Colaboración interdepartamental: ¿la clave que te falta para el éxito financiero?
Cuando hablamos de estabilidad financiera, la gran mayoría de empresas piensan en reducción de costes, automatizaciones o en la búsqueda de nuevas fuentes de ingresos.
Las que actúan así... ¿Se equivocan?
No, pero se están dejando en el tintero otra vía tanto o más importante que esas: la colaboración entre departamentos, especialmente entre el financiero y el resto.
En una encuesta que hicimos a 2.800 responsables de tomar las decisiones financieras en empresas europeas, el 72 % afirmó que una buena comunicación interdepartamental hacía que su empresa fuera más resiliente financieramente hablando.
Es decir, que tuviera una mejor estabilidad financiera, una mayor capacidad de adaptarse a los cambios.
Si la comunicación y la colaboración fluyen, se toman mejores decisiones financieras y estratégicas, los equipos reaccionan con más agilidad y la empresa se adapta a lo que venga mucho más fácilmente.
Es así.
Y a pesar de eso, en muchas —demasiadas— empresas las barreras internas siguen impidiendo esa colaboración interdepartamental tan positiva.
¿Es tu caso?
Pues estamos aquí para poner remedio.
Vamos a ver por qué la colaboración entre departamentos es fundamental para la gestión financiera, cuáles son los principales obstáculos que la frenan y, lo más importante, cómo puedes mejorarla.
Por cierto, todas las estadísticas —incluida la anterior— se refieren al estudio que hicimos en 2024 sobre colaboración y finanzas y que tienes disponible aquí.
¿Empezamos?
Con comunicación, las decisiones siempre son mejores
El 66 % de los líderes financieros del estudio lo tienen claro: si la comunicación entre departamentos fuera mejor, las decisiones tomadas habrían sido mucho más acertadas.
Y tiene todo el sentido del mundo, si lo piensas.
Cuando cada departamento trabaja de forma aislada, la información se fragmenta.
Finanzas, por ejemplo, necesita datos de ventas, y ventas no siempre tiene una visibilidad clara del control presupuestario cuando elabora sus planes para cumplir los objetivos.
El departamento de compras también necesita entender los presupuestos, y en finanzas a veces se toman decisiones sin alinear objetivos.
El resultado: decisiones basadas en datos incompletos, una planificación financiera que no refleja la realidad y oportunidades de optimización que se van al limbo por falta de información.
Por eso, mejorar la comunicación interna entre departamentos no es solo una buena práctica que está ahí para que la tomes o la dejes.
Es toda una necesidad para que la gestión del equipo financiero y estratégico sea realmente eficaz y lleve a la empresa por los caminos óptimos.
Barreras que impiden la colaboración entre finanzas y otros departamentos
Visto esto, es fácil reconocer la importancia de la comunicación y organización interdepartamental, ¿no?
Siendo así, ¿por qué hay empresas que siguen sin lograrla?
Cuando sabes que la colaboración es una prioridad, pero no la consigues, ¿a qué es debido?
Pues casi 7 de cada 10 responsables financieros (68 %) identifica los silos organizacionales como el principal obstáculo... pero hay más.
Los silos: enemigos de la información compartida
Los silos organizacionales surgen cuando cada departamento funciona como una entidad separada, sin tener en cuenta al resto.
Cada uno por su lado, que dicen.
No comparten información, no colaboran en procesos clave y, en muchos casos, trabajan con herramientas que no se pueden ni integrar con otras.
Esto no solo ralentiza las operaciones, sino que genera frustración entre equipos... y ojo con eso, que la retención de talento va por ahí.
Por ejemplo, finanzas necesita hacer informes de gastos, pero ventas usa su propio sistema y los datos no fluyen de un equipo a otro.
Y operaciones quiere optimizar presupuestos, pero no tiene acceso a las previsiones de gastos del equipo financiero.
Cuuuidadito con los silos.
Falta de tiempo
En un mundo donde cada equipo tiene sus propios objetivos, la colaboración con otros departamentos a menudo se ve como algo secundario.
«Total, ¿para qué? Ya le dedicaré un rato cuando acabe lo mío».
Pero tras esa obligación, llega otra, y otra, y otra... hasta que lo de ver cómo colaborar más y mejor desaparece de la mente
En un contexto tan rápido, donde a todas horas surgen posibilidades de optimizar los procesos internos, nuevas amenazas en forma de riesgos financieros y oportunidades de mercado, la colaboración se olvida.
Si el equipo de finanzas está centrado en cerrar el trimestre y el de ventas en alcanzar sus objetivos, nadie parará para centrarse en mejorar la comunicación entre ambos departamentos.
Pero cuando llega el momento de tomar decisiones conjuntas, alineadas con los objetivos de ambos departamentos, la falta de colaboración pasa factura y hala, a lamentarse.
Herramientas incompatibles
El 57 % de los encuestados afirma que las herramientas tecnológicas incompatibles son un obstáculo para la colaboración.
Herramientas... ¿«incompatibles»?
¿Qué es eso?
Son aquellas que no se integran entre sí. Aquellas que no permiten que se comparta información de forma automática, por lo que ha de hacerse manualmente... aumentando el riesgo de que haya errores.
La solución pasa por adoptar herramientas que faciliten el acceso a datos actualizados y compartidos en tiempo real.
Cómo mejorar la colaboración interdepartamental y optimizar la gestión financiera
El 72 % de los encuestados afirma que mejorar la colaboración entre departamentos hace que su empresa sea más ágil ante cambios externos.
Y eso es importante: si de pronto el país más poderoso del mundo —hablando en términos financieros— impone aranceles surrealistas a potencias exportadoras, ¿qué hacer?
