Presupuesto pyme: qué incluir y cómo elaborar uno anual

¿Cómo gestiona tu pyme sus finanzas?

¿Va pagando los diferentes gastos conforme van llegando y que sea lo que tenga que ser, esperando vender mucho y que no haya sorpresas?

¿O lo hace a lo pro, presupuestando tanto los gastos como los ingresos anualmente y haciendo ajustes?

Si estás en el primer grupo, toca ponerse las pilas, porque un presupuesto pyme anual es indispensable.

Es un imprescindible para tener las cuentas atadas en corto, evitar riesgos financieros y unas cuantas cosas más que veremos enseguida.

Si estás en el segundo grupo, pues ya sabes para qué sirve un presupuesto anual y lo que le ofrece a tu pyme. Pero... ¿lo elaboras de diez sobre diez o sientes que hay margen de mejora?

Eso también lo vamos a tocar: hablaremos de las ventajas de que las pymes hagan una planeación anual con su presupuesto, de qué incluir y de cómo elaborarlo paso a paso.

Veeeenga, que no hay tiempo que perder.

Todas las ventajas de contar con un presupuesto anual en una pyme

Agárrate, que viene una buena batería de razones:

• Conforme avance el ejercicio, podrás ir comparando lo real con lo presupuestado, para saber si todo está yendo según lo planeado o no
• Tanto si sí como si no, te dará una base para tomar decisiones informadas, hacer ajustes y aumentar las posibilidades de cumplir con los objetivos
• Reducirás los riesgos financieros, claro, al presupuestar situaciones que si luego no se cumplen, harían saltar las alarmas y podrías corregir
• El presupuesto anual, además, podría elaborarse pensando en distintos escenarios, para tener todas las opciones cubiertas y saber qué hacer en cada una
• Con el presupuesto anual sabrás cuánto puedes invertir y en qué departamentos, y conocerás de antemano el impacto de cada gasto
• El seguimiento de los gastos será mucho más sencillo al contar con un punto de partida

¿Cómo lo ves?

¿Hay ganas de elaborar el presupuesto de tu pyme y plantarte en esa situación tan idílica? 🙏

Pues venga, vamos primero con qué incluir en la elaboración del presupuesto.

Qué incluir en el presupuesto pyme anual

La idea del presupuesto es que recoja datos, datos y más datos para encarar el año con garantías.

Sin sorpresas desagradables, vamos.

Por ello, en la elaboración del presupuesto de una pyme habrá que incluir, sobre todo, previsiones.

Previsiones de ingresos, por ejemplo. Entre todos los productos, servicios e inversiones activas, ¿cuánto esperas que ingrese la pyme?

Te puedes ayudar del histórico, claro, sacando el dato del ejercicio anterior.

Del mismo modo que te puedes valer de datos anteriores para obtener los ingresos esperados, ¿por qué no lo haces con los gastos?

Porque la previsión de gastos para poder desarrollar la actividad de la pyme hay que incluirla, obviamente. Es el grueso del presupuesto.

De hecho, tendrás que añadir tantos tipos de gastos como tenga tu empresa.

¿Operativos?

¿Gastos financieros?

¿Gastos de viaje?

¿Inversiones?

¿Impuestos?

¿Y qué pasa con los inesperados? Es imposible predecir cierto tipo de gasto. Una multa conduciendo en un viaje de trabajo, un pequeño recargo por haber cometido un error con el IVA deducible... en fin, somos humanos y todo puede pasar.

Y por eso, lo suyo es que en el presupuesto añadas una pequeña partida que sumes directamente en la caja chica, por lo que pudiera pasar.

¿Qué más?

Pues tendrías que asignar las partidas que vas a destinar a cada departamento también. Es decir, que los gastos previstos tendrás que clasificarlos.

Asimismo, todas estas previsiones deberían ir acompañadas de un plan estratégico, con los objetivos a corto, medio y largo plazo.

Esas metas marcarán el rumbo de la empresa y son las que te permitirán comparar y tomar decisiones conforme vaya avanzando el ejercicio, con el fin de corregir las posibles desviaciones.

Y para acabar, pues un pequeño calendario de revisión. Incluye las fechas en las que se van a hacer las comparaciones entre lo presupuestado y la realidad, así como los posibles ajustes.

