¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en España? Plazos y formatos

La gran pregunta desde tiempos inmemoriales.

Si tu empresa emite una factura, ¿cuánto tiempo tienes que conservarla?

Y si es tu empresa la que la recibe y se deduce el gasto, ¿durante cuántos años debes tenerla guardada y accesible?

¿Cuatro años?

¿Cinco años?

Lo cierto es que la respuesta no es tan sencilla, porque hay varias normativas imponiendo condiciones.

La Agencia Tributaria exige un número de años, pero el Código de Comercio otros, el Código Penal también influye un poco... y así es un lío.

Y como los líos no los quieres ni en pintura, vamos a contarte cuánto tiempo hay que guardar las facturas en España, qué plazos se aplican según cada normativa y qué exige exactamente Hacienda para que no tengas problemas en una inspección.

Hablaremos también de qué facturas tienes que guardar, de qué hacer si las facturas las empleas para deducirte el IVA o la cuota del impuesto de sociedades, del formato en que puedes guardarlas... y las excepciones.

Porque sí, hay excepciones a la regla, que te conviene conocer «porsi», que nunca se sabe.

Y veremos cómo gestionar todo esto con orden, trazabilidad y control, sin depender de archivadores físicos ni de la memoria de nadie.

Empecemos, va.

El porqué de tener que guardar facturas en España

Principalmente, las facturas se guardan para evitar esta situación: que Hacienda llame a tu puerta para hacerte una inspección y que no cuentes con los documentos que te exija.

Si sucede, sanción.

Y eso es solo el principio; ¿por qué hay tanta normativa para conservar facturas?

¿Por qué además del aspecto legal, te convendría conservarlas adecuadamente?

Ojo con la lista:

• Las facturas son documentos con validez legal que demuestran productos vendidos o servicios realizados, el derecho a cobrarlos y los impuestos aplicados
• Contar con ellas, como decimos, te evitará sanciones en caso de inspecciones o auditorías
• Las facturas te servirán de base jurídica en caso de disputas o conflictos con, por ejemplo, clientes o proveedores
• Te ayudarán a llevar un mejor control financiero, porque al final siempre reflejan los números que acabas presentando a Hacienda
• Por lo tanto, son el instrumento ideal para mostrar transparencia financiera en la empresa

Ya solo con el aspecto legal debería bastar, pero claro, mira lo demás.

Como líder financiero, las facturas son tu pan de cada día. Son el medio que te va a permitir reunir el IVA deducible, sin ir más lejos.

Contendrán la información que te hace falta para el control presupuestario y serán la verdad absoluta; es decir, en caso de disparidades en notas de gastos, lo que digan las facturas irá a misa.

Así que no queda otra: ¡a conservarlas el tiempo que haga falta!

¿Qué facturas es obligatorio guardar?

¿Las que te dan?

¿Las que emites?

Todas, en realidad.

De las que des a tus clientes, tienes que conservar una copia.

De las que te entreguen tus proveedores, las tienes que guardar originales.

Pero conviene aterrizarlo un poco más, porque no todas las facturas juegan el mismo papel ni tienen el mismo impacto fiscal.

En la práctica, una empresa debe conservar, como mínimo:

• Las facturas emitidas, ya sean completas, facturas simplificadas o rectificativas, porque acreditan ingresos, impuestos repercutidos y obligaciones frente a Hacienda
• Las facturas recibidas, siempre que estén vinculadas a la actividad y, especialmente, si se usan para deducir IVA o gasto en el impuesto de sociedades
• Las facturas rectificativas, tanto emitidas como recibidas, ya que modifican bases imponibles e impuestos declarados
• Las facturas asociadas a bienes de inversión, como maquinaria o inmuebles, por su impacto fiscal a largo plazo

Y si las facturas mencionan algún albarán, este también tendrás que conservarlo en cualquier caso.

¿Por qué?

Porque el albarán no sustituye a la factura, pero sí justifica la realidad de la operación si hay una comprobación.

¿Y qué pasa con los justificantes de pago?

Ya sabes, hablamos de los recibos. Cuando haces el pago a proveedores, o el pago de un gasto de viaje, el recibo que te dan... ¿tienes que conservarlo?

También.

No porque sustituyan a la factura, sino porque ayudan a cerrar el círculo: factura, pago y registro contable.

Cuanta más coherencia haya entre esos tres elementos, mejor.

Hablemos ahora de los plazos: ¿cuánto tiempo debe guardar una empresa las facturas?

