Viajes de incentivo: qué son, tipos y beneficios para tu empresa

Mantener motivado a un equipo es de las tareas más complejas que tiene sobre la mesa cualquier empresa, no cabe duda.

La rutina diaria, la falta de estímulos más allá del salario y que el tiempo pasa igual para todo el mundo juegan en tu contra.

¿Y a favor?

Entre otros, los viajes de incentivo ✨

Sí, esa escapada organizada por la empresa que mezcla reconocimiento, experiencia y, en muchos casos, también una buena dosis de trabajo en equipo.

Algo que va mucho más allá de un simple viaje de empresa, vamos.

Pero ojo, que detrás de cada viaje de incentivo hay decisiones financieras que telita: presupuesto, fiscalidad, contabilización... y ahí tienes que ir con cuidadito.

A modo de resumen rápido:

Y ahora sí, vamos a profundizar.

¿Qué te vas a llevar aprendido de aquí?

• Por qué organizar un viaje de incentivos para tus trabajadores es una idea estratégica genial y no solo un gasto de empresa más

• Cómo estimar el presupuesto del viaje de incentivo y qué factores influyen en el coste

• Qué implica la fiscalidad y contabilidad de estos viajes de incentivo para tu empresa

• Un ejemplo de cómo organizar uno

Vamos allá.

¿Qué es un viaje de incentivo?

Un viaje de incentivo es un desplazamiento organizado y financiado por la empresa para recompensar, motivar o desarrollar a parte o toda su plantilla.

A diferencia de un viaje de trabajo al uso —donde el objetivo es hacer algo concreto, como visitar a un cliente o asistir a un congreso—, el viaje de incentivo tiene un componente emocional y motivacional muy marcado.

Con uno, tu empresa le está diciendo a tu equipo: «eh, os lo habéis ganado». Y le premia con una experiencia difícil de olvidar 🏆

Los viajes de incentivo para empresas existen desde hace décadas, pero han evolucionado mucho.

Antes eran casi exclusivamente para comerciales que llegaban a su objetivo; hoy, en cambio, se usan para equipos enteros, para lanzamientos de producto, para cambios culturales e incluso para reforzar el sentido de pertenencia y retener talento.

Por qué organizar uno para tu equipo: beneficios de los viajes de incentivos

¿Qué ventajas tiene para tu empresa organizar un viaje de incentivo para tu equipo?

Toma nota 👇

• Mejoran el rendimiento: el simple hecho de saber que existe un viaje de incentivo como recompensa cambia la actitud de muchas personas. Se convierte en un objetivo tangible, algo que se puede visualizar, lo que impacta directamente en los resultados.

• Aumenta la atracción y reduce la rotación: reemplazar a alguien de tu equipo cuesta un dineral, sobre todo si es una persona ya asentada y consolidada. Un viaje de incentivo bien planteado contribuye a que la gente quiera trabajar en la empresa… y quedarse; poco más que añadir.

• Crean cohesión: compartir una experiencia fuera del entorno laboral genera vínculos que luego se notan en el día a día. La comunicación mejora y la colaboración interdepartamental, también.

• Fortalecen la cultura: si tu empresa tiene valores concretos —innovación, trabajo en equipo…—, un viaje bien diseñado puede convertirse en la mejor forma de vivirlos de verdad, no solo de leerlos en una presentación.

Más cultura, más cohesión, menos rotación, más rendimiento… que acaba derivando en lo mejor de lo mejor: una mayor rentabilidad.

Viajes de incentivos, entonces, rotundamente sí.

¿Vemos los distintos tipos?

Tipos de viajes de incentivos

Porque resulta que no, no todos los viajes de incentivo son iguales.

Elegir bien el formato es tan importante como acertar con el destino.

El viaje de recompensa puro es el más tradicional.

En él se premia a las personas que han alcanzado un objetivo —normalmente de ventas, claro— con una experiencia.

Destinos aspiracionales, hoteles de nivel, actividades exclusivas… El mensaje es claro: «esto es para los mejores» 

En el viaje de team building, el foco está en el equipo al completo, no en el individuo.

Consiste en actividades diseñadas para mejorar la comunicación, la colaboración y la confianza entre personas que no trabajan necesariamente juntas en el día a día.

El viaje de formación experiencial mezcla contenido formativo con la experiencia del viaje.

Talleres, conferencias, visitas a empresas referentes... Con formato de viaje, pero con un objetivo de aprendizaje claro 📚

Los viajes de lanzamiento o celebración están siempre ligados a un hito de la empresa: el cierre de un año récord, el lanzamiento de un nuevo producto o la superación de una crisis.

