Hoy por hoy, la tecnología de la información es uno de los pilares de cualquier empresa, ¿verdad?
Que si machine learning, social media, bots, big data… y parece que la tendencia es que sigan creciendo en los próximos años.
Ya no hay empresa que no utilice algún tipo de herramientas, sistemas, hardware, software, redes y procesos complejos para crear, gestionar y compartir información digital.
Podría parecer que eso es una buena señal, pero... Pero.
Si no hay un cerebro que dirija, coordine y tome decisiones con respecto a las tecnologías de la información —a partir de ahora TI—, la señal no es buena ⛔
De hecho, puede convertirse en todo lo contrario: en un mal presagio.
Por eso, es necesario y —casi— obligatorio tener un gobierno de TI.
Necesitas asegurarte de que las TI funcionen en armonía, para apoyar lo que tu empresa quiere lograr, desde mejorar la experiencia de los clientes hasta aumentar las ventas o cumplir con las regulaciones.
¿Qué es el gobierno de TI?
Seguro que ya lo sabes, pero ahí va la definición como tal, por si hay algún despistado en la sala.
El gobierno de TI es, básicamente, el conjunto de políticas, procesos y controles que guían cómo se debe usar la tecnología dentro de la empresa.
Se enfoca en asegurar que todas las decisiones tecnológicas se tomen con cabeza, con un alineamiento estratégico del gobierno de TI basado en los objetivos generales del negocio.
Por ejemplo, imagínate que han patentado y comercializado un chip revolucionario capaz de contener más de cuatro billones de transistores y que quieres implementar su uso en uno de tus productos.
¿Tienes todo lo necesario para recibir esa mejora tecnológica? Infraestructura física y de red, personal cualificado…
¿Va a crear valor real su implementación? ¿Lo has medido?
Sin un gobierno y sin un marco de gobierno de TI, la empresa corre el riesgo de hacer inversiones que no aporten valor real, con su correspondiente desperdicio de recursos y de tiempo.
Con esto nos referimos a que son necesarias guías, estándares —como COBIT (Control Objetives for Information and Related Technology) o normas ISO— y prácticas que proporcionen una base para implementar un gobierno de TI eficaz.
Esto es lo que va a asegurar que cada una de las decisiones tecnológicas que se tomen en la empresa, da igual en qué departamento, aporten valor real y medible.
¿Qué necesidades tienen las empresas que implementan un gobierno de TI?
Podemos decirte que las empresas que tienen un gobierno de TI ganan control, seguridad y tienen mayor capacidad estratégica. Pero no deciden implementarlo porque sí, sino que hay unas necesidades previas.
Y seguro que alguna encaja con tu empresa. Ahí van ☺️
#1 Aumentar los beneficios
Por supuesto, la lista tiene que estar encabezada por el aumento de los beneficios.
Es una de las finalidades, y también necesidades, que tienen y persiguen todas y cada una de las empresas, y la gobernabilidad de TI puede echarte un cable a maximizarlos.
Porque innovar a través de TI significa encontrar nuevas formas de operar, de mejorar la experiencia del cliente y optimizar gastos y procesos que, al final del día, del mes o del año, se traduzcan en mayores ingresos.
#2 Generar valor para el negocio con nuevas inversiones
En esa fina línea de aumentar los beneficios, podemos añadir también otra necesidad: la de generar valor para el negocio a partir de nuevas inversiones.
Concretamente, aquellas que se apoyan en la tecnología, como la que te contábamos antes de implementar un nuevo microchip.
Cada vez que la empresa decide invertir en algo nuevo, ya sea en un proyecto o en un producto, las TI deben estar presentes en todo el proceso.
Ya sabes que las inversiones sin retorno y los fallos en los sistemas son comunes e impactan negativamente en el negocio.
Los queremos lo más lejos posible, ¿verdad?
La clave para evitarlos está en asegurarse de que no solo funcione la gobernanza de TI, sino que realmente aporte un valor medible que haga que la empresa crezca y sea más rentable.
#3 Asegurar que el negocio y las TI estén en consonancia
Otra condición sería garantizar la colaboración entre el negocio y las TI. Si cada uno rema en una dirección, no se va a llegar a buen puerto.
El gobierno de TI debe perseguir los mismos objetivos que la empresa y para eso hay que integrarlo al completo.
