Si empezáramos hablando de los sistemas CRM, todos sabrían de qué va el tema.
Pero si decimos SRM… la cosa cambia, al menos para aquellos que no se dedican a las compras y adquisiciones.
Aunque tú, como CFO, probablemente lo tengas claro 🙃
Y es que poco se habla del Supplier Relationship Management (SRM), una herramienta tecnológica básica para diseñar una estrategia de compras eficaz y gestionar las relaciones con proveedores.
Pero así como la mayoría de los CPO y CFO conocen la tecnología que puede aplicarse a las técnicas de compras, no está claro que comprendan el impacto global para la empresa de optimizar la cadena de suministro.
Otro reto es el de digitalizar toda la gestión de compras, sobre todo en pequeñas empresas con menos recursos y escasos conocimientos para impulsar una estrategia de abastecimiento.
Pero si conseguimos superar estas barreras…
… obtener mejores precios, ahorrar costes, cumplir objetivos y reducir riesgos son solo algunas de las ventajas que una estrategia de compras optimizada traerá a tu empresa.
Competitividad, que se dice 😅
Hoy vamos a ver la importancia de implementar un proceso de compras estratégico, sus beneficios, los pasos para que puedas crear la que necesita tu negocio y las claves para que planifiques con acierto.
¿Pero qué es esto de la estrategia de compras y abastecimiento de una empresa?
Venga, al lío 😜
Diseñar un proceso de compras de una empresa empieza por el análisis y la planificación, y sigue por el control e implementación de las operaciones de compra a lo largo de toda la cadena de suministro.
La finalidad de este proceso es conseguir los mejores precios y minimizar costes y riesgos en pos de aumentar la rentabilidad, tu meta como líder financiero.
Y como imaginas, utilizar herramientas tecnológicas en el proceso, como un SMR actualizado, es vital para alcanzar buenos resultados.
Para hacerte una mejor idea, digamos que planificar una estrategia de compras debería empezar por responder a estas preguntas clave:
- ¿Qué demanda hay en el mercado de los productos o servicios que ofrece la empresa?
- ¿Qué productos o servicios necesitamos adquirir?
- ¿Cuáles son los mejores métodos de envío?
- ¿Cómo se comercializarán las diferentes ofertas en el mercado?
Puedes comenzar por hacer un estudio de mercado, diseñar un plan de compras ajustado a esa situación, comparar todos los proveedores y elegir el plan de ejecución que garantice el precio de compra más ventajoso.
Y ojo, que hemos dicho ventajoso, no más barato 👀
¿Por qué es tan importante tener una estrategia de compras en tu empresa?
Volviendo al ejemplo de los CRM, seguro que hace años las empresas no imaginaban que gracias a esta tecnología conseguirían convertir hasta un 300 % más o aumentar sus ventas un 45 %, según esta fuente 🤯
¿Que facturas 1.000.000 € antes de poner un CRM en la vida de la empresa?
Pues con esta tecnología a pleno rendimiento pasas a 1.450.000 €.
¿Quién no firmaría? ✍️
Con la estrategia de compras y el SRM sucede algo similar y, aunque de momento no haya datos específicos, sí casos de éxito que veremos luego.
Y es que en la era de la tecnología financiera, el cambio constante y la innovación, contar con una estrategia de compras actualizada puede traer resultados que ahora ni imaginas.
¿En qué áreas concretas te va a ayudar?
En la planificación de la cadena de suministro: es el primer paso para no quedarte sin stock. Todos hemos sufrido este problema en algún momento como clientes, y la impresión es muy negativa. Puedes perder ventas a mansalva por falta de previsión.
Con una buena gestión de compras puedes minimizar las pérdidas por materias primas mal almacenadas o por malgastar recursos energéticos. Adiós al riesgo financiero.
En el proceso de adquisición o compra: donde podrás centralizar las compras e identificar qué proveedores son los que te van a abastecer de productos de buena calidad a precios competitivos.
También negociar el proceso de compra y distribución según los acuerdos que hayáis establecido para conseguir la mejor relación coste-beneficio.
