Gastos de desplazamiento: cuánto pagar y cómo gestionarlos en tu empresa
Cuántas preguntas, quebraderos de cabeza y dudas generan los siempre complicados gastos de desplazamiento.
A priori es fácil: tu equipo se va de viaje y lo que gasta, se supone que hay que pagárselo.
Pero luego llegan los interrogantes: ¿cuál es el precio por kilómetro de desplazamiento?
¿Es legal cobrar desplazamiento? Es decir, que tu empresa pague desplazamiento a su equipo?
¿Las dietas cotizan a la Seguridad Social?
Bueno, pues vamos a tratar de desenredar toda esta maraña de dudas relacionadas con los gastos de desplazamiento.
Vamos allá ✊
¿A qué nos referimos con gastos de desplazamiento?
Como indica su nombre, los gastos de desplazamiento se dan cuando tu equipo tiene que desplazarse para hacer su trabajo.
Asistir a un congreso, ver a un cliente, reunirse para llevar a cabo una negociación con proveedores... cualquier motivo es bueno, siempre que sea laboral.
¿Qué tipos de gastos se encuentra una persona que se va de viaje de trabajo?
- De alojamiento, por ejemplo: la noche de hotel, de Airbnb...
- Los desayunos, comidas y cenas
- Los transportes: billetes de avión o de tren, taxis, transporte público...
- El alquiler del coche en caso de que use este método, con la gasolina, los peajes y los parkings correspondientes
- Y solo en caso de que coja su propio coche para el desplazamiento, el desgaste que sufra —además de la gasolina, claro—
En su conjunto, todos los gastos de desplazamiento los podemos llamar gastos de viaje, pero luego conviene hacer grupos pequeños para diferenciarlos por temas fiscales.
El combo de gastos de alojamiento y la manutención es conocido como dietas laborales.
Los gastos de locomoción engloban todos los asociados al transporte, excepto la compensación que se da cuando el trabajador viaja con su propio coche, que se conoce como kilometraje.
Así pues, a modo de resumen, los gastos de desplazamiento se componen de:
- Dietas de viaje
- Gastos de locomoción
- Kilometraje
Obviamente, son gastos a los que tiene que hacer frente tu equipo cuando viaja y lo más lógico y coherente es que tú, como empresa, lo pagues.
Pero... ¿tienes la obligación de ello?
¿El pago por desplazamiento es un derecho laboral?
¿Es obligatorio pagar dietas a los trabajadores?
Aunque parece lógico que la empresa asuma los gastos de desplazamiento cuando un empleado viaja por motivos laborales, la ley no siempre lo establece de forma automática.
Es decir: no existe un artículo del Estatuto de los Trabajadores que diga, literalmente, que el pago por desplazamiento es un derecho laboral universal.
Entonces… ¿es legal cobrar desplazamiento a la empresa si un trabajador sale de viaje de trabajo?
¿Está tu equipo en su derecho de exigir que se le abonen estos gastos?
Depende.
En la práctica, todo gira en torno a lo que diga el convenio colectivo, el contrato individual del trabajador o los acuerdos internos de la empresa.
Hay convenios que especifican exactamente cuánto pagar por desplazamiento, ya sea en forma de dietas por desplazamiento o de compensación por kilometraje. Otros lo dejan en manos directamente de las empresas.
Por tanto, lo que sí es obligatorio —y exigible legalmente— es cumplir con lo pactado.
Si en el contrato pone que tu equipo recibirá dietas de trabajo o que se abonará una cantidad concreta por cada kilómetro recorrido, entonces sí, tu empresa tendrá la obligación de pagar.
Pero si no hay nada firmado ni pactado al respecto, no hay una norma que obligue a pagar un importe fijo por desplazamiento.
Aun así, en la práctica, es raro que no se abonen, porque al hacerlo refuerzas la confianza de tu equipo con la empresa y reduces el rechazo a los viajes laborales.
Resumiendo: no siempre es un derecho laboral automático, pero sí una práctica ampliamente extendida, especialmente en empresas que saben que retener talento es sencillamente imprescindible.
Cómo calcular los gastos de desplazamiento
Una vez tienes claro que debes cubrir los gastos de desplazamiento de tu equipo, toca resolver la gran duda: ¿cómo calcularlos correctamente?
No hay una fórmula única, pero sí una estructura clara: tendrás que considerar el medio de transporte, el recorrido, las dietas, el alojamiento y —si procede— el uso del coche propio.
Empecemos por los transportes, concretamente con el kilometraje.
Compensar el kilometraje
Si tu equipo utiliza su propio coche particular para ir a una reunión o a un evento, lo habitual es aplicar una tarifa por kilómetro.
Aquí es donde entra en juego el coste de desplazamiento por km, o el llamado precio por kilómetro de desplazamiento. El total que compenses se conoce como kilometraje.
En España, la Agencia Tributaria establece que la compensación por kilometraje hasta 0,26 €/km está exenta de tributar, aunque más adelante entramos en eso.