La experiencia refuerza el significado de ese momento.

Y finalmente está el viaje de puro bienestar, más centrado en el descanso y la desconexión.

Hablamos de retiros, naturaleza, actividades físicas o culturales sin una agenda cargada.

Este tipo de viaje de incentivo está cada vez más demandado por empresas dispuestas a cuidar la salud mental de sus equipos.

¿Vemos un resumen?

¿Cuál ofrecerías a tu equipo, ahora que conoces todas las posibilidades?

Cómo organizar un viaje de incentivos

La organización de viajes de incentivo para empleados tiene más enjundia de lo que parece porque no, no es cuestión de mandar a alguien de viaje y hala, que disfrute.

Organizar un viaje de incentivos tiene su aquel, sobre todo si quieres que resulte en los beneficios que hemos visto antes.

Aquí va el paso a paso:

• Define el objetivo del viaje de incentivo antes que el destino: ¿qué quieres conseguir? ¿Motivar a los comerciales que han llegado a objetivo? ¿Reforzar la cohesión de un equipo que trabaja en remoto? El objetivo determina el formato, y el formato determina el destino; no al revés.

• Establece el presupuesto: no es solo el coste del vuelo y el hotel, sino que hay que contemplar traslados, actividades, comidas, seguros y los imprevistos de siempre. Ahora enseguida profundizamos un poco más en esto.

• Decide quién va: ¿es un incentivo selectivo para los mejores resultados, o es para todo el equipo? La respuesta cambia completamente el diseño del viaje y el impacto que generará.

• Elige entre organización interna o agencia especializada: la organización de viajes de incentivo tiene su aquel. Piénsalo: gestión de vuelos, hoteles, actividades, proveedores locales... Si el viaje supera las 20-30 personas o el destino es internacional, una agencia especializada en incentivos suele compensar.

• Comunícalo bien: un atractivo de los viajes de incentivo es que empiezan a motivar antes de que sucedan. La comunicación interna sobre quién puede ir, en qué condiciones y qué implica es parte del incentivo en sí.

• Gestiona los gastos a lo pro: cada persona del equipo que viaja genera gastos. Extras no incluidos, transporte local... Tener un sistema claro para que esos gastos no se conviertan en un dolor de cabeza a la vuelta es fundamental, para saber en tiempo real qué se está gastando, qué y en qué.

¿Puedes organizarlo de otra forma y que el resultado sea satisfactorio?

Pues claro, pero procura dejarlo todo bien atado, que si no el remedio al final será peor que la propia enfermedad.

Los aspectos fiscales en los viajes de incentivos

Cómo afectan los viajes de incentivos a las cuentas de la empresa es el aspecto que más dudas genera.

Y con razón.

Los viajes de incentivo tienen implicaciones fiscales tanto para la empresa como para las personas del equipo que participan.

Vamos por partes.

Para la empresa: ¿es deducible un viaje de incentivo?

La respuesta corta es que sí, pero con matices.

Para que el gasto sea deducible en el impuesto de sociedades, se tienen que cumplir los requisitos habituales:

• Estar correlacionado con la actividad

• Estar justificado con las facturas correspondientes

• Estar correctamente contabilizado.

Si el viaje tiene un componente claramente comercial —reforzar relaciones con clientes o proveedores, por ejemplo—, parte de los gastos pueden clasificarse como gastos de representación.

En ese caso, el tope deducible es el 1 % del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo, algo que conviene tener en cuenta antes de diseñar el viaje.

Si el viaje es puramente para beneficio del equipo, el tratamiento es el de gasto de personal, y en principio no tiene ese límite del 1 %.

Así pues, conviene documentar bien no, de maravilla, el carácter del viaje y su vinculación con la actividad.

Y para el equipo: ¿es una retribución en especie?

Llegamos al punto más delicado.

Si el viaje de incentivo se organiza como recompensa individual —como cuando solo van los que han llegado a objetivo, por ejemplo—, Hacienda puede considerarlo una retribución en especie para el trabajador.

Eso implica que habría que valorar el beneficio recibido, incluirlo en la nómina y aplicar la retención de IRPF correspondiente.

Es decir, el trabajador «recibe» algo con valor económico que Hacienda quiere que tribute.

Si en cambio el viaje es colectivo —va todo el equipo, sin distinción— y tiene un propósito claramente empresarial —formación, cohesión, lanzamiento…—, la cosa cambia.

En ese caso, podrás argumentar que no es una retribución en especie, sino un tipo de gasto de empresa más, sin implicaciones en el IRPF de los participantes.