Hay que capacitar al equipo de TI, pero también lograr que trabaje en sincronía con el resto de las áreas para conseguir que la empresa sea más ágil.
#4 Minimizar los costes
Seguramente lo primero que consideres al pensar en implementar un gobierno de TI sea cómo hacer que los costes no superen los beneficios que otorga.
Y esto no se trata únicamente de medir el desempeño a través de KPIs financieros.
También debes monitorear, auditar, contar con planes de contingencia —de los que hablaremos más adelante—, buscar siempre la mejora y así comprobar que los recursos se estén asignando eficazmente.
#5 Evitar a toda costa los riesgos
Y otro imperativo que buscan todas las empresas es mantener los riesgos a raya.
Porque todos sabemos que la tecnología es increíble, pero también puede hacerte más vulnerable: ciberataques, fallos de sistemas, problemas de privacidad y un sinfín de problemáticas más que no queremos ni mencionar.
Si tienes un buen gobierno de TI y haces una gestión de servicios de TI impecable en tu empresa, podrás identificar esos riesgos y establecer planes para mitigarlos, protegiendo tanto la infraestructura empresarial y la información, como la reputación y la operatividad de la empresa.
Y esto está muy ligado con lo siguiente 👇
#6 Cumplir las normativas
Los recursos tecnológicos que decidas implementar para la gobernanza de TI deben cumplir con las normas legales, reglamentarias y contractuales relacionadas con el uso de las TI.
Y tener en cuenta todas las normativas y los reglamentos internos de la empresa, así como los externos, no es fácil.
Hay muchos 🤯
Como, por ejemplo, la ISO/IEC 38500, que establece principios para el buen gobierno de las TI, o la ISO/IEC 27000, que centra sus esfuerzos en la seguridad en tecnologías de la información.
Y si se incumple alguna, cuidado.
Puede traducirse en un riesgo financiero para el negocio.
Es posible que haya pérdidas debido a la paralización de las operaciones hasta que se cumplan las normativas.
También pueden multarte y, en general, verse amenazada la capacidad de la empresa para generar valor.
Aunque si hay algo que no está funcionando como debería, el gobierno de TI, al hacer mediciones constantes, es capaz de detectarlo y corregir el rumbo.
En muchos sectores, existen regulaciones muy estrictas sobre cómo se debe manejar la información, como ocurre en el financiero o en el de la salud, especialmente cuando hablamos de datos que no son de la empresa como tal, sino de los clientes.
Una gobernanza de TI ayuda a cumplir con estas normativas, evitando sanciones legales y protegiendo la confianza de los clientes.
¿Hay ganas de implementar un gobierno de TI en tu empresa? Pues mira, vamos a contarte cómo se hace.
Cómo implementar un modelo de gobierno de TI
Primero llega a tu empresa el deseo irrefrenable de cambiar la organización e implementar más tecnología que modernice, mejore y automatice los procesos.
Luego viene el momento de definir cuáles son los problemas que tienes en tu modelo actual y cuáles las oportunidades que te estás perdiendo al no implementar un gobierno de TI.
Y después viene la mejor parte 🤩
Esa en la que tomas la decisión informada de constituir el equipo de gobierno de TI y lanzarlo al resto de la empresa.
Para ello debes tener una hoja de ruta que guíe cómo va a ser la asignación y gestión de TI, cuál es la proyección financiera y cómo va a ser la gestión financiera de TI.
Y que por supuesto, vaya encaminada hacia el objetivo final de la empresa.
A la hora de ponerla en marcha, debes identificar cuáles serán los protagonistas de la evolución tecnológica y ejecutar el plan.
La prueba de fuego 🔥
Equipos, softwares para empresas y demás proyectos de tecnologías de la información se pondrán manos a la obra para hacer más competitivo tu negocio.
Después de eso habrá que revisar los informes de rendimiento y ver si la gestión de activos de TI ha merecido la pena.
Y aunque tengas ganancias gracias a la gobernabilidad de TI, esto no se ha acabado.
Debes supervisar cuál fue su efectividad, monitoreando y acompañando al nuevo gobierno de TI en todo el proceso.
Y hasta aquí la teoría; vamos ahora con un ejemplo.
Ejemplo de cómo implementar un modelo de gobierno de TI
Imagina que trabajas en una empresa de automoción que fabrica vehículos eléctricos y que se encuentra en fase de expansión.