Esa compensación incluye todos los gastos asociados al uso del coche: desgaste, mantenimiento, seguro…
Por lo tanto, si un trabajador recorre 100 km con su coche por motivos laborales, podrías abonarle hasta 26 € completamente libres de impuestos.
¿Y si viaja en transporte público?
En ese caso, tendrás que devolver el importe de los billetes, ya sean de tren, avión, metro, taxi o el gasto del coche de alquiler, si se decanta por esta opción.
Aquí la compensación estará exenta en su totalidad, sin atender la cantidad.
Eso sí, lo suyo es que te entreguen los justificantes de pago —facturas o facturas simplificadas— y los conserves, ya que Hacienda podría pedirte que justifiques el viaje.
Y claro, querrás deducirte los gastos en el impuesto de sociedades, ¿no?
¿Y qué pasa con el alojamiento?
Si el desplazamiento requiere pernocta, como empresa también debes hacerte cargo del coste del alojamiento.
Y esa compensación —en caso de que el coste del alojamiento lo adelante tu equipo— también está completamente exenta sin importar la cantidad, como el caso del transporte que no se hace con coche propio.
Puede ser en hotel, en Airbnb o similar, y lo normal es que la reserva la haga la propia empresa o que establezcas un importe máximo por noche en la política de gastos de viaje y ya la haga directamente tu equipo.
¿Y las dietas?
Aquí hablamos de dietas por desplazamiento —porque el alojamiento también se considera dieta en realidad—: comidas, cenas, desayunos… que, como el resto de gastos de desplazamiento, también deberían quedar cubiertos por la empresa.
Y como en el kilometraje con su límite particular de 0,26 €/km, aquí también hay límites exentos de tributación. Los vemos enseguida.
¿Y cómo se calcula el importe de las comidas?
¿Cómo las cubres?
Puedes dar un importe de antemano y si luego falta, se reembolsa la cantidad que sea. O puedes exigir los tickets y la nota de gastos y luego hacer el reembolso de los gastos de viaje en su totalidad.
¿Recapitulamos?
Para calcular bien los gastos de desplazamiento de tu equipo, ten en cuenta:
- Si usa coche propio, aplicas el precio/km que quieras compensar, sabiendo que hasta 0,26 €/km están exentos
- Si va en transporte público, le devuelves el importe de los billetes, libre de impuestos en su totalidad
- Si alquila un coche, le pagas íntegramente el precio del alquiler y el resto de gastos asociados, como la gasolina
- Si necesita dormir fuera, cubres el coste del alojamiento, también completamente libre de impuestos
- Si incurre en gastos de comida, cubres los costes, sabiendo que hasta cierto límite esa compensación está exenta
¿Hablamos más abiertamente de las exenciones?
Gastos de desplazamiento exentos de IRPF y Seguridad Social
A ver, a ver... ¿gastos de desplazamiento exentos?
No, lo que está exenta es la compensación que da la empresa a tu equipo por haber adelantado esos gastos de desplazamiento.
Y esa compensación, entonces, ¿está exenta? ¿Los gastos de desplazamiento están exentos en el IRPF para tu equipo y en la Seguridad Social que paga tu empresa?
Sí, pero con matices.
Ya hemos comentado que las compensaciones por el alojamiento y la manutención sí que están exentas, sea cual sea la cantidad.
Los transportes que no se hacen con vehículo propio, también: compensaciones exentas al 100 %.
La compensación por kilometraje también hemos dicho que está exenta hasta un máximo de 0,26 €/km; todo lo que esté por encima, tributará en el IRPF de tu equipo y tu empresa lo cotizará a la Seguridad Social.
¿Y las comidas?
Antes no hemos puesto los límites exentos porque hay cuatro distintos.
Dependerá de si tu equipo pernocta fuera o no, y si el desplazamiento se hace a otro municipio dentro del estado español... o al extranjero.
Así, estos son los cuatro límites exentos que debes conocer:
- Se pernocta en un viaje por España: 53,34 €/día
- No se pernocta en un viaje por España: 26,67 €/día
- Se pernocta en un viaje al extranjero: 91,35 €/día
- No se pernocta en un viaje al extranjero: 48,08 €/día
Como pasa con el límite exento del kilometraje, toda compensación que esté por encima de esos umbrales cotizará a la Seguridad Social.
Es decir, que pagaréis impuestos por ella, tanto la empresa —Seguridad Social— como tu equipo —IRPF—.
Cuando leas por ahí lo de dietas e IRPF, lo del importe de dietas exentas en el IRPF o los gastos de desplazamiento y el IRPF... ya sabes lo que hay.
Modelos de pago de gastos de desplazamiento
Una de las decisiones que tendrás que tomar como empresa es cómo vas a pagar los gastos de desplazamiento de tu equipo.
Y es importante que elijas bien, porque dependiendo del modelo, tendrás más o menos control, más o menos carga administrativa y correrás un mayor o menor riesgo fiscal.