Con eso ya lo tendrías todo. Repasamos:

• Previsión de ingresos
• Previsión de gastos, por categorías y departamentos
• Partida para gastos inesperados
• Plan estratégico y objetivos a corto, medio y largo plazo
• Fechas para hacer el control presupuestario

Y ahora, sin más dilación, vamos con cómo hacer un presupuesto para una pyme paso a paso.

Cómo elaborar un presupuesto en una pyme de forma efectiva

Ya sabes qué incluir, pero... ¿qué orden sigues para desarrollarlo?

¿Qué hay que hacer primero?

Mira, mira, que son seis pasitos de nada 

#1 Define los objetivos financieros

Todo presupuesto se hace teniendo objetivos en mente.

Con esta partida, ¿qué esperas conseguir?

Sí, has previsto unos ingresos de X, pero... si buscas aumentar la facturación, ¿qué cambiará con respecto al año anterior? 

¿En qué invertirás para tener más ventas?

¿En qué ahorrarás para aumentar la rentabilidad?

Son preguntas cuya respuesta vendrá marcada por los objetivos financieros que añadas al presupuesto de la pyme.

Serán el faro, la guía, la luz que ilumine el camino.

Y si a mitad resulta que la pyme se ha desviado... pues tendrás que hacer ajustes, para intentar que esos objetivos planteados se cumplan sí o sí.

#2 Recopila toda la información, que no es poca

Ya has visto todo lo que hay que incluir, ¿no?

Que si ingresos previstos, que si gastos de todo tipo que esperas tener, imprevistos... ¡puf! 

Para las previsiones, además, puedes valerte de los historiales del año anterior. 

O si te sumerges un poco en la tecnología financiera de la buena, podrías emplear software que te permita calcular tendencias basándose en datos más allá de tu último historial.

Cuantos más datos sobre los que apoyarte, mejor.

#3 Analiza la situación financiera actual

La pyme, actualmente, ¿qué rentabilidad tiene?

Como líder financiero, ¿dónde crees que está el margen de mejora? ¿Y cuáles son los puntos fuertes?

¿La pyme es competitiva con respecto a su competencia?

Une estas respuestas a los objetivos marcados y ya no te faltará nada de nada para crear las partidas presupuestarias.

#4 Elabora el presupuesto de tu pyme

Y aquí, por fin, llega el momento de hacer las previsiones y repartir recursos.

El software financiero también puede venirte de perlas en este momento, ayudándote a proyectar datos y situaciones, así como a hacerte la planificación financiera.

Recuerda todo lo que debes incluir, ¿eh? 

Y presta especial atención a los gastos, que son los más imprevisibles y los que más categorías tienen.

¿Has considerado todos los gastos de viaje previstos?

¿Y los gastos de representación?

¿Y los gastos de marketing?

¿Y los costes de los servicios profesionales independientes que os ayuden con algún tema?

¿Y los salarios?

No te dejes nada, que si no luego habrá que hacer demasiados cambios y será más complicado cumplir con los objetivos planteados.

#5 Haz seguimiento al presupuesto

Ya lo tienes creado, ¡aleluya! 

Entonces, llega la fecha clave... y empieza el sarao.

Gasto por aquí y por allá, ingreso fenomenal, pequeño coste inesperado al que hay que hacer frente, facturas que lo demuestren todo...

Y llegada la fecha estipulada en el presupuesto de tu pyme, pues a revisar con lupa y tomar decisiones informadas.

¿El objetivo? Limar las posibles desviaciones entre la trayectoria real y la prevista, para llegar hasta el final del presupuesto sin grandes diferencias que trastoquen la estrategia financiera.

#6 Haz ajustes en el nuevo presupuesto y mejora una y otra vez

¡Año salvado!

Qué salvado: mucho mejor que eso.

Año mejorado con respecto al anterior, porque resulta que apenas ha habido gastos inesperados y las previsiones de costes se han cumplido. Pero sobre todo, porque los ingresos han crecido por haber invertido un poco más en gastos de marketing, consiguiendo así más clientes regulares.

¿Campanas al vuelo? Sí, que las alegrías derivadas de cumplir —y más— los objetivos hay que celebrarlas.

Pero poco, que toca ponerse manos a la obra otra vez y elaborar el presupuesto del año siguiente. Esta vez con un año más de datos y experiencia previa, lo que te hará más fácil la tarea de acertar de pleno.

¡A por ese nuevo año!

Cómo elaborar el presupuesto de una pyme en una hoja de cálculo fácilmente

Tienes herramientas de planificación financiera geniales para desarrollar presupuestos, que lo sepas.