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas, según la legislación?

Pues depende de a qué criterio nos acojamos.

Debes considerar tres: el tributario, el mercantil y el penal.

De acuerdo con la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, tendrás que conservar todas las facturas durante 4 años.

Este es el plazo que aplica cuando Hacienda revisa impuestos, deducciones y autoliquidaciones.

Pero espera, que el Código de Comercio reza esto en su artículo 30:

«Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.»

Por tanto, según el criterio mercantil, 6 años.

Y por último, el penal.

El Código Penal no establece que tengas que guardar las facturas un mínimo de años, pero durante un proceso penal podrías necesitar facturas para poder demostrar esto o aquello.

¿Y cuánto prescriben los delitos penales?

Los normales, a los 5 años, pero si es con agravantes, tipo blanqueo de capitales... a los 10.

Esto significa que, si una factura puede tener relevancia en un procedimiento penal, conviene conservarla mientras exista ese riesgo.

Así que, resumiendo, dependiendo del ámbito, necesitarás conservar las facturas una cantidad de tiempo diferente.

¿El consejo no solicitado?

Consérvalas todas durante 10 años y te ahorras disgustos, despreocupándote así de para qué tipo de proceso las necesites.

Excepciones a los plazos generales para guardar las facturas

En esto de cuántos años hay que guardar la documentación de una empresa —las facturas y resto de documentos que hemos visto, de hecho—, también hay excepciones.

• Si hablamos de una inversión en oro, la Ley Tributaria te obliga a conservar las facturas 5 años en vez de los 4 habituales del ámbito tributario
• Si las facturas se refieren a una subvención, el tiempo de conservación pasa a depender del plazo de prescripción del organismo que concede la ayuda, que podría ser perfectamente superior a los 6 años
• Para los bienes de inversión como maquinaria o inmuebles, tendrás que conservar las facturas durante todo el tiempo que estén sujetos a ajustes fiscales, que fácilmente podría excederse hasta los 10 años.
• Si llaman a la puerta de tu empresa para hacerte una inspección, tendrás que conservar las facturas hasta que finalice el proceso
• Y si firmáis un contrato de larga duración, las facturas habrá que conservarlas mientras dure, que podría ser mucho más de los 6 años que dicta el Código de Comercio

Con toda la info teórica clara, vamos a lo que nos importa de verdad: ¿cuántos años hay que guardar las facturas para Hacienda?

¿Cuánto tiempo hay que guardar facturas, según Hacienda?

Para Hacienda, la referencia es la normativa tributaria y, en concreto, los plazos de prescripción que tiene la Administración para comprobar y regularizar impuestos.

Ya lo hemos dicho: 4 añitos. Durante ese tiempo tendrás que poder aportar las facturas que justifiquen esos impuestos.

¿Que empiezan a contar desde...? 

No desde la fecha de la factura, sino desde el momento en que finaliza el plazo para presentar la declaración correspondiente.

Por impuestos, funciona así:

• En el IVA, el plazo empieza desde la presentación del modelo 303
• En el impuesto de sociedades, desde que termina el plazo de presentación del modelo 200

Y mucho ojo, que si el impuesto de sociedades sale a compensar o negativo, Hacienda puede revisar esas bases durante un plazo de hasta 10 años, por lo que las facturas relacionadas deberás conservarlas durante todo ese tiempo.

¿Ves?

Guárdate todas 10 años por defecto y te olvidas de problemas.

Sanciones por no guardar las facturas el tiempo que toca

¡Peligro!

¿Qué pasa si por la razón que sea no conservas las facturas el tiempo que toca?

Pues te puedes enfrentar a vario supuestos, ninguno de ellos agradable:

• No podrá justificar gastos deducidos: si no aportas la factura, Hacienda puede rechazar el gasto, regularizar el impuesto y exigir el importe dejado de ingresar, con recargos e intereses
• Pérdida del derecho a deducir IVA: sin factura válida y conservada correctamente, el IVA deducido se pierde, aunque el gasto haya sido real
• Infracción tributaria por incumplir obligaciones formales: normalmente cae dentro de las leves, con sanciones económicas que suelen ir desde 300 € hasta 3.000 € según la gravedad, el volumen y la reiteración
• Sanciones agravadas: cuando la falta de facturas impide comprobar impuestos o hay indicios de ocultación, la sanción puede elevarse y en la práctica llega fácilmente a 3.000 € – 10.000 € o incluso más, dependiendo del importe no justificado y del criterio de la inspección

Y tenlo clarinete: cuando no puedes aportar una factura, la carga de la prueba recae sobre ti.

