Libro de facturas: cómo mejorar increíblemente su gestión

Las facturas son uno de los pilares fundamentales de tu empresa, ¿o no?

Son los documentos que registran todas esas operaciones que haces con clientes y proveedores.

Tanto si compras como si vendes, son las que detallan esos bienes o servicios, sus precios, impuestos aplicables y las condiciones de pago.

¡Lo cuentan todo!

Por eso Hacienda las utiliza como vara de medir para saber cuántos ingresos percibes y cuántos gastos soportas a efectos de impuestos.

También es el trozo de papel que sirve como justificante legal para reclamar un pago o, por ejemplo, para devolver un producto en mal estado.

Y ojo, que también son una herramienta fundamental para mantener la planificación financiera a raya 🤨

Los datos de las facturas sirven para tomar decisiones estratégicas, también para identificar tendencias de venta, evaluar el desempeño de los productos o servicios que vendes y planificar, en general, el futuro financiero de la empresa.

Qué importantes las facturas, ¿no?

Y precisamente de eso venimos a hablarte hoy, de cómo organizarlas en los libros de registro de facturas y cómo, haciéndolo, la calidad de vida financiera de tu empresa despega 🚀

Pero ¿qué viene siendo un libro de facturas?

A todos nos viene a la mente un cuaderno físico 🤔

Sí, sí, ese de hojas gruesas que se compraba en librerías o papelerías.

En el que se transcribían los datos a mano, uno por uno, de todas las facturas del negocio para llevar un registro detallado de los ingresos y los gastos; ese es.

Aunque ahora ya existen otros formatos más cómodos y menos arcaicos 😌

Si te suena esto, sabes que tenerlo —en el formato que sea— es obligatorio para todos los profesionales y empresas, excepto para los autónomos que tributen por estimación directa en módulos.

Estos son los únicos que se libran de este trámite; pero eso ya es otro berenjenal.

El resto de los mortales tienen que contabilizar todas y cada una de las facturas —emitidas y recibidas—, los documentos de aduana y otros justificantes contables en el libro de facturas durante un periodo de tiempo concreto.

Mes a mes como las empresas incluidas en el REDEME, o cada tres meses a las sujetas al IVA trimestral. O anualmente, al hacer el cierre del ejercicio.

Es una obligación que tienes ante la AEAT y también una herramienta muy interesante para controlar las finanzas de la empresa y ayudarte con la gestión de tesorería; hay dos tipos de libros de facturas obligatorios:

• El libro registro de facturas expedidas
• El libro registro de facturas recibidas

¡Y estás de suerte! Vamos a hablarte de ambos 🥳

El libro de registro de facturas emitidas: el diario de a bordo de tus ventas

El libro de facturas emitidas es el registro cronológico en el que tu departamento financiero documenta todas las ventas o servicios que prestas a tus clientes que, oye, esperamos que sean muchos.

Debes contabilizar en él todos los tipos de facturas que emitas, incluso las que no han sido sujetas a IVA y las de autoconsumo.

Todas, todas.

De hecho, dentro del libro de facturas emitidas habrá un apartado específico separado que también recogerá las facturas rectificativas.

¿Y qué datos debe contener el libro de facturas emitidas?

• El número de la factura
• La fecha de emisión de la factura
• Los datos del cliente: NIF, nombre y dirección
• La descripción de la operación
• La base imponible de la operación 
• El tipo impositivo de IVA, aunque sea cero
• El recargo de equivalencia, si utilizas un régimen especial de IVA
• El total de la factura, incluyendo impuestos

Cómo gestionar correctamente el libro registro de facturas expedidas

El libro de facturas expedidas debe actualizarse constantemente y reflejar de forma correcta y con datos íntegros la contabilidad de tu empresa.

Ya sabes, a Hacienda no le vale cualquier cosa, quiere conocer los datos financieros de tu empresa… mejor que tú 🙄

Emitir una factura hoy con el número 215 implica que la siguiente vaya con el número 216, y así correlativamente.

Es importante ir anotándolas y numerando las páginas del libro, así como evitar a toda costa los espacios en blanco o interpolaciones y añadirlas al libro de facturas por orden de fecha.

Date cuenta de que los libros de registro de facturas van a ser la vara de medir que use Hacienda para evaluar tu empresa y también los que tenga de referencia a efectos de IVA, cuidado 🫣

Libro de facturas recibidas: el guardián de los gastos de tu empresa

El libro de facturas recibidas es un documento que están obligados a llevar al día todos aquellos que sean sujetos pasivos de IVA por la compra de bienes o servicios. Vamos, casi todos 🤗

Esto solo excluye a aquellos que estén exentos de IVA —como servicios sanitarios, educativos, financieros, etc.—, los que no estén sujetos —como empresas del mismo grupo o algunas exportaciones— y aquellos que se acojan al régimen especial de recargo de equivalencia —los minoristas que venden al consumidor final—.

