¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en España? Plazos y formatos
La gran pregunta desde tiempos inmemoriales
Si tu empresa emite una factura, ¿cuánto tiempo tienes que conservarla?
Y si es tu empresa la que la recibe y se deduce el gasto, ¿durante cuántos años debes tenerla guardada y accesible?
¿Cuatro años?
¿Cinco años?
Lo cierto es que la respuesta no es tan sencilla, porque hay varias normativas imponiendo condiciones.
La Agencia Tributaria exige un número de años, pero el Código de Comercio otros, el Código Penal también influye un poco... y así es un lío.
Y como los líos no los quieres ni en pintura, vamos a contarte todo lo que debes saber sobre cuánto tiempo hay que guardar las facturas en España.
Hablaremos también de qué facturas tienes que guardar, de qué hacer si las facturas las empleas para deducirte el IVA o la cuota del impuesto de sociedades, del formato en que puedes guardarlas... y las excepciones.
Porque sí, hay excepciones a la regla, que te conviene conocer «porsi», que nunca se sabe.
Empecemos, va.
El porqué de tener que guardar facturas en España
Principalmente, las facturas se guardan para evitar esta situación: que Hacienda llame a tu puerta para hacerte una inspección y que no cuentes con los documentos que te exija.
Si sucede, sanción.
Y eso es solo el principio; ¿por qué hay tanta normativa para conservar facturas?
¿Por qué además del aspecto legal, te convendría conservarlas adecuadamente?
Ojo con la lista:
- Las facturas son documentos con validez legal que demuestran productos vendidos o servicios realizados, el derecho a cobrarlos y los impuestos aplicados
- Contar con ellas, como decimos, te evitará sanciones en caso de inspecciones o auditorías
- Las facturas te servirán de base jurídica en caso de disputas o conflictos con, por ejemplo, clientes o proveedores
- Te ayudarán a llevar un mejor control financiero, porque al final siempre reflejan los números que acabas presentando a Hacienda
- Por lo tanto, son el instrumento ideal para mostrar transparencia financiera en la empresa
Ya solo con el aspecto legal debería bastar, pero claro, mira lo demás.
Como líder financiero, las facturas son tu pan de cada día. Son el medio que te va a permitir reunir el IVA deducible, sin ir más lejos.
Contendrán la información que te hace falta para el control presupuestario y serán la verdad absoluta; es decir, en caso de disparidades en notas de gastos, lo que digan las facturas irá a misa.
Así que no queda otra: ¡a conservarlas el tiempo que haga falta!
¿Qué facturas es obligatorio guardar?
¿Las que te dan?
¿Las que emites?
Todas, en realidad.
De las que des a tus clientes, tienes que conservar una copia.
De las que te entreguen tus proveedores, las tienes que guardar originales.
Y si las facturas mencionan algún albarán, este también tendrás que conservarlo en cualquier caso.
¿Y qué pasa con los justificantes de pago?
Ya sabes, hablamos de los recibos. Cuando haces el pago a proveedores, o el pago de un gasto de viaje, el recibo que te dan... ¿tienes que conservarlo?
También
Hablemos ahora de los plazos: ¿cuánto tiempo debe guardar una empresa las facturas?
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas, según la legislación?
Pues depende de a qué criterio nos acojamos.
Debes considerar tres: el tributario, el mercantil y el penal.
De acuerdo con la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, tendrás que conservar todas las facturas durante 4 años.
Pero espera, que el Código de Comercio reza esto en su artículo 30:
«Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.»
Por tanto, según el criterio mercantil, 6 años.
Y por último, el penal.
El Código Penal no establece que tengas que guardar las facturas un mínimo de años, pero durante un proceso penal podrías necesitar facturas para poder demostrar esto o aquello.
¿Y cuánto prescriben los delitos penales?
Los normales, a los 5 años, pero si es con agravantes, tipo blanqueo de capitales... a los 10.
Así que, resumiendo, dependiendo del ámbito, necesitarás conservar las facturas una cantidad de tiempo diferente:
- Tributario: 4 años
- Mercantil: 6 años
- Penal: 5... o 10 años
¿El consejo no solicitado?
Consérvalas todas durante 10 años y te ahorras disgustos, despreocupándote así de para qué tipo de proceso las necesites.
