Contabilidad automatizada o cómo mejorar los procesos contables de una empresa

La contabilidad lleva años, años y más años tratando de deshacerse del papel y de las tareas más repetitivas y engorrosas.

Y ha costado, pero hoy en día, por fin, podemos decir que las empresas cuentan con soluciones capaces de automatizar casi todos los procesos contables, desde la recepción de facturas hasta la conciliación bancaria.

Todo a golpe de clic —pocos clics, de hecho—.

Pero ojo, que la contabilidad automatizada no es solo cuestión de eficiencia; va más allá. 

Dejar que la tecnología lleve el control operativo libera equipos financieros como el tuyo para lo que realmente importa: analizar, tomar decisiones informadas y anticiparse .

Ahora entramos en los beneficios, pero primero veamos qué es eso de la contabilidad automatizada.

¿Qué es la contabilidad automatizada?

Igual te suena a futuro total, pero qué va.

La esencia está en emplear un software que pueda leer, interpretar y registrar automáticamente los datos contables de documentos como facturas, tickets o movimientos bancarios.

En lugar de introducir datos a mano o revisar línea por línea, el sistema elegido extrae la información clave —importes, fechas, impuestos...— y la convierte en asientos contables automáticos, listos para su validación e integración en los libros.

No se trata solo de escanear facturas; consiste en que esa información se procese sin intervención humana, se archive correctamente y esté disponible en tiempo real.

¿El resultado? Menos errores, menos tiempo perdido y más control financiero .

Porque todo lo que antes requería revisar carpetas físicas o buscar datos en distintas plataformas, ahora se centraliza, se automatiza y se puede consultar al momento.

Beneficios de la contabilización automática de facturas

Venga, ¿nos sumergimos en todas las ventajas de la contabilidad automática?

Automatizar la contabilización de facturas no te lleva solo a hacer los procesos más rápido. Transforma por completo la forma en la que tu empresa gestiona, analiza y controla su contabilidad.

El primer gran beneficio es la reducción de errores. 

Cuando el proceso manual implica copiar datos una y otra vez, los fallos son inevitables. 

Con un sistema automatizado, en cambio, esos errores desaparecen, porque los datos se leen directamente del documento y se registran siguiendo criterios estables con la ayuda de la tecnología.

Luego está el ahorro de tiempo y costes. 

Dejar de dedicar horas a tareas repetitivas como introducir facturas o hacer conciliaciones permite que tu equipo se centre en lo que de verdad importa: revisar KPIs financieros, analizar desviaciones presupuestarias y tomar decisiones financieras con impacto.

Otro punto importante: la seguridad y trazabilidad. 

Con la automatización de procesos contables toda la información queda archivada, categorizada y disponible en la nube, lo que garantiza tanto el acceso desde cualquier dispositivo como la protección frente a una posible pérdida.

Y además, te facilita la vida a la hora de cumplir con tus obligaciones fiscales, que también. 

Al estar todo registrado de forma estructurada y coherente, los cierres contables, informes financieros y modelos tributarios se generan mucho más rápido, reduciendo el riesgo de sanciones.

En resumen: más control, más visibilidad y más tiempo para maximizar la rentabilidad del negocio, objetivo supremo de todo líder financiero.

Contabilidad automatizada versus contabilidad manual

Si hablamos de automatización de facturas y contabilidad, no queda otra que hacer la comparativa: ¿manual o automática?

La contabilidad manual tiene su historia, sí, pero también sus límites.

Dependes de personas copiando datos, de documentos físicos o PDFs desperdigados, de cálculos a mano o en tablas de Excel y de procesos lentos, propensos a errores y difíciles de escalar.

La contabilidad automatizada, en cambio, elimina los puntos débiles: acelera procesos, reduce errores y multiplica la visibilidad financiera. Y eso, para cualquier CFO, se traduce en un mejor control y mejor toma de decisiones.

Mira esta tabla para ver rápidamente que la contabilidad manual sale perdiendo por goleada:

¿La conclusión viendo ese versus? 

Que la contabilidad manual puede servir… si te sobra tiempo y toleras los errores.

Si quieres control real, eficiencia y decisiones basadas en datos fiables, la contabilidad online automatizada deja de ser opcional para convertirse en un imperativo.

Tareas y procesos de contabilidad que se pueden automatizar

Queda clarinete que automatizar la contabilidad es una grandísima idea.

