¿Hay caos en tu departamento financiero?
¿Los números no cuadran y los gastos parecen incontrolables?
¿Te enfrentas a desviaciones presupuestarias inesperadas y a gastos innecesarios que afectan a la rentabilidad de tu empresa?
Si los cálculos no salen y la incertidumbre financiera es una constante en tu día a día, es momento de abordar la problemática, la falta de control presupuestario.
Los presupuestos no solo proyectan los ingresos y gastos de la empresa; son la vara de medir que asegura que los recursos se utilicen de la mejor forma posible para lograr los objetivos y mantener la salud financiera a lo largo del tiempo.
Y claro… no se autogestionan solos.
Hay que controlarlos.
Para eso, hay varias acciones, mecanismos y herramientas que permiten hacer un seguimiento y control para obtener una imagen financiera cristalina de tu negocio.
Pero la fundamental es que lleves a cabo un informe de control presupuestario y que hagas comparaciones —aunque sean odiosas— con el presupuesto que planteaste.
Esta comparación entre los resultados reales de ingresos y gastos y los valores planificados en el presupuesto es la clave para que tengan éxito los proyectos y actividades de la empresa.
Dicho así, suena a que es importante esto del informe de control presupuestario, ¿o qué?
Importancia del informe de control presupuestario
No exageramos nada cuando te decimos que el informe de control presupuestario es casi o tan importante para tu empresa como el presupuesto en sí mismo.
Con un informe de control presupuestario exhaustivo puedes llegar a tener en tu empresa una gestión financiera eficiente y efectiva.
Porque el resultado que obtienes te permite monitorizar el estado real de las finanzas.
De nada sirve establecer un presupuesto si después no se lleva a rajatabla.
Y para eso, los implicados tienen que gestionarlo sin pasar nada por alto. Si hay un informe de control presupuestario dando visibilidad a los fallos y alguien revisando que se haga bien, mejor que mejor.
Esto ayuda a fomentar la responsabilidad y la transparencia dentro de la empresa.
También a motivar a los implicados a tomar decisiones responsables con respecto al presupuesto y, en consecuencia, a llevar un control de la contabilidad exhaustivo.
Si aun así se gastan los recursos donde no se debe, si hay desviaciones de dinero indebidas o, peor aún, si el presupuesto que tienes delante va a generar variaciones en la planificación futura de la empresa, entonces hay que tomar medidas.
¿Cómo? Modificando o ajustando la variable que toque del presupuesto.
Por ejemplo, cuando la información que te otorga sobre los costes, ingresos y beneficios de la empresa no es la que esperabas, hay que hacer retoques.
Ya sabes que un mal cálculo, una subida de precios en el transporte o un fracaso estrepitoso de esa nueva campaña por lo que tanto apostabais, pueden llevar a la empresa a tener desajustes económicos en menos de lo que canta un gallo.
Con el informe en mano, puedes detectar las áreas donde estás gastando de más o donde tus ingresos no están rindiendo como deberían y reasignar los recursos de manera más eficiente.
Al identificar y corregir esos gastos innecesarios gracias al informe, no solo ahorras dinero, sino que también estás aumentando los ingresos.
¡Dos pájaros de un tiro!
Demostrar una gestión financiera responsable y abierta frente a inversores, socios y empleados a través del informe de control presupuestario, da confianza y fortalece las relaciones.
Y ya, por último, pero no menos importante…
El informe de control presupuestario te ofrece información valiosa para tomar decisiones, para adaptarte a los cambios del mercado y para adelantarte a la competencia.
Así, predecir situaciones para actuar con anticipación deja de ser cosa de películas para convertirse en una realidad en tu departamento financiero.
¿Has visto que retahíla de beneficios puedes conseguir en tu empresa con una planificación financiera y un control presupuestario bien medido, gracias al control presupuestario?
Cómo elaborar un presupuesto
Hay que empezar por lo que ya sabes, por examinar los datos de ejercicios anteriores.
No es una tarea agradable, qué duda cabe. Pero es esencial para extraer información de valor y también para que tengas una visión realista de la situación de la empresa.
Con datos nos referimos a los análisis de los gastos realizados, las fuentes de ingresos, las opciones de financiamiento y todo aquello que creas que es un indicador financiero imprescindible en tu negocio.
A partir de ahí, toca establecer objetivos claros y alcanzables que puedas ir consiguiendo poco a poco.
También es importante ver al futuro y proyectar qué ingresos esperas tener para crear un presupuesto que se ajuste.
Ingresos por ventas, inversiones, primas… todo aquello que pueda representar una entrada de dinero.
Y claro, ganar no es sinónimo de gastar ❌
Por eso has de identificar y limitar los gastos que esperas tener durante el período presupuestario —compras, gastos operativos, salarios, costos de materias primas, fondo para imprevistos, etc.—.
¿Que vas sobrado? Estupendo
¿Que no llegas? Toca establecer prioridades y asignar los recursos con cabeza.