Y en la estrategia de suministro: aquí ya vamos a la selección de los proveedores a los que vamos a comprar analizando su solvencia, origen de las materias primas o servicios, calidad, plazos de entrega, etc.
Así reducimos riesgos y nos aseguramos de que la inversión tendrá el mejor retorno 👏
Esto ya va pintando suficientemente bien como para plantearse implementar una estrategia de gestión de compras sí o sí, ¿o qué?
¿Qué tal si hablamos de los beneficios de implementar una estrategia de compras en tu empresa?
Teniendo en cuenta que la estrategia de compras y abastecimiento es un proceso que afecta a toda la organización, planificarla bien solo puede tener un resultado: decisiones de compra inteligentes que aumentarán la facturación.
Y eso se traduce en contar con una ventaja competitiva.
Vamos a ver a continuación los beneficios más detallados.
Optimización de recursos y reducción de costes
Lo primero: con un SRM actualizado podrás tener una visión global de cómo y en qué se gastan los fondos de la empresa, que no es poco.
Además, reducimos pérdidas por adquisiciones que luego no se pueden comercializar o por almacenamiento deficiente, evitando tener que reponer esos activos.
Y si también conseguimos un flujo de caja extra, mejor que mejor ☺️
Y viceversa, ojo: si hay algún problema de liquidez, siempre estarás a tiempo de negociar los plazos de pago a proveedores, evitando que tu empresa se quede sin efectivo.
Mejorar la satisfacción del cliente
Ya comentamos que el proceso de compras de una empresa afecta a todos los departamentos.
De nada serviría hacer una gran inversión en marketing y una campaña que funciona como un tiro si luego llegan los compradores y el stock está roto.
Pierdes clientes, la imagen de la empresa se deteriora y la competencia se lleva el gato al agua.
Pequeño desastre, ¿no? 😱
Pues este error tan básico es mucho más habitual de lo que imaginas.
Y no va solo de controlar y gestionar el inventario.
Evitar esta debacle está en la planificación de una estrategia de compras y abastecimiento inteligente, basada en el análisis del rendimiento de la producción, los patrones de compra, los diferentes canales de venta y los métodos de envío.
Tooodo lo que implica crear una buena experiencia de compra 🫶
Relaciones sólidas con los proveedores
Esto es vital, porque tus proveedores de confianza podrían ser los mejores socios a la hora de aportar conocimiento sobre el mercado y garantizar el abastecimiento en los tiempos y forma acordados.
Evalúa su solvencia, la calidad de su trabajo, analiza el volumen de compras que realiza tu empresa y así podrás mejorar la relación con tus proveedores y negociar nuevas condiciones más favorables año tras año.
Rizando el rizo, también puedes segmentar la lista de proveedores en función del impacto que tienen en tu negocio.
Por ejemplo, puedes clasificarlos en diferentes categorías: estratégicas, tácticas, operativas o transaccionales.
Esto ayudará a la empresa a asignar recursos y atención específicas por cada tipo de proveedor.
Aumenta la eficiencia y la productividad
Al igual que ocurre con la tecnología aplicada a otras áreas de gestión y planificación de la empresa, contar con una estrategia de SRM agiliza los procesos de adquisición al centralizar las compras, reducir las tareas administrativas y mejorar los tiempos de entrega 🚀
Clientes que dejan 5 estrellas en Google y tu equipo dando palmas.
Mejorar el análisis de datos y la gestión de calidad
Porque si no lo mides, no lo puedes controlar 🙅♂️
Las técnicas de análisis de datos van de la mano de toda estrategia de compras y abastecimiento.
Así puedes tomar decisiones informadas y precisas respecto a la gestión de la cadena de suministro, como por ejemplo, evaluar el rendimiento de cada eslabón, mejorar los segmentos que no están funcionando, crear un plan de marketing que garantice la venta eficiente, etc.
Mantenerse por delante de la competencia
Una planificación de compras estratégica llevará a la empresa a contratar a los mejores proveedores antes de que lo haga tu competencia.
En consecuencia, vas a poder ofrecer productos o servicios únicos, algo que te asegura una posición más fuerte al satisfacer las necesidades de tu mercado antes que el resto.
