La gestión de tesorería de las empresas necesita un lavado de cara: ¿cómo hacerlo?
Cuando una empresa hace bien las cosas y crece, los procesos financieros tienden a complicarse.
No es lo mismo gestionar 20 facturas al mes que 2.000, ni gestionar un flujo de caja de 8.000 € que uno de 100.000, ¿no?
Y si las finanzas se complican… pues también lo hace la gestión de la tesorería, o así lo afirman el 75 % de los líderes financieros españoles de nuestro estudio, en el que han participado más de 3.200 empresas europeas.
También han afirmado que esta nueva realidad, que trae bajo el brazo inflación, un aumento de los costes laborales y márgenes cada vez más pequeños, les preocupa.
¿El camino a seguir?
Llevar una gestión de la tesorería moderna y actualizada que esté a la altura, y es lo que vamos a ver a continuación.
¿Empezamos?
La tesorería tradicional ya no da la talla: ¿y ahora qué?
Al hablar con los CFOs del estudio sobre tesorería, casi siempre salía la misma palabra clave: «confianza».
O falta de ella, más bien.
Aunque la tesorería de toda la vida puede seguir haciendo su papel, la realidad es que muchas de sus características se han quedado completamente obsoletas frente a las necesidades actuales.
¿Qué hay de los procesos manuales?
Siguen sirviendo, claro, pero a costa de desperdiciar un tiempo precioso y cometer errores.
¿Y qué pasa con los datos desperdigados, con origen en distintas fuentes? Siguen siendo datos que dan información, claro, pero sin tecnología cuesta una barbaridad reunirlos, cruzarlos e interpretarlos.
¿Y los sistemas independientes? Hablamos de programas que no están conectados con otras soluciones que puedan emplear tesorería, por ejemplo.
¿Sirven? Claro. ¿Son un desperdicio absoluto de tiempo? También, porque tienes que gestionar tantos programas como utilices.
El proceder más tradicional afecta una barbaridad a la agilidad financiera… precisamente cuando más necesaria es y si no, mira lo deprisa que han cambiado los mercados con el covid, con la invasión rusa o con los aranceles de Trump.
Hoy en día, tomar decisiones estratégicas sin datos fiables en tiempo real, se convierte en poco menos que un acto de fe.
La buena noticia es que haber identificado el problema ya es la mitad de la solución.
Si la tesorería de siempre no funciona, toca dar un paso adelante y modernizarla.
Modernizar la tesorería es toda una inversión estratégica para tu empresa
Si has llegado hasta aquí, ya sabes cuál es el diagnóstico: la tesorería tradicional se queda corta, por lo que toca actualizarla.
¿Cómo?
Con tecnología, pero luego entramos en eso.
Empecemos hablando de los beneficios de esa modernización.
El primero es que tendrás una visibilidad total de la liquidez real de la empresa.
¿Visibilidad real?
Así es: nos referimos a tener el control del flujo de caja en tiempo real, sin necesidad de hacer malabares en Excel o con otras herramientas.
¿Y qué te da el control del dinero en tiempo real?
- Poder prepararte mejor ante posibles imprevistos o riesgos financieros, como multas o cambios bruscos en el mercado
- La posibilidad de hacer proyecciones financieras fiables, evitando sorpresas desagradables al final del ejercicio
- Te permite identificar oportunidades en cuanto se presenten, antes de que sea demasiado tarde
Modernizar la tesorería también es sinónimo de rapidez y eficiencia.
¿Tareas manuales? Fuera.
¿Errores que cometes trabajando de forma artesanal, a manini? Fuera.
¿Automatización de procesos? Dentro. Y con ella, esa agilidad y eficiencia trabajando. Una productividad que te permitirá centrarte en otras tareas más estratégicas, donde sí sea necesaria tu intervención de forma precisa.
Así pues, un sí rotundo a la modernización de la tesorería.
¿Cómo? Te adelantábamos antes que con tecnología… pero hay más.
La gestión de tesorería de tu empresa, al día en cuatro pasos
Sí, para llevar la gestión de tesorería tradicional a una más alineada con las necesidades actuales, solo hace falta que sigas estos pasos.
Lo primero que tienes que hacer es apostar por herramientas tecnológicas que te permitan reunir y gestionar toda la información que necesite tu tesorería desde el mismo sitio.
¿Qué es eso de una docena de pestañas abiertas, copiando y pegando información?
¿Y lo de revisar cada mañana cuatro programas diferentes para ver cómo va ese flujo de caja?
Naaaaada: hazte con herramientas que centralicen toda la información y procesos… y a volar.
El segundo paso es automatizar los procesos manuales, que suelen ser los más tediosos.
Si puedes automatizar una conciliación bancaria o generar alertas automáticas ante posibles riesgos financieros, ¿por qué perder tiempo haciéndolo a mano?
Y hay más, que la automatización financiera llega a casi todos lados:
- Generación de informes financieros
- Registro de datos de las facturas
- Gestión de cobros y recordatorios de pago
- Previsión del flujo financiero
- Creación de asientos contables
- Control presupuestario
- Cálculo de impuestos
Pues vaya con la automatización, ¿eh?