Hay dos métodos extendidísimos y uno que no tanto.
¿Los vemos?
El reembolso por justificante es el sistema clásico, en el que tu equipo paga con su propio dinero, guarda todos los tickets y facturas, y luego los presenta con la hoja de gastos de viaje para que la empresa se lo reembolse.
Es el modelo más habitual cuando no hay tarjetas de empresa o herramientas financieras para gestionar los gastos, pero también el más engorroso, tanto para quien viaja como para quien gestiona la contabilidad y debe revisar todo el papeleo.
El segundo método más habitual es el de las dietas fijas, donde la empresa pacta de antemano con tu equipo una cantidad diaria.
Por ejemplo, 45 € si hay pernocta, 20 € si no.
La cantidad la tienes que acordar con tu equipo y si se ajusta a los límites exentos, perfecto.
Es un modelo cómodo, rápido y fiscalmente limpio... siempre que no se utilice para colar las famosas retribuciones encubiertas.
¿Y eso qué es?
Pues como son compensaciones libres de impuestos y sirven para reducir la cuota del impuesto de sociedades, hay empresas que pagan parte del sueldo como si fueran dietas, ahorrándose los impuestos correspondientes.
Hacienda lo sabe y por eso es taaan importante poder justificar los viajes.
El tercer método, menos frecuente que los otros, son los anticipos de caja. En ellos, la empresa entrega por adelantado una cantidad al trabajador, que luego tendrá que justificar con facturas.
Si sobra dinero, lo devuelve; si falta, se le abona la diferencia.
Es menos común, pero útil en viajes donde hay riesgo de que el trabajador tenga que asumir grandes pagos por su cuenta.
A todo esto, lo cierto es que existe una cuarta opción; ¿has visto cuando hemos dicho eso de «cuando no hay tarjetas de empresa o herramientas financieras»?
Pues ahí está la cuarta alternativa: dar tarjetas de empresa inteligentes y emplear una solución de control y gestión de gastos, para que no haya naaaada que reembolsar, el papeleo quede reducido a la mínima expresión y te deduzcas todo lo deducible.
Pero bueno, ahora enseguida te hablamos de eso; falta que veamos la importancia de justificar cualquier gasto de desplazamiento.
La justificación de los gastos de desplazamiento es fundamental
Puedes tener toda la buena intención y compensar los gastos de desplazamiento de tu equipo cuando se va de viaje… pero si no hay justificación suficiente, Hacienda puede entender que esas dietas, desplazamientos y kilometraje son una retribución encubierta ☠️
Es decir, una forma de no pagar impuestos como empresa, por las exenciones.
Por eso, tienes que poder justificar cada gasto de desplazamiento.
Si compensas las dietas a tu equipo, Hacienda puede pedirte los tickets o facturas que prueben que, efectivamente, ha habido un gasto derivado de un desplazamiento laboral.
Y lo mismo sucede con el kilometraje, para el que tendrás que poder demostrar que los viajes han tenido lugar.
¿Cómo?
Con emails, fechas, reuniones concertadas… todo lo que puedas.
Para cada desplazamiento, ten esto claro, así como la forma de demostrarlo:
- El motivo del desplazamiento
- Las fechas del viaje
- El medio de transporte utilizado
- Las facturas de cada gasto
- Las personas involucradas y la actividad realizada
No se trata de acumular papel por acumular, sino de tener una trazabilidad real de cada euro que se mueve.
Y si usas herramientas que digitalicen y automaticen todo el proceso, mejor que mejor para no exponerte a ningún riesgo financiero.
Pleo, la herramienta ideal para gestionar los gastos de desplazamiento
Para gestionar los gastos de desplazamiento de 10 sobre 10 y no morir en el intento ahogado entre pilas de tickets, no queda otra: tecnología financiera.
Tecnología financiera como Pleo, herramienta que integra tarjetas inteligentes con una app de control de gastos, perfecta para tenerlos bien vigilados.
Con Pleo, tu equipo paga sus propios gastos de desplazamiento con su tarjeta inteligente, ya sea en un taxi, un restaurante o un hotel.
Cuando recibe el ticket, le hace una simple foto y el gasto se sube al sistema, listo para la revisión del responsable… sin necesidad de que nadie adelante dinero, ni de pedir justificantes a final de mes.
¿Y la justificación ante Hacienda que decíamos antes?
Que no cunda el pánico: Pleo guarda todos los datos, documentos y detalles en la nube, por si necesitas justificar cualquier gasto en una inspección.
Y sí: puedes integrar todos los gastos en tu contabilidad con solo un par de clics, para llevarla al día.
Venga, vamos con la conclusión: ¿quieres que los gastos de desplazamiento no supongan un caos operativo, no llamen la atención de la Agencia Tributaria y sirvan para ayudarte a reducir los impuestos de la empresa?
Si la respuesta es sí, la gestión de gastos de Pleo te lo deja a puntiiiito de caramelo.