No sobre Hacienda, ni sobre tu cliente o proveedor. Sobre ti.

Eso significa que, sin la factura, Hacienda no tiene que demostrar nada: simplemente regulariza y te sanciona sin ningún reparo.

Formatos en los que guardar las facturas

Probablemente ya te lo hayas preguntado: ¿en qué formato deben archivarse las facturas?

¿Papel?

¿Digital?

Vamos a ver ambos supuestos.

¿Es obligatorio guardar las facturas en papel?

Sí, pero no. Nos explicamos.

El original en papel puedes guardarlo si quieres, pero debes saber que las facturas en papel también se pueden digitalizar, pero de forma que garantices la autenticidad, integridad y legibilidad del documento.

Si tienes la factura original en papel y quieres digitalizarla para deshacerte del documento físico, con un escáner cualquiera no te vale.

Y si quieres hacer una fotocopia, más de lo mismo: no puedes.

¿Y cómo digitalizas, entonces?

Hacienda, a sabiendas de que la digitalización de facturas podría traer problemas de este tipo, homologó soluciones con OCR para facturas, tecnología para garantizar ese trío que forman la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas.

¿Y cuando entre en vigor el reglamento verifactu, de la Ley Antifraude? 

Desde 2027 ya no podrás emplear un programa para la gestión de facturación que no cumpla con sus requisitos técnicos, ni tampoco podrás eliminar o editar facturas ya creadas.

¿Y qué pasa con las facturas digitales o electrónicas?

La digital será como una en papel que hayas pasado por un escáner certificado.

Pero... ¿y si la factura es electrónica de datos estructurados? 

Ya sabes, fruto de los acuerdos B2B con clientes que son empresas y profesionales.

Pues las conservarás en la nube del programa de factura electrónica que elijas para gestionarlas, obligación derivada de la Ley Crea y Crece.

Así pues, resumiendo:

• Si la factura es en papel, no podrás ni escanearla sin una aplicación homologada ni hacer una fotocopia: podrás conservarla en papel en algún archivador físico... o emplear una solución de digitalización con la certificación de Hacienda para almacenarla en local o en la nube
• Si la factura es digital, ¿cómo archivar facturas digitalmente? Podrás conservar el documento original en digital, bien sea en local o en la nube
• ¿Y cómo guardar las facturas electrónicas? Tendrás que conservarla en la nube de la solución de facturación electrónica que elijas para gestionarla

Así que ya lo ves: la nueva factura electrónica va a cambiar las reglas del juego, y afectará de lleno a la forma de guardarlas.

4 consejos para guardar las facturas durante años de forma eficiente

Y con eficiente nos referimos a tenerlas bien ordenadas, accesibles y sin tener que buscar de más. Siempre disponibles, desde cualquier parte del mundo.

¿Cómo lo logras?

Aquí van algunos consejos para ello.

#1 Organizaciónnnnnn

Define una estructura clara, tanto para las facturas en formato físico como las digitales.

Para las físicas, es bastante útil contar con archivadores o carpetas temáticas —por ejemplo, por fecha, proveedor o tipo de gasto— que te permitan localizar rápidamente las facturas.

Asimismo, la digitalización de facturas físicas es fundamental para ahorrar espacio y mejorar la accesibilidad: usa una aplicación para escanear facturas que sea válida y guárdalas en carpetas o directorios con el mismo criterio que utilizas en papel, dándole coherencia al sistema

Emplear un software de gestión documental, facturación o contabilidad también te ayuda a automatizar procesos como la clasificación.

Podrás llevar un control preciso sobre cada factura, localizarla con agilidad y disponer de toda la información en cualquier momento... incluso a distancia.

#2 Etiquetado y nomenclatura

Un buen sistema de etiquetado y nomenclatura te irá genial para no perder tiempo buscando facturas.

Lo suyo es que definas unas reglas simples... pero consistentes.

Podrías incluir la fecha de emisión, el nombre del proveedor y el número de factura en cada archivo digital, por ejemplo, y hacer algo similar en el archivador físico.

«2025.03.05_NombreProveedor_Factura123.pdf» sería un buen ejemplo de estandarización para filtrar y ordenar fácilmente la información en el ordenador.

Asimismo, emplea etiquetas o subtítulos claros en las carpetas físicas para clasificar facturas según el año, el proyecto o el departamento.

