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Gastos de viaje deducibles: todo sobre la deducción de gastos de viaje en tu empresa

Estamos ante uno de los grandes conflictos históricos entre empresas, trabajadores y Hacienda: la deducibilidad de los gastos de viaje.

Cuando una persona de tu equipo se va de viaje de trabajo, ¿qué pasa?

Se le reembolsa el gasto, ¿no? Un gasto que, obviamente, tu empresa podrá deducirse.

En ese proceso, en el que el trabajador es un intermediario entre la Agencia Tributaria y la empresa, hay pie para conflictos de todo tipo.

Como que una empresa se deduzca gastos de viaje que realmente no son tal, o que un trabajador diga que ha gastado más de lo que realmente tuvo que pagar.

Afortunadamente, saber cómo funciona la deducibilidad de los gastos de viaje te permitirá optimizar tus gastos sin infringir la ley.

Pues te vamos a hablar de eso precisamente: de los gastos de viaje deducibles.

De qué requisitos hacen falta, de la contabilidad y de la deducibilidad de los gastos de viaje en el Impuesto de Sociedades, IVA e IRPF de tu equipo.

El tema es algo denso, pero vamos a tratar de contarlo de forma clara y amena.

¿Vamos?

El ABC de los gastos de viaje

Por si alguien se despista, vamos a definir un contexto.

Los gastos de viaje, como sabes, son los gastos en los que incurre tu equipo cuando por trabajo debe marcarse un viajecito a una localidad distinta a la del centro de trabajo.

Para visitar a un cliente, para asistir a una conferencia, para negociar con un proveedor o para, simple y llanamente, trabajar. Producir.

Ojo, primer matiz aquí: si ese viaje es promocional —para visitar a un cliente, por ejemplo—, los gastos directamente relacionados se considerarán gastos de representación.

Esto apenas cambia su deducibilidad, porque al igual que sucede con los gastos de viaje, los de representación también son deducibles —aunque con un tope del 1 % del rendimiento neto anual, eso sí—.

La contabilidad sí que se ve más afectada, pero eso lo veremos después.

¿Qué más?

Bueno, pues apuntar que los gastos de viaje son deducibles para tu empresa en su totalidad 🙌

Si un gasto de viaje cumple con los requisitos, podrás deducírtelo en el impuesto de sociedades y su IVA asociado será IVA deducible.

Y para acabar, las exenciones. Los límites exentos.

Si tu equipo adelanta dinero propio cuando se va de viaje, habrá que devolvérselo.

Lo puedes hacer reembolsándole directamente el dinero o incluyendo el importe en la nómina.

La buena noticia para el trabajador es que este «extra» —que no es tal, pues ha adelantado dinero propio— no tributa hasta ciertos límites. O mejor dicho: solo tributan las cantidades que superan esos límites.

¿De qué límites hablamos?

  • Si hablamos de kilometraje, tributa lo que sobrepase los 0,26 €/km
  • Los alojamientos y el transporte están exentos siempre
  • Los límites de las dietas son 53,54 €/noche si se pernocta en España y 91,35 €/noche si se pernocta en el extranjero; si no se pernocta, el límite exento está en 26,67 €/día para España y 48,08 €/día en el extranjero

¿De qué gastos de viaje estamos hablando?

Recuerda: si es un viaje que busca la promoción o comercialización, los gastos directamente relacionados serían gastos de representación y se contabilizarían de forma distinta 😌

Hablamos de la cuenta de la cena con un cliente actual, de la habitación de hotel o de los billetes de avión de ese viaje más para mejorar la imagen de tu empresa, por ejemplo.

El resto de gastos menos indispensables de ese viaje, como el café del desayuno al día siguiente o el masaje en el hotel, sí serían gastos de viaje.

Los viajes de trabajo que son para generar ingresos, como cuando hay que mandar a alguien a hacer una instalación o a sentarse en la mesa a negociar con un proveedor, sí que generan gastos de viaje como tal.

Dicho esto, los gastos de viaje se clasifican en tres grupos:

  • Dietas, que incluye el alojamiento y la manutención
  • Gastos de locomoción, que incluye los transportes
  • Y el kilometraje, que es la compensación que se le da al trabajador que viaja en su propio coche

Los tres conceptos generan gastos según el viaje, y en todos los casos debes compensárselos al trabajador que viaja.

Ahora bien, luego está el tema de los gastos de viaje deducibles.

Deducibles, ojo, de los que te ayudan para pagar menos impuestos 🤟

¿Qué condiciones deben darse para que los gastos de viaje opositen a formar parte del total del importe de gastos fiscalmente deducibles?

Requisitos para deducir gastos de viaje

Claro, todos los gastos de viaje son deducibles... siempre y cuando cumplan ciertas condiciones.

Los únicos gastos de viaje no deducibles son aquellos que no las cumplen.