Analizas de arriba abajo las necesidades y oportunidades del negocio y sacas algo en claro: la idea de implementar tecnologías de conducción autónoma en los vehículos.
Pero para soportar esa mejora, se necesita modernizar la infraestructura y contar con nuevas tecnologías.
Y boom.
Aquí entra en juego la necesidad de implementar un gobierno de TI para dirigir y controlar esa tremenda innovación 💪
Entonces formas un equipo de gobierno de TI que se alinee con los objetivos de la empresa.
Este crea una hoja de ruta con la asignación de recursos que necesita.
Que si IA para optimizar los procesos de fabricación, blockchain para mejorar la trazabilidad y seguridad en la cadena de suministro, materiales… ¡Lo que sea!
Se ejecuta el plan y se realizan pruebas y ajustes continuos hasta que la empresa empieza a notar mejoras en la producción con la nueva funcionalidad: la conducción autónoma, manteniendo la fiabilidad y la calidad, sin que el departamento financiero se tire de los pelos 😮
Y esto lo sabes porque el monitoreo y los informes de rendimiento —que debes revisar— muestran una mayor eficiencia operativa, una reducción de los costos de producción y más satisfacción por parte de los clientes.
¡Pero aún hay más!
Puedes decir alto y claro que tu empresa lidera la innovación tecnológica en el mercado automovilístico,,, y todo gracias a la gobernanza de TI.
Mejores prácticas para el gobierno de TI
Para que todo funcione igual de bien que en el ejemplo anterior, debes hacer unas cuantas cosas.
Entre ellas, establecer unas políticas y reglas para el uso de la tecnología de la información.
Todos deben saber qué información se debe compartir y cuál no, quién puede y quién no acceder a los sistemas de la empresa y qué medidas deben aplicarse cuando hablamos de información sensible.
Y para eso lo fundamental es empezar desde dentro, con tu equipo.
Tienes que darles formación y capacitarlos para utilizar las TI y por supuesto, poner algún tipo de medida de control de acceso que garantice que solo aquellos con permisos accedan a esa información sensible.
Puedes hacerlo con contraseñas, autenticación de dos factores o con restricciones de acceso basadas en roles.
Por si acaso se te cuela alguien o algo, debes revisar quién, cuándo y cómo accede a esa información.
Es decir, que la tecnología debe estar estandarizada para que, si algo sale mal, sea fácil rastrear los errores.
Esto te va a ayudar —y mucho— a detectar actividades maliciosas o inapropiadas.
Si las hay —que puede darse el caso—, tienes que tener un plan de contingencia.
Suena mal, pero es que no hay forma de que suene bien una filtración de información, un ataque cibernético o, más simple aún, una interrupción en los sistemas de TI.
El plan debe poder recuperar los datos perdidos y tener habilitado un sistema de respaldo, como mínimo.
Un gobierno de TI con Pleo es más que posible
Pleo es una tecnología financiera y también una plataforma a la que el gobierno de TI le está más que agradecido.
Porque además de sus funciones propias de gestión de todos los tipos de gastos que puedas imaginarte, tiene más.
Te ofrece la posibilidad de hacer pagos digitales, tiene una aplicación para escanear tickets y facturas para contabilizar y, en general, sirve para todo lo relacionado con los desembolsos que debe hacer la empresa.
Pero espérate, porque la cosa sigue:
👉 Es segura
Se sabe quién la utiliza, cuándo y cómo. Cuenta con servicios de protección, detección y prevención de fraude.
Por eso tiene el certificado PSD2 de operaciones, el certificado PCI DSS de privacidad y seguridad de los datos y cumple con el RGPD en cuanto a los requisitos de privacidad y seguridad de los datos de la UE.
👉 Controla los gastos y optimiza el uso de recursos al proporcionar una visibilidad completa de las finanzas.
👉 Se integra a la perfección con otros sistemas, facilitando las tareas al gobierno de TI.
👉 Es fácil de usar.
👉 Es un pilar en la toma de decisiones porque funciona como un visualizador de datos financieros y operativos en tiempo real.
👉 Se alinea con la visión, misión y objetivos estratégicos de la empresa a golpe de clic.
¿Qué más se puede pedir?
Que la mejor compañera de tu gobierno de TI y de la gestión de gastos de tu empresa sea Pleo.