La comunicación se ha posicionado como esencial en las empresas de todos los tamaños.
Eso de que cada uno trabaje individualmente y se vaya a su casa sin mayor contacto con el entorno… se acabó.
La comunicación interna hace que tu equipo esté en contacto permanente de forma fluida, aumentando su satisfacción laboral, su productividad y, en definitiva, la rentabilidad de la empresa.
Y la comunicación externa, la que se da con proveedores, clientes o leads, sirve para mejorar tus relaciones con ellos, conseguir acuerdos y vuelta a lo mismo que con la interna: mejorar la rentabilidad.
Sí, la comunicación es importantísima.
¿Y cómo la llevas a cabo?
Con tecnología en forma de herramientas de comunicación 🤟
Las herramientas de comunicación interna en tu empresa permiten que tu equipo hable, comparta, pregunte, opine… y haga mejor su trabajo.
Y las de comunicación externa facilitan que la relación con esos agentes externos —proveedores, clientes, inversores, etc.— fluya.
Como son tan sumamente importantes, hemos decidido dedicarle un post íntegramente a las herramientas de comunicación.
En él te vamos a contar a qué nos referimos exactamente con eso de «herramientas de comunicación». Te hablaremos también de su importancia, de qué atributos tienen las mejores y veremos los distintos tipos antes de pasar al listado final de 26 herramientas.
¿Comenzamos?
¿Qué es una herramienta de comunicación?
Una herramienta de comunicación, sin los apellidos «interna» o «externa», es una herramienta que facilita el contacto fluido y eficaz entre las personas.
Si esas personas son los miembros de tu equipo, diremos que es una herramienta de comunicación interna.
Y si la herramienta te sirve para comunicarte con tus proveedores o clientes, como por ejemplo con un CRM, hablaremos de herramientas de comunicación externas.
Aquí nos interesan más las primeras, las de comunicación interna, porque son las que más ventajas tienen para tu empresa.
El mero hecho de que tus equipos se comuniquen de forma fluida, pregunten, opinen... todo desemboca en un aumento de la transparencia y de la satisfacción de cada uno, lo que a su vez supone un mayor compromiso y que trabajen mejor.
Es más, mira este dato extraído de un informe de Quantum: de todos los ejecutivos encuestados, el 92 % dijo que los equipos comprometidos rendían más en el trabajo.
Hace falta compromiso, y ese compromiso se consigue con comunicación. ¿Y cómo la garantizas?
Pues con las herramientas de comunicación 🙃
La importancia de las herramientas de comunicación interna para las empresas
Ese compromiso y satisfacción laboral de tu equipo es solo la primera de las ventajas que aportan las herramientas de comunicación a tu empresa.
¿Qué más hay?
Pues que facilitan el trabajo en equipo, por ejemplo. Si hay proyectos en los que intervienen varias personas, sin herramientas de comunicación la productividad se hundiría. Y los resultados seguramente se resentirían.
Pero con las herramientas, todos pueden hablar con todos en tiempo real, preguntarse, apoyarse… y obtener un resultado óptimo al trabajar codo con codo a pesar de no encontrarse necesariamente cerca.
Y ahí llega la segunda ventaja: las herramientas de comunicación corporativa eliminan las barreras geográficas.
Una persona de Madrid puede hablar a la vez con otra de San Francisco y otra de la India sin necesidad de moverse de la oficina.
O de casa.
¿Y eso qué más implica?
Pues que tu equipo pueda trabajar de forma efectiva desde donde quiera. Y si tu empresa se lo permite en forma de workation o flexibilidad total para teletrabajar, pues… vuelta a la satisfacción laboral, al compromiso y a la motivación.
La comunicación también se vuelve tremendamente eficiente.
Si quieres hablar con Pedro, que está en otra ciudad, puede que no sea necesario que le envíes un email y a esperar su respuesta.
Dejándole un comentario en Slack, por ejemplo, ya te valdría para que recibiera una notificación y te contestara en cuanto pudiera o quisiera, incluso en tiempo real.
¡Conversaciones en tiempo real! Por chat, por vídeo, por llamada… las herramientas de comunicación pueden con todo ✊
¿Y qué hay de la transparencia? De la claridad que otorga una herramienta de comunicación donde se centralizan los mensajes. Todo tu equipo será consciente de lo que sucede, algo que agradecerá en forma de mayor compromiso.