Estas vienen determinadas según el impuesto del que estemos hablando, pero por lo general podemos decir que los requisitos son los de siempre.

¿Qué hace que un gasto se pueda deducir?

Pues que esté directamente relacionado con la actividad de la empresa, que se pueda demostrar con los justificantes de pago y que se contabilice correctamente.

Los gastos de viaje no son una excepción a la regla y, como los demás, tendrán que cumplir esas condiciones para ser deducibles.

La única diferencia a efectos prácticos es que en muchas ocasiones, el gasto lo tiene tu equipo, y luego es tu empresa la que le hace el reembolso.

Para saber más sobre los gastos de viaje deducibles, vamos a ver mejor impuesto a impuesto.

Gastos de viaje deducibles en el Impuesto de Sociedades

La Ley del Impuesto de Sociedades es la que determina las deducciones por gastos de viaje. 

No tiene un apartado específico que los trate, por lo que las condiciones son las genéricas marcadas por el impuesto:

  • El gasto de viaje debe estar correlacionado con los ingresos; es decir, debe poder demostrarse que era necesario para producir y generar ingresos o clientes
  • Debe poder justificarse con la factura correspondiente
  • Debe contabilizarse correctamente
  • Y debe imputarse en el ejercicio fiscal que corresponda

¿Lo vemos con un ejemplo de gastos de viaje?

Pongamos que eres el CFO de un software de edición de vídeo, y que la buena de Marta, líder indiscutible del equipo de ventas, se va de viaje a Barcelona para explicar a una empresa cómo utilizar vuestro SaaS.

Para viajar hasta allí desde Madrid, se reserva dos billetes de AVE. Llega por la tarde, hace el check in en el hotel en el que pasará la noche junto a la estación de Sants y cena tranquilamente por el barrio.

Al día siguiente desayuna en el hotel, hace el check out, se va a la empresa en taxi, imparte la formación y se vuelve a la estación de Sants para comer algo antes de coger el AVE de vuelta.

Los gastos que tiene son estos:

  • Billetes de AVE
  • Noche de hotel con desayuno
  • Cena en un restaurante
  • Taxi desde el hotel a la empresa y desde la empresa a la estación
  • Comida en la estación
  • Y en el tren va al vagón restaurante y se pide un tentempié

Todos son gastos de viaje... y todos se pueden deducir en el Impuesto de Sociedades, siempre y cuando Marta aporte las facturas y los justificantes de pago.

Cuando estén contabilizados —aquí te hablamos de cómo contabilizar los gastos de viaje— y llegue el momento, tu empresa empleará todas esas bases imponibles para reducir la cuota a partir de la cual se calcula el Impuesto de Sociedades.

Y acabar pagando menos impuesto, maximizando la rentabilidad ✌️

¿Los gastos de viaje al extranjero son deducibles?

Por supuesto que sí.

Siempre que reúnan las características, como sucede en territorio español, los gastos de viajes al extranjero también son deducibles en el IS.

La única diferencia radica en las cantidades exentas de tributación, pero eso lo vemos cuando lleguemos al IRPF.

Deducción del IVA en los gastos de viaje

¿Qué sucede con el IVA en España y los gastos de viaje?

¿Es deducible el IVA de las comidas de los trabajadores que están de viaje de negocios?

¿Y el asociado al alojamiento en el que hacen noche?

Aquí, como antes, tenemos que ceñirnos a lo que marca la ley de IVA para considerar si podemos considerarlo como IVA deducible o no.

La ley dice esto en cuanto a requisitos:

  • El gasto debe estar relacionado con la actividad, como siempre
  • Debe estar debidamente justificado; en este caso, la única factura que sirve será la completa, mientras que en el IS con una simplificada era suficiente
  • El gasto debe estar contabilizado correctamente

¿Y cuál es la novedad con respecto al IS?

  • Que el IVA del gasto de viaje será deducible siempre y cuando ese gasto se haya utilizado para deducir el Impuesto de Sociedades

Es decir, si un gasto de viaje no se utiliza para deducir el IS, el IVA asociado no podrás deducírtelo.

Por otro lado, cuentas con cuatro años para solicitar la devolución del impuesto, contando desde la fecha de emisión de la factura —factura completa, recuerda—.

En el ejemplo de antes de Marta, se encuentra con el problema de que ni los taxis, ni la comida de la estación, ni el tentempié en el bar del tren le pueden dar una factura completa.

Es decir, existirá el justificante de pago de Marta o un ticket con los importes, IVA incluido.

Pero tu empresa no podrá deducirse ese IVA, porque en la factura simplificada no aparece ni el nombre de tu empresa, ni la dirección, ni el CIF.

Tendrás que contentarte con deducirte el gasto de viaje en el Impuesto de Sociedades, pero no el IVA.

