Teknik är centralt för många moderna företag, men utan ordentlig kontroll kan IT- och mjukvarukostnader snabbt eskalera. Här kommer IT & software spend management in i bilden. Det här är en strategi som hjälper ditt företag att få full kontroll över tekniska investeringar och och få ut det maximala värdet för pengarna.
Oavsett om ditt företag använder molnlösningar, har en växande portfölj av mjukvarulicenser, eller vill undvika kostsamma fallgropar som Shadow IT, är det avgörande att ha en tydlig plan för hanteringen av IT-utgifterna.
I den här guiden går vi igenom de viktigaste aspekterna av IT & software spend management, från att optimera molnkostnader till effektiv licenshantering, så att du kan hålla kostnaderna under kontroll samtidigt som företagets tillväxt stöds.
Vad innebär IT & software spend management?
IT & software spend management handlar om att få full kontroll över hur ditt företag spenderar pengar på teknik och mjukvarulösningar. Det handlar inte bara om att betala fakturorna för era licenser.
Det handlar om att optimera alla tekniska investeringar så att ni får ut maximalt av era budgetar – och undviker onödiga utgifter för mjukvara som ni inte längre använder eller licenser som köpts i överflöd.
Kort sagt ger effektiv hantering av utgifter dig möjlighet att styra företagets tekniska inköp. Du får en översikt över allt från abonnemang till hårdvara och molntjänster, så att varje krona används på bästa sätt.
När det görs rätt hjälper hantering av IT- och mjukvaruutgifter ditt företag att undvika dolda kostnader och istället skapa mervärde med era IT-investeringar.
Den stora guiden till hantering av IT & software spend management
IT & software spend management innefattar många olika delar av företagets tekniska infrastruktur. Därför kommer vi i avsnitten nedan att gå igenom alla relevanta aspekter av hantering av IT- och mjukvaruutgifter. Vi hjälper ditt företag att hantera de utmaningar som följer med digital transformation och växande teknikkostnader.
I den här artikeln kommer vi berätta mer om följande:
- Software asset management
- Shadow IT
- Application portfolio management
- IT governance
- FinOps
- Cloud cost optimization
- SaaS management
- Application rationalization
- IT strategi
- SaaS spend management
Software asset management
Software Asset Management (SAM) handlar om att optimera hanteringen av företagets programvarutillgångar för att maximera värdet och minimera kostnader. I dagens digitala värld är SAM avgörande för att effektivt hantera programvarulicenser och prenumerationer, säkerställa efterlevnad och förbättra operativ effektivitet.
SAM inkluderar att övervaka och optimera användningen av programvara, vilket sparar pengar genom att undvika onödiga licenser. Det hjälper också företag att hålla koll på licensstatus och minimera risken för straffavgifter vid revisioner. Genom att hålla programvaran uppdaterad och säker kan SAM också förbättra säkerheten och skydda mot sårbarheter.
En annan viktig aspekt är efterlevnad av regler som GDPR, genom att spåra vilka applikationer som hanterar personuppgifter. Genom att noggrant inventera och övervaka programvarutillgångar, samt hantera licensförnyelser och tilldelning, kan företag optimera sina resurser av programvara och fatta mer informerade beslut om inköp och avveckling.
Läs mer om software asset management här.
IT-strategi
En smart IT-strategi är avgörande för att ett företag ska kunna uppnå sina affärsmål och vara konkurrenskraftigt. Den ska inte bara hantera nuvarande behov utan också förbereda företaget på framtida utmaningar. En IT-strategi bör innehålla en tydlig vision, en bedömning av det nuvarande IT-läget, val av teknologiska lösningar, säkerhet och riskhantering, samt en plan för resurser och kompetens.
Utan en IT-strategi kan företag drabbas av ineffektivitet, säkerhetsproblem och dålig kommunikation. Därför är det viktigt att analysera nuläget, definiera tydliga mål och säkerställa rätt kompetens och resurser för att bygga en framgångsrik strategi.
Shadow IT
Shadow IT uppstår när anställda använder osankroniserade programvaror eller tjänster utan IT-avdelningens vetskap eller godkännande. Det här sker ofta för att anställda föredrar andra verktyg som de tycker är mer effektiva. Riskerna med shadow IT inkluderar dataintrång, säkerhetsbrister och potentiella brott mot dataskyddslagar som GDPR, eftersom IT-avdelningen saknar kontroll över de här verktygen.
För att hantera det här kan företag använda spårningsverktyg, Cloud-access security brokers (CASB), samt utbilda anställda om säkerhetsrisker och uppmuntra öppen dialog om verktygsbehov.
IT-governance
IT-governance (IT-styrning) handlar om att säkerställa att IT i en organisation stödjer affärsmål och hanterar risker. Det innefattar processer och strategier för att optimera IT-investeringar, minska risker och övervaka prestationer. IT-governance hjälper till att generera affärsvärde, säkerställa efterlevnad och skapa förtroende.
Ramverk som COBIT, CMMI, ITIL och NIST används för att implementera IT-governance, beroende på organisationens behov. Målen är att leverera värde till intressenter, skapa en tydlig strategi, minska risker och mäta IT-prestationer. IT-governance är viktigt för både små och stora organisationer för att effektivt anpassa IT till affärsmål.
Application portfolio management
Application portfolio management (APM) är en strategi för att optimera en organisations applikationsportfölj. Målet är att identifiera och eliminera ineffektiva eller överflödiga applikationer för att skapa en mer kostnadseffektiv och smidig IT-struktur som stöder företagets mål. APM hjälper till att förbättra insynen i applikationernas livscykler, tekniska prestanda och interaktioner med andra system, vilket gör det möjligt att fatta bättre IT-beslut.
