Las mejores herramientas de gestión de viajes corporativos

Viajes, dietas, aprobaciones de gastos, tarjetas, informes... vaya cambio han sufrido los viajes corporativos de las empresas, ¿no? 

Organizar uno ya no es solo reservar vuelos y hoteles, sino que hay que mantener el control del gasto y la experiencia del equipo que viaja, sin que finanzas se ahogue en pilas de papeles.

Por suerte, hoy existen herramientas que centralizan toooodo el proceso: desde la reserva y la política de viajes hasta la facturación, la conciliación automática y el control de gastos. 

¿Y cuáles son? 

Vamos a analizar las diez mejores herramientas de gestión de viajes corporativos, poniendo nombre, apellidos y características para ayudarte a elegir.

¿Quieres un adelanto? Aquí las claves principales de lo que te vamos a contar:

• Las 10 herramientas líderes de gestión de viajes corporativos
• Las mejores soluciones automatizan políticas, aprobaciones y conciliación
• Las integraciones con ERP y bancos también son aspectos importantes
• La experiencia móvil, la generación de informes y el soporte también pesan

¿Arrancamos?

Los viajes corporativos y los softwares de gestión

Los viajes de empresa crecen a medida que lo hace el negocio.

Y es normal: reuniones, ferias, visitas a clientes, formaciones... y con todo eso, también aumentan los gastos.

¡Peligro! 

Sin una herramienta que lo centralice todo, el caos está garantizado: reservas dispersas, justificantes de pago perdidos, reembolsos de gastos eternos y hojas de cálculo que se actualizan tarde o nunca.

Por eso el software de gestión de viajes corporativos se ha convertido en un pilar fundamental para finanzas y recursos humanos. 

No solo permite reservar y aprobar viajes desde la misma plataforma, sino también controlar presupuestos, aplicar políticas automáticas y conciliar gastos sin depender de los tediosos y erráticos procesos manuales.

Además, estas plataformas han dejado muy atrás la vieja idea de ser un mero portal de reservas. Hoy son ecosistemas completos que se integran con herramientas contables, tarjetas inteligentes y ERPs, aportando visibilidad en tiempo real de cuánto y cómo se gasta.

Así es: un buen software de viajes corporativos no solo simplifica la logística, sino que optimiza el tiempo, el control y la experiencia de tu equipo.

¿Vemos los más top del mercado? 

Mejores herramientas de gestión de viajes corporativos

Antes de entrar al detalle de cada herramienta, aquí tienes una vista rápida comparativa con lo esencial: a quién va dirigida, qué ofrece y cuánto cuesta aproximadamente.

Tras la tabla veremos cada una con algo más de detalle.

Vamos dentro con el detalle de las 10 herramientas de gestión de viajes corporativos. 

#1 Pleo

Pleo ha cambiado la forma en que las empresas gestionan los viajes corporativos y los gastos. En lugar de tener un sistema para reservar, otro para pagar y otro para justificar, todo ocurre en un mismo lugar, de forma automática y sin dolores de cabeza.

Tu equipo puede reservar vuelos, pagar hoteles o cubrir sus dietas con las tarjetas inteligentes de la empresa, físicas o virtuales. Nada de adelantar dinero ni buscar papeles después: cada gasto se vincula al instante con su justificante desde la app, listo para la conciliación contable.

Además, Pleo se integra con los principales programas y ERPs contables, lo que te permite mantener el control total y olvidarte de los procesos manuales que tantos errores generan. 

Las políticas de empresa se aplican solas, las aprobaciones son inmediatas y la visibilidad del gasto es completa.

Lo más top de Pleo:

• Viajes y gastos centralizados en una sola plataforma
• Tarjetas inteligentes con control de límites y políticas
• Conciliación y reportings financieros automáticos
• Experiencia fluida y sin papeleo para el equipo

Por todo eso lidera el ranking de las mejores herramientas de gestión de viajes corporativos, sí, aunque nos hemos guardado varios ases bajo la manga.

Al final te contamos más 🙃

#2 Navan

Navan es una de las herramientas de gestión de viajes corporativos más completas del mercado. Su punto fuerte está en automatizar todo el proceso, desde la reserva hasta la conciliación, con una interfaz muy visual y fácil de usar.

