En un mundo con la tecnología tan desarrollada, tratar de crecer como empresa sin hacer uso de la misma sería casi absurdo 😑
¿Por qué no aprovechar sus infinitas opciones de automatización?
¿Por qué seguir haciendo facturas en papel cuando puedes emplear un programa que aumente la eficiencia y elimine los errores manuales?
¿Por qué no emplear los efectivos sistemas de comunicación en tiempo real que proporciona la tecnología?
Sí, la tecnología y los servicios informáticos juegan un papel fundamental en las empresas… y como tal, hay que saber gestionarlos.
En este caso vamos a hablar de la gestión de sus finanzas; es decir, de la gestión financiera de TI o, como se conoce popularmente, del ITFM 😌
ITFM o qué es la gestión financiera de TI
Tu empresa está ligada de alguna manera a la tecnología, ¿no?
¿Tienes un stack tecnológico?
¿Vendes servicios de IT?
¿Empleas herramientas tecnológicas en tu día a día?
Y ahora, la pregunta clave: ¿cómo gestionas toooodos los costes asociados al IT de tu empresa?
El conjunto de prácticas que te ayudan a dar con un equilibrio perfecto entre costes y calidad de los servicios de IT es lo que se conoce como ITFM (IT finantial management) o gestión financiera de IT; así de sencillo.
Y lo de servicios IT, ¿a qué hace referencia?
¿A los servicios de IT que prestas a tus clientes?
¿A los servicios de IT que empleas en la operativa diaria del negocio?
¡A ambos!
Tanto las herramientas de uso interno —el proveedor de email marketing, por ejemplo— como el servicio IT de un tercero que terminas vendiendo a tus clientes, tipo almacenamiento en la nube.
Beneficios de la gestión financiera de los recursos de TI
¿Qué te aporta diseñar una estrategia de IT finantial management?
Empezando por ese equilibrio entre costes/calidad de los servicios, también consigues esto:
- Mejora la satisfacción de los clientes de tus servicios de IT, porque sabrás qué precio ponerles para que sean rentables de verdad
- Aumentas la rentabilidad general de la empresa, al optimizar gastos sin renunciar a los beneficios de la tecnología, que te trae eficiencia y reducción de errores
- Mitigas la amenaza de los riesgos financieros asociados a los costes de los servicios de IT
- Das con los activos informáticos más rentables y los que no lo son, los desechas
En definitiva: optimizas los gastos y el uso de recursos y, con ello, se benefician tanto tus clientes como la salud financiera de la empresa 🥰
¿Hay ganas de diseñar una estrategia de gestión financiera de TI o no?
Los ingredientes de una buena estrategia de gestión financiera de TI
¿Cómo gestionas las finanzas de los servicios de IT de una empresa?
Lo suyo es que diseñes una estrategia financiera en tu gestión de TI. Y como en todas las estrategias, tendrás que definir unos objetivos y planificar la forma de alcanzarlos.
En este caso, los objetivos estarán estrechamente relacionados con la rentabilidad de los activos y servicios de TI.
Dicho esto, son muchos los aspectos que deberías tener en cuenta para elaborar la estrategia; ¿hacemos un repaso de todos ellos?
Análisis financiero de los servicios de TI
¿Por qué no empiezas haciendo un análisis financiero de los servicios de TI?
¿Qué servicios de TI se están empleando?
¿Cuánto le están costando a la empresa?
¿Qué beneficios económicos están dando?
Con un punto de partida en cuanto a gastos, beneficios y rentabilidad te será más fácil plantear objetivos y buscar la optimización tomando decisiones basadas en datos reales.
Así que sí: empieza por hacer un análisis financiero de los servicios de TI.
Presupuesta y haz una previsión de gastos adecuada
Cuando tengas datos podrás analizar tendencias y ver qué pasará en los próximos ejercicios.
Cuánto te costará prestar este servicio, cuánto esta herramienta de gestión de proyectos, cuánto esta suscripción, cuánto el programa de facturación electrónica, etc.
Conociendo los costes individuales y qué va a necesitar emplear la empresa sí o sí en los próximos ejercicios, te será sencillo hacer una previsión de gastos que te dé una idea de los costes futuros.
Y ese dato, a su vez, te dirá cómo presupuestar con acierto. A qué dedicar más o menos recursos, siendo una de esas partidas la tecnología 🤖
Define distintos escenarios
Las previsiones vienen de maravilla, pero no dejan de ser eso, previsiones.
Basadas en datos reales, sí, pero lo cierto es que en el futuro, sea inmediato o no, no hay nada seguro.