Sí, el ambiente en tu equipo en general será muchísimo mejor, lo que conseguirá que todos hagan mejor su trabajo y rindan más.
Y al final, rentabilidad para la empresa 🤙
Recapitulamos las ventajas de las herramientas de comunicación interna antes de seguir:
- Facilitan el trabajo en equipo
- Mantienen un buen ambiente en la empresa, con tu equipo satisfecho y motivado
- La comunicación se vuelve muy eficiente
- Se eliminan las barreras geográficas
- Aumentan la claridad y transparencia
- Y la productividad aumenta, lo que se traduce en más rentabilidad
Y claro, no olvidemos la parte más externa: con las herramientas de comunicación externa, mejora la relación con tus proveedores y clientes, y el trabajo también se vuelve más eficiente.
Un poco lo mismo, pero mirando hacia fuera ☺️
Muy bien las herramientas de comunicación, ¿no?
Los atributos de las mejores herramientas de comunicación
Herramientas de comunicación para empresas hay muchas.
Cada una tiene un uso principal, como veremos enseguida. Pero hay atributos que, en general, se repiten de unas a otras.
¿Cuáles son?
El intercambio de información está centralizado. Todo queda en el mismo lugar.
¿Quieres dar con una información que se comentó en algún momento del pasado? Acudes a la herramienta.
¿Y ver un hilo en el que participó todo tu equipo? A la herramienta a buscarlo.
Ese es otro atributo importante: que puedas buscar.
Porque cuando los mensajes son pocos, pues como que es más fácil escanear en diagonal y dar con lo que estás buscando.
Pero ponte a buscar entre decenas de miles de mensajes, a ver lo que tardas en conseguir esa información.
Si lo haces a mano, no acabas nunca. Pero si empleas la búsqueda por término o por fecha… la consigues enseguida.
Imagina que recuerdas que una vez hablasteis del IVA de la gasolina, en un hilo donde tu equipo preguntaba qué hacer para que la empresa se lo dedujera.
Quieres rescatar algo que se habló en su día, pero claro, no te acuerdas de cuándo ni el hilo en concreto.
¿Qué haces?
Pues una búsqueda por términos, incluyendo algo tipo «IVA de la gasolina», y te aparecerán los mensajes enseguida.
La herramienta de comunicación también debe ser fácil de emplear por todo tu equipo, y debería poder integrarse con otras herramientas complementarias.
Con la de gestión de proyectos, por ejemplo, o con el programa de contabilidad o de gestión de proveedores.
Esto iba de ganar fluidez y ser una empresa más productiva 😉
Las mejores herramientas de comunicación también son escalables, para que se adapten siempre a tu empresa, sea grande o pequeña. Para que las utilices solo en la medida que necesites y no gastes de más, vaya.
Las estructuras y formas de organizar la información también son un buen atributo. No hablamos de poner mensajes sin parar en una pantalla, sino de organizar los chats en canales públicos y privados, conversaciones uno a uno, hilos, foros… orden del bueno, vamos, para facilitar el uso.
Un uso que será bastante intuitivo, lo que hará sencilla la integración de la herramienta en la empresa.
Si la herramienta de comunicación envía notificaciones a los usuarios, también será fenomenal. Notificaciones que, claro, se puedan personalizar. Por ejemplo, que solo te llegue un aviso si te envían un mensaje privado, que a priori será más urgente.
Si es un mensaje en un hilo público que no es solo para ti, ya te enterarás cuando entres a ver.
Además, estas herramientas también deben poder compartir archivos, una característica sencillamente imprescindible. Cuando dos o más personas se comunican y empiezan a hablar, lo lógico es que de pronto alguien necesite compartir un documento: de texto, una tabla, una foto, etc.
Si la herramienta no lo permite y hay que utilizar otra como WhatsApp solo para poder enviar un archivo… fatal 😓
Y si tienen aplicación móvil, pues perfecto también. Para poder comunicarte desde donde quieras, de forma rápida, sin necesidad de abrir el ordenador.
Sí que hay características deseables, ¿eh?