El tercer aspecto clave es priorizar la agilidad financiera.
Cuanto más rápido se lleven a cabo los procesos, mejor. Antes reaccionarás ante los cambios en el mercado, sin los eternamente engorrosos cuellos de botella que impiden que fluya la toma de decisiones.
Y por último, y no menos importante, quizá sea hora de cambiar la manera en la que mides el éxito en la tesorería.
Hasta ahora, probablemente te hayas centrado en métricas como los costes o el tiempo dedicado a tareas concretas. Y tiene sentido, claro, pero lo suyo es que mires un poco más allá.
¿Por qué no mides el impacto estratégico de cada una de las acciones que lleves a cabo?
Por ejemplo, ¿la nueva tesorería te ayuda a tomar mejores decisiones financieras? ¿Y las tomas más rápido?
¿Mejora tu respuesta ante imprevistos?
¿Hace que la empresa sea más estable, en términos financieros?
¿Provoca que las previsiones financieras sean más precisas?
Las respuestas a esas preguntas tienen un valor mucho mayor que el que te dan los simples números, así que… dale una vuelta a los KPIs financieros.
Errores comunes al modernizar la tesorería de las empresas
A ver si conociéndolos evitas cometerlos.
Primero error: apostar por soluciones estándar sin fijarte en si es la mejor para tu empresa.
Porque sí, las herramientas de gestión financiera pueden ser maravillosas, pero al final, cada empresa es como es y necesita lo que necesita.
Puede que una buena herramienta se quede en nada en comparación a una que encaje con tu empresa como anillo al dedo.
Si das el salto, hazlo con cabeza y adapta la tecnología financiera a lo que tú necesitas… nunca al revés.
Segundo error: subestimar las previsiones de tesorería.
De poco sirve tener la mejor tecnología si no la usas para anticiparte.
En finanzas, ver los problemas desde lejos vale mucho más que resolverlos cuando ya los tienes encima.
Por eso, dedica una buena parte de tus esfuerzos —y de la automatización, claro— a obtener previsiones y tomar decisiones en función de los resultados.
Previsiones de gastos, de ventas… de todo.
Tercer error: no centrarte en el equipo que va a usar esas nuevas herramientas.
¡El equipooooo!
De nada sirve invertir en herramientas si luego las personas no saben utilizarlas.
Hemos dicho que las herramientas sirven para ahorrar tiempo y reducir los errores manuales, ¿no?
¿Quién comete esos errores? ¿Y quién invierte tiempo en las labores de tesorería?
Tu equipo, claro, por lo que tendrás que formarlo y, de ser necesario, podrías tener que fichar talento nuevo.
Cuarto y último error: no tener una visión global de la estrategia financiera.
Por mucho que domines el flujo de caja como nadie, si no tienes en cuenta otros aspectos financieros de la empresa… mal.
Por ejemplo, la tesorería tiene que estar completamente alineada con la contabilidad, para asegurar que los datos cuadran y no se cometen errores que puedan derivar en sorpresas desagradables.
O con el control de los presupuestos, para validar que las previsiones se van cumpliendo o, en caso negativo, hacer los ajustes necesarios para que cuadren las cuentas.
El control de gastos, sencillamente fundamental para la nueva tesorería
Ya lo decían los líderes financieros del estudio: la inflación preocupaba.
El aumento de los costes.
Ante eso, hay dos opciones: o gastar menos, o gastar mejor.
Tratar de gastar menos cuando aumentan los costes sin alterar el rumbo estratégico de la empresa puede ser complicadísimo, especialmente en tiempos de tanta volatilidad de los mercados.
Lo suyo es que aprendas a gastar mejor.
¿«Gastar mejor»?
Claro que sí. Ser consciente de cada pequeño gasto, para que no se te escape nada.
Así, con esa visibilidad total de todos y cada uno de los gastos, podrás tomar decisiones informadas al respecto y optimizar su impacto.
Pleo, la solución ideal para incorporar a tu nueva tesorería
La herramienta financiera que te va a dar ese control total en tiempo real de los gastos se llama Pleo 👋
Es una app de control de gastos que funciona con tarjetas de empresa que repartes a tu equipo para que quede registrado cada gasto realizado con ellas.
Así, en cuanto Juan pague por un gasto de viaje como café durante un desplazamiento por trabajo, lo tendrás en el sistema junto al resto, para tener el control presupuestario actualizado.
Y con esa información... hágase la magia ✨
- Podrás afinar mucho las previsiones
- Podrás tomar decisiones informadas en tiempo real y hacer los ajustes necesarios
- Mitigarás el impacto de los riesgos financieros
- Ahorrarás dinero al optimizar el impuesto de sociedades y el IVA a partir del IVA deducible
- Y la tesorería de la empresa siempre gozará de una salud exquisita
Toooodo desde la misma plataforma, que podrás conectar, además, con otras soluciones de tu stack tecnológico, para no tener datos en distintos lugares.
Resumiendo: con Pleo, los gastos no desaparecen, sino que contribuyen a que las finanzas vayan de cine.
Y unas finanzas de cine… son un lujo que ninguna empresa debería dejar pasar.
Prueba la gestión de gastos de Pleo y verás como no es un farol.