En resumen: una estrategia de compra alineada con los objetivos comerciales de la empresa ayudará a reducir costes y riesgos, posicionarse en el mercado, ser más competitiva y crecer manteniendo la rentabilidad.
Todo esto está muy bien, estarás pensando 🙂
Pero… ¿por dónde empiezas a la hora de diseñar una buena estrategia de compras?
Vamos a verlo.
8 pasos para crear una estrategia de compras efectiva
Ahora que ya eres consciente de todas las ventajas que aporta al conjunto de la empresa que el departamento de compras cuente con una planificación estratégica, vamos a tomar cartas en el asunto y ponernos a ello.
#1 Haz un análisis de las compras y gastos actuales de la empresa
¿Qué es lo que se está comprando?
¿Cómo se distribuye el gasto entre todas las adquisiciones?
¿Cuál es nuestro TCO o coste total de propiedad?
Como es seguro que tu empresa avanza hacia la transformación digital, tendrás que evaluar el coste de adquisición, uso y mantenimiento de equipos y programas informáticos, así como trabajos de consultoría si fuera necesario.
Con todos estos datos objetivos en la mano ya tenemos una base fiable para empezar a diseñar nuestra estrategia de compras.
#2 Define cuáles son las necesidades de compras
Si quieres obtener los mejores resultados, es fundamental entender cuáles son las necesidades actuales de compras del negocio, pero también las futuras.
Comprobar si están alineadas con la estrategia comercial general de la empresa es el siguiente paso.
Con esta información podrás establecer objetivos a corto, medio y largo plazo y tener claras las prioridades de compras.
#3 Toca evaluar el mercado
Ahora haremos un análisis de factores externos, como proveedores y mercados.
Si ya hemos hecho los deberes y tenemos bien segmentados a nuestros proveedores con la ayuda de un SRM, con los objetivos y expectativas para cada uno bien definidos, este paso lo tenemos al alcance de un par de clics.
¿Conoces además los KPIs o indicadores de rendimiento de cada proveedor?
¿Tienes claro cuáles son los acuerdos de nivel de servicio que esperas conseguir con cada uno?
Todo en orden, entonces 😇
#4 Establece objetivos de compras claros
Definir expectativas claras y realistas te ayudará a alinear la estrategia de compras con los objetivos comerciales de la empresa y asignar responsabilidades y roles.
Para cada estrategia de compra, describe un objetivo y una meta clara y medible.
Puedes hacer una clasificación en función del grado de impacto final en el conjunto de los objetivos comerciales de la empresa.
Toda la información recogida en los puntos anteriores te facilitará enormemente este paso.
Ten en cuenta que en este punto, la comunicación a través de diferentes canales es vital para que proveedores y equipo de compras estén en sintonía y todo el proceso fluya 🤩
#5 Redacta una lista de prioridades de compras
Ahora que sabemos hacia dónde nos dirigimos, podemos mejorar procesos y eliminar todo lo que resulta ineficaz o innecesario.
Se puede empezar por identificar los riesgos y debilidades de la cadena de suministro y modificar las políticas actuales que no hayan funcionado.
Con estos criterios claros, la estrategia de compras debería ser la guía para todas las partes implicadas de la empresa, generando una corriente de responsabilidad mutua 🤝
#6 Invierte en herramientas digitales relacionadas con las compras
Si quieres que tu estrategia de compras consiga todos sus objetivos, la tecnología es tu mano derecha… y casi que también la izquierda.
El departamento de compras puede multiplicar su productividad si tiene a su disposición un SMR actualizado, ahorrando un tiempo que se puede invertir en tareas estratégicas con más valor añadido para la empresa.
¿Y qué dices del e-sourcing? ¿Y del e-procurement?
Analiza cada paso de la cadena de adquisición, desde el origen hasta el pago, para identificar dónde y qué tipo de herramienta tecnológica puedes aplicar, mejorando así todos los procesos de compras.
Ya te adelantamos que un software de análisis de gastos es la llave maestra que no debe faltar en la caja de herramientas de cualquier empresa, porque ayudará a mejorar la productividad y la facturación de manera espectacular.
