Tarjetas virtuales para empresas: qué son y ventajas de utilizarlas

El trabajo actual del CFO se basa en la visibilidad financiera en tiempo real.

En tener capacidad de reacción y contar con el control suficiente para poder tomar decisiones estratégicas importantes con agilidad, sin frenar la operativa de la empresa.

En un escenario así, las tarjetas virtuales para empresas son las mejores aliadas.

Y es que no son simplemente un medio de pago alternativo, sino una vía infalible para digitalizar la gestión, reducir riesgos y mejorar la productividad de todo tu equipo.

Y te lo vamos a demostrar: ¿nos ponemos manos a la obra con las tarjetas para empresas?

Profundizaremos en qué son, las ventajas para la empresa que las adopta, las compararemos con las tarjetas físicas y hablaremos de la seguridad, que también es importante.

Vamos allá.

¿Qué es una tarjeta virtual?

Tarjeta virtual, tarjeta digital, p-card, tarjeta bancaria virtual... da igual, nos referimos a lo mismo en todos los casos.

¿Y qué son las tarjetas virtuales?

Una tarjeta virtual funciona igual que una tarjeta bancaria tradicional en lo esencial: tiene un número, una fecha de caducidad y un código de seguridad. La diferencia es que todos esos datos se generan de forma digital y no existe soporte físico.

¿No has pagado nunca desde el móvil? Lo haces con las tarjetas virtuales, sí, y es que puedes usarlas para hacer pagos online metiendo los datos virtuales o en plataformas que admitan wallets digitales como Apple Pay o Google Pay.

En ambos casos, sin la necesidad de tener una tarjeta plástica en la cartera.

Su emisión es inmediata y se gestiona desde el mundo online, lo que elimina esperas y los trámites asociados al envío de una tarjeta física.

Para una empresa como la tuya, la utilidad va mucho más allá de la comodidad.

Estas tarjetas permiten emitir y asignar de manera instantánea los pagos que se hacen, agrupándolos a tu antojo por equipo, departamento, proyecto, etc.

Y la gestión es completamente digital, por lo que tanto su uso como configuración se lleva a cabo a la velocidad del rayo, incluyendo el establecimiento de límite de gasto, por ejemplo.

Vamos, que una tarjeta virtual no es solo la evolución hacia el pago digital, sino una herramienta financiera que encaja de lleno en tu agenda de CFO con el control financiero minucioso que lleva asociado.

¿Cómo utiliza tu equipo una tarjeta virtual?

Como es una versión digital de la tarjeta física, el funcionamiento es muy sencillito.

Imagina que alguien de tu equipo necesita pagar una suscripción a un software de empresa. 

Desde la plataforma de gestión de las tarjetas, el responsable financiero genera en segundos una tarjeta virtual con un límite de gasto específico y se la asigna.

El empleado introduce entonces los datos de su tarjeta en la web del proveedor y el pago se realiza al instante.

O, y esto es lo más común, paga la suscripción a través de Google Pay o Apple Pay, que se nutren de la tarjeta virtual que haya añadido la persona a la wallet de su dispositivo.

Pues así con todos los tipos de gasto de empresa: viajes, campañas de marketing, compras puntuales... todo.

Y lo mejor es que todos los movimientos quedan registrados en tiempo real desde la plataforma de gestión. 

Control total en tiempo real decíamos, ¿no? 

Ventajas de utilizar las tarjetas virtuales para empresas

La comodidad al pagar con Apple Pay o Google Pay al hacer una compra online es solo el principio:

• Seguridad reforzada: al no existir físicamente, las tarjetas virtuales no pueden perderse ni clonarse; además, pueden configurarse como tarjetas de un solo uso, lo que reduce al mínimo el riesgo de fraude financiero

• Control total del gasto: cada tarjeta puede limitarse por importe, categoría de comercio o periodo de uso, lo que te facilita mucho el control presupuestario

• Visibilidad inmediata: todos los pagos quedan registrados en tiempo real en la plataforma de gestión, lo que te permite detectar anomalías y anticiparte a posibles desviaciones

• Agilidad en la puesta en marcha: se emiten en segundos desde una app o web, evitando los plazos de entrega de las tarjetas físicas

• Conciliación más sencilla: al asignar tarjetas a proyectos o equipos, los gastos se clasifican automáticamente, reduciendo el tiempo que dedica finanzas a ordenarlos

• Flexibilidad absoluta: se pueden desactivar al instante si surge cualquier incidencia o modificar sus condiciones según las necesidades del momento

• Enfoque sostenible: prescinden del plástico y apuestan por un modelo de pago 100 % digital, lo que fomenta las compras sostenibles

En su conjunto, no se trata solo de pagar más rápido... sino de conseguir un nivel de control y transparencia suficiente para que desarrolles tus labores estratégicas en la empresa.