Excepciones a los plazos generales para guardar las facturas
En esto de cuántos años hay que guardar la documentación de una empresa —las facturas y resto de documentos que hemos visto, de hecho—, también hay excepciones.
Si hablamos de una inversión en oro, la Ley Tributaria te obliga a conservar las facturas 5 años en vez de 4.
Asimismo, si las facturas se refieren a una subvención, el tiempo de conservación pasa a depender del plazo de prescripción del organismo que concede la ayuda, que podría ser perfectamente superior a los 6 años.
Para los bienes de inversión como maquinaria o inmuebles, tendrás que conservar las facturas durante todo el tiempo que estén sujetos a ajustes fiscales, que fácilmente podría excederse hasta los 10 años.
Si llaman a la puerta de tu empresa para hacerte una inspección, tendrás que conservar las facturas hasta que finalice el proceso, y si firmáis un contrato de larga duración, las facturas habrá que conservarlas mientras dure, que podría ser mucho más de los 6 años que dicta el Código de Comercio.
Con toda la info teórica clara, vamos a lo que nos importa de verdad: ¿cuántos años hay que guardar las facturas para Hacienda?
¿Cuánto tiempo hay que guardar facturas, según Hacienda?
Para poder deducirte el IVA de los gastos y la cuota del impuesto de sociedades, Hacienda te pide que conserves las facturas.
¿Y qué dice la Ley Tributaria?
Ya sabes: cuatro años.
¿Que empiezan a contar desde...?
En el caso del IVA, desde el momento en que presentas el modelo 303.
Y en el caso del impuesto de sociedades, desde que finaliza el plazo de presentación del modelo 200.
Eso sí, en caso de que la declaración del impuesto de sociedades sea negativa, la Agencia Tributaria te obliga a conservar las facturas durante un plazo de 10 años.
Formatos en los que guardar las facturas
Probablemente ya te lo hayas preguntado: ¿en qué formato deben archivarse las facturas?
¿Papel?
¿Digital?
Es más, ¿es obligatorio guardar las facturas en papel?
La mala noticia es que sí. Será más incómodo que conservar un simple PDF, pero lo cierto es que la normativa no discrimina entre unos formatos y otros.
Eso sí, hay una regla que hay que cumplir: las facturas en papel se pueden digitalizar, pero de forma que garantices la autenticidad, integridad y legibilidad del documento.
Si tienes la factura original en papel y quieres digitalizarla, con un escáner cualquiera no te vale
Y si quieres hacer una fotocopia, más de lo mismo: no puedes
¿Y cómo digitalizas, entonces?
Hacienda, a sabiendas de que la digitalización de facturas podría traer problemas de este tipo, homologó soluciones con OCR para facturas, tecnología para garantizar ese trío que forman la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas.
¿Y cuando entre en vigor el reglamento verifactu, de la Ley Antifraude?
Desde enero de 2026 ya no podrás emplear un programa para la gestión de facturación que no cumpla con sus requisitos técnicos, ni tampoco podrás eliminar o editar facturas ya creadas.
¿Y si la factura es electrónica de datos estructurados?
La conservarás en la nube del programa de factura electrónica que elijas para gestionarlas, obligación derivada de la Ley Crea y Crece.
Así pues, resumiendo:
- Si la factura es en papel, no podrás ni escanearlo sin una aplicación homologada ni hacer una fotocopia: podrás conservarla en papel en algún archivador físico... o emplear una solución de digitalización con la homologación de Hacienda para almacenarla en local o en la nube
- Si la factura es digital, ¿cómo archivar facturas digitalmente? Podrás conservar el documento original en digital, bien sea en local o en la nube
- ¿Y cómo guardar las facturas electrónicas? Tendrás que conservarla en la nube de la solución de facturación electrónica que elijas para gestionarla
4 consejos para guardar las facturas durante años de forma eficiente
Y con eficiente nos referimos a tenerlas bien ordenadas, accesibles y sin tener que buscar de más. Siempre disponibles, desde cualquier parte del mundo.
¿Cómo lo logras?
Aquí van algunos consejos para ello.
#1 Organizaciónnnnnn
Define una estructura clara, tanto para las facturas en formato físico como las digitales.