Las cifras que consten en el libro de facturas recibidas serán las que te permitan justificar el IVA deducible de esos gastos.

Pero para poder hacerlo, cada factura y cada documento de aduana que recibas deben estar correctamente contabilizados en el libro de facturas recibidas; si no, adiós a la deducción 👋

Ese requisito lo marca la ley del IVA, que también es la que dice que el libro de facturas recibidas debe contener obligatoriamente estos datos:

• El número de la factura
• La fecha de la factura
• El concepto de la factura
• Los datos del proveedor: NIF o CIF, nombre y dirección
• La base imponible de la operación
• El tipo de IVA 
• La cuota de IVA
• El importe total de la operación 

Cómo gestionar eficaz y correctamente el libro registro de facturas recibidas

Hasta ahora te hemos dicho que hay que anotar todas las facturas y documentos de aduana en los libros de registro de facturas recibidas, pero no 😵

Para facilitar la gestión de las facturas de los proveedores la Agencia Tributaria permite unificar varias en un mismo asiento, pero no de cualquier manera.

Tienen que ser todas del mismo proveedor y que el importe de cada una no supere los 500 € sin contar el IVA.

El techo global para este registro es de 6.000 € en total.

Es decir, que si recibes de tu proveedor de packaging cuatro facturas de 400 € sin IVA, podrás anotarlas en un solo asiento con un valor de 1.600 €; un 4x1, nada mal 😏

Y ojo, que se puede dar el caso contrario. Que por una factura tengas que realizar dos o más asientos.

Eso dependerá de cuántos tipos de IVA se contemplen en la factura. Cuantos más tipos, más asientos 😉

Imagínate que vas a comprar lo necesario para montar una sala de descanso en tu empresa en un hipermercado. Compras una nevera y un microondas, también leche, pan y fruta y alguna planta para hacer el espacio más acogedor.

La nevera y el microondas están sujetos al 21 % de IVA, mientras que la leche, el pan y la fruta al 4 % y las plantas al 10 %, lo que se traduce en tres asientos diferentes.

¿Y qué pasa si en esa factura pone que recibes una nevera y una lavadora en lugar de un microondas?

Pues que la factura es incorrecta.

Y si lo detectas antes de procesarla —que es lo habitual—, no lo hagas, no la anotes.

Contacta con el proveedor para que te envíe una versión corregida y asunto resuelto 😎

Pero si el departamento contable ya las ha procesado, habrá que realizar los asientos correspondientes para arreglar el desbarajuste indicando el motivo, igual que en el libro de facturas emitidas.

Ah, y otra cosa más ☺️

Cuando anotes un documento de aduana porque has importado mercancías y la divisa sea distinta al euro, tendrás que hacer la conversión. Hacienda dice que los valores siempre deben ir reflejados en euros.

Un ejemplo de un libro de registro de facturas recibidas bien hecho, cumpliría con todo esto que te hemos dicho.

Modelo del libro de facturas emitidas y recibidas

Esto de crear un libro de facturas tiene toda la lógica del mundo, ¿no? 

¿El problema? Que no sabes cómo hacer un libro de registro de facturas porque no existe un formato específico y obligatorio más allá de los datos que debe incluir.

Y aquí es donde se monta un tremendo caos 🤯

Porque cada uno lo hace como buenamente puede, pero no siempre son válidos. La ley dice que se pueden utilizar medios electrónicos o informáticos.

También que puedes hacerlo como quieras, siempre que garantices la autenticidad de la información, su legibilidad y por supuesto, que permitas el acceso a esos datos a la Agencia Tributaria.

Pero esto no es del todo cierto 🧐

Porque si Hacienda necesita el libro de facturas para hacer comprobaciones, tienes que presentarlo. Y entonces ya no es que puedas utilizar medios electrónicos, sino que es obligatorio.

Te lo van a pedir en un fichero Excel o bien en CSV.

Y bueno, ya que lleva tanto trabajito crear y confeccionar el libro de facturas, lo mínimo es que dure, ¿no?

Pues toma duración.

Como mínimo hay que guardar las facturas cuatro años, que es cuando prescriben las obligaciones tributarias con Hacienda 😮

Y cada una de ellas debe coincidir con las anotadas en el libro de registro de facturas, por lo que también debes guardarlo durante ese periodo.