¿Para qué sirve la tarjeta digital? Usos en la empresa

Y estas tarjetas, al final, en el día a día de la empresa, ¿para qué se utilizan?

El ejemplo más evidente son las compras online. 

Si tu equipo las paga con Apple Pay o Google Pay, no expone los datos de la tarjeta y se reducen de forma considerable los riesgos de fraude. Por no decir que el proceso es rapidísimo, mucho más ágil que cuando se utiliza una tarjeta física.

Otro uso muy extendido es la gestión de suscripciones. 

En un contexto donde tantísimos equipos trabajan con herramientas SaaS, desde marketing hasta recursos humanos, asignar una tarjeta virtual a cada servicio permite controlar los costes y cancelar de forma sencilla aquellos que ya no resultan útiles.

Basta con desactivar la tarjeta para dejar de recibir cargos.

También resulta especialmente útil para la gestión de pagos a proveedores. 

En lugar de autorizar transferencias o utilizar siempre la misma tarjeta corporativa, se puede generar una tarjeta digital con un límite específico y asociarla al proveedor correspondiente. 

Esto no solo facilita la trazabilidad, sino que impide que el gasto supere lo previsto.

Los viajes de empresa son otro campo donde las tarjetas virtuales brillan especialmente ✨

Emitir una tarjeta para cada persona que deba desplazarse elimina la necesidad de adelantar dinero y simplifica al mínimo de los mínimos la conciliación posterior. 

Cada gasto queda registrado en tiempo real y se integra en la contabilidad sin papeleo adicional.

Incluso en áreas como la inversión publicitaria digital aportan valor. 

Al asignar una tarjeta a una campaña concreta, se garantiza que no se supere el presupuesto asignado. En cuanto el límite se alcanza, el gasto se detiene de forma automática, evitando sobrecostes y sorpresas a final de mes.

¿Hay usos o no? 

Tarjetas virtuales vs tarjetas físicas

¿Tarjeta física o virtual?

¿Virtual o física?

¿O... las dos al mismo tiempo?

A ver si con esta tabla te ayudamos a salir de dudas:

Viendo la tabla, parece evidente que las tarjetas virtuales para empresas ganan la partida a las físicas, ¿no?

Aunque en la práctica, lo más eficiente es combinarlas. 

La tarjeta virtual aporta control total y rapidez digital, mientras que la física sigue siendo útil en contextos donde no hay alternativa, como el pago presencial o la retirada de efectivo en los cajeros.

La seguridad y las tarjetas digitales

Al no existir físicamente, desaparece el riesgo de pérdida o robo del plástico.

El móvil también se puede perder, pero con las propias medidas de seguridad del dispositivo es altamente improbable que alguien no autorizado haga pagos digitales.

Además, muchas tarjetas virtuales pueden configurarse como tarjetas de un solo uso: se generan para una transacción concreta y después quedan invalidadas, eliminando cualquier posibilidad de fraude posterior.

Otro punto fuerte de la seguridad de estas tarjetas viene a través del control. 

Ya hemos dicho que es posible fijar límites de gasto, asignar una fecha de caducidad o restringir el uso a un proveedor o categoría de comercio específica, ¿no? 

De esta forma, cada tarjeta se crea con un propósito definido y no puede desviarse dinero hacia otros gastos.

La visibilidad también refuerza la seguridad, ya que las plataformas que gestionan tarjetas digitales emiten alertas en tiempo real por cada movimiento. Esto te permite reaccionar en segundos: bloquear la tarjeta, modificar su límite o emitir una nueva, como prefieras.

Sí, en conjunto, la tarjeta digital de empresa ofrece un nivel de protección muy alto, pensado para un entorno donde el control y la agilidad deben ir necesariamente de la mano.

