Un mensaje por el formulario de la web.
Un gasto de un miembro de tu equipo.
Un mercado al alza.
Los datos están ahí: es un hecho. Sacar provecho para que jueguen a tu favor o no hacer nada con ellos... eso ya es tu decisión.
Como buen líder financiero y tecnológico, eso sí, no deberías desdeñar todo lo que pueden hacer por ti, que es mucho. Es más: los datos han cambiado la forma de operar de las empresas gracias a los avances de la tecnología, haciendo posible lo que hace años era impensable.
Sí, los datos mueven montañas en el mundo empresarial. Son el diferencial que te lleva a crecer, a trabajar mejor y a aumentar la rentabilidad.
Lo son todo y, como tal, vamos a hablar ampliamente de ellos.
Al lío.
El papel de los datos en plena era de la información
Vivimos en un mundo tan tecnológicamente desarrollado que es inevitable la dependencia de los datos en tiempo real.
Pongámonos en situación: la segunda llegada de Trump a la Casa Blanca.
¿El dólar? Por las nubes, como en 2016.
¿Las criptomonedas? Por las nubes, como en 2016.
¿Los fondos indexados? Por las nubes, como en 2016.
Sabiendo lo que pasó en 2016, las empresas con capital para invertir y disponibilidad de datos avanzados podían prepararse para esta nueva realidad y obtener mucho rédito en caso de que Trump volviera a salir elegido.
Es solo un pequeño ejemplo, pero la realidad va mucho más allá.
Los índices bursátiles, las tendencias mercantiles, las actuaciones de la competencia, los KPIs financieros de tu propia empresa... tienes un gran volumen de datos a tu alcance. De una forma tan sencilla, además, que han acabado dando forma a estrategias de todo el tejido empresarial.
Imagina que tu empresa estuviera recabando datos de distintas fuentes y analizándolos constantemente.
De pronto, identificas un patrón en la relación gastos/ingresos basándote en los últimos meses y te das cuenta de que la última vez que sucedió, al acabar el año, incurriste en pérdidas por no haber tomado medidas puntuales.
Si lo hubieras sabido habrías reducido costes... pero claro, ¿cómo?
Ahora, gracias a la recopilación y análisis de datos, sabes que tienes que bajar los gastos sin demora.
Así que reduces los gastos en publicidad, se confirman los pronósticos con el paso de las semanas y... ¡premio! Le has ahorrado a la empresa nada más y nada menos que 16.000 € 🙌
Es así: los datos te llevan de la intuición a la realidad. A tomar decisiones informadas, lo que mejora enormemente sus resultados y te da unos beneficios que... ¡tela!
Mira, mira.
Beneficios de poner los datos a jugar para tu empresa
¿Qué diferencia hay entre aprovechar los datos o no hacerlo?
Aquí tienes cuatro beneficios que deberían convencerte de empezar a sacarles partido desde ya.
Identificas tendencias, oportunidades de mercado y riesgos financieros
Un dato en sí dice poco. Por ejemplo, un MRR de 18.500 € es solo eso, que estás generando 13.500 € mensuales con la venta de productos y servicios recurrentes, porque has hecho una fantástica gestión de suscripciones.
Pero claro, si coges los últimos 90 MRRs y los pones al lado de los gastos destinados a generar más ventas, del IPC y del valor del euro con respecto al dólar... pues vaya diferencia.
El conjunto de datos y sus comparaciones te llevan a identificar tendencias y patrones que te indiquen qué va a suceder en un futuro más o menos cercano, salvo cambio inesperado.
Y esas tendencias pueden convertirse, a su vez, en oportunidades o identificación de riesgos financieros.
Tanto con las primeras como con los segundos sabrás dónde poner el foco e invertir recursos, para aprovechar las oportunidades que se presenten y no hacer las amenazas realidad.
Pues solo darás con esas tendencias analizando datos.
Mejoras la operativa de la empresa
Puestos a sacarles partido, ¿por qué no los aprovechas también para mejorar aspectos del propio negocio?