Luego te lo contamos más despacio 🤓
#7 Diseña la estrategia de compras
Con toda la información obtenida y analizada en los pasos anteriores, llega el momento de diseñar la estrategia de compra.
Este plan debe incluir:
- Descripción de la situación actual en cuanto a compras y adquisiciones
- Bases y fundamentos de la nueva estrategia de compras
- Metas de compras deseadas
- Plazos estimados
- Plan para alcanzarlas: cómo implementarla con medidas y responsabilidades
- Métricas clave de desempeño o KPI financieros para evaluar el proceso y el progreso de las compras
- Análisis y datos de refuerzo: análisis de gastos, TFO, análisis DAFO, etc.
- Herramientas digitales para optimizar el plan de compras
Recuerda que los objetivos deben ser medibles y realistas.
La planificación incluirá las acciones y medidas que se tomarán para conseguir las metas y establecerá las responsabilidades y roles de todos los implicados.
#8 Ejecuta y haz seguimiento
Venga, que ya lo tienes.
Este es el último paso. Implementar la estrategia de compras.
Para hacerlo con éxito, ya sabes la receta: medir, medir y medir.
Después, hacer seguimiento, corregir desviaciones, y volver a medir.
No olvides las reuniones e informes en tiempo real para compartir los resultados con los equipos implicados… y a triunfar 🔥
Ejemplos de estrategias de compras: casos de éxito
Solo para que veas que materializar todo esto es posible, te dejamos algunos casos de éxito que aplicaron todo lo anterior y te pueden inspirar en tu proceso.
¿Qué tienen en común la aeronáutica española Aciturri, la energética Iberdrola y Domino´s Pizza?
Todas ellas se propusieron abordar la transformación digital de los procesos estratégicos de abastecimiento.
Para conseguirlo, utilizaron, entre otros recursos, herramientas tecnológicas avanzadas como un SRM que gestiona toda la información en la nube.
Y así les fue.
Aciturri consiguió un ahorro del 14 % en los procesos de compras y contratación de proveedores, alineando sus objetivos comerciales con la gestión de sus relaciones con los mismos.
Iberdrola recibió en 2018 un reconocimiento internacional de la empresa CDP Supply-Chain por su compromiso con los Objetivos de Desarrollo Sostenible definidos por la ONU. Todo un ejemplo de compras sostenibles.
Y Domino´s Pizza superó una crisis que ponía en jaque la viabilidad de la empresa por la subida de precios de sus materias primas optimizando las técnicas de compras y con la implementación de un abastecimiento estratégico.
Otros casos de éxito sonados serían Amazon, Starbucks, DHL o Nestlé.
Cierto que todo este proceso de gestión de compras puede resultar complejo, pero ya te dijimos que la tecnología está de tu parte y que ha venido para ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo 😍
También quedamos en contarte algo más sobre una herramienta infalible cuando hablamos de control de gastos.
Es el momento de que conozcas a Pleo
Este software te ofrece tarjetas inteligentes para que repartas a tu equipo y te olvides de los tickets y demás papeleo.
Tu equipo se descarga la aplicación, paga con la tarjeta, hace una foto al ticket con la app, un manager aprueba el gasto, se sube a la nube… y listo 👍
Gasto registrado, IVA deducible que no se te escapa y trabajo que te ahorras porque Pleo te da toda la información de gastos en tiempo real.
Y no solo eso.
También el control, porque te llega una notificación cada vez que hay un movimiento, por lo que puedes actuar a tiempo si hiciera falta. Incluso poner límites de gasto, y todos tranquilos.
Como puedes imaginar, esto resulta muy útil en el caso de la gestión de pagos a proveedores.
Ahora ya no tienes excusa para implementar una estrategia de procesos de compras eficiente para tu empresa.
Porque Pleo es una herramienta innovadora, asequible e intuitiva que te pone fácil toda la gestión de gastos, incluidos los de tus proveedores.
Pues ya lo ves: para darle una alegría al CPO mejorando la estrategia de compra, adopta esta gestión de gastos y que empiece la fiesta