Permite reservar vuelos, trenes, hoteles o coches en cuestión de minutos, con precios negociados y políticas de empresa aplicadas de forma automática. Además, el sistema sugiere opciones según las preferencias del viajero o el presupuesto disponible, lo que ahorra tiempo y evita errores.

El soporte 24/7 es otro de sus grandes valores: ante cualquier cambio o incidencia, el equipo de atención responde en tiempo real.

También incluye un módulo de informes avanzados, donde finanzas puede ver en detalle el gasto por departamento, persona o destino. Todo se registra de forma centralizada, facilitando el control y la planificación de presupuestos futuros.

Por esto nos gusta Navan:

• Motor de reservas potente con precios competitivos
• Políticas y aprobaciones automáticas
• Atención al viajero 24/7 en varios idiomas
• Informes de viaje completos

Pero ojo ❗

Su enfoque global lo hace muy potente, pero puede resultar algo más complejo de implementar para empresas pequeñas o que no viajan con tanta frecuencia.

#3 TravelPerk

TravelPerk se ha convertido en una de las plataformas de referencia para reservar y gestionar viajes de empresa en Europa. 

Su gran baza es la simplicidad de uso: cualquier empleado puede reservar por su cuenta dentro de las políticas de la empresa, sin perder control financiero.

La herramienta permite reservar vuelos, trenes, hoteles y coches con tarifas corporativas, y su función FlexiPerk destaca ofreciendo la posibilidad de cancelar cualquier viaje y recuperar hasta el 80 % del importe.

El panel de control de TravelPerk centraliza todos los gastos de viaje, mostrando en tiempo real el presupuesto utilizado y lo que queda disponible. Finanzas puede exportar la información en segundos y automatizar la conciliación con su software contable.

Otro punto fuerte es su servicio de atención al cliente, rápido y resolutivo, que ofrece soporte por chat, correo o teléfono a cualquier hora.

Por esto nos gusta TravelPerk:

• Plataforma muy bien diseñada, intuitiva y de fácil adopción
• Posibilidad de cancelar y recuperar parte del importe con FlexiPerk
• Gran catálogo de vuelos y hoteles con precios competitivos
• Buena atención al cliente

Pero ojo ❗

Está más pensada para pymes. Las empresas grandes necesitarían integraciones adicionales para mantener el mismo nivel de control centralizado.

#4 SAP Concur

SAP Concur es uno de los grandes clásicos en la gestión de viajes corporativos.

Diseñado para grandes empresas, destaca por su potencia y por la profundidad de sus integraciones con contabilidad y control financiero.

Permite reservar vuelos, hoteles o alquiler coches a través de agencias asociadas o directamente desde su plataforma, siempre dentro de las políticas definidas por la empresa. 

Su punto fuerte está en el control y la trazabilidad: cada gasto se registra, se valida y se concilia automáticamente con el ERP, lo que reduce los errores y acelera el cierre contable.

Por esto nos gusta SAP Concur:

• Integración total con ERPs y sistemas contables
• Informes de gastos muy detallados
• Funciones de seguridad, control del viajero y trazabilidad
• Amplia personalización según políticas internas

Pero ojo ❗

Su nivel de configuración y posiblemente el precio la hacen más adecuada para empresas realmente grandes. En las pymes resulta compleja de implementar y mantener.

#5 Egencia

Egencia, del grupo Expedia, está orientada a empresas grandes con viajes internacionales frecuentes. Su objetivo es facilitar la gestión integral de los desplazamientos sin perder control ni seguridad.

Desde un único panel se puede reservar, aprobar y hacer seguimiento de todos los viajes de la empresa. El sistema aplica automáticamente las políticas internas y muestra en tiempo real las opciones que cumplen con el presupuesto.

Egencia también ofrece un rango de tarifas muy amplio gracias a su conexión con Expedia, lo que se traduce en buenos precios y disponibilidad casi inmediata en vuelos y alojamientos.

También permite localizar a los empleados que están de viaje en cualquier momento y gestionar incidencias con rapidez. Además, genera informes muy completos sobre el gasto total, el ahorro conseguido y las tendencias de viaje por equipo o destino.