Para las físicas, es bastante útil contar con archivadores o carpetas temáticas —por ejemplo, por fecha, proveedor o tipo de gasto— que te permitan localizar rápidamente las facturas.
Asimismo, la digitalización de facturas físicas es fundamental para ahorrar espacio y mejorar la accesibilidad: usa una aplicación para escanear facturas que sea válida y guárdalas en carpetas o directorios con el mismo criterio que utilizas en papel, dándole coherencia al sistema
Emplear un software de gestión documental, facturación o contabilidad también te ayuda a automatizar procesos como la clasificación.
Podrás llevar un control preciso sobre cada factura, localizarla con agilidad y disponer de toda la información en cualquier momento... incluso a distancia 👌
#2 Etiquetado y nomenclatura
Un buen sistema de etiquetado y nomenclatura te irá genial para no perder tiempo buscando facturas.
Lo suyo es que definas unas reglas simples... pero consistentes.
Podrías incluir la fecha de emisión, el nombre del proveedor y el número de factura en cada archivo digital, por ejemplo, y hacer algo similar en el archivador físico.
«2025.03.05_NombreProveedor_Factura123.pdf» sería un buen ejemplo de estandarización para filtrar y ordenar fácilmente la información en el ordenador.
Asimismo, emplea etiquetas o subtítulos claros en las carpetas físicas para clasificar facturas según el año, el proyecto o el departamento.
Un sistema eficaz de etiquetado reduce significativamente los errores y ayuda a que cualquier persona encuentre lo que necesita sin depender de otra persona.
#3 La seguridad de las facturas, primordial
La conservación de las facturas no solo implica orden, sino también un buen sistema de seguridad.
Es recomendable contar con copias de respaldo al menos en dos ubicaciones distintas: una local, como un disco duro externo o servidor propio, y otra en la nube, con acceso seguro y cifrado.
Además, protege los archivos digitales con contraseñas fuertes o incluso con sistemas de autenticación en dos pasos, de modo que solo el personal autorizado pueda acceder a ellos.
En el plano físico, asegúrate de que los archivadores estén ubicados en espacios con acceso restringido y, si es viable, opta por armarios ignífugos para proteger la documentación de incidentes como incendios o inundaciones.
#4 Haz seguimiento
Ya hemos visto cuánto tiempo es obligatorio guardar las facturas en una empresa según el ámbito.
Fiscal, 4 años. Mercantil, 6 años.
Penal, conviene que lo hagas hasta los 10 años, aunque no hay obligación legal.
Por lo tanto, conviene que lleves un registro de las fechas y organices los archivos de forma que te resulte sencillo identificar cuándo es realmente seguro desechar documentación.
Asimismo, mantén un calendario o sistema de alertas para revisar periódicamente los documentos y garantizar que tu empresa está al día en sus obligaciones legales.
¿Y sabes cómo puedes hacer todo esto?
La respuesta empieza por T.
T de... T-E-C-N-O-L-O-G-Í-A
La mejor manera de guardar facturas el tiempo que haga falta
Sin duda, el recurso estrella es emplear tecnología financiera top.
¿Por qué?
Porque seamos sinceros: ¿facturas en papel? ¿Para qué?
Los papeles se pierden, se rompen, se borran, se manchan...
Los archivos digitales, si los organizas y guardas bien, son comodísimos y seguros.
Cuando a tu equipo le den una factura en papel, por tanto, lo primero que tienes que hacer es emplear una solución de facturación homologada por Hacienda para digitalizarla.
¿Cuál?
Pleo, la respuesta a cómo escanear facturas para contabilizar.
Es una solución de control y gestión de gastos que funciona con tarjetas de empresa y una aplicación.
Cuando tu equipo tenga que pagar por algo y reciba una factura en papel, podrá hacerle una foto con la app de Pleo... y deshacerse del papel.
Y mucho más, porque además de ayudarte a guardar la factura en la nube de forma segura durante años sin esfuerzo, también registra su información de forma automática en el sistema.
Los importes, los impuestos, las fechas, los datos del emisor... todo, para que tú luego, con la información de todas las facturas a tu disposición, tomes las decisiones que estimes oportunas como líder estratégico.
¿Apetece o no apetece?
Da igual cuánto tiempo haya que guardar las facturas; hazlo como parte de la gestión de gastos con Pleo y... a despegar 🚀
