¿Qué hace una empresa SaaS como la tuya cuando quiere cobrar una suscripción a sus clientes por Internet?
Emplea un programa de facturación, ¿no?
Es decir, para la facturación de un SaaS, lo ideal es tener un programa o SaaS de facturación.
¡Qué lío!
Qué va, ninguno, ya verás. Vamos a sumergimos en el asunto con los distintos modelos de facturación disponibles en tu SaaS; es decir, los distintos tipos de planes o suscripciones que tienes a tu alcance para cobrar a tus clientes con una herramienta.
También entraremos en los factores que intervienen en el proceso de facturación, antes de meternos de lleno en los programas de facturación, con sus ventajas y características, y acabar con un listado final con opciones.
Por cierto, una matización: damos por hecho que eres un SaaS, y el tema que nos ocupa son los SaaS de facturación que tienes a tu alcance. Así que, SaaS de facturación (herramientas) para empresas SaaS como la tuya… ¡vamos allá!
Modelos de facturación SaaS
Cuando vas a darte de alta en una herramienta online o SaaS, ¿qué opciones sueles ver por ahí?
Suscripciones periódicas, ¿no?
A ver si te suenan las opciones, que hay varias:
Facturación por cuotas fijas
Es el modelo de facturación SaaS más típico: mes a mes, pagas exactamente lo mismo por tu suscripción.
Cuando te das de baja, dejas de pagar y listo, aquí paz y después gloria.
Tiene de bueno que es un modelo muy sencillo. El cliente sabe lo que está pagando y lo que está obteniendo, sin líos.
¿Y lo malo? Pues justo lo contrario: para cuando el SaaS ofrece servicios más especializados, el hecho de contar con una única cuota fija dificulta el asunto.
Facturación por número de usuarios
En este modelo, tipiquísimo del mundo B2B, pagas en función del número de usuarios que vayan a utilizar la solución.
¿Cuántas cuentas necesitas?
Lógicamente, lo normal es que a menor número de cuentas, más elevado sea el precio de cada una.
La ventaja de este modelo es que es escalable; cuando necesitas más, contratas más y ya está.
Y la desventaja... pues que cuando en vez de «más» necesitas «muchas, muchas, muchas más», lo lógico es que te vayas a buscar una alternativa con otro modelo distinto que te salga más barato.
Facturación por niveles
¿Cuántas veces te has encontrado los famosos tres planes de precios en un SaaS?
Ya sabes, uno más barato —o gratuito incluso— que incluye menos, uno medio que incluye un poco más y el más caro, que lo tiene todo.
¿Tú tienes este sistema de precios en tu propia empresa SaaS?
Se trata de la facturación por niveles, en la que en función del plan que elijas, obtendrás unas prestaciones u otras.
Su ventaja es que tienes distintos planes disponibles, por lo que puedes elegir el más adecuado para ti. Y si no necesitas más, evitas pagar de más, como harías en una suscripción a precio fijo en la que no aprovechas todas las funcionalidades disponibles.
La desventaja... pues bueno. Hay veces que cuando pones un plan al lado de los otros, el más pequeño te da la sensación de que se queda muy cojo, como que no te va a permitir hacer nada.
Son cosas del marketing y las estrategias de precios, que de eso sabéis mucho los SaaS.
Facturación según consumo
Otro modelo ventajoso en el sentido de que nunca pagas de más; solo por lo que consumes.
Como un plan de teléfono, por ejemplo, en el que cuantas más llamadas haces, más te cobran —en caso de no tener un plan de llamadas ilimitadas, obviamente—.
Pero claro, tiene de inconveniente el control financiero. Es difícil hacer una estimación cuando el resultado puede ser tan variable.
Modelo freemium
Freemium, de free.
Gratiiiiiis 🥰
Son planes puramente gratuitos que te dejan probar para que conozcas un poquito el producto o servicio.
Los planes freemium van justísimos. Apenas te dejan hacer nada. Eso sí, lo suficiente para ver lo que te espera si te acabas pasando a un plan superior.
Es decir, los modelos SaaS freemium son un captador de registros, a los que se intentará convencer de que se acaben convirtiendo en clientes de pago.
