Retribución flexible: qué es, cómo funciona y ventajas para empresas y empleados
¿Y si pudieras mejorar el sueldo de tu equipo... sin pagar de más?
Eso, básicamente, es lo que consigue la retribución flexible: un sistema con el que cada persona puede destinar parte de su salario a elementos de su día a día —comida, transporte, guardería, formación, seguro médico…— pagando menos impuestos.
Gana tu equipo, que ve cómo su salario rinde más porque paga menos IRPF.
Gana la empresa, que ofrece más valor sin aumentar costes.
Y gana también el departamento de finanzas, que puede mantener el control y la trazabilidad de cada céntimo sin morir entre hojas de cálculo de Excel.
Sí, un plan de retribución flexible bien diseñado no es un capricho de recursos humanos, sino una decisión financiera inteligente que mejora el bienestar, la retención y la eficiencia de tu equipo.
¿Vamos con la retribución flexible?
Vaaaamos
¿Qué es la retribución flexible?
La retribución flexible es una forma de pagar a tu equipo parte de su salario de otra manera, sin aumentar el coste para la empresa.
¿«Otra manera»?
Claro, con beneficios sociales para empleados que estos puedan incluir en lo que se conoce como plan de retribución flexible.
En lugar de recibir todo el sueldo en dinero, cada persona puede destinar una parte —hasta el 30 % del salario bruto como máximo— a productos o servicios de uso cotidiano: tickets restaurante, transporte público, guardería, seguro médico, formación, etc.
Esa parte de su sueldo no tributa en el IRPF, así que el empleado acaba con más salario neto al final del mes.
Y tú, como empresa, te luces porque puedes ofrecer una mejora real sin tocar los sueldos ni aumentar el gasto total.
Maravilloso, sí
¿Y la normativa de la retribución flexible cuál es?
La Ley 35/2006 del IRPF y su reglamento —Real Decreto 439/2007— son los que establecen los límites y los beneficios fiscales de los planes de retribución flexible.
Eso sí, ojito: la adhesión al plan de retribución flexible siempre es voluntaria, nunca puede rebajar el salario por debajo del SMI, y la empresa no puede imponerlo.
Vamos, que no puedes obligar a tu equipo a que «cobre» con beneficios libres de impuestos en vez de en dinero con la nómina.
Ventajas de la retribución flexible
Un buen plan de retribución flexible no solo mejora el sueldo de tu equipo, sino que también mejora la salud financiera de tu empresa.
Porque cuando está bien montado, ambos ganáis.
¿Que no?
Vamos a ver los beneficios y ventajas y mira como sí.
Beneficios de la retribución flexible para tu equipo
Va, empezamos por tu equipo, el primer —pero no único— beneficiado de todo esto.
La retribución flexible le da libertad para elegir cómo disfrutar de su salario. Consigue que cada persona sienta que la empresa piensa en su bienestar más allá del día de cobro, lo que aumenta su felicidad.
Con este sistema, tu equipo puede destinar parte de su sueldo bruto —bruto, que no limpio— a gastos a los que ya se puede estar enfrentando en su día a día: comida, transporte, guardería, seguro médico o formación, entre otros.
La diferencia es que lo hace antes de pagar impuestos, lo que se traduce en un ahorro directo mes a mes.
Además de pagar menos IRPF, gana en comodidad y autonomía.
Nada de trámites innecesarios: cada persona decide qué beneficios activar y los gestiona de forma clara y sencilla con la solución de beneficios para empleados que elijas.
Y por si fuera poco, también mejora la sensación de pertenencia.
Cuando una empresa cuida así de su gente, se nota. El equipo se siente valorado, comprometido y, sorpresa, más productivo, lo que beneficia... a la empresa.
Beneficios de la retribución flexible para la empresa
La otra cara de la moneda es tu empresa, que también sale ganando... y mucho.
Porque la retribución flexible no solo mejora el ánimo del equipo, sino también la eficiencia económica de la organización.
Y es que los equipos felices son más productivos; eso es así.
Esta investigación del Massey Business School de Nueva Zelanda afirma que los trabajadores más felices son también más productivos, más colaborativos e innovadores.
Ahí queda.
Los planes de retribución flexible también te permiten aumentar el valor total de la compensación que le das a tu equipo por trabajar en la empresa sin elevar la masa salarial.
Es decir, tu plantilla percibe una mejora real en su poder adquisitivo, pero la empresa no tiene que asumir un gasto adicional.
Más valor, pero no más gasto: un negocio redondo.
Además, este tipo de planes son una poderosa herramienta de atracción y retención de talento.
En un mercado laboral cada vez más competitivo, ofrecer flexibilidad laboral y beneficios personalizados te ayuda a destacar y a proyectar una imagen moderna, empática y responsable, atractiva del todo.
También hay ventajas operativas, cuidadito: se simplifica la gestión financiera, se reducen los errores en la nómina y mejora la trazabilidad de los gastos, sobre todo si controlas esos beneficios del plan con tarjetas de beneficios para empleados.
Todo más limpio, más ordenado y más fácil de justificar en caso de que quieras auditar o venga Hacienda preguntando.