Pero entrando específicamente en los procesos, ¿cuáles son candidatos a que los automatice?

La respuesta es corta: más de los que imaginas. Desde las típicas cuentas por pagar hasta la conciliación bancaria o la nómina. 

Y no hace falta ser una gran empresa para hacerlo; hoy en día, cualquiera puede reducir su carga contable operativa y aumentar el control con las herramientas adecuadas.

¿Dentro tareas?

Deeeentro tareas ✅

Cuentas por pagar 

Controlar lo que debe pagar tu empresa no debería requerir hojas de cálculo ni correos reenviados. 

Automatizando esta tarea, los datos de las facturas recibidas se extraen y procesan sin intervención humana. 

El software categoriza, archiva, envía alertas de vencimiento y puede incluso ejecutar pagos a proveedores de forma automática, con trazabilidad total. Automatización de facturas de proveedores, le llaman.

Con la automatización evitas errores, evitas duplicados y siempre sabes qué se ha pagado, cuándo y a quién.

Cuentas por cobrar

Emitir facturas, enviar recordatorios, validar pagos recibidos… todo esto también puede automatizarse. 

El sistema genera las facturas, las envía, hace seguimiento y registra el cobro una vez se recibe el ingreso. 

¿Resultado? Cobras más rápido, reduces la morosidad y mejoras el flujo de caja.

Registro de facturas

Si cada factura implica archivarla, registrarla y mecanizarla, perderás un tiempo precioso.

Y probablemente, la paciencia.

Con automatización, cada factura recibida se registra automáticamente: el sistema lee importes, fechas, conceptos e IVA —¡IVA deducible!—, y lo contabiliza según las reglas que hayas definido previamente.

Olvídate de picar datos a mano; con el OCR para facturas y el software adecuado, te llevas fiabilidad, velocidad y cumplimiento.

Asientos contables en los libros de contabilidad

Todo lo que haces en contabilidad —facturas, nóminas, gastos, conciliaciones...— acaba en un mismo sitio: los libros contables.

Gracias a la automatización de documentos contables, ese traspaso ya no requiere picar datos a mano ni copiar información de un lado y pegarla en otro.

Y sí, por ley, todas las empresas están obligadas a llevar sus libros actualizados.

Antes, esto requería pasar los datos a mano, cuadrarlos y asegurarse de que todo encajaba antes de cerrar el mes —o el trimestre—. 

Hoy, con automatización, los asientos contables se generan solos a partir de la información ya procesada: cada gasto, ingreso o movimiento bancario se traduce en su apunte correspondiente de forma automática y conforme a la normativa vigente.

Esto no solo te ahorra tiempo y sustos, sino que garantiza consistencia, trazabilidad y cumplimiento fiscal.

Conciliación bancaria

Uno de los procesos más tediosos... y más propensos a los errores que luego cuesta tanto identificar y subsanar.

Pero en las conciliaciones bancarias también hay automatización, también.

El software compara automáticamente los movimientos bancarios con tus registros contables y detecta discrepancias, agilizando correcciones y asegurando que todo cuadre.

¿Y si no cuadra? Pues te dice por qué.

¿Y si sí? Pues mejor; a otra cosa, mariposa.

Nóminas

Sí, también puedes automatizar el cálculo y pago de nóminas. 

El sistema integra los datos de horas trabajadas, comisiones, impuestos y deducciones, genera la nómina y ejecuta los pagos. 

Todo con cumplimiento normativo garantizado y sin dolores de cabeza para recursos humanos.

Gestión de gastos

Desde los tickets de comida hasta los gastos de viaje, todos los tipos de gastos se pueden automatizar.

Tu equipo registra el gasto con una foto, el sistema lo categoriza y contabiliza automáticamente, y se gestiona el reembolso o deducción. 

Fácil, rápido y transparente.

Y si la factura llega a un correo electrónico en PDF, es tan sencillo como subir el documento al software de contabilización automática de facturas.

¿Lo mejor? Puedes ver en tiempo real cuánto y en qué se está gastando.

Cómo automatizar la contabilidad de tu empresa paso a paso

Vale, ya sabes qué puedes automatizar y por qué deberías hacerlo. Pero… ¿por dónde empezar?

Aquí tienes una hoja de ruta clara para poner en marcha la automatización contable sin el menor problema.

#1 Haz un análisis inicial de tus procesos contables actuales

Antes de automatizar nada, toca entender cómo lo estás haciendo hasta ahora.