Pero si tu pyme aún no está en el punto de tirar de ellas para presupuestar, siempre puedes recurrir a las célebres hojas de cálculo.

Crear ahí tu presupuesto es sencillísimo, siempre y cuando tengas claros los recursos destinados a cada partida, así como los ingresos previstos.

¿Es el caso?

Entonces, abre la hoja de cálculo y crea tres tablas: una para los gastos, otra para los ingresos y otra para el total.

La más grande será la de los gastos. Como los tienes categorizados, puedes añadirlos por bloques con un tipo de gasto por fila o individualmente, aunque es menos eficiente.

¿Y las columnas?

La primera, la identificación del gasto. La segunda, el gasto presupuestado y la tercera, el gasto real. Y en la cuarta, las diferencias.

Algo tipo así:

Añade tantas filas como gastos previstos tengas, obvio.

Haz lo mismo con los ingresos, y luego una tablita a modo de resumen como esta:

Insistimos: ahí faltan muuuchos gastos, pero esos ya los incluirás tú cuando te pongas en serio con esto.

Conforme avance el año y vayas teniendo datos, solo habrá que rellenar las columnas y ver las diferencias entre presupuestado y real.

¿Son muy grandes?

Y sobre todo: lo que marca la columna «Real»... ¿se acerca a los objetivos planteados?

Pues así una y otra vez, año tras año, haciéndolo con más precisión a cada nuevo presupuesto de la pyme.

Consejos finales para que tu pyme presupueste con acierto

¿Vamos con una pequeña rondita extra de consejos que sirvan de complemento a todo lo explicado?

Venga, aquí van:

1. Ten paciencia, que Roma no se construyó en un día: el aumento de la rentabilidad de la pyme depende de muuuchos factores y para que cada cambio estratégico u operativo que hagas surta efecto, suele hacer falta tiempo
2. Haz a todo el personal de la pyme consciente del presupuesto y de su seguimiento, departamento a departamento, para que todo el mundo sume y contribuya a lograr los objetivos
3. No te bases solo en el propio historial financiero de la pyme; hay herramientas financieras capaces de navegar entre cantidades ingentes de datos y leer entre líneas, para definir tendencias que se escapan a los cálculos manuales
4. Es importante que definas varias posibles situaciones: hay un contexto socioeconómico mundial que no depende de tu pyme y tendrás que ceñirte a lo que haya; plantea varios escenarios y las estrategias en cada uno de ellos
5. Acertar a la primera con un presupuesto anual es complicadísimo, porque hay muchos factores que no dependen de nosotros; por ello, es especialmente importante que hagas seguimientos regulares del presupuesto y ajustes en función de lo que veas

Y un extra, directamente conectado con ese seguimiento presupuestario: ¿qué te parecería automatizarlo, para que no tuvieras que dedicarle apenas tiempo? 

Pleo, en tu equipo para hacer seguimiento del presupuesto de tu pyme

Como tengas a tu equipo mucho tiempo de viaje, los gastos podrían amontonarse en la mesa.

Tickets, papeles, notas de gastos... y todo hay que bajarlo al registro, para que puedas hacer el control presupuestario.

Pues con Pleo, el registro de todos los gastos reales lo automatizas.

¡Boom! 

Y no solo eso, sino que también te aseguras la factura y su deducción en el impuesto de sociedades.

A golpe de clic, además: funciona con tarjetas de empresa, para que tu equipo las utilice cada vez que pague lo que sea al trabajar.

Con la propia aplicación de Pleo podrá hacer una foto al ticket, que el OCR para facturas reconocerá los datos y los registrará en el sistema, sin que nadie tenga que interpretar nada, ahorrando tiempo y errores manuales.

Y entonces, cuando llegues tú, al loro:

• Podrás hacer el control presupuestario en tiempo real, en el momento que quieras, sin tener que esperar a las revisiones calendarizadas
• Tendrás la seguridad de que todos los gastos registrados podrás deducirlos en el próximo ejercicio
• Podrás elaborar informes financieros en segundos, para analizar los gastos —en conjunto y categorizados— y tomar decisiones cuando quieras

¿Que un gasto se está excediendo de lo presupuestado?

Pues le pones remedio, sin esperar a la revisión oficial, antes de que sea demasiado tarde y el daño en las finanzas de la pyme esté hecho.

Fichaje no, ¡fichajazo!

Para clavar tu presupuesto pyme, suma la gestión de gastos de Pleo a tu equipo... y a volar.