Gestión de gastos colaborativa: la tecnología en la relación de finanzas con otros departamentos

Qué lejos queda aquella gestión de gastos manual que generaba tantas fricciones.

Bueno... lejos para aquellas empresas que han digitalizado el proceso, claro, que las hay que siguen haciéndolo a mano.

Porque sí: lo que antes era un proceso manual y completamente fragmentado, ahora se ha convertido en todo un sistema colaborativo gracias a la tecnología.

Y eso ha provocado que el proceso se vuelva más eficiente y lo que es mejor: esa gestión de gastos eficiente no solo ayuda a reducir costes, sino que también mejora la toma de decisiones. 

Agiliza los procesos y fomenta la transparencia y colaboración entre los equipos.

Pero en fin, lo dicho: muchas empresas todavía operan a la antigua, impidiendo esa transparencia y colaboración.

¿Por qué? 

Porque el cambio requiere adoptar las herramientas adecuadas; aquellas que faciliten una colaboración real y efectiva entre el departamento financiero y el resto.

¿Nos sumergimos un poco más en el tema?

Y mientras lo hacemos, vamos a ofrecerte datos obtenidos de un estudio que hicimos con 2.800 responsables financieros en empresas europeas.

Lo tienes disponible aquí, por si quieres verlo completo.

La evolución en la gestión de gastos: de hacerlo a mano a la colaboración digital

Durante décadas, la gestión de gastos ha sido responsabilidad única y exclusiva del departamento financiero. 

Operaban en silos organizacionales, con muy poca interacción con el resto de la empresa.

Las aprobaciones cuando llegaba una nota de gastos tardaban días.

Los errores eran frecuentes.

La falta de visibilidad generaba tensión entre equipos.

¿Y hoy?

El 68% de los responsables financieros del estudio afirma que los silos entre departamentos dificultan una colaboración efectiva. 

Es decir, los equipos financieros todavía encuentran barreras para integrarse en la operativa diaria de otros departamentos. 

Esto ralentiza los procesos y genera fricciones entre finanzas y otros equipos del todo innecesarias.

Pero afortunadamente, lo estamos dejando atrás. 

Son cada vez más las empresas que están migrando hacia un modelo donde la gestión de gastos es más descentralizada y colaborativa.

¿Papeleo a mano? ¿Lentitud para aprobar o rechazar gastos? ¿Tardanza para reembolsar los que se adelantan con dinero propio? ¿Cotejar las facturas? ¿Visibilidad nula?

Gracias a la tecnología, empresas como la tuya tienen facilísimo optimizar estas etapas del proceso general que conocemos como gestión de gastos. 

Y con esa optimización, mejoras la visibilidad del gasto en tiempo real y facilitas la interacción entre el financiero y resto de equipos de la empresa, realidad que te conviene adoptar a la de ya.

La transparencia y la visibilidad, fundamentales para la colaboración

Sin transparencia, no hay confianza. Y sin confianza, la colaboración entre finanzas y otros equipos es sencillamente imposible.

Pero ojo, que la falta de información clara sobre los presupuestos y los gastos no solo dificulta la comunicación, sino que también afecta a la toma de decisiones y a la planificación financiera ☝️

Ahí va el dato del estudio: el 49 % de los encuestados reconoce que la falta de transparencia impide que finanzas se comunique de manera efectiva con otros equipos.

Y esta desconexión, después puede llevar a problemas como gastos no autorizados y que luego no se reembolsan, por ejemplo. 

O a que haya gastos duplicados, o que se creen presupuestos que no reflejen las necesidades reales de la empresa.

No, no y no: hace falta colaboración entre finanzas y el resto de departamentos, y para ello se necesita transparencia y una visibilidad total.

¿Y cómo las consigues?

La respuesta está en la tecnología. 

En las herramientas digitales que proporcionen visibilidad en tiempo real.