Como antes, haremos otro listado recopilatorio:
- El intercambio de información está centralizado en la herramienta
- Permiten realizar búsquedas de información
- Fáciles de integrar en el equipo
- Permiten integraciones con otras herramientas
- Tienen planes escalables
- Estructuran y organizan la información
- Uso intuitivo
- Envían notificaciones personalizables
- Permiten compartir archivos
- Tienen aplicación móvil
Venga, pasemos ahora a ver los distintos tipos de herramientas de comunicación.
Tipos de herramientas de comunicación
¿Cuáles son las herramientas de comunicación que tiene al alcance tu empresa?
Los distintos tipos, tanto para uso interno como externo.
Aquí van seis, con un par de herramientas de cada.
Mensajería y chat
Fantásticas herramientas de comunicación que permiten el intercambio de mensajes escritos en tiempo real, así como las llamadas por voz o incluso por vídeo.
Estas herramientas también facilitan que se puedan compartir archivos de distintas extensiones, así como enlaces, pudiendo previsualizarlos para dar una idea general del contenido que hay detrás.
Hay herramientas de mensajería y chat que funcionan a modo de foros públicos, aportando cada usuario lo que quiera a los hilos, y también las hay con estructuras más personalizables.
¿Canales públicos? Claro, pero también privados, para que solo intervengan determinadas personas.
Porque alguien de ventas no tiene por qué molestarse en saber lo que se habla en contabilidad.
Y lo mejor: permiten la comunicación síncrona —en tiempo real conversando con chats, por vídeo o por llamada— y la asíncrona, como si fueran emails, en la que cada usuario contesta cuando puede o quiere.
Ejemplos de herramientas de comunicación de este tipo son Slack o Discord.
Intranet
Una intranet es una red privada basada en Internet. Como una casa virtual a la que solo tenéis acceso vosotros.
Por ello, la intranet es un espacio online que sirve para compartir información y gestionar archivos, hacer ediciones colaborando en tiempo real y comunicaros de forma segura.
Un buen ejemplo de Intranet es Microsoft SharePoint. Permite contar con bibliotecas estructuradas de documentos y espacios colaborativos para chatear o editar de forma conjunta.
Es altamente personalizable, por lo que dentro de una misma intranet pueden crearse distintos espacios cerrados, para que te organices como quieras.
Además del ejemplo mencionado de Microsoft, Google Workspace o Guru también son intranets.
Colaboración
Las herramientas colaborativas son aplicaciones diseñadas para ayudar a equipos a trabajar juntos de manera eficiente, ya sea en tiempo real o de forma asíncrona.
Estas herramientas permiten la creación, edición y gestión de proyectos de forma centralizada, incluso cuando los miembros del equipo están en diferentes ubicaciones.
Entre sus características, estas herramientas tienen control de cambios, permiten la colaboración multiusuario en tiempo real, llevan la comunicación interna integrada y suelen poder conectarse con otras herramientas, como las plataformas de almacenamiento en la nube.
¿Conoces Figma?
Es una herramienta colaborativa para diseñadores especializados en interfaces de usuario.
En ella, los diseñadores exponen sus creaciones visuales en un panel al que tienen acceso todos los colaboradores, que pueden entrar para dejar comentarios donde quieran —para dar feedback, por ejemplo—, hacer ediciones o controlar los cambios que vayan teniendo lugar.
Además de Figma, Miro es un buen ejemplo de herramienta de comunicación de un corte más colaborativo.
Gestión de proyectos
Son herramientas para gestionar los flujos de trabajo.
Permiten organizar cada proyecto por tareas y subtareas, definiendo hitos y objetivos parciales.
También se puede asignar roles a los usuarios, realizar seguimientos de cada proceso, establecer fechas de entrega y compartir archivos.
La comunicación en tiempo real —y asíncrona, claro— por parte de todos los participantes también está más que garantizada.
Ejemplos de programas de gestión de proyectos podrían ser Notion o Asana.
Videocomunicación
¿Y si en vez de chat lo mejor es verse en vídeo? Con un cliente o un proveedor, por ejemplo.
Pues tiras de una herramienta de comunicación especializada en las videollamadas, que llevan cada reunión un poco más allá.
Por ejemplo, durante una videollamada con estas herramientas, las pantallas se pueden compartir.
Pueden incluso integrarse otras herramientas de colaboración y que todos los participantes hagan sus aportaciones a una pizarra.