Por esto nos gusta Egencia:

• Plataforma sólida para empresas con presencia internacional
• Amplio acceso a tarifas y disponibilidad de vuelos y hoteles
• Aplicación móvil para aprobar y gestionar viajes sobre la marcha
• Informes detallados de gasto y cumplimiento avanzado de políticas

Pero ojo ❗

Su enfoque está claramente pensado para empresas grandes. En pymes puede resultar más de lo que realmente se necesita.

#6 Rydoo

Rydoo combina gastos diarios y gestión de viajes en una sola plataforma. Desde la app, tu equipo puede reservar lo esencial —vuelos, hoteles, trenes—, pagar y subir el justificante al momento con su escaneo. 

Las políticas de la empresa se aplican de forma automática y las aprobaciones llegan en minutos, lo que reduce al mínimo el intercambio de correos.

Incluye módulos de dietas y kilometraje, con cálculos automáticos según las reglas que marques. Obtendréis un panel claro para el control presupuestario, exportar asientos y conectar con el programa de contabilidad.

Por esto nos gusta Rydoo:

• App móvil muy ágil para reservar, pagar y justificar en el acto con la digitalización mediante escaneo 
• Control de dietas y kilometraje
• Políticas y aprobaciones automáticas que evitan errores
• Exportaciones contables e integración con tu software de contabilidad

Pero ojo ❗

Su catálogo de reservas no es tan amplio como el de plataformas centradas en ser un portal de viajes. Para empresas muy grandes podría requerir complementarse con otras fuentes de reserva de viajes.

#7 Circula

Esta herramienta alemana es muy popular entre empresas europeas que viajan con frecuencia. Su propuesta es clara: simplificar al máximo la gestión de gastos, dietas y viajes desde una única aplicación, desde el móvil.

Tu equipo puede reservar transporte o alojamiento, pagar con la tarjeta de empresa y subir el justificante de pago en segundos con la cámara del teléfono. 

Los gastos se validan de inmediato según las normas internas, y los responsables los aprueban desde la misma app.

Circula también destaca por su módulo de kilometraje y dietas, calculando automáticamente las compensaciones según país y tipo de desplazamiento. 

Por esto nos gusta Circula:

• App sencilla y totalmente adaptada al teléfono
• Gastos, viajes y aprobaciones desde el móvil
• Validación y aprobación automáticas de gastos
• Exportación directa a contabilidad

Pero ojo ❗

Como la herramienta anterior, el catálogo de viajes ofrecido no es tan amplio como el de otras plataformas, así que podría quedarse corta cuando el volumen de viajes corporativos es elevado.

#8 BizAway

Una de las herramientas europeas más completas para organizar viajes de empresa. Nació en Italia y hoy opera en gran parte del continente, con soporte en varios idiomas y un enfoque muy práctico: reservar rápido, controlar mucho y reducir costes.

Permite gestionar vuelos, trenes, coches de alquiler y hoteles desde un mismo panel, aplicando automáticamente las políticas y presupuestos de la empresa. Además, ofrece un equipo de atención al cliente propio, disponible las 24 horas, que responde con rapidez ante cualquier cambio o incidencia.

Una de sus ventajas más valoradas es la integración con otras herramientas, facilitando así la conciliación y el control del gasto. 

También cuenta con opciones de facturación centralizada, informes de uso y estadísticas de ahorro, muy útiles para los equipos financieros.

Por esto nos gusta BizAway:

• Reservas centralizadas de vuelos, trenes, hoteles y coches
• Atención al cliente 24/7 con soporte en varios idiomas
• Facturación unificada y exportación contable directa gracias a las muchas opciones de integración
• Informes automáticos con datos de ahorro y gasto

Pero ojo ❗

Aunque su catálogo es amplio, puede requerir algo de formación inicial para aprovechar todas sus funciones.

#9 Lanes & Planes

Solución alemana pensada para empresas que viajan con frecuencia por Europa y buscan un equilibrio entre autonomía para los empleados y control financiero para la empresa.

Desde su plataforma se pueden reservar vuelos, trenes, hoteles o coches con precios competitivos y políticas de viaje ya incorporadas. Todo queda registrado automáticamente, sin necesidad de que el viajero tenga que enviar justificantes posteriormente.