Soluciones de gestión de gastos que permitan a los equipos acceder a sus gastos actualizados, y a finanzas aprobar, denegar y revisar esos gastos también en tiempo real.

En definitiva: programas que faciliten la colaboración eficiente entre finanzas y el resto, para que se tomen mejores decisiones y la planificación presupuestaria sea más precisa 🙌

¿Entramos un poco más en las ventajas de esta gestión de gastos colaborativa basada en la tecnología?

Beneficios de la gestión de gastos colaborativa

Mejores decisiones financieras y estratégicas, una planificación de los presupuestos más precisa... ¿qué más?

Pues por ejemplo, la retención de talento.

¿Y eso?

Piénsalo: dar más autonomía y confianza a los equipos digitalizando la gestión de gastos aumentará su bienestar. Y ese bienestar sabes en qué se traduce, ¿no?

¿Y qué hay de la estabilidad financiera? Porque sí, también es un beneficio directo de gestionar los gastos de forma colaborativa con tecnología.

O eso afirma al menos el 72 % de los encuestados en el estudio, que cree que aumentar la colaboración de finanzas con otros departamentos mejoraría la estabilidad financiera de la empresa.

Las empresas que implementan una gestión de gastos colaborativa, además, suelen ser más ágiles y reducen errores manuales desde la automatización, como cuando se registran datos a mano de una hoja de gastos de viaje, por ejemplo.

O como cuando se contabiliza un gasto tras cotejar la nota de gastos con la factura.

Menos errores... ¡y menos incongruencias o desajustes! Porque como la visibilidad es total y los datos se conocen en tiempo real —nada de esperar al final del viaje o, peor aún, del ejercicio fiscal—, las posibilidades de detectar anomalías se maximizan.

Además, el control presupuestario se hace de forma mucho más eficiente y precisa, y si hay que tomar decisiones para corregir el rumbo... pues se toman con todas las garantías, de forma completamente informada.

¿Seguimos?

Va, que ya acabamos: hablemos de la eficiencia operativa.

Sin tecnología ni colaboración: registro de gastos a mano en nota de gastos, conservar la factura, entregar factura y nota de gastos a finanzas, control de la factura y de la nota de gastos, contabilidad de los datos y reembolso, en caso de ser necesario.

Y eso sin contar con los problemas típicos: que si este número no se entiende, que si esta factura es de otra cosa, que si el gasto es excesivo, etc.

Con tecnología y colaboración: cada gasto se paga con tarjetas de empresa y queda registrado en la plataforma de gestión de gastos al instante, disponible para finanzas y las personas con acceso. Sin errores manuales, sin tener que conservar las facturas y con toooda la fluidez. ¡Productividad para todos! 👏

¿Con o sin tecnología? ¿Colaborando en la gestión de gastos o no?

Con tecnología y colaborando, obviamente.

Repasemos todos los beneficios 👇

• Toma de decisiones informadas
• Mejor planificación financiera
• Mayor retención de talento
• Más estabilidad financiera
• Agilidad en los procesos
• Reducción de errores manuales 
• Automatización de procesos
• Reducción de fraudes financieros
• Control presupuestario preciso y en tiempo real
• Mayor productividad

Y el conjunto de todo eso ya sabes en qué desemboca, ¿no?

En más rentabilidad para la empresa 🚀

Tecnología para una gestión de gastos eficiente y alineada con la estrategia empresarial

Has de pasar por ahí, no queda otra: tecnología.

Solo así podrás automatizar la gestión de gastos, hacerla colaborativa y alineada con la estrategia de la empresa.

¿Qué forma toma la tecnología en este caso?

La que te decíamos antes: la de una plataforma de gestión de gastos.

Volvamos al estudio, para que veas que no es un farol: el 83% de las empresas españolas del estudio afirman que plataformas así mejoran la colaboración entre el equipo financiero y el resto de los departamentos.

Además, el 85 % de todos los CFO coinciden en que la transparencia y las conversaciones honestas mejoran la precisión de las proyecciones financieras.