Que se lo digan a las empresas de todo el mundo cuando explotó la pandemia 😂
¿Qué puedes hacer al respecto?
Pues una planificación financiera que lleve a definir distintos escenarios, de más pesimista a más optimista.
Los gastos los puedes tener más o menos claros, porque conoces el coste individual de cada servicio o activo de TI y solo tienes que proyectarlo en el tiempo.
Pero… ¿qué pasa con los ingresos?
Si por alguna razón vendes menos de lo previsto, para que la caja de la empresa no sufra tendrás que ajustar la previsión de gastos y modificar el presupuesto de TI.
O casi mejor: podrías tener ese escenario perfectamente definido y planteado previamente, por lo que no tendrás que improvisar. Sabrás exactamente qué hacer en cuanto un KPI financiero haga saltar las alarmas.
Y lo mismo si vendes de más; ¿la tecnología contratada será suficiente para prestar los servicios?
¿Qué dice la gestión de servicios de TI?
Sea lo que sea, haz una planificación financiera y define todos los escenarios posibles, para cubrirte ante cualquier situación futura.
Genera informes de costes en tiempo real
El control presupuestario es otro punto importante de la estrategia.
Con las previsiones hechas y escenarios definidos, toca ponerse en marcha y ver qué pasa.
¿Se están cumpliendo los pronósticos o no?
Te lo dirán los informes en tiempo real, que con gráficos e indicadores clave te permitirán conocer sin esfuerzo la rentabilidad proporcionada por los servicios de TI.
¿Y si todo va bien? Pues a seguir 👏
¿Y si no va tan bien porque ha habido algún gasto inesperado o porque el mercado está muy volátil? Pues se cambia de escenario o se hace un rolling forecast mes a mes, para ajustar continuamente la asignación de recursos a los servicios de TI.
Ojo con la facturación de los servicios
Las facturas juegan un papel crucial en la gestión financiera de TI o ITFM.
Piénsalo: si se trata de equilibrar los gastos y la calidad de los servicios de TI, tendrás que deducirte los primeros para lograrlo.
Supongamos que prestas un servicio de TI mensual proporcionado por un tercero a tus clientes.
Almacenamiento en la nube, por ejemplo ☁️
A ti te cuesta 8 € al mes prestar ese servicio, pero lo vendes por 15 € —sin contar el IVA, que lo vamos a dejar aparte en este ejemplo—.
Eso te deja 7 € de margen de ganancias y 8 € de gasto… por cliente.
Si cuentas con mil clientes, solo con el servicio de almacenamiento en la nube estarás llevándote 7.000 € mensuales.
Pero hay más, claro.
Si haces bien la gestión de las facturas del proveedor del servicio, esos 8 € podrás deducírtelos en el impuesto de sociedades.
Multiplicado por los mil clientes, ojo, que hablamos de 8.000 € al mes que te deduces, lo que hace un total anual de 96.000 €.
No es lo mismo decir que tienes unos ingresos de 7.000 € al mes, que añadir que además de los 7.000 € te estás deduciendo 8.000 € en el impuesto de sociedades.
Así que sí, la facturación es fundamental en la gestión financiera de TI. Tendrás que gestionar de forma óptima todas las facturas de tus gastos de IT, pagar menos impuestos con ellas… y así, optimizar los costes.
La optimización de costes… desde el uso de recursos
Las facturas de los gastos te ayudan a pagar menos impuestos, sí. Es una forma de ahorrar.
Pero también está la opción de ahorrar a base de necesitar menos, ¿no?
Es decir, de emplear menos servicios de IT, para empezar a ahorrar desde el principio.
Es tan importante la tecnología que empleas como el uso que haces de ella.
Siguiendo el ejemplo anterior, resulta que además de la tarifa de 8 € mensuales, de repente tu proveedor pasa a ofrecer planes intermedios, que ofrecen menos espacio en la nube a un precio más bajo.
Si tus clientes están plenamente satisfechos pagando los 8 € y tú te das cuenta de que no llegan a cubrir lo que implica un plan menor, ¿qué haces? Podrías cambiar su capacidad de almacenamiento a cambio de una rebaja en el precio… y obtener un poco más de rentabilidad.
Es decir, necesitas menos servicio de IT para prestar lo mismo a tus clientes… por lo que te ahorras ese exceso innecesario y encima aprovechas para aumentar la rentabilidad.