Modelo híbrido
Su propio nombre lo indica: es la combinación de dos modelos anteriores.
Por ejemplo, es bastante común ver un plan fijo de precio, y si luego el consumo excede lo incluido en el plan, pues que se cobre un extra.
La flexibilidad es su mayor ventaja; la confusión para algunos clientes, su pequeño inconveniente.
Vistos los modelos de negocio SaaS —de precio, de facturación— en las suscripciones, ¿cuál se te hace más apetecible como cliente?
El proceso de facturación de una empresa SaaS como la tuya
Desde que un cliente se da de alta en alguno de los planes hasta que se da de baja y adiós muy buenas, ¿qué aspectos deberías considerar como empresa SaaS?
Lo primero es la incorporación. La puesta a punto.
Debes tener sus datos de facturación, para poder emitirle las facturas correctamente. Tu cliente debe saber a qué tiene acceso con lo que está pagando.
Para eso, puedes preparar una secuencia de correos de bienvenida, también conocida como secuencia de onboarding.
Hecho eso, comienza la suscripción. Con cada renovación, lo suyo es que tu software de facturación le envíe la factura automáticamente con cada renovación, en cuanto se ejecute el pago.
Para que se ejecute ya sabes lo que necesitas, ¿no? Tendrás que elegir entre los mejores medios de pago para SaaS, para dar con uno que encaje con tus necesidades.
Llegado el momento, podrías hacer un seguimiento individual y conjunto.
Ver qué aporta cada cliente, su MRR, cuánto uso se está haciendo de la solución contratada. Un análisis en toda regla, vamos, para obtener respuestas que te permitan tomar decisiones informadas de cara a mejorar.
¿Y si un cliente quiere cambiar su plan? ¿Y si quiere darse de baja? ¿Y si envía alguna consulta?
Lo suyo es que el sistema cuente con una interfaz clara, para que el cliente pueda gestionar su propia suscripción sin necesidad de que nadie de tu equipo invierta tiempo en ello.
¿Y para las consultas? Nada como una sección de preguntas frecuentes o un bot 🤖
Oye, ¿y cómo haces llegar las facturas a los clientes, una vez se generan y se pagan?
La automatización de facturas también debería incluir el envío, para que a cada cliente le llegue religiosamente la factura en cuanto renueve la suscripción.
A partir de ahí... ya solo queda funcionar, volver a analizar, resolver dudas que escapen a la sección de FAQs o a los bots y mejorar, mejorar y mejorar.
Si ves que el churn es demasiado alto, quizá puedas hacer un ajuste. No en el precio, sino en lo que incluye la suscripción.
Para hacer todo esto, claro, vas a necesitar ayuda.
Ayuda en forma de tecnología financiera, con un SaaS de facturación que no deje ningún cabo suelto ni pie a la imaginación.
En efecto: para la facturación de tu SaaS... nada como un SaaS de facturación
Pues sí, un programa que te facilite todo lo comentado anteriormente.
Que te permita automatizar el envío de facturas, que te deje generar informes, que facilite la gestión de las suscripciones... y más, que en las características entramos enseguida.
De momento, ¿qué ventajas tienen los SaaS de facturación para tu empresa?
La más importante es la perspectiva analítica 🔍
Con esa capacidad para generar informes basados en datos, podrás tener bajo control los KPIs financieros que decidas y tomar decisiones sobre la marcha, con el objetivo de que la rentabilidad suba sin parar.
Los programas de facturación, además, te dan mucha agilidad.
¿Hay que editar un dato de una factura? En segunditos lo tienes.
¿Hay que enviar la factura a una nueva dirección de email? Ídem.
¿Hay que corregir una cantidad? ¿Eliminar un documento? ¿Cambiar un impuesto, porque el cliente es internacional?
Lo tienes en nada, al igual que los procesos más genéricos del ciclo de facturación.
Esto es crear la factura —la primera—, registrar los datos del cliente, procesar los pagos y enviar la factura una vez están hechos.
¿Cómo automatizas todo el proceso?
Pues con un SaaS de facturación que esté a la altura. Enseguida te damos alguna alternativa 🤙
Finalmente, un apunte: ¿qué pasa con las pasarelas de pago?
