Qué es una factura digitalizada… y por qué no sirve como factura electrónica

¿Una factura digitalizada es una factura electrónica?

La respuesta es un NO rotundo, por mucho que pueda parecer que sí.

¿Qué es una factura digitalizada entonces? 

¿Es la que te dan físicamente y que conviertes en digital?

Por ahí van los tiros, sí, pero hay muuuuchos aspectos que es preciso controlar ahora que la factura electrónica obligatoria está a puntito de ser tu nueva realidad.

Una factura digitalizada no es lo mismo que una electrónica

«Digitalizada» y «electrónica» son dos adjetivos asociados a las facturas que se confunden demasiado a menudo.

Para comprender la diferencia, hablemos primero de la factura electrónica, que viene definida por la Ley Crea y Crece y entrará en vigor de forma escalonada, según lo previsto, a partir de enero de 2026.

Llegado el momento —falta que se apruebe el nuevo reglamento de facturación electrónica—, la factura electrónica será obligatoria en los negocios B2B. Es decir, en los negocios entre empresas y profesionales.

Las facturas que te den tus proveedores serán electrónicas, y las que hagas a tus clientes, en caso de que sean empresas o profesionales autónomos, también.

Y las facturas electrónicas no serán digitales; tendrán un formato de datos estructurados, que es bien distinto.

Si no empleas ese formato, Hacienda te impondrá sanciones, así que no hay forma de escapar de ella.

Aquí te hablamos más sobre la factura electrónica obligatoria, pero volvamos a lo nuestro.

Entonces… ¿qué es una factura digitalizada exactamente?

Digitalizar una factura es, simple y llanamente, convertirla de papel a formato digital.

JPEG, PNG, PDF… sí, todo eso es el resultado de una factura digitalizada.

Ahora bien, ¿cómo obtienes ese archivo?

¿Cómo obtienen las empresas la factura digitalizada una vez reciben la física? ¿Cómo digitalizar una factura?

Se puede hacer de varias maneras:

• Si para digitalizar facturas recibidas haces una foto con la cámara del móvil y la guardas, será una digitalización básica
• Si haces un escaneo —con el móvil o con otro hardware— que cuenta con lo que se conoce como OCR para facturas, estarás yendo un pasito más allá en términos legales, pero no será suficiente
• Y si empleas un software homologado por la AEAT para hacer una digitalización certificada, ahí sí que estamos hablando ya de garantías legales

Pero ojo, que nunca, en ningún caso, una factura digitalizada va a equipararse a la nueva factura electrónica obligatoria.

¿Y eso de las garantías legales? ¿De qué va? ¿Al digitalizar facturas, a la AEAT no le sirve todo? 

Cómo digitalizar facturas y documentos: tus opciones

Pon que tu empresa recibe muchos tickets físicos. 

Hacerles una foto con la cámara del móvil no es suficiente para que Hacienda considere como legal la imagen obtenida.

Si empleas cualquier programa o app con tecnología OCR, tampoco.

En ambos casos, puedes hacer la foto o escanear, pero siempre tendrás que conservar el documento físico original… salvo que emplees un programa homologado que, a su vez, también incorpora la tecnología OCR.

Si digitalizas la factura con una de estas soluciones homologadas por Hacienda, que puedes instalar tranquilamente en cualquier móvil, la foto hecha desde esa app sí será una digitalización de facturas certificada con validez legal.

Y al ser legal, podrás deshacerte del ticket físico ✅

Volvamos a tu empresa y digamos que a tu equipo le dan de media 1.400 facturas simplificadas o completas al mes.

Según qué método de digitalización emplees, ojo con la gestión documental:

• La opción de no digitalizar hará que tengas que gestionar a mano 1.400 documentos al mes, la peor opción de todas ☠️
• Digitalizar haciendo una foto con el móvil o escaneando el documento en un escáner de la empresa hará que tengas que gestionar 1.400 documentos físicos y 1.400 archivos al mes, y esos 1.400 archivos —en PDF, en JPG…— no te servirán de nada más allá del control interno.
• Si digitalizas empleando una app sin homologar que use un sistema de OCR, te dará el mismo trabajo que la opción anterior, porque no es suficiente en términos legales.
• Si digitalizas las facturas con un software homologado por Hacienda, aquí sí, la carga de trabajo disminuye.