También se permite compartir archivos, chatear con texto y tener reuniones multiusuario, siendo el tipo de herramienta de comunicación perfecta para grupos.
Herramientas como Zoom o Google Meet son ampliamente utilizadas tanto para la comunicación interna entre equipos como externa, para hacer videoconferencias con clientes o proveedores.
Compartir archivos
¿Herramientas cuyo uso principal es el de compartir archivos y que facilitan la comunicación?
Hay pocos ejemplos… pero los hay.
¿Qué dices de Google Drive?
Es una solución de almacenamiento en la nube que permite editar archivos en tiempo real a varios usuarios al mismo tiempo, hacer control de cambios y comunicarse.
La comunicación se lleva a cabo mediante el ecosistema de Google, que cuenta tanto con chat como con opciones de llamar o hacer videollamadas.
Además, permite encontrar archivos haciendo búsquedas por nombre, lo que te facilita mucho la tarea de navegar entre decenas de miles de ellos.
Más allá de Google Drive, otro ejemplo de herramienta de compartir archivos que facilite mucho la labor de la comunicación podría ser Dropbox.
Se integra con herramientas como Slack para facilitar la comunicación en tiempo real, y la edición de documentos se da en funciones como Dropbox Paper, de forma centralizada, admitiendo comentarios de todos los participantes.
Más: 26 herramientas de comunicación para empresas
¿Quieres más herramientas de comunicación además de las que hemos visto?
Toma nota, por si quieres investigar por tu cuenta.
Listamos las que acabamos de mencionar —por tercera vez en este post— y añadimos algunas opciones extra.
Herramientas de mensajería y chat:
- Slack
- Discord
- Mattermost
- Rocket.chat
Herramientas de intranet:
- Microsoft SharePoint
- Google Workspace
- Guru
- Zoho
- Confuence
- OnlyOffice
Herramientas de colaboración:
- Figma
- Miro
- Sketch
- InVision
Herramientas de gestión de proyectos:
- Notion
- Asana
- Trello
- Microsoft Teams
Herramientas de videocomunicaciones:
- Zoom
- Google Meet
- GoTo Meeting
- Jitsi Meet
Herramientas para compartir archivos
- Google Drive
- Dropbox
- OneDirve
- Box
¡Ahí las llevas!
Pleo: comunicación… y gastos
Ya ves: las herramientas de comunicación siempre vienen acompañadas de funcionalidades extra.
Y las que son solo de comunicación —como Slack, por ejemplo, que es meramente para comunicarse—, incorporan funciones magníficas como la de compartir archivos o integrarse con otras herramientas.
Pues bien, Pleo es de esas que te ayudan mucho con algo y, a la vez, facilitan la comunicación. Interna, en este caso.
Ese «algo» son los gastos de tu empresa.
Cuando tu equipo se va de viaje y paga el hotel o una cena en un restaurante, ¿qué hace con los tickets o facturas simplificadas?
Se los guarda, rellena su hoja de gastos de viaje y al final del mes se la entrega a finanzas.
Finanzas revisa la nota de gastos y las facturas aportadas, y si está todo bien… hace el reembolso.
Si está todo bien, ojo. Que si no, pues a ver qué ha pasado, los tiempos se alargan, el malestar aumenta… todo un desastre improductivo.
Con Pleo le das a tu equipo tarjetas inteligentes para que las usen en todos sus gastos de trabajo. Cuando lo hagan, el gasto quedará registrado en el sistema, tras aprobarse o denegarse por el manager en cuestión.
Si se deniega el registro, el manager puede dar razones a la persona para decirle por qué. Por ejemplo, porque el gasto ha sido demasiado alto de acuerdo a la política de gastos de viaje.
Habíamos dicho comunicación, ¿no?
Pero no sufras, que eso lo puedes prevenir añadiendo límites individuales a cada tarjeta.
Así, cero preocupaciones, sin renunciar a la fluidez en los pagos y automatización de procesos llevada al extremo.
Todos los gastos, registrados.
Todas las facturas, guardadas —una foto con el móvil es suficiente para poder justificarla—.
Todos los números, al día, junto a tu control presupuestario.
Y la comunicación en lo relativo a los gastos y reembolsos, muuuy fluida.
¡Bienestar para todos!
¿Se te ocurre una herramienta de comunicación y gestión de gastos mejor que esta? ¡Va!