Por ejemplo, analizando datos del pasado te das cuenta de que en verano la demanda se dispara. Y como tal, la disponibilidad de los proveedores disminuye.
Sabiéndolo, puedes adelantarte para comprar por adelantado a tus proveedores, asegurando así su disponibilidad llegado el momento.
Y si vas a necesitar más personal, sabiéndolo con tiempo, será más probable que los resultados del proceso de selección en RRHH sean mejores y la productividad se dispare.
¡Y al revés!
Si sabes que la actividad baja, puedes motivar a tu equipo para que se coja vacaciones en un período particular, cuando sepas que lo vas a necesitar menos.
Todo sea por mejorar ☺️
Tomas decisiones informadas de forma ágil
Vivimos en un mercado muy dinámico.
Lo que ahora cuesta 20, en dos horas puede pasar a valer 60.
Y si hoy el negro está de moda, mañana podría ser el morado.
Los mercados cambian rapidísimo, y tu empresa debe ser capaz de adaptarse a ellos. Para eso, es preciso que podáis tomar decisiones rápidamente, evitando las clásicas demoras en el tiempo a la hora de decidir sobre la estrategia del negocio.
Imagina que de pronto, en un país al que exportas ropa, una influencer saca una publicación que cala a nivel nacional, conmemorando una fecha de gran importancia para la nación.
En ella, lleva una falda que causa furor por llevar los colores de la bandera, algo de lo que te das cuenta analizando las redes sociales.
Como empresa, si eres proveedor de este tipo de productos, es crucial que sepas ver la gran oportunidad, sí, pero también que tengas las herramientas para aprovecharla.
Porque habrá que dar la orden en la cadena de producción, por ejemplo, para que se pongan a producir ese producto. Antes que nadie, además.
Si tienes una empresa ágil en lo que se refiere a la toma de decisiones, aprovecharás mejor las oportunidades que se presenten... y que identificarás con los queridos datos.
Que por cierto, ¿de qué datos estamos hablando?
Tipos de datos que ayudan al crecimiento de tu empresa
Está claro: quieres datos.
Ahora bien, ¿de dónde los sacas? ¿Qué datos son aquellos que te llevan a disfrutar de los beneficios que acabamos de ver?
Datos de clientes
Conocerlo todo sobre tus clientes es un auténtico tesoro.
¿Ponemos ejemplos?
Si sabes de dónde son, podrás segmentar campañas de publicidad para tener más visualizaciones en esas localizaciones.
Si sabes cómo compran, podrás ajustar tu estrategia de ventas para ganar efectividad.
Si conoces su edad, la segmentación para tus anuncios en redes sociales te saldrá mucho mejor.
Si tienes claro desde qué dispositivo compran, podrás afinar la página de ventas.
Está claro, ¿no? Los datos demográficos de los clientes, cómo se comportan al comprar y sus preferencias son una fuente fantástica de información de utilidad.
La competencia de tu mercado
Conocer las condiciones del mercado también puede ser muy prolífico.
¿A qué precio medio se está vendiendo un producto como el tuyo?
¿A cuánto se está pagando el clic en Google Ads para las palabras clave por las que te quieres anunciar?
¿Y la competencia directa? ¿Qué tipos de anuncios están haciendo? ¿Qué puntos de dolor atacan al dirigirse a su cliente, que también es el tuyo?
Obviamente, no puedes conocer números como la inversión publicitaria total o parámetros como el tiempo que tarda su cadena de suministro en sacar un pedido, pero hay otros datos muy interesantes:
- Su portfolio de productos y servicios
- Estrategia de precios
- Reseñas y comentarios de clientes
- Posicionamiento en redes sociales
- Posicionamiento en buscadores
- Sistema de atención al cliente
Analiza todos esos aspectos de tus competidores más directos y verás cómo obtienes muchos hilos válidos de los que tirar 👌
Datos operativos
Si los datos de antes se obtenían mirando hacia fuera, para conseguir estos hay que mirar hacia dentro.
¿Qué tipos de datos podrían serte útiles?