Sin olvidar la satisfacción de tu cliente, que acabará pagando menos mes a mes 🖖
Otra vía para optimizar los costes es poner el foco en los programas empleados. Los planes disponibles, las formas de pago, las fechas, las licencias, las funcionalidades de las herramientas… las posibilidades de optimizar son enormes.
Para esos casos, puedes tirar de una herramienta de gestión de activos software que te ayude a monitorizar y encontrar oportunidades de ahorro.
Todo se refleja en la contabilidad de TI
La contabilidad de los servicios de IT, tanto los prestados por tu empresa como los que te proveen terceros, es lo que determinará los números finales reales.
Todo gasto debe contabilizarse para que puedas deducírtelo.
De hecho, es un requisito fundamental de la ley de IVA en España para que el impuesto de cualquier factura puedas contabilizarlo como IVA deducible.
Así, si contabilizas los gastos y los ingresos de los servicios de TI en las cuentas adecuadas, tus deducciones tendrán sentido para la Agencia Tributaria y no correrás el riesgo de sufrir sanciones que tiren por tierra la estrategia planteada.
Para contabilizar los servicios de TI, habitualmente emplearás tanto la cuenta contable 629 Otros servicios como la 623 Servicios profesionales independientes.
5 buenas prácticas para sacar el máximo beneficio a la ITFM
Como ves, hay mucho que hacer.
Una gestión financiera de TI óptima en todo gobierno de TI requiere dedicación, tiempo y perseverancia.
Estos consejos podrían evitarte pasos en falso, ahorrarte tiempo y ayudarte a afinar:
- Los datos son esenciales; sin ellos, no podrás hacer previsiones, medir el rendimiento de los servicios de IT y calibrar sobre la marcha. Reúne todos los datos que puedas sobre activos, herramientas y servicios tecnológicos.
- La definición de objetivos te ayudará a mantener el rumbo. Emplea indicadores de rendimiento para saber si los servicios TI están dando los resultados esperados y tomar decisiones al respecto.
- Crea un plan estratégico para alcanzar los objetivos valiéndote de los ingredientes anteriores: haz un análisis inicial, elabora previsiones, plantea escenarios, cuida las facturas, contabiliza bien… y haz seguimiento 👇
- El seguimiento de gastos, ingresos y rendimiento en tiempo real es fundamental para crecer sin parar y acercarte a ese equilibrio ideal entre coste y calidad de los servicios de IT
- Y sobre todo, para controlar la tecnología, emplea tecnología
Porque es la que te va a permitir hacer todas esas tareas con poco esfuerzo.
¿Para facturar? Tecnología
¿Para elaborar informes? Tecnología
¿Para plantear escenarios financieros? Tecnología
¿Para optimizar costes? Tecnología
¿Y sabes qué tecnología te va a venir de maravilla para la gestión financiera de TI?
Se escribe con «eo», pero se pronuncia con «ío»
Pleo, la pareja de baile de la ITFM o gestión financiera TI
Pleo es una herramienta fenomenal para gestionar gastos.
De hecho, te ayuda con todos los puntos planteados anteriormente.
¿Hacemos un repasito para comprobarlo?
Teniendo en cuenta que es una solución de control de gastos que funciona con tarjetas inteligentes, ojo:
- Análisis financiero: Pleo te proporciona toda la información necesaria sobre los gastos de la empresa ✅
- Presupuesto y previsión de gastos: te ayudará mucho la información pormenorizada y detallada de gastos proporcionada por la aplicación ✅
- Generación de escenarios: los datos categorizados pasados también te servirán para dibujar distintas situaciones futuras ✅
- Informes: Pleo te permitirá crear informes de gastos en tan solo un clic desde su panel de control ✅
- Facturación: con Pleo no se te escapará ninguna factura de gasto en IT, por lo que podrás deducírtelas todas ✅
- Optimización de costes: ¿qué mejor que información en tiempo real sobre los gastos para optimizarlos? Y asegurar las facturas, claro… algo que Pleo hace con los ojos cerrados ✅
- Contabilidad: pues resulta que Pleo te permite exportar los datos de los gastos a tu programa de contabilidad sin despeinarte ✅
¡Toma ya!
Y ojo, que en la gestión de suscripciones y los gastos recurrentes en IT también tiene mucho que decir, porque con su módulo de facturas, no se te perderá ni una.
Resumiendo: Pleo es la máxima expresión en esto del control de gastos, sean de viaje, de representación, administrativos o de IT.
¿Por qué no lo pruebas para tu ITFM?
Gestión financiera de TI y gestión de gastos de Pleo… ¡al ataque!