La diferencia entre un escenario y otro puede ser importante en términos de coste real para tu empresa, así que tenlo claro a la hora de organizarlo.

Gasto aproximado de una empresa en un viaje de incentivos​

Venga, vale, muy bien lo de los viajes de incentivo, pero ¿cuánto nos va a costar esto?

La respuesta es, como casi siempre, que depende.

Pero como hemos venido a jugar, vamos a dar rangos orientativos.

Para un viaje de incentivo nacional de 2-3 días, el gasto aproximado por persona suele moverse entre los 500 € y los 1.200 €, dependiendo del destino, el alojamiento y las actividades incluidas.

Para destinos internacionales europeos con un formato similar, el rango sube hasta los 1.200 € y los 2.500 € por persona. Lisboa, Ámsterdam, París, Roma... ciudades que tienen un tirón especial y un coste acorde.

Para viajes lejanos —Caribe, Asia o destinos que implican muchas horas de vuelo— o con mucho componente de lujo, el presupuesto por persona puede superar fácilmente los 3.000 €, llegando en algunos casos a los 5.000 € o más si el nivel de personalización es alto 🌍

¿Y cuáles son los factores que acabarán influyendo en el gasto total?

Apliquemos la lógica.

• Número de asistentes: a mayor volumen, mayor capacidad de negociar tarifas

• Temporada: viajar en temporada baja puede suponer ahorros considerables

• Destino: los destinos nacionales o del sur de Europa suelen ser más competitivos que los del norte o los internacionales

• Nivel de personalización: cuanto más a medida sea la experiencia, mayor coste de gestión

• Agencia vs organización interna: la agencia cobra su margen, pero ahorra tiempo y suele conseguir mejores precios en alojamiento y actividades

Aterricemos esta información en números.

Para un equipo de 50 personas con un viaje nacional de 3 días, hablar de un presupuesto de viajes de incentivos entre 30.000 € y 60.000 € es completamente razonable.

Una inversión que, como hemos dicho, tendrá retorno si se hacen bien las cosas 💰

¿Cómo se contabiliza un viaje de incentivos?

El viaje es todo un conjunto de ventajas y beneficios.

Pero ojo, que si no lo contabilizas bien, para la empresa acabará siendo un desastre, un agujero negro. Un lastre.

La contabilización de un viaje de incentivos dependerá de su naturaleza y podrás hacerlo en estas tres cuentas:

• La cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas se usa cuando el viaje tiene un componente de representación, con clientes o proveedores implicados. Recuerda el tope del 1% del rendimiento neto.

• La cuenta 629 Otros servicios es para los gastos del viaje que corresponden a tu equipo y no tienen ese carácter representativo. También se aplica en viajes formativos o de team building sin componente comercial.

• Y la cuenta 649 Otros gastos sociales se utiliza cuando el viaje se entiende como un beneficio social para tu equipo, especialmente en viajes colectivos

El IVA asociado, como siempre, va a la cuenta 472 IVA soportado, siempre que el gasto esté debidamente justificado con factura a nombre de la empresa y cumpla los requisitos de deducibilidad.

Lo importante es documentar bien: qué se hizo, cuándo, quién fue y cuál era el propósito del viaje. Esa documentación es tu mejor defensa ante cualquier comprobación fiscal.

¿Cuándo se realizan viajes de incentivos?

No hay una norma fija, pero los momentos más habituales son el cierre del año fiscal para premiar resultados, el verano como actividad de team building o coincidiendo con un hito de empresa, como un lanzamiento o un aniversario. Las empresas lo suelen planificar con entre 6 y 12 meses de antelación, para asegurar disponibilidad y precios.

¿Vemos un ejemplo?

Ejemplo de viaje de incentivos

Venga, vamos a ponerle cara al concepto con un caso concreto.

Imagina que eres el líder financiero de una empresa que vende un software.

Sois 80 personas en plantilla.

El equipo comercial, de 20 personas, ha cerrado el mejor año de su historia, superando el objetivo establecido en un 30 % 👏

Para premiarle, decides organizar un viaje de incentivo para ese equipo comercial, a modo de reconocimiento. El destino elegido: Lisboa, tres días.

El viaje incluye:

• Vuelos desde Madrid y Barcelona

• Hotel de 4 estrellas en el centro de Lisboa, con desayuno incluido

• Cena de bienvenida en restaurante de referencia

• Actividad de team building: taller de cocina portuguesa

• Tardes libres el segundo día

• Cena de cierre

El coste total termina siendo de 28.000 €; es decir, unos 1.400 € por persona.