Vamos, que la empresa gana control, ahorro y reputación. Y lo mejor: lo hace mientras ofrece a su equipo beneficios tangibles y muy valorados.
¿Cómo funciona la retribución flexible?
La teoría está muy bien, pero ¿cómo se pone en práctica todo esto de la retribución flexible?
La retribución flexible funciona a través de un plan que diseña la empresa y que cada empleado puede elegir si quiere o no aplicar.
No hay imposición, sino que es completamente opcional.
Si dice sí, se adhiere al plan y elige sus beneficios.
Si dice no, ese porcentaje del salario —nunca superior al 30 % del total— seguirá recibiéndolo como sueldo en la nómina.
No hay más.
Entrando en el proceso, este se resume en tres pasos sencillos.
#1 Tu empresa ofrece el catálogo de beneficios
Todo empieza aquí: en el catálogo de beneficios que tu empresa decide ofrecer dentro del plan de retribución flexible.
El catálogo debe estar pensado con cabeza: equilibrado entre opciones cotidianas y otras que aporten valor real al bienestar de tu equipo.
Si no necesitan los beneficios, ¿para qué ofrecerlos?
Aquí ejemplos de retribución flexible habituales en los planes de las empresas:
- Tickets restaurante: ideales para quienes comen fuera de casa; exentos de IRPF hasta 11 € por día laborable
- Abono transporte: perfecto para quienes van a la oficina; exento hasta 136,36 € al mes —máximo de 1.500 € al año—
- Cheque guardería: pensado para facilitar la conciliación familiar; 100 % exento de IRPF
- Seguro médico: para el empleado y su familia; exentos hasta 500 € al año por persona asegurada
- Formación profesional: sin límite fiscal, siempre que esté relacionada con el puesto o el desarrollo del trabajador
- Planes de pensiones de empleo: exentos hasta 1.500 € al año
- Cuotas de gimnasio o bienestar físico: algunas empresas las bonifican total o parcialmente para fomentar hábitos saludables
Cada uno de estos beneficios tiene sus límites y condiciones fiscales —que conviene detallar bien en la política interna—, pero juntos forman un paquete que da libertad al equipo y ayuda a la empresa a competir con propuestas más atractivas sin disparar los costes.
Este es el punto de partida: una oferta de beneficios bien diseñada que equilibra lo económico, lo humano y lo legal.
#2 Cada persona del equipo elige
Esta es la parte interesante: la libertad de elección.
Cada persona puede decidir individualmente qué beneficios quiere activar y cuánto de su salario bruto destinará a ellos —hasta un máximo del 30 %, como marca la normativa—.
Esa elección no es para siempre: normalmente se abre un periodo anual o semestral en el que el empleado puede modificar su paquete de beneficios según sus necesidades.
Por ejemplo, alguien que acaba de ser padre o madre puede priorizar el cheque guardería, mientras que otra persona puede preferir destinar más a formación o a seguro médico.
También hay quien opta por los tickets restaurante o el abono transporte, porque son gastos del día a día a los que se enfrenta sí o sí.
Lo importante es que cada empleado personaliza su paquete según su situación personal, sin que la empresa tenga que cambiar su estructura salarial.
Y un apunte que ya hemos hecho: la adhesión siempre es voluntaria.
Nadie está obligado a acogerse al plan ni a mantenerlo si no quiere. La gracia está precisamente en eso: en ofrecer flexibilidad real, adaptada a cada persona y momento vital.
#3 Y el empleado recibe su nómina ajustada
Una vez elegido el paquete de beneficios, toca ajustar la nómina.
El salario bruto del empleado no cambia, pero su distribución sí.
Una parte se recibe como dinero y otra se destina a pagar los beneficios seleccionados dentro del plan de retribución flexible.
¿La diferencia? Que esa parte destinada a los beneficios no tributa en el IRPF, así que la base imponible baja y el salario neto aumenta.
Por ejemplo: si una persona cobra 30.000 € brutos al año y destina 3.000 € a beneficios exentos, Hacienda solo le pedirá el IRPF de los 27.000 €.
Menos impuestos, más dinero disponible cada mes.
En la nómina todo aparece reflejado con claridad:
- El salario bruto total
- Las deducciones por cada beneficio del plan
- Y el nuevo neto resultante.
¿Profundizamos un poco en esto de la retribución flexible en la nómina?
La retribución flexible en la nómina
La retribución flexible en la nómina no tiene ningún misterio.
Básicamente, lo que cambia no es el sueldo bruto, sino cómo se reparte.
Cada empleado sigue cobrando lo mismo, pero una parte del salario se destina directamente a los beneficios del plan de retribución flexible —comida, transporte, etc.—, y el resto se recibe como dinero.
Esa parte utilizada para los beneficios no tributa en el IRPF, lo que se traduce en más salario neto sin subir su coste para tu empresa.