En lo que respecta al flujo de trabajo, podrías dividir el total por tareas más pequeñas y medirlas en el tiempo, dando así con los máximos y mínimos de productividad.
También puede ser interesante el número de errores cometidos, la calidad de los productos creados y los costes.
¿Los costes? Pues claro: de producción, de gestión de inventario, de distribución...
¿Y las ventas comparadas con los gastos? ¿Y la rentabilidad final de cada uno de los productos o servicios?
Todo datos realmente útiles, siempre que los midas y analices, claro 😉
Datos financieros
Acabamos con otra familia de datos que te ayudarán, y mucho, a crecer como empresa: los financieros.
Imagina conocer al dedillo cómo de rentable es un producto o servicio. O mejor: la rentabilidad exacta de todos los productos y servicios que vendáis.
Con ese punto de partida te será sencillísimo apostar por aquellos más rentables o, en los que no lo son, tratar de reducir costes o aumentar el precio de venta.
Y eso es solo la rentabilidad; en realidad, en el apartado financiero puedes fijarte en más cosas.
Como en el impacto de cada una de las operaciones en el flujo de caja de la empresa.
Pon que haces un análisis de riesgos financieros y ves que en el Black Friday, para cumplir con toda la demanda, tenéis que invertir un 300 % adicional en vuestros proveedores.
¡Peligro! Salvo que lo tengas contemplado, claro, y cuentes con un fondo tipo caja chica para cubrir cualquier imprevisto.
Lo cierto es que los datos financieros no se acaban nunca, y menos mal, porque son utilísimos. Aquí una lista de datos a tu alcance:
- Ingresos y ventas por producto o línea de negocio
- Gastos operativos y generales
- Beneficios y rentabilidad
- Flujo de caja: cuánto dinero entra y cuánto sale
- Capital de trabajo
- KPIs financieros como el coste de adquisición por cliente o el churn
Si sumas los datos financieros a los relacionados con tus clientes, los de tu mercado y los internos operativos de tu empresa, tendrás una fuente magnífica de información a la que acudir para desarrollar el negocio.
¿No sabes por dónde empezar?
Cómo establecer los datos como brújula empresarial en cuatro pasos
Ya sabes lo que los datos pueden hacer por ti y cuáles tienes a tu disposición.
Ahora solo queda ponerte en marcha y para eso, aquí los cuatro pasos que deberías seguir.
#1 Hazte con herramientas que te ayuden a recopilar y analizar datos
La tecnología va a ser tu gran aliada a la hora de hacerte con información y analizarla para sacar conclusiones útiles.
Esta se puede presentar de muchas maneras.
Por ejemplo, para recolectar datos como los mencionados anteriormente, podrías recurrir a fuentes como un CRM, que te lo dirá todo sobre tus clientes.
Si es un ERP con un CRM integrado, además de los datos de tus clientes, podrías obtener los operativos internos, así como los financieros de tu empresa.
Para afinar un poco más, Google Analytics te diría cómo navegan los usuarios por tu web, y herramientas como Hotjar te muestran cómo se comportan grabando sesiones individuales y generando mapas de calor.
Para analizar los mercados en general podrías irte a servicios como los de Statista, y para analizar cómo se publicita tu competencia o posiciona en orgánico, recursos como SEMrush funcionan de miedo.
Y una vez recopilada... pues tendrás que analizarla.
Para ello, hazte con un potente visualizador de datos que trabaje con Business Intelligence, como Power BI o Tableau.
Además, añade a ese pack una herramienta de análisis predictivo y machine learning para elaborar previsiones, como IBM SPSS o RapidMiner, y obtendrás el camino a seguir de forma constante.
#2 Fomenta la cultura del dato en la empresa
De nada sirve que hagas del dato tu bandera si el equipo no sigue tus pasos.
Tienes que concienciar a todo el mundo de que basaros en datos para crecer es el objetivo número uno.
Para eso, puedes organizar talleres o formaciones internas para tu equipo, para que aprendan a utilizar las nuevas herramientas adoptadas y comprendan la importancia de emplearlas.