Antes de lanzarte a hacerlo, puedes elaborar proyecciones financieras que se balanceen entre lo que gana la empresa y lo que gasta y reajustar ficticiamente antes de meter la pata.
Y si ya tienes listo el presupuesto, no toca descansar.
Es importante revisarlo, ajustarlo periódicamente y que te asegures de que se está cumpliendo con los objetivos financieros que planteaste.
¿Cómo hacer un control presupuestario de aúpa?
Aquí cinco claves para mejorar la eficiencia de tu empresa con los datos que te aporta el informe de control presupuestario.
#1 Establece metas
Lo primero es saber hacia dónde quieres ir. Establecer metas claras te dará un rumbo definido.
Asegúrate de que tus objetivos sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo.
Sí, ya. Suena demasiado técnico, pero funciona.
Y para el resto del equipo, crea metas basadas en recompensas.
Cuando el equipo está motivado, es más fácil que se enfoque en controlar los gastos y alcanzar las metas propuestas.
¿A quién no le gusta un buen incentivo?
#2 Simula y proyecta
No tienes una bola de cristal, pero puedes acercarte.
Jugar con distintos escenarios te permitirá anticipar por dónde podrían ir los tiros.
Analiza las ventas de años anteriores, distribuye el dinero a lo largo de los doce meses...
¡Cuantos más escenarios, mejor!
¿Qué pasa si las ventas suben? ¿Y si bajan?
Hacer proyecciones a corto y largo plazo te preparará para los cambios y te ayudará a tomar decisiones estratégicas con más seguridad e incluso a impulsar la innovación financiera de tu empresa.
#3 Controla
Planificar está muy bien, pero si no controlas, todo se puede venir abajo.
Utiliza un software que te muestre automáticamente si estás cumpliendo con tus objetivos cada mes.
Así, si algo va mal, te indicará exactamente dónde está el fallo sin que tengas que desperdiciar el tiempo en buscarlo.
Podrás tomar las decisiones necesarias para mejorar la situación en un periquete.
Y por nada del mundo olvides tener el ojo puesto en el flujo financiero y en los gastos no recurrentes.
Pueden parecer inofensivos, pero no lo son y podrían afectar enormemente a la estabilidad y a la estrategia financiera que tengas planteada.
#4 Compara y revisa continuamente
El mundo de los negocios, ya sabes, cambia a toda velocidad.
Por eso, es importante que revises y actualices tu presupuesto con la misma agilidad.
Analizar las tendencias te permitirá anticiparte a posibles desviaciones.
Esa diferencia entre lo que habías planificado en el presupuesto y lo que realmente está ocurriendo puede ser tu salvavidas para adoptar medidas preventivas y reconducir la situación.
Además, comparar constantemente tu rendimiento financiero con el de años anteriores y con el de empresas similares en tu sector, te dará una idea clara de cómo vas y dónde puedes mejorar.
Si a mayores estableces varios ciclos de evaluación —mensuales, trimestrales, cada seis meses y anuales— en los que se medirán y compararán los resultados, tendrás conocimiento al completo.
Y ya, si utilizas gráficos y tablas de visualizadores de datos para facilitar la comprensión de los datos y resaltar tendencias o patrones significativos, mejor que mejor 📊
#5 Aprende
Las desviaciones en el control presupuestario siempre caben. No las veas como algo negativo.
Utilízalas como oportunidades para aprender y mejorar ☺️
Revisa las causas y aplica tu experiencia y conocimientos para realizar ajustes y evitar errores en el futuro.
Aquí es donde entran en juego los KPIs financieros.
Analizarlos es esencial para un buen control presupuestario y para identificar qué áreas del presupuesto están fallando.
Aprovecha la tecnología para impulsar el control presupuestario
Elaborar un presupuesto y después confirmar que es correcto con el informe de control de gastos está bien.
Pero, espera.
Antes de llegar hasta ahí, debes tener un conocimiento total de los ingresos y los gastos.
Y si puedes utilizar herramientas y software de gestión financiera para recopilarlos, mejor.
Por eso vamos a presentar a Pleo.
Un software que te echa un cable con el control presupuestario, haciendo hincapié especialmente en los gastos, responsables habituales de las desviaciones de la empresa.
Que si un gasto extra no se puede justificar, que si hay exceso de presupuesto en inversión de marketing o en inversión publicitaria y poco destinado a otras áreas, que si una factura simplificada no sirve y no puedes beneficiarte del IVA deducible…
Mil problemáticas que ya conoces a las que puedes decir adiós con Pleo.
Con él, podrás llevar el control presupuestario de la mejor manera y cumplir todos los objetivos que propongas.
Además, automatiza procesos y evita papeleo innecesario.
Nos referimos a que escanea facturas para contabilizar en un par de clics, te ayuda a deducir todo lo deducible, a hacer seguimiento en tiempo real y a tomar decisiones importantes para tu estrategia financiera.
Y, con ello, mitigas los riesgos financieros al máximo.
Maravilla.
¿A qué esperas para implementar el mejor software de control de gastos y llevar tu control presupuestario a otro nivel con Pleo?