Para lograrlo, es fundamental que las empresas adopten herramientas digitales como las que nos ocupan, los programas de gestión de gastos.

¿Cómo funcionan? 

Estas herramientas suelen utilizar tarjetas de empresa inteligentes, para que tu equipo haga uso de ellas cada vez que quiere pagar por un gasto.

Dichas tarjetas, que puedes personalizar en cuanto a límite y categoría de gasto, están conectadas con la plataforma de gestión de gastos en sí. 

Así, cuando alguien use la tarjeta, llegará un aviso a la plataforma, para que el responsable —el manager, por ejemplo, o el equipo financiero— apruebe el gasto o lo rechace.

Si lo aprueba, el gasto quedará registrado y pasará a formar parte del total, y será visible para todas las personas con acceso a esos datos.

¿Y la factura para poder contabilizar el gasto y deducírselo en el impuesto de sociedades?

Aquí ya depende del nivel de sofisticación de la herramienta.

Si es una que tenga un OCR para facturas, en el momento de realizar el pago, la persona solo necesita hacerle una foto a la factura con su móvil. Dicha foto pasará a formar parte de la plataforma de gestión de gastos, y la factura en papel... ya no hará falta para nada.

Comodidad total.

Si no existe ese OCR, habrá que conservar el papel y el proceso se volverá un poco más incómodo y problemático.

Pues bien, cuando se registra el gasto y pasa a formar parte del cómputo global, para hacerse una idea general de cómo va el ejercicio es tan sencillo como acceder a la plataforma y usar el visualizador de datos.

Y luego, si tienes que tomar decisiones para ajustar el ejercicio, tomas las que sean pertinentes.

Fácil, fácil.

¿Y si... el negocio no admite pagos con tarjeta y tu equipo tiene que utilizar efectivo de su propio bolsillo?

¿Reembolsos infinitos? 

Para nada: las soluciones de gestión de gastos más avanzadas también incluyen balances personales, para que se liquiden en cuestión de segundos tras registrar el gasto de forma semiautomática.

Porque una cosa es que no se pueda pagar con tarjeta, pero sí que habrá un justificante de pago o factura simplificada que fotografiar, ¿no?

Al final, mira:

• Todos los equipos de la empresa, felices de contar con una tarjeta para sus gastos laborales, y de tener que hacer una simple foto a la factura para que ya le sirva a Hacienda, sin necesidad de conservar papeles ni de rellenar las molestas hojas de gastos
• El equipo financiero, feliz de no tener que transcribir datos a mano, y de contar con todos los gastos centralizados en una plataforma que facilite su visualización de forma personalizada

Y tú, la voz cantante de todo esto como líder financiero y estratégico, durmiendo genial por las noches, sabiendo que todo el mundo es más productivo, las fricciones de toda la vida no existen y que el ejercicio está optimizado.

Pleo, tecnología colaborativa avanzada para la gestión de gastos

Pleo es el ejemplo ideal de la tecnología de la que te acabamos de hablar.

Tiene todo lo que hemos dicho.

• Tarjetas inteligentes
• Una plataforma de gestión de gastos que permite aprobarlos o rechazarlos, facilitando la comunicación entre trabajador y la persona responsable
• Panel de visualización de gastos registrados de forma personalizada
• OCR para facturas, para no tener que conservar los papeles de cara a la Agencia Tributaria
• Balances personales que se liquidan en segundos para cuando no hay posibilidad de pagar con tarjeta
• Posibilidad de personalizar las tarjetas con límites o partidas

Y además, facilita la integración con otras herramientas, para que los datos sobre los gastos se unan a todos los que tengas en tu ERP, por ejemplo.

Así, cuando quieras contabilizar, solo necesitarás un par de clics con el ratón.

Sí, Pleo es sinónimo de fluidez y eficiencia, colaboración y visibilidad en la gestión de gastos, que ya hemos visto que es esencial. ¿Te animas a probar?