas en papel o en digital y una persona debía llevarse su información a los registros informáticos.
«Leo aquí y replico allá».
Ese método es fuente inequívoca de errores groseros: tecleas un 6 cuando querías poner un 5, por ejemplo.
Y de 5 a 6 € no hay mucha diferencia, pero de 5.000 a 6.000 sí 😑
O teclear mal el nombre de la empresa que ha emitido la factura podía llevarte a declarar un IVA deducible que no era tal.
Dicho esto, no queda otra: debes capturar los datos de la forma más precisa posible. El «leo aquí y replico allá» se tiene que terminar.
¿Qué hacer, entonces?
Pues capturar la información con tecnología OCR para facturas, por ejemplo, y que el único proceso manual sea el de validar.
#6 Implementa la automatización en la facturación
Ya estaba tardando en salir el concepto: automatización.
Automatizar es clave en esto de la gestión de facturación.
La automatización de facturas, por ejemplo, te permite crear y enviar aquellas facturas recurrentes sin ningún tipo de esfuerzo.
O enviarte recordatorios ante facturas pendientes de pago, o para que crees las facturas pendientes de emitir, o solicites las pendientes de recibir.
La automatización de procesos también llega al registro de datos de las facturas, al cálculo y seguimiento de KPIs financieros… tiene un alcance muy, pero que muy largo, y todo lo que no sea aprovecharlo sería ir hacia atrás.
Y lo que queremos es ir hacia delante en esto de la gestión y control de facturas de tu empresa, ¿no? 😅
Pues mira, que ahora se pone especialmente interesante.
#7 Emplea un software de facturación
Uno de los pesos pesados de la gestión de facturación es el uso de software.
Existen programas de gestión de facturación que te acercan a todo lo que acabamos de ver.
A la automatización, al control en tiempo real, a la optimización del proceso… y hacen que las facturas siempre sumen y nunca resten.
¿Te imaginas un programa que se encargue de casi todo?
De recibir facturas, de validarlas, de registrar sus datos, de guardar el documento en la nube y de llevarse la información a tu programa de contabilidad.
¡Boom! 💣
Y si encima sumamos el asunto legal de la factura electrónica… pues bueno, en algún momento de 2026 será obligatorio que emplees algún programa homologado para gestionarla.
Sí, todos los caminos dirigen a la tecnología financiera, en este caso en forma de programa de gestión de facturación.
Y ojo, que hay más 👇
#8 Sube el nivel y tira de tecnología avanzada
A ver, esto es como rizar el rizo. Es como si ya sacas un excelente en el examen, pero buscas una matrícula de honor.
Los sistemas de gestión de facturación ya son tecnología suficiente como para reducir al mínimo los errores, aumentar la eficiencia de todo tu equipo y hacer más en menos tiempo, aumentando la rentabilidad.
Esta sugerencia final es para que consideres confiar en tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial, por ejemplo.
De hecho, que sepas que si ya estás haciendo algo de lo propuesto anteriormente, seguramente la IA financiera tenga algo que ver.
¿Que no?
Emite facturas, hace seguimiento de los pagos, identifica los datos de las facturas recibidas y hace la conciliación bancaria sin despeinarse 🙌
Puede analizar los patrones de facturación y detectar comportamientos sospechosos que deriven en fraudes financieros si no se pillan a tiempo 🙌
Por ejemplo, si cuentas con un histórico grande de facturación, a una IA le es sencillo dar con anomalías, como cuando estás deduciéndote facturas de gastos falsas por obra y gracia de algún empleado espabilado que buscaba un reembolso mayor del real.
¿Y el análisis predictivo qué?
Basándose en ese histórico es capaz de hacer proyecciones financieras y plantear escenarios en un futuro a corto, medio y largo plazo, más o menos optimistas, para que te prepares ante lo que pueda venir.
Tener la tecnología avanzada de tu mano a la hora de hacer un análisis de riesgos financieros es toda una bendición, desde luego.
Aunque para tecnologías y gestión de facturación, nadie como Pleo
¿Qué te parecería la mejor de las ayudas en la gestión de gastos?
Seguro que más de un problema de los analizados al inicio venía por ahí.
Cuando alguien se iba de viaje, volvía con una nota de gastos enorme y había que comprobar cada factura, perdiendo tiempo y en ocasiones no llegando a nada en claro.
Pues bien: Pleo es una solución que funciona con tarjetas de empresa. Solo tienes que repartirlas a tu equipo, actualizar las políticas de gastos y ver cómo mejora su gestión.
Resulta que Pleo es una solución homologada por la Agencia Tributaria, por lo que podrás emplear la aplicación para hacer fotos de los tickets, reconocer los datos con tecnología y registrarlos en el sistema de control.
Sin mover un dedo, ¿eh?
Bueno, mentira, que hay que pulsar en la pantalla del móvil para hacer la foto 😇
Pero es solo eso: ante cualquier gasto, tu equipo paga con la tarjeta, hace una foto a la factura, el sistema la registra y os deshacéis de ella. Adiós problemas.
Y tú ganas en todo esto:
- Precisión en los datos
- Información de gastos en tiempo real
- Optimización de los gastos deducibles en el impuesto de sociedades
- Tranquilidad ante la ausencia de errores y no tener que conservar las facturas durante años
Y todo eso… ¿te acuerdas de la palabra que empezaba por la letra R y acababa por la D?
Ahí la tienes: para una gestión de facturación de matrícula de honor y aumentar la RentabilidaD, por aquí tienes el mejor software para control de gastos habido y por haber ✌️