Asimismo, si creas paneles de datos en alguna herramienta que se vayan alimentando con lo que vayáis recolectando, tu equipo podrá ver los resultados en tiempo real, motivándose a seguir.
Y claro, también sería perfecto que en reuniones en la que se toman decisiones, des ejemplo y decidas en función de lo que digan los datos, para que todo el mundo vea que la información es lo que más pondera a la hora de decidir.
#3 Define objetivos basados en datos
En todo tipo de datos, además.
Por ejemplo, habéis visto que tenéis un producto en venta con mucho potencial. Se vende bien, sí, pero lo cierto es que no os deja un margen grande de rentabilidad porque la cadena de suministro se estira mucho en el tiempo.
Decidís tomar cartas en el asunto y establecéis un nuevo objetivo: si tardáis una media de 5 días en enviar un producto desde que os lo piden, ahora hay que hacerlo en 3.
¿Cómo?
Pues tratando de apretar en una nueva negociación con proveedores, por ejemplo, para que su plazo se acorte un día.
Intentando también reducir los procesos internos, eliminando posibles cuellos de botella y agilizando toda la operativa en general.
Pon que lo lográis y pasáis de un 20 % de rentabilidad a un 40 %; nada mal, ¿no?
Plantea objetivos basándote en datos, tales como:
- Aumento de las tasas de conversión
- Aumento del ticket promedio de compra
- Reducción de gastos de gestión
- Aumento de la tasa de retención de empleados
- Reducción del churn
¡Y a por ellos!
#4 Revisa y ajusta la estrategia regularmente
Ya tienes los medios para trabajar con datos, a tu equipo motivado y los objetivos, planteados.
Solo falta que la empresa se ponga a trabajar. A generar datos, a visualizarlos, a interpretarlos periódicamente... y a tomar decisiones basadas en ellos.
¿Se están cumpliendo los objetivos? Bien.
¿No se están cumpliendo? ¿Por qué razón?
Entre los datos de este último ejercicio, ¿se puede leer entre líneas? ¿Hay alguna tendencia o patrón que dé pistas evidentes de qué hacer a partir de ese momento?
De nada sirve recopilar datos de forma eficiente si no se hace un uso adecuado de ellos.
Por ello, es conveniente que plantees fechas para revisar los resultados y el aprovechamiento de los datos generados.
Y según lo que obtengas... pues ajustar donde haga falta.
Los datos financieros, con Pleo
Necesitas tecnología financiera de la buena para que esto de la recolección e interpretación de datos fluya.
De la buena, buena.
¿Conoces Pleo? 👋
Es una solución de gastos basada en el uso de tarjetas de empresa inteligentes que te ayudará con tooooodo lo relativo al control de costes en tu empresa.
¿Que tu equipo sale de viaje de trabajo? Los gastos se controlan automáticamente con el uso de las tarjetas al hacer pagos.
¿Que alguien compra material para la oficina? Lo mismo, todo bajo control.
¿Que se hace el pago a proveedores mediante transferencias? Ídem; con Pleo se puede.
Todos los tipos de gastos de la empresa irán al mismo centro de control, desde donde podrás visualizarlos gráficamente, por categorías, por departamento... como desees.
¿Te imaginas la diferencia?
Antes, recolectando los datos de tu equipo con las molestas y problemáticas notas de gastos, en procesos lentos y farragosos que no llevaban a nada.
Ahora, automatizando los gastos, de modo que los tengas en tu panel cada mañana y tomes las decisiones que consideres oportunas. Para guiar a tu empresa a los siguientes escalones de rentabilidad.
Porque en eso consiste, ¿no? En hacer de los datos la guía que marque el rumbo estratégico de tu negocio.
Pues Pleo te pone en bandeja de plata una fuente de datos financieros tradicionalmente complicados de gestionar: los gastos.
Con su Spending Optimization podrás recopilarlos sin esfuerzo, visualizarlos a tu conveniencia, analizarlos… y tomar decisiones estratégicas que llevan a tu empresa a lo más alto.
¿Por qué no pruebas?
Ya verás, ya: ¡marchando una de Spending Optimization made in Pleo!