Gastos de viaje deducibles en el IRPF

Aquí, aquí es donde hay un poco más de chicha, aunque no sea algo que te repercuta directamente como empresa.

Lo que pasa es que si le haces un pago a tu equipo en concepto de reembolso de gastos de viaje, tendrá que declararlo, ¿no?

Pues no 😂

Hacienda entiende que esos gastos de viaje son necesarios para que tu equipo trabaje. Son inevitables, así que decide quitarse de en medio y no exigir impuestos por ellos.

El trabajador no pagará dinero cuando reciba ese reembolso por tu parte, y tú como empresa no lo declararás como gasto deducible dos veces.

¿Dos veces? 🙄

Claro: si tu equipo te trae los justificantes, ya te estarás deduciendo el gasto de viaje en el IS o en el IVA.

Si además te dedujeras el reembolso, pues como que no cuadra.

Así pues, ese reembolso no cotizará a la Seguridad Social y tu empresa no aplicará la retención de IRPF en la nómina.

Los límites exentos en el IRPF de los gastos de viaje

La Agencia Tributaria se desentiende, sí... pero hasta cierto punto.

Ya sabes cómo va esto 😅

Sí, resulta que según el gasto de viaje, hay límites establecidos para determinar las cantidades exentas.

¿Qué gastos de viaje teníamos?

Repasemos:

  • Dietas, compuestas por alojamiento y manutención
  • Gastos de locomoción
  • Kilometraje

Pues bien, toma nota de los límites de cada uno de los tres.

En las dietas, los alojamientos están exentos independientemente de cuánto sea la cantidad, y la manutención depende de si se pernocta o no.

¿Se pernocta? El límite se establece en 53,34 €/día si se hace en España; si es en el extranjero, la cantidad aumenta hasta los 91,35 €/diarios.

¿No se pernocta? Si el viaje es por España, el límite exento baja hasta los 26,67 €/día, subiendo a 48,08 €/día si se viaja al extranjero.

Todo lo que exceda a esas cantidades sí tributará.

En lo que respecta a los gastos de locomoción, al igual que los alojamientos, están exentos en su totalidad.

¿Y el kilometraje?

El límite exento está establecido en 0,26 €/km, más los gastos de peaje y aparcamiento que estén justificados.

La contabilidad de los gastos de viaje

Bueno, pues ya has visto cómo va: los gastos de viaje se deducen como todos los demás, siempre que cumplan con los requisitos del impuesto en cuestión.

Los tres —IS, IVA e IRPF, aunque este último afecte directamente a los trabajadores y no a tu empresa en cuanto a gasto— comparten un mismo requisito: los gastos de viaje deben estar contabilizados correctamente.

¿Qué debes saber al respecto?

Que vas a emplear principalmente dos cuentas contables: la 627 y la 629.

En la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas añadirás los gastos que parecen de viaje, pero que en realidad son de representación porque el desplazamiento tiene un fin promocional.

Ya sabes: la cena con un cliente actual o un proveedor para mejorar las relaciones, el alojamiento y el transporte hasta el destino.

En la cuenta 629 Otros servicios irá todo lo demás: el cafecito en el tren o el spa en el hotel.

Y en el resto de viajes, que no son puramente comerciales y que se hacen para obtener ingresos o nuevos clientes, todos los gastos irían a la 629.

Pleo, a tu lado para asegurar los gastos de viaje deducibles

Hay algo que queda claro tras leer todo esto: los gastos de viaje, para ser deducibles, tienes que poder justificarlos.

Con facturas y tickets, y si hablamos de IVA... con facturas completas.

Además, Hacienda podrá reclamarte los papeles que justifiquen cada gasto de viaje deducible en un plazo de seis años.

¿Y si ese papel se pierde?

¿Y si al ticket se le borra la tinta?

¿Y si queda olvidado en alguna carpeta?

Que seis años dan para mucho... 😩

Escanear facturas para contabilizar puede ser una buena idea, pero el proceso también requiere tiempo.

Ante tales casos, lo que podrías hacer es poner a Pleo de tu lado.

Es una app de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa, para que las repartas a tu equipo cuando viajen y registren automáticamente todos y cada uno de los gastos que vayan teniendo.

Lo conseguirán haciendo una simple foto al ticket o factura.

¿Lo bueno?

Que como Pleo es una solución homologada por Hacienda, la foto servirá como justificante. No tendrás que conservar el papel ni preocuparte de lo que pueda pasar en los siguientes seis años, doce o cincuenta.

De las hojas de gastos de viaje también puedes despedirte.

Además, al tener todos los gastos de viaje deducibles reunidos en la aplicación, podrás hacer previsiones y proyecciones financieras y tomar decisiones informadas en tiempo real.

¿Conflictos en los gastos de viaje? Lejos.

¿Una gestión de gastos top para hacerte con todos los gastos de viaje deducibles? Definitivamente, aquí ☝️

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