Genom att ta bort oanvända applikationer och minska redundans sparas resurser. Det här gör det även möjligt att minska säkerhetsrisker och optimera IT-budgeten. APM är också avgörande för att minska IT-komplexitet och säkerställa att företagets applikationer följer relevanta efterlevnadskrav.
Ansvar för APM ligger vanligtvis hos CIO, CTO eller IT-chefer, och kan även innefatta Enterprise Architects. Framgångsrik APM kräver samarbete mellan olika avdelningar och en datadriven bedömning av applikationernas affärsvärde och prestanda.
Exempel på användning av APM är digital transformation, minskad IT-komplexitet och säkerställande av IT-säkerhet och efterlevnad. För bästa resultat bör företag involvera ledningen, skapa tydliga processer för godkännande och hålla regelbundna uppdateringar om framsteg. APM är ett pågående projekt som anpassas efter företagets föränderliga behov.
Läs mer om application portfolio management här.
FinOps
FinOps, en kombination av "Finance" och "DevOps", är en metod för att optimera och hantera molnkostnader effektivt. Den främjar ett delat ansvar mellan IT, DevOps och affärsteam för att förbättra kostnadshantering och öka affärsvärdet. Genom att implementera FinOps får organisationer bättre insyn i sina molnutgifter och kan fatta informerade beslut för att minska kostnader och förbättra resultat.
FinOps bygger på tre principer: effektivitet, optimering och kontinuerlig förbättring. Målet är att maximera värdet av varje spenderad krona och ständigt förbättra finansiella processer. FinOps handlar inte bara om verktyg, utan om ett tankesätt som involverar hela organisationen i beslut om kostnader och resursanvändning.
FinOps-processen delas in i tre faser: informera, optimera och använda. Informera handlar om att skapa insyn i molnutgifter, optimera fokuserar på att minska ineffektivitet och kostnader, medan använda innebär att kontinuerligt utvärdera och justera användningen för att maximera molnvärdet.
Cloud cost optimization
Molninfrastruktur har blivit viktig för små och medelstora företag, men den ökade flexibiliteten kan också leda till svårhanterade kostnader. Cloud cost optimization handlar om att hantera och minska kostnaderna genom att säkerställa att varje applikation får rätt mängd resurser utan att ditt företag behöver betala för mycket. Det innebär att hitta en balans mellan prestanda, kostnad och säkerhet, samt att kontinuerligt anpassa resursanvändningen.
För att optimera molnkostnader bör företag granska faktureringsinformation, sätta upp tydliga budgetar och identifiera outnyttjade resurser. Att anpassa storleken på tjänster, använda reserverade instanser och spot instances, samt välja mellan en eller flera molnleverantörer kan också ge besparingar. Kostnadsoptimering bör vara en del av hela mjukvaruutvecklingens livscykel (SDLC), med fokus på att fatta kostnadseffektiva beslut från början.
För att effektivt hantera kostnader ska företag spåra utgifter genom resurstaggning och kostnadscenter, vilket gör det enklare att optimera resursanvändningen och identifiera ansvariga team.
Läs mer om cloud cost optimization.
SaaS Management
SaaS (Software as a Service) är en modell där programvara tillhandahålls via internet istället för att installeras lokalt. Företag använder SaaS-appar som Salesforce eller Dropbox utan att hantera infrastruktur. SaaS Management handlar om att övervaka och optimera användningen av dessa appar, inklusive licenser och kostnader.
En effektiv SaaS Management-process hjälper företag att undvika problem som okontrollerade kostnader, överflödiga licenser och säkerhetsrisker. Vanliga tecken på behov av en strategi är brist på en tydlig policy, okontrollerad användning och överlappande appar.
Plattformar som Zylo, Torii och Lumos hjälper företag att få insyn i användningen av SaaS-appar, optimera licenser och kostnader samt säkerställa säkerhet och efterlevnad.
SaaS spend management
SaaS spend management innebär att effektivt hantera och optimera företagets kostnader för SaaS-applikationer. Eftersom företagen spenderar stora summor på dessa tjänster, med ett genomsnitt på 38 000 kronor per anställd per år, är det viktigt att säkerställa att varje applikation stödjer affärens mål och inte medför onödiga kostnader.
För att minska utgifterna bör företag identifiera oanvända eller överflödiga applikationer och optimera licensanvändningen. Effektiv hantering kan också förhindra problem som Shadow IT och undvika överköp av licenser genom samarbete och realistiska budgetar. Regelbundna revisioner av applikationerna hjälper till att hålla koll på användningen och optimera kostnaderna. En framgångsrik strategi kräver noggrant val av applikationer baserat på behov och budget samt förhandling om bra avtalsvillkor.
Läs mer om SaaS spend management.
Application rationalization
Application rationalization är en strategisk metod för att optimera en organisations applikationer genom att avgöra vilka som ska behållas, ersättas, avvecklas eller konsolideras baserat på deras värde, kostnad och risk. Målet är att minska onödiga kostnader och ineffektivitet, och skapa en mer flexibel och kostnadseffektiv applikationsportfölj som stödjer affärsmål.
Processen börjar med att identifiera och inventera alla applikationer, följt av en utvärdering av deras funktionalitet och värde. Baserat på utvärderingen tas beslut om att behålla, uppdatera, migrera eller eliminera applikationer. En implementeringsplan skapas för att genomföra rationaliseringen i faser, och processen avslutas med att säkerställa kontinuerligt underhåll och optimering.
Fördelarna med applikationsrationalisering är lägre IT-kostnader, borttagning av onödiga appar och mer resurser för innovation. Det krävs ett nära samarbete mellan affärs- och IT-ledning för att lyckas, och en noggrant genomförd rationalisering kan ge långsiktiga besparingar och en mer effektiv IT-struktur.