Un sistema eficaz de etiquetado reduce significativamente los errores y ayuda a que cualquier persona encuentre lo que necesita sin depender de otra persona.

#3 La seguridad de las facturas, primordial

La conservación de las facturas no solo implica orden, sino también un buen sistema de seguridad.

Es recomendable contar con copias de respaldo al menos en dos ubicaciones distintas: una local, como un disco duro externo o servidor propio, y otra en la nube, con acceso seguro y cifrado.

Además, protege los archivos digitales con contraseñas fuertes o incluso con sistemas de autenticación en dos pasos, de modo que solo el personal autorizado pueda acceder a ellos.

En el plano físico, asegúrate de que los archivadores estén ubicados en espacios con acceso restringido y, si es viable, opta por armarios ignífugos para proteger la documentación de incidentes como incendios o inundaciones.

#4 Haz seguimiento

Ya hemos visto cuánto tiempo es obligatorio guardar las facturas en una empresa según el ámbito.

Fiscal, 4 años. Mercantil, 6 años.

Penal, conviene que lo hagas hasta los 10 años, aunque no hay obligación legal.

Por lo tanto, conviene que lleves un registro de las fechas y organices los archivos de forma que te resulte sencillo identificar cuándo es realmente seguro desechar documentación.

Asimismo, mantén un calendario o sistema de alertas para revisar periódicamente los documentos y garantizar que tu empresa está al día en sus obligaciones legales.

¿Y sabes cómo puedes hacer todo esto?

La respuesta empieza por T.

T de... T-E-C-N-O-L-O-G-Í-A 

Te enseñamos la mejor que hay tras resolverte estas cuatro dudas frecuentes.

Preguntas frecuentes sobre cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Por si quedaba alguna duda, va.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Depende del ámbito legal que se aplique.

Con carácter general, Hacienda puede revisar impuestos durante 4 años, el Código de Comercio exige conservar la documentación 6 años, y en el ámbito penal, determinados supuestos pueden alargar el plazo hasta 10 años.

Por eso, en la práctica, muchas empresas optan por conservar todas las facturas durante 10 años y evitar interpretaciones, cruces de plazos y riesgos innecesarios.

¿Es obligatorio guardar las facturas en papel?

No, no es obligatorio conservar las facturas en papel, siempre y cuando el original se guarde en formato digital cumpliendo los requisitos legales.

La digitalización tendrá que garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad.

Un escaneo sin garantías o una simple foto con cualquier móvil no sirven a efectos fiscales, así que en esos casos tendrás que conservar sí o sí el original en papel.

¿Me puede pedir Hacienda facturas de hace 10 años?

Sí; en determinados casos, sí puede.

Por ejemplo, cuando se trata de bases negativas del impuesto de sociedades, bienes de inversión sujetos a regularización o procedimientos penales, Hacienda puede revisar ejercicios más antiguos.

Por eso, aunque el plazo general sea de 4 años, guardar las facturas durante 10 años es una estrategia prudente para evitar problemas.

Y ahora sí, a por la tecnología prometida.

La mejor manera de guardar facturas el tiempo que haga falta

Sin duda, el recurso estrella es emplear tecnología financiera top.

¿Por qué?

Porque seamos sinceros: ¿facturas en papel? ¿Para qué?

Los papeles se pierden, se rompen, se borran, se manchan... 

Los archivos digitales, si los organizas y guardas bien, son comodísimos y seguros.

Cuando a tu equipo le den una factura en papel, por tanto, lo primero que tienes que hacer es emplear una solución de facturación homologada por Hacienda para digitalizarla.

¿Cuál?

Pleo, la respuesta a cómo escanear facturas para contabilizar.

Es una solución de control y gestión de gastos que funciona con tarjetas de empresa y una aplicación.

Cuando tu equipo tenga que pagar por algo y reciba una factura en papel, podrá hacerle una foto con la app de Pleo... y deshacerse del papel.

Y mucho más, porque además de ayudarte a guardar la factura en la nube de forma segura durante años sin esfuerzo, también registra su información de forma automática en el sistema.

Los importes, los impuestos, las fechas, los datos del emisor... todo, para que tú luego, con la información de todas las facturas a tu disposición, tomes las decisiones que estimes oportunas como líder estratégico.

¿Apetece o no apetece?

Da igual cuánto tiempo haya que guardar las facturas; hazlo como parte de la gestión de gastos con Pleo y... a despegar.