¿Por qué?

Porque la foto del documento físico hecha con el móvil sí le servirá a la AEAT como justificante de pago, por lo que podrás tirar el papelito al contenedor azul y estarás cumpliendo con la ley.

Así pues, ¿cuál es la mejor solución para escanear facturas para contabilizar directamente, sin necesidad de conservar el documento físico?

Aquella homologada por la AEAT 

Entonces… ¿digitalizar facturas es suficiente para cumplir con la ley?

No, sí y… otra vez no 🫠

No, porque si no empleas un software para digitalizar facturas que esté homologado, no estarás cumpliendo con la ley. En ese caso, ya sabes: tendrás que conservar la factura física.

Sí, porque si digitalizas con un software homologado, ese archivo resultante sí que tendrá validez legal. Es decir, a Hacienda le valdrá el PDF que le pases en caso de que te pida alguna factura.

Y vuelta al no… porque cuando llegue la nueva factura electrónica, en los acuerdos B2B la digitalización de las facturas no servirá de nada.

¿Que por qué?

Porque al ser empresa, todas las facturas que quieras deducirte como gasto tendrán que ser electrónicas, por definición.

Y recordemos: factura electrónica = datos estructurados. 

Es decir, será un archivito informático en formato facturae —por ejemplo— que contendrá toda la información… y que podrás gestionar desde los famosos programas de factura electrónica.

Ahora entramos en eso, pero que quede clara la idea: una factura digitalizada no tiene absolutamente nada que ver con una factura electrónica.

¿Hablamos de problemas?

Haaaablamos de problemas 😂

¿Qué pasa si digitalizas una factura física con un programa sin homologación?

Que no será una digitalización certificada y si Hacienda te pregunta, te pedirá el original. Si no lo tienes, te hará una inspección y como te hayas deducido ese gasto en el impuesto de sociedades, cuidadito, que el problema puede ir a más.

¿Y qué pasa si sigues utilizando facturas digitalizadas cuando la ley te obligue a pasarte a las electrónicas?

Que la sanción puede irse, según la Ley Crea y Crece, hasta los 10.000 € 

De la digitalización de facturas a la nueva factura electrónica: ¿qué cambia?

Pues ya lo estamos viendo: más de lo que parece.

Porque cuando hablamos de factura digitalizada, estamos hablando de una mera copia digital —normalmente en PDF, JPG o similar— de una factura física.

Pero cuando hablamos de factura electrónica, hablamos de un archivo con estructura interna de datos, formato estándar —como Facturae—, y firma electrónica reconocida.

Y otro factor clave: para gestionar una factura electrónica, necesitarás, sí o sí, emplear un programa que cumpla con los requisitos del reglamento de facturación electrónica, que todavía se desconocen.

Vamos, que ambos tipos de facturas no tienen nada que ver.

Una es una imagen que puedes archivar para hacer el control interno, pero ya está.

La otra es un documento legal completo, estructurado y válido para Hacienda sin ninguna discusión.

¿Vemos las diferencias rápidamente en una tabla?

¿Y eso de la transparencia con Hacienda?

Pues resulta que las facturas electrónicas no se podrán manipular debido a la Ley Antifraude, así que factura electrónica que crees, factura electrónica que verá Hacienda, que además podrá acceder a tu programa de facturación cuando quiera.

Además, la factura electrónica no solo es más segura y transparente, sino que también automatiza procesos, mejora la trazabilidad y reduce errores en los procesos de validación y contabilidad.

Pero lo más importante de todo es que cuando sea obligatoria en B2B desde 2026, no habrá alternativa.

Solo valdrán los archivos generados y enviados en formato estructurado con firma electrónica y trazabilidad completa desde el software de facturación electrónica.

Así que… mejor ir haciendo el cambio desde ya, ¿no?

Es hora de migrar a la nueva factura electrónica

Si tu empresa ya digitaliza facturas certificadas —con una solución homologada, recuerda—, vas por buen camino.