Así pues, ¿la formación de la retribución flexible? A la nómina, libre de IRPF en su totalidad ✅
¿La guardería de la retribución flexible? A la nómina, libre de IRPF también al 100 % ✅
¿El transporte de la retribución flexible? A la nómina, libre de IRPF dentro de los límites legales que decíamos ✅
¿El seguro médico en la retribución flexible? Pues claro que sí, también a la nómina, libre de IRPF si no se pasan del límite legal ✅
Todo va a la nómina; así, tanto la empresa como el empleado saben exactamente cuánto se destina a cada cosa y cómo se calcula el ahorro.
Ejemplo de nómina con retribución flexible
¿Aterrizamos todo esto con un ejemplito?
Imagina que Manu tiene un salario bruto anual de 30.000 €.
Manu decide destinar 3.000 € a beneficios exentos: 1.500 € en tickets restaurante, 1.000 € en guardería y 500 € en seguro médico.
La base imponible de su IRPF baja a 27.000 €, lo que supone pagar menos impuestos y aumentar el salario neto.
¿Cuánto menos?
Depende del tramo del IRPF, claro, pero con un caso medio —pongamos un tipo efectivo del 18 %— el ahorro sería de unos 540 € al año.
Es decir, Manu no gana más dinero en bruto, pero al destinar 3.000 € a beneficios exentos evita pagar ese 18 % de impuestos sobre ellos.
18 % de 3.000 € son 540 €. Así, su salario neto anual pasaría de unos 24.600 € limpios —sin beneficios— a 25.140 € limpios con los beneficios exentos.
O visto de otra forma: un mes más de comida o transporte «gratis» solo por estructurar mejor su nómina.
Simple, legal y transparente.
La retribución flexible en el IRPF y en el impuesto de sociedades
Cuando se aplica un plan de retribución flexible, el IRPF es el primero en notar el cambio, como acabamos de ver.
La parte del salario destinada a beneficios exentos —como comida, transporte, guardería, formación o seguro médico— no se incluye en la base imponible del IRPF, lo que significa que el trabajador paga menos impuestos.
En la práctica, esto se traduce en una reducción directa de la retención mensual y, por tanto, en un salario neto más alto.
Tal cual lo que acabamos de ver.
Y al hacer la declaración de la renta, esos importes tampoco tributan, siempre que se hayan respetado los límites legales:
- 11 € diarios en tickets restaurante
- 136,36 € al mes —1.500 € al año— en transporte
- 500 € anuales por persona en seguro médico
- Exención total en guardería y formación vinculada al puesto de trabajo
¿Y del lado de la empresa?
Que sí, mucha retribución flexible y declaración de la renta con el IRPF de la persona, pero... ¿cómo afecta a la empresa?
Del lado de la empresa, la retribución flexible también tiene premio: los gastos asociados a los beneficios son deducibles en el impuesto de sociedades, ya que forman parte de la retribución del personal.
Esto implica que, además de mejorar el salario emocional de tu equipo, reduces la carga fiscal de la empresa.
¿Vemos un ejemplo?
Si una empresa ofrece 100.000 € en beneficios exentos a su plantilla y el tipo general del impuesto de sociedades es del 25 %, podría deducirse hasta 25.000 € en ese ejercicio.
Más bienestar para el equipo y menos impuestos para todos —todos, todos—.
La tecnología te ayuda a gestionar la retribución flexible
Toooooma ya con la retribución flexible, ¿no?
Pues solo te queda, como empresa, gestionarla a lo grande.
Porque un plan de retribución flexible sin control ni automatización puede convertirse en un caos absoluto: solicitudes por correo, documentos de seguimiento que nadie entiende y nóminas que se ajustan a mano.
Aquí la tecnología financiera tiene mucho que decir.
Con una buena solución digital, puedes automatizar desde la elección de beneficios hasta la integración con la contabilidad y las nóminas de cada persona.
Así, cada movimiento queda registrado, se evitan errores humanos y todo fluye con total transparencia.
Y si hablamos de control y visibilidad, la app de control de gastos de Pleo es perfecta para tu stack tecnológico.
No sustituye al proveedor de beneficios sociales, pero sí que se convierte en el sistema que mantiene el orden: centraliza los gastos, aplica límites automáticos, recopila justificantes y deja la información lista para el equipo de finanzas.
¿Cómo es eso?
Imagina que tu equipo tiene un plan de retribución flexible en marcha y, además, la empresa cubre comidas de equipo, formación o desplazamientos, pero fuera de la retribución flexible.
¿Cómo iban a ser los gastos de viaje responsabilidad del trabajador, por ejemplo?
Con Pleo, puedes definir políticas de todos estos tipos de gastos que corren a cargo de la empresa.
Puedes asignar tarjetas a tu equipo y ver en tiempo real cómo se utiliza cada euro.
A la hora de justificar cada gasto, Pleo tiene premio, porque una foto con el móvil a la factura es suficiente para Hacienda gracias a la tecnología de OCR para facturas que incorpora.
Y en cuanto se pague con la tarjeta, el gasto se registra en el sistema, listo para la conciliación y contabilidad automática.
Sin notas de gasto. Sin adelantar dinero del propio bolsillo. Sin jaleos ni líos operativos para nadie.
¿Retribución flexible? Sí.
¿Retribución flexible más tarjetas inteligentes de Pleo para la gestión de gastos? SÍ MAYÚSCULO.