Identifica qué tareas haces de forma manual —registro de facturas, conciliaciones, nóminas…— y cuáles consumen más tiempo o son más propensas a errores.

Puedes apoyarte en un mapa de procesos o simplemente hacer una lista detallada con tu equipo. 

Tienes que detectar los cuellos de botella que más energía y recursos consumen, y esa será tu guía.

#2 Marca los objetivos de la automatización contable

Automatizar por automatizar, no. Has de tener claro qué quieres conseguir.

¿Reducir errores? ¿Ahorrar tiempo? ¿Mejorar la visibilidad de los datos? ¿Ganar control sobre las facturas por pagar?

Define objetivos concretos y medibles; solo así sabrás si tu inversión en automatización está dando resultados reales o si necesitas hacer algún ajuste.

#3 Elige el software de contabilización automática de facturas

No todas las herramientas valen para todas las empresas, obviamente.

Busca una solución que se adapte al tamaño de la tuya, al volumen habitual de documentos y a tu nivel de complejidad contable. 

¿Complejidad? Claro: ¿necesitas solo automatizar facturas de proveedores o quieres un programa más completo que lo haga todo? Y con todo nos referimos a registrarlas en los libros contables, conciliarlas, etc.

Aquí entran en juego plataformas ERP, software contable específico y almacenamiento en la nube. 

Valora bien qué necesitas hoy... y qué podrías necesitar mañana.

#4 Impleméntalo y forma a tu equipo

Una vez elegido el software, llega la parte crítica: implementarlo bien.

Configura el sistema con tus reglas contables, conecta con tus bancos y prueba que todo funcione como debe. 

Y sobre todo, forma a tu equipo, que estará acostumbrado a hacerlo todo a manini.

La tecnología financiera es solo la mitad del camino; la otra mitad es que las personas que la usan lo hagan bien y con confianza. 

Cuanto mejor entiendan el sistema, más rendimiento le sacarás.

#5 Mide... y vuelta a empezar

Automatizar no es instalar un software de gestión y olvidarse.

Usa indicadores para medir el impacto real: ¿cuánto tiempo se ahorra contabilizando registros de facturas? ¿Cuántos errores se han reducido? ¿Los informes de gastos salen más rápido?

Y lo suyo es que revises todos los procesos periódicamente, ya que la automatización contable también evoluciona: puedes añadir nuevas tareas, ajustar reglas y seguir optimizando.

La tecnología, fundamental en la contabilidad automatizada

A estas alturas, queda claro que la tecnología tiene un papel protagonista en esto de la automatización.

Sin un software que se ocupe de leer, interpretar, registrar y archivar por ti, seguirás dependiendo de procesos manuales que no se pueden ni escalar, ni controlar, ni analizar correctamente.

Tienes que elegir herramientas que no solo hagan tareas sueltas, sino que centralicen y conecten toda tu operativa contable: desde la recepción y registro de facturas hasta la generación de los libros contables, pasando por pagos, nóminas o conciliaciones.

Si usas varias soluciones, todas tienen que estar interconectadas, para que no tengas que mover datos de un sitio a otro.

Y si quieres ir más allá, ya existen soluciones de automatización robótica de procesos en finanzas y contabilidad y también la IA en contabilidad.

Estas tecnologías permiten ejecutar tareas complejas como validar datos entre sistemas, automatizar auditorías internas o generar informes fiscales detallados… todo sin intervención humana.

Pleo: automatización de gastos, facturas y asientos contables, todo en uno

Pleo es una solución completa que automatiza la gestión de gastos y facturas desde el primer clic... hasta que el apunte contable aparece en tu sistema.

Tu equipo paga con Pleo —tarjetas físicas o virtuales—, sube la factura o el ticket directamente en la app —haciendo una foto con el móvil—, y el software se encarga de leer los datos, categorizar el gasto y preparar automáticamente el asiento contable, listo para su exportación a tu software de contabilidad.

¿Tienes facturas de proveedores que llegan por email? También puedes automatizar su recepción, registro y contabilización.

Además, todo queda centralizado y conectado: desde el control del gasto hasta la conciliación, sin mover datos entre plataformas.

Menos lío, más control y más tiempo para que te luzcas como CFO.

Únete a la gestión de gastos de Pleo y disfruta de la contabilidad automatizada desde ya 😎