¿Quedarse de brazos cruzados?
Las empresas más afectadas tendrán que tomar decisiones para no hundirse, ¿no?
Decisiones, además, importantísimas. Financieras y estratégicas.
Y para eso, nada como tener una colaboración interdepartamental de diez sobre diez 👌
¿Vemos cómo mejorarla para que se aproxime a esa excelencia?
Estrategias para mejorar la colaboración interdepartamental
Toma nota, que son pequeñas ideas... pero te pueden aportar graaaandes resultados:
Implementa herramientas colaborativas
Utilizar plataformas que integren información de todos los departamentos evita que se pierdan datos por el camino. Un CRM que permita ver a finanzas y marketing los mismos datos en tiempo real reduce errores en la previsión de ingresos y facilita una toma de decisiones mucho más alineada. ¡Viiiva el trabajo colaborativo!
Fomenta reuniones interdepartamentales periódicas
Las reuniones frecuentes entre finanzas y el resto de departamentos ayudan a alinear objetivos, para que todos remen en la misma dirección.
Semanal, quincenalmente… cualquier frecuencia será buena mientras estas reuniones tengan lugar.
Define procesos claros de intercambio de información
Que todo el mundo sepa cómo compartir... y de dónde obtener los datos de otros departamentos.
Un buen ejemplo sería la creación de reportings financieros automáticos accesibles para cada equipo, para que sepan su rendimiento individual sin tener que preguntarlo.
Usa tableros compartidos en tiempo real
En un mundo tan rápido como este, los informes estáticos se quedan obsoletos a la que te quieres dar cuenta.
Los visualizadores de datos permiten que cada equipo cuenta con la información más reciente sin depender de correos o reuniones del todo innecesarias.
Capacita a los equipos en comunicación efectiva
Las habilidades de comunicación no son innatas. Invertir en formación para que los equipos sepan cómo transmitir información de manera clara y efectiva puede marcar la diferencia.
Sin ir más lejos, un CFO como tú que presente datos financieros de forma comprensible facilitará la toma de decisiones por parte de los managers.
Establece incentivos para la colaboración
Bonificaciones o reconocimientos por proyectos colaborativos motivarán a los equipos a trabajar en conjunto en lugar de operar en silos. ¿A quién no le gustaría un buen reconocimiento ante el resto de compañeros?
El punto está en integrar estos cambios de forma gradual... y sobre todo, asegurarte de que cada equipo entiende el valor de la colaboración interdepartamental.
Para fomentar la cultura colaborativa necesitas algo más que buenas intenciones
La colaboración efectiva entre departamentos no ocurre por sí sola, lamentablemente.
Para que llegue, se necesitan cambios estructurales y tecnológicos que faciliten la integración de equipos y el acceso a la información en tiempo real 👇
Cambios estructurales para conectar mejor
Muchas empresas aún operan con estructuras jerárquicas rígidas que dificultan la comunicación.
Rediseña la estructura para fomentar el trabajo transversal y establece roles de enlace entre departamentos para mejorar la colaboración.
Además, crea espacios de trabajo compartidos, tanto físicos como virtuales, para fomentar la interacción entre equipos y evitar la formación de los indeseables silos.
Tira de tecnología para eliminar barreras
No basta con querer colaborar; también se necesitan herramientas que lo hagan posible.
Implementar software para empresas como un ERP o plataformas de gestión de proyectos permitirá que todos los equipos trabajen con la misma información en tiempo real, algo que ya hemos visto que es sencillamente imprescindible.
Es más: ahora enseguida te vamos a hablar de tu mejor aliado tecnológico en esto de la colaboración interdepartamental.
Automatiza y gana en productividad
Reducir tareas manuales y automatizar procesos, como la generación de informes de gastos o el rolling forecast, minimiza errores y libera tiempo para todo lo demás.
En tu caso, tomar decisiones estratégicas que lleven a la empresa a disfrutar de unos márgenes más altos de rentabilidad.
En el caso de los demás, en hacer aquello para lo que son más productivos.
Todo lo automatizable se debe automatizar. ¿No decíamos que querías ser una empresa ágil?
La herramienta que facilita la colaboración entre finanzas y resto de departamentos
Venga, que le sacamos el último aliento al informe: el 77 % de los CFOs asegura que las soluciones de gestión de gastos facilitan la colaboración entre finanzas y otros departamentos.
En España, este porcentaje asciende al 83 %
Estas herramientas no solo agilizan la comunicación, sino que también permiten una mejor visibilidad de los gastos y una gestión financiera más eficiente.
Pero no, no te vale cualquiera: te vale Pleo.
Pleo facilita el control de gastos de forma automatizada, asegurando que cada equipo tenga acceso a información financiera en tiempo real.
¡Toma ya!
Gracias al sistema de tarjetas inteligentes y control de gastos completamente digital y automatizado, nadie invierte tiempo en tareas improductivas y se centra en lo que debe.
Finanzas, por ejemplo, se puede olvidar de las molestísimas notas de gastos, así como de registrar a manini los datos en los libros contables.
El control del presupuesto también se hace en tiempo real sin mayor esfuerzo.
Todo fácil.
Y la comunicación interna, fluida a través de la plataforma, pudiendo cada manager aprobar o rechazar cualquier gasto en cuanto tenga lugar el pago con tarjeta por parte del empleado. Y dar razones en caso negativo, claro.
Y finanzas, por supuesto, tendrá una visibilidad total de esos datos.
Maravilla, ¿no?
Visibilidad, comunicación, datos en tiempo real, automatizaciones, comodidad... ¿hay ganas de Pleo o no?
Pásate a su gestión de gastos y a disfrutar; que no se diga.