Su punto fuerte está en la contabilidad automatizada: cada gasto se clasifica por proyecto o equipo y puede exportarse directamente al programa de contabilidad.

Además, ofrece un sistema de aprobaciones en tiempo real y notificaciones claras, lo que agiliza la gestión para todos los implicados.

Por esto nos gusta Lanes & Planes:

• Plataforma muy intuitiva, pensada para equipos autónomos
• Reservas de transporte y alojamiento centralizadas
• Aprobaciones, control de políticas e informes claros en tiempo real
• Integración contable y exportación automática de datos

Pero ojo ❗

Aunque también está disponible en inglés, su soporte y documentación siguen muy centrados en el mercado alemán.

#10 Travelbank

Esta plataforma está enfocada en simplificar la gestión de viajes y gastos para empresas pequeñas o en pleno crecimiento. 

Su objetivo es que cualquier persona pueda reservar, pagar y justificar un viaje de forma independiente, sin depender de procesos largos ni del equipo financiero.

Permite reservar vuelos, hoteles o coches directamente desde la app, con precios competitivos y políticas de empresa aplicadas automáticamente. Cada gasto se registra al instante y puede aprobarse o rechazarse desde el panel principal, sin correos ni hojas de gastos de viaje.

Una de sus funciones más valoradas es el sistema de reembolsos rápidos: tu equipo puede recibir la devolución en pocos días, y en finanzas se puede hacer el seguimiento desde un solo informe. 

Además, ofrece reportes muy visuales que muestran el presupuesto utilizado, el ahorro obtenido y los destinos más frecuentes.

Por esto nos gusta TravelBank:

• Reservas de viajes y control de gastos desde una misma app
• Reembolso de gastos de viaje automáticos y rápidos
• Informes claros y visuales sobre gasto y ahorro
• Interfaz sencilla y fácil de adoptar para equipos pequeños

Pero ojo ❗

Su alcance es más limitado que el de otras plataformas diseñadas para empresas que viajan frecuentemente.

No lo dudes y quédate con Pleo

Vuelve hacia atrás y mira la tabla.

¿Cuál es la única herramienta de gestión de viajes corporativos que tiene cinco estrellas?

Es Pleo.

No solo por todo lo que ya te hemos contado —tarjetas inteligentes, control del gasto y automatización financiera—, sino porque va muuucho más allá de lo que ofrece cualquier plataforma de viajes tradicional.

Pleo no se limita a centralizar reservas o gastos: revoluciona la forma en que finanzas y los equipos que viajan trabajan juntos.

Estas son todas las razones por las que lidera el ranking:

• Viajes y gastos unificados: reserva, paga y justifica desde un mismo lugar, sin depender de varias herramientas, gracias a las tarjetas personalizadas y el OCR para facturas de la app
• Módulo de kilometraje y dietas: calcula automáticamente los desplazamientos y compensaciones sin hojas manuales
• Tarjetas inteligentes físicas y virtuales: cada gasto se vincula en el momento a su justificante, con control por límites y políticas de gastos de viaje
• Aprobaciones automáticas y reglas personalizadas: olvídate de correos y cadenas de validación infinitas
• Conciliaciones inmediatas: cada movimiento se sincroniza con tu ERP o software contable
• Integraciones multiplataforma: conexión directa con herramientas de recursos humanos, contabilidad y bancos
• Panel de control en tiempo real: visualiza el gasto por empleado, proyecto o viaje al segundo
• Aplicación móvil intuitiva: tu equipo puede gestionar todo desde su teléfono
• Gestión avanzada de presupuestos y reporting financiero: informes claros y exportables al instante
• Soporte y experiencia de usuario sobresalientes: implementación rápida, atención cercana y continua evolución del producto

Espera, que te lo decimos más claro: Pleo es la única solución del ranking que combina en una sola plataforma la gestión de viajes de empresa, el control del gasto y la automatización financiera en tiempo real.

Por eso, si buscas una herramienta que te ahorre tiempo, elimine el papeleo y te dé visibilidad total en la gestión de viajes corporativos, no hay más que decir: la gestión de gastos de Pleo te espera.