Pasos para implementar el uso de las tarjetas virtuales en tu empresa

Implantar tarjetas virtuales en una empresa es sencillísimo. 

Con una hoja de ruta bien clara podrás empezar a aprovechar sus beneficios de manera casi inmediata. 

Aquí tienes el paso a paso recomendado:

1. Define la política interna de uso: antes de emitir la primera tarjeta, marca las reglas. Qué tipo de gastos son válidos, qué límites tendrán y quiénes podrán utilizarlas.
2. Elige la plataforma adecuada: busca una solución que ofrezca control total, emisión instantánea Y generación de informes detallados de los pagos y gastos. La herramienta o solución de tarjetas virtuales que elijas es lo que termina marcando la diferencia.
3. Asigna responsables: designa quién autoriza la creación de tarjetas y quién supervisa el cumplimiento de las políticas internas.
4. Genera tarjetas según necesidad: crea tarjetas específicas para tu equipo o para proyectos, o incluso de un solo uso si se trata de una transacción puntual.
5. Configura límites inteligentes: establece topes de gasto, fechas de caducidad o categorías de uso. Así, cada tarjeta tendrá un propósito definido.
6. Integra la herramienta con la contabilidad: conecta la plataforma de tarjetas virtuales con tu programa de contabilidad para automatizar conciliaciones bancarias y ahorrar tiempo al hacer el cierre del ejercicio.
7. Monitoriza los movimientos en tiempo real: revisa las notificaciones de cada operación y reacciona de inmediato si surge una anomalía.
8. Ajusta o bloquea cuando sea necesario: con un clic puedes modificar un límite, emitir una nueva tarjeta o anular la existente. La flexibilidad es total.
9. Evalúa resultados de forma periódica: revisa los informes generados automáticamente por la solución elegida para detectar patrones de gasto, renegociar con proveedores o ajustar presupuestos.

Con estos pasos, las tarjetas virtuales pasan de ser un simple medio de pago a convertirse en un medio estratégico de control y productividad para la empresa.

Y sí, elegir la solución adecuada es lo más importante.

¿Nos presentamos? 

Pleo, el mejor proveedor de tarjetas virtuales para empresas

Tarjetas virtuales... ¡y físicas! Que nosotros apostamos por la flexibilidad total y por tener todos los aspectos bien cubiertos.

Con Pleo puedes emitir tarjetas —físicas o virtuales, inteligentes en ambos casos— al instante, asignarlas a empleados o proyectos y configurar límites personalizados en cuestión de segundos. 

Y lo mejor es lo que sucede después de hacer el pago.

¿Presencial con la tarjeta física?

¿Presencial con la tarjeta virtual a través de Apple Pay o Google Pay?

¿Digital con los datos de la tarjeta física?

¿Digital con los datos de la tarjeta virtual?

¿Digital con Apple Pay o Google Pay?

Da completamente igual, porque el proceso tras hacer el pago es el mismo, y aquí es donde se pone inteteresantísimo para ti.

Como Pleo es una solución homologada por la Agencia Tributaria, cuando tu equipo recibe el ticket o factura tras hacer el pago, con hacer una foto desde el teléfono y subirlas a la app es más que suficiente para que tenga validez legal.

Adiós al papeleo.

Y si el pago ha sido online, es tan sencillo como subir a la app el PDF o documento que reciba tu equipo tras pagar. Al final todo termina así:

• La plataforma de gestión lee los datos de las fotos o del documento digital con el OCR para facturas

• Procesa esos datos y los deja listos para que los controles y gestiones desde la plataforma

• Y almacena las facturas en la nube, permitiendo que os deshagáis de los papeles físicos o documentos en PDF guardados en cualquier disco duro, proclive a que se olvide por siempre jamás

Sí, cada movimiento se registra automáticamente y se integra con tu software contable, lo que elimina trabajo manual y acelera el cierre de cada ejercicio.

Además, las alertas en tiempo real y la posibilidad de bloquear o modificar tarjetas con un clic te dan la tranquilidad de saber que el control siempre está en tus manos. 

La verdad es que no se trata solo de contar con tarjetas virtuales para empresas... sino de hacerlo con una solución integral que te permita ganar visibilidad, ahorrar tiempo y empoderar a tu equipo. 

Eso es exactamente lo que hace la gestión de gastos basada en las tarjetas de Pleo.