Pero no, no es suficiente, o no lo será dentro de poco.

Porque, como hemos visto, hasta la digitalización certificada de facturas tiene los días contados en las relaciones B2B.

La factura electrónica estructurada será obligatoria y cuanto antes te adaptes, más sencillo te resultará el cambio.

¿La buena noticia?

Migrar es más fácil si ya tienes un sistema de gestión de facturas apañado.

Solo necesitas dar el paso clave: adoptar un software de facturación electrónica compatible con el nuevo reglamento, cuando se publique.

Lo bueno es que los principales programas de facturación se adaptarán lo que haga falta; de lo contrario, desaparecerán.

Así pues, si te pasas desde ya a alguno de los programas de facturación más conocidos, podrás empezar a adaptar los procesos y hacer el cambio a la nueva interfaz antes de que sea tarde.

Obviamente, pásate a uno que se adapte perfectamente a las necesidades de tu empresa, que te ofrezca un plan acorde.

Trastea, pregunta, compara, analiza… y hazlo sin prisas, que nunca son buenas.

Cuando la cuenta atrás se acerque al cero, agradecerás haber pasado por todo con meses de antelación.

Sobre los programas de facturación electrónica

Hablando de ese programa que tendrás que adoptar sí o sí: no caigas en contratar el primero que se te ponga a tiro.

Como decimos, como en todo, cada programa ofrece unos planes, y tendrás que dar con el mejor para tu empresa.

Vamos, que hagas un poco de investigación, que como contrates un programa de factura electrónica para pymes o autónomos, bien sencillito, probablemente esté demasiado limitado para lo que necesita tu empresa.

Eso sí, toda solución de factura electrónica —que será compatible con el nuevo reglamento, cuando se conozca— cumplirá con esto:

• Será de uso 100 % legal, porque además de cumplir con el nuevo reglamento de facturación electrónica, también lo hará con Verifactu, que regula la legalidad de los programas de facturación y contabilidad de acuerdo a otra ley distinta, la Ley Antifraude
• Emitirá y recibirá facturas electrónicas en formatos estructurados, como Facturae o UBL
• Generará firmas electrónicas en las facturas electrónicas
• La automatización de las facturas será total: podrás automatizar los procesos de recepción, validación y contabilización de las facturas
• Y comunicar los cambios en los estados de la factura electrónica a Hacienda, una de las novedades del proceso de facturación

Y si ese programa se integra con tu ERP o programa de contabilidad, ¡bingo! Ya tienes el pack completo.

Sobre la digitalización de facturas homologada por la AEAT

Con factura electrónica obligatoria o sin ella, los gastos van a seguir ahí y la necesidad de controlarlos y gestionarlos, también.

Decíamos que para quitarte de encima la gestión de tickets y papeleo físico, te hace falta adoptar una solución de digitalización homologada por la Agencia Tributaria.

Pues Pleo lo está.

Es una solución de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa y una app para el móvil.

Al pagar con la tarjeta, el gasto se sube al sistema y queda registrado cuando el responsable lo aprueba.

Tras pagar, tu equipo le hará una foto al ticket o factura con la app.

Y sí, esa imagen capturada tendrá validez legal para Hacienda, porque Pleo es una aplicación para escanear facturas que cuenta con la homologación.

Si algún día os hace una inspección o pregunta, la imagen generada con esa foto será suficiente.

No os pedirán el documento físico, sea un ticket o una factura completa.

¡Ah! Tampoco te preocupes por la gestión de los archivos, que no los vas a tener que organizar en un disco duro. 

La nube de Pleo, al rescate para almacenar cómodamente y de forma organizada todas las facturas digitalizadas que generes.

Y cuando llegue la nueva factura electrónica, ya tendrás a tu equipo acostumbrado a usar las tarjetas inteligentes y a registrar los gastos al instante.

¡Todo ventajas!

¿Y si añadimos que Pleo se integra tanto con los principales programas de facturación como con los ERP y softwares de contabilidad?

Ahí queda; para las facturas digitalizadas y muuuuucho más allá, pásate a la gestión de gastos de Pleo y no te la juegues.