¿Desde cuándo? Comenzando a contar desde el día siguiente en el que finalizó el plazo de presentación de la autoliquidación o declaración.

Por ejemplo, tu empresa presentó su declaración de IVA el 20 de abril de 2024, pero el plazo para presentarla finalizó el 30 de abril. Entonces tendrás que contar cuatro años a partir de este día.

Esto significa que debes conservar las facturas y los libros de registro de facturas hasta el 30 de abril de 2028. 

Y ojo, que si cuatro años te parecen mucho, imagínate diez.

Esto les ocurre a aquellos que se dedican, por ejemplo, a la intermediación profesional en la concesión de préstamos y créditos.

Cómo optimizar tu departamento financiero con la ayuda de los libros de facturas

La mejor forma de optimizar tu departamento financiero —y la más habitual hoy por hoy— es contar con un buen software de facturación, con un sistema de ERP o hacerlo a través de las aplicaciones de la Agencia Tributaria.

De hecho, a partir de 2025 —y para algunas empresas 2026— la factura electrónica se convertirá en obligatoria y esto seguro que va a cambiar también las formas de llevar los libros de registro de facturas y el nivel de automatización de facturas.

Bien cierto es que llevándolos a través de medios electrónicos tienes más ventajas:

• Automatizas procesos y agilizas tus operaciones
• Reduces los errores humanos y, con ellos, los tiempos que utilizas en subsanarlos
• Aumentas tus capacidades de control y análisis tanto en la gestión de proveedores como con tus clientes
• Consigues que tus libros de facturas sean más veraces y transparentes
• Te permiten optimizar costes, incrementando la rentabilidad de tu negocio
• Te ayudan a evitar riesgos financieros, sanciones y multas; no tendrás más gastos inesperados

Porque de eso último no te hemos hablado, pero si te retrasas o incumples tus obligaciones con los libros de facturas hay multas y sanciones 😱

Parten desde los 150 € las faltas leves, y de ahí para arriba con las graves y muy graves, según los artículos 200 y 201 de la LGT, pudiendo llegar a los 6.000 €.

La Agencia Tributaria ha puesto en marcha el SII para gestionar los libros de registro de IVA, que sirve para mejorar todo eso que te hemos contado aquí arriba 👆

Solo están obligadas a utilizarlo las grandes empresas —que facturen más de 6 millones—, las inscritas en el REDEME y los grupos especiales de IVA.

Aunque, tu empresa puede solicitar el ingreso al SII con el modelo 036 o 037 sea del grupo que sea y disfrutar así, de los beneficios del SII. Y en caso de que quieras renunciar, puedes hacerlo cuando haya transcurrido un año natural desde que te has inscrito con el mismo modelo.

Pero ten en cuenta que con el SII tendrás requisitos a mayores:

• Entre cuatro y ocho días para comunicar las facturas expedidas
• Cuatro días para comunicar las facturas recibidas

Según Hacienda, la implementación del SII ha mejorado la gestión de los libros de facturas y la recaudación del IVA un cacho, al ofrecer una comunicación con la AEAT bidireccional e instantánea.

¿Qué piensas tú? ¿Eres defensor o detractor del SII?

Importancia de la tecnología para gestionar los libros de facturas

Da igual que seas defensor o detractor del SII.

Lo que está claro que utilizar un programa o software para ayudarte a gestionar las facturas es un buen modo de optimizar tu departamento financiero. 

También de evitar quebraderos de cabeza, porque así los libros de facturas se crean prácticamente solos 😍

Que si teclear en Excel dato por dato, factura por factura… almacenarlas durante cuatro años en formato físico o en local, con el correspondiente riesgo que hay de que se extravíen. 

¡Basta!

Tenemos una solución para automatizar las facturas de los proveedores. Y no solo las de los proveedores; también las de los gastos en general.

Pleo.

¿Pleo?

Es una solución homologada por Hacienda con la que consigues prescindir de todas las facturas de todo tipo de gastos.

Da igual si son electrónicas, en PDF,  o si estaban impresas en papel térmico que no iba a durar cuatro años 😒

Con una simple foto, Pleo te permite escanear las facturas desde la aplicación, haciendo que puedas desecharlas. A la basura.

A Hacienda, con las fotos de Pleo le vale.

Además, te permite exportar los datos a tu software de contabilidad en el formato que quieras.

Integración automática a tu libro registro de facturas recibidas a golpe de clic.

¿Hay ganas de utilizar Pleo como ayuda extra? No nos extraña; es de lo mejorcito que hay para la gestión de gastos 🥰