¿Los SaaS de facturación sirven para cobrar a los clientes?
No necesariamente, aunque sí que es un plus añadido en algunas soluciones. Lo que sí que es innegociable es que el SaaS de facturación esté conectado a la pasarela de pago, para poder actualizar los datos y automatizar el proceso.
¿Qué más innegociables hay?
10 características de los SaaS de facturación
A ver, innegociables, innegociables... algunas sí, pero otras son más propios de la solución que acabes contratando.
Vamos a ver un listado de 12 características que te puedes encontrar en los SaaS de facturación de hoy en día:
- Los documentos —facturas, albaranes— se crean en tiempo récord
- Te permiten gestionar la tesorería de la empresa, los estados financieros y los flujos de caja
- Se integran con el banco y, gracias a eso, permiten hacer la conciliación bancaria
- Generan una base de datos de clientes y proveedores, con los que podrás interactuar rápidamente al tenerlos ya registrados en el sistema
- La automatización de facturas de proveedores y clientes es una realidad: la creación, el envío, el cambio de estado a pagada, etc.
- Las pasarelas que procesen pagos y cobros se tienen que poder integrar
- Los impuestos se calculan automáticamente, para que no se pierda nada de IVA deducible
- Las reclamaciones de tus clientes también se gestionan con facilidad; si alguien se ha querido dar de baja, pero la plataforma ha fallado, puedes reembolsarle el dinero y borrarle del sistema sin esfuerzo
- La elaboración de informes financieros detallados también es una realidad
- Y la normativa... al día, que ya está aquí la factura electrónica
Ojo con este último punto, que es importante: uno de los requisitos legales cuando aterrice del todo la factura electrónica es que emplees un programa de factura electrónica homologado.
Si no, multa, así que más que una característica, esa homologación debería ser un imperativo total en el SaaS de facturación que emplees.
5 software SaaS de facturación
Venga, que nos acercamos al final.
A la lista maestra.
¿Preparados?
¿Listos?
Deeeeentro 👇
- Holded, un ERP bien completito especialista en facturación ideal para empresas de todos los tamaños
- Sage Business Cloud es una plataforma integral para facturación, contabilidad y gestión financiera en general
- Microsoft Dynamics 365 es el software de gestión empresarial de Microsoft, ideal para empresas con proyección gracias a sus opciones escalables
- Stripe Billing encaja de maravilla con la facturación recurrente y gestión de suscripciones, tiene una interfaz limpia y sencilla y es fácil de emplear
- Infor CloudSite es un ERP avanzado con planes adaptados según la industria del cliente
Con ellos, tendrás la facturación bien atada, ahorrarás tiempo automatizando procesos y podrás dedicarte a otros menesteres.
Como centrarte en los gastos, por ejemplo, que si no se controlan bien pueden ser todo un dolor de cabeza.
Salvo que...
Pleo, al rescate para gestionar gastos, complemento de tu SaaS de facturación
Sí, ¿qué pasa cuando pagas?
¿Qué sucede cuando tu equipo tiene un gasto de viaje?
Pues que empieza el papeleo, ¿no?
Que si nota de gastos, que si luego se comprueba, que si luego se reembolsa... y que no se pierdan los papeles.
Y cuando están todos los gastos registrados, pues toca llevárselos a la contabilidad. Y si quieres controlarlos, pues hay que montar el Excel a mano.
Salvo que tires de Pleo, claro.
Con un funcionamiento basado en tarjetas inteligentes, un lector OCR para facturas y una interfaz sencilla para todos —equipos y managers—, es capaz de esto:
- Registrar automáticamente las facturas de gastos y conservarlas en la nube
- Darte el control de todos los gastos de la empresa
- Y llegado el momento, exportarlos para que los contabilices
¿Y las facturas generadas?
¿Cómo relacionas los datos de las ventas de tu empresa con los gastos?
Que no cunda el pánico, que Pleo se integra de maravilla con las principales soluciones SaaS de facturación.
¿Era buen complemento o no?
¡Ja!
Ya sabes dónde es: en una gestión de gastos magnífica, que casa a la perfección con todo SaaS de facturación que merezca la pena para tu propio SaaS.