Desde el punto de vista financiero, tu empresa tramita las facturas del hotel, las aerolíneas, el restaurante y la compañía encargada de las actividades.

Todo correctamente a nombre de la empresa, con CIF incluido —o despídete del IVA deducible—.

Como el viaje es selectivo —solo van los veinte del equipo comercial—, tu empresa tiene que valorar si corresponde tratarlo como retribución en especie.

Como no lo tienes claro, decides consultar con un especialista y documentar el carácter del viaje como reconocimiento por objetivos alcanzados, con soporte de las métricas de venta.

Contablemente, el grueso del gasto se va a la cuenta contable 629. La cena de cierre con los directivos se registra en la 627, por su carácter de representación.

A la vuelta, cada persona del equipo que hizo algún gasto adicional lo justifica con la nota de gastos y la factura correspondiente. Tu empresa hace los reembolsos y hala, fin de la historia.

El resultado: un equipo comercial que se fue a Lisboa sintiéndose reconocido y que volvió con las pilas cargadas para el siguiente ejercicio.

Y tú, con todos los gastos bien documentados, bien contabilizados y listos para la declaración. Así es como se organiza un viaje de incentivo sin que luego se convierta en un dolor de cabeza financiero.

Preguntas habituales sobre los viajes de incentivo para empresas

¿Vemos preguntas frecuentes al respecto?

¿Cuál es la duración de un viaje de incentivo habitual?

Lo más común es entre 2 y 5 días. Los viajes nacionales suelen ser más cortos —fin de semana o 3 días entre semana—, mientras que los internacionales se planifican para 4-5 días. Más de una semana empieza a ser poco común, salvo en destinos lejanos.

¿Cómo se financia un viaje de incentivo?

La empresa financia el viaje directamente, ya sea gestionándolo en su totalidad o a través de una agencia especializada. Lo habitual es que sea un gasto asumido íntegramente por la empresa, sin coste para el participante.

¿Pueden ir los familiares de los empleados en un viaje de incentivo?

Depende del diseño del viaje. Hay empresas que lo permiten, especialmente en viajes de larga duración o en formatos más orientados al descanso. Si los familiares participan, el coste que les corresponde suele tener implicaciones fiscales adicionales para el trabajador.

¿Qué diferencia hay entre un viaje de incentivo y un viaje de empresa?

El viaje de empresa es un término más genérico: puede ser una salida anual para toda la plantilla, con un componente lúdico y de convivencia, pero sin estar vinculado directamente a resultados. El viaje de incentivo, en cambio, tiene siempre un objetivo claro: premiar, motivar o desarrollar. Y eso se nota en el diseño, la comunicación y el impacto.

¿Organizar viajes de incentivos para trabajadores es algo solo para grandes empresas?

Para nada. Hay formatos perfectamente adaptados a pymes: un fin de semana rural para un equipo de 10 personas puede ser tan impactante como una escapada a Marrakech para 30. Lo que importa es que responda a un objetivo y que esté bien comunicado. El tamaño de la empresa no determina la efectividad del incentivo.

Pleo, de tu lado para gestionar el gasto en los viajes de incentivo

Ya ves: para organizar bien un viaje de incentivos en tu empresa te va a hacer falta dedicación. Tiempo.

¿Te imaginas si te tuvieras que dedicar también a los gastos que se generan durante ese viaje de incentivo?

Un justificante de pago que no se lee bien, una hoja de gastos de viaje con conceptos muy dudosos, reembolsos de gastos de viaje pendientes semanas después… uf, ¡horror! 😱

Ahí lo que tienes que hacer es pasarte a Pleo y repartir tarjetas de empresa para todo tu equipo.

Así, cuando se vayan de viaje de incentivos —y donde sea, incluso en su día a día en la empresa—, todos los gastos quedarán registrados en el momento en que se producen.

En tiempo real, sí, y como mandan los cánones: con el justificante de pago para poder deducirte el gasto, sin notas de gasto ni reembolsos infinitos.

Y es que con las tarjetas Pleo puedes poner límites individuales por tarjeta, ver en tiempo real quién gasta qué y exportar todo directamente a tu programa de contabilidad.

Todo bien ordenado, con los gastos listos para deducir, sin necesidad de que nadie adelante dinero de su propio bolsillo.

Querías cuidar a tu equipo, ¿no?

Pues estas tarjetas sirven para eso, además de para hacerte más fácil que nunca cualquier gestión de gastos, ¡incluida la de los viajes de incentivos!