Bienvenue dans notre guide complet sur la gestion des fournisseurs. Dans ce guide, nous approfondirons tout ce que vous devez savoir sur la gestion de vos fournisseurs. Nous expliquerons ce qu'est la gestion des fournisseurs et décrirons tous les aspects les plus importants de la gestion des fournisseurs.
Nous discuterons de l’importance et des avantages d’une gestion efficace de vos fournisseurs, ainsi que des conseils et des meilleures pratiques dont vous avez besoin pour y parvenir.
Qu’est-ce que la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs est un processus stratégique qui implique la gestion de la relation professionnelle entre une organisation et ses fournisseurs.
Il s’agit d’établir et d’entretenir des relations solides avec les entreprises et les personnes qui fournissent à votre entreprise les produits et services dont elle a besoin. Cela implique tout, du choix des bons fournisseurs à la collaboration. Cela permet d’améliorer leurs performances et de garantir que les fournisseurs choisis respectent les réglementations et normes appropriées dans tous les domaines.
Bien entendu, cela implique quelques défis à relever dans le processus. De nombreux problèmes peuvent survenir dans la gestion des fournisseurs, notamment :
- La perturbation de la chaîne d’approvisionnement entraînant des pénuries et des retards
- Des malentendus et des problèmes de communication entraînant des erreurs et créent des relations tendues
- Des bordereaux de qualité qui impactent votre activité et la satisfaction de vos clients
- Les fournisseurs résistent aux changements que vous pourriez vouloir mettre en place
La gestion de ces défis nécessite une planification minutieuse, une bonne communication et de bonnes compétences en résolution de problèmes. C'est pourquoi la gestion des fournisseurs est si importante.
Dans la gestion des fournisseurs, vous êtes l’intermédiaire entre votre entreprise et vos fournisseurs. Votre travail consiste à vous assurer que tout le monde est satisfait et que tout se passe sans problème.
Pour vous expliquer comment gérer des fournisseurs et accumuler les connaissances nécessaires pour gérer efficacement vos fournisseurs nous avons créé ce guide :
Nous aborderons les sujets suivants :
- Gestion des risques fournisseurs
- Évaluation des fournisseurs
- Sélection des fournisseurs
- Gestion de la relation fournisseur
- Suivi des fournisseurs
- Sourcing achat
- Procure to pay
- Gestion des approvisionnements
- Gestion des contrats fournisseurs
- Sourcing stratégique
- Optimisation des achats
- Processus d’approvisionnement
- Procédure d’achat fournisseurs
Ci-dessous, vous trouverez un résumé de chaque sujet de notre guide. Nous approfondirons chaque sujet dans les articles individuels qui leur sont consacrés. Commençons.
Le guide ultime de la gestion des fournisseurs
1. Gestion des risques fournisseurs
La plupart des entreprises dépendent, dans une certaine mesure, de fournisseurs tiers. Cela s’accompagne toujours d’un certain niveau de risque – et c’est pourquoi la gestion des risques liés aux fournisseurs est si importante.
La gestion des risques liés aux fournisseurs est une pratique qui consiste à identifier et à évaluer les risques potentiels dans votre chaîne d'approvisionnement. Il s’agit de maintenir une chaîne d’approvisionnement stable face aux perturbations, même s’il n’est pas toujours possible de prédire ce qui va se passer :
En quelques mots, la gestion des risques liés aux fournisseurs se compose de quatre éléments clés :
- L’identification des risques
- L'évaluation des risques
- L’atténuation des risques
- La surveillance et l’examen
Lorsqu'ils sont mis en œuvre efficacement, ces composants améliorent l'efficacité de votre chaîne d'approvisionnement et vous permettent de maintenir la continuité de vos activités, quels que soient les défis que vous pourriez rencontrer en cours de route.
Lire : Qu'est-ce que la gestion des risques fournisseurs - et quels en sont les avantages ?
2. Évaluation des fournisseurs
L’évaluation des fournisseurs consiste à déterminer si un fournisseur actuel ou potentiel correspond bien à votre entreprise. Il vous aide à établir des relations durables avec des fournisseurs sur lesquels vous pouvez compter – un élément important pour gérer une entreprise prospère.
Voici quelques conseils pour réaliser une évaluation efficace des fournisseurs :
- Définir vos critères d'évaluation
- Développer un système de notation des fournisseurs
- Identifier et évaluer les risques fournisseurs
- Réaliser régulièrement des audits auprès des fournisseurs
- Négocier les termes et conditions avec vos fournisseurs
- Réviser et mettre à jour votre processus d’évaluation
Avec une bonne compréhension de l’évaluation des fournisseurs et de la manière dont elle est effectuée, vous disposerez d’une base solide pour tirer le meilleur parti de vos efforts d’évaluation et pour établir des relations professionnelles durables.
Lire : Comment évaluer vos fournisseurs ?
3. Sélection des fournisseurs
Parce que vos fournisseurs font partie intégrante de votre entreprise, il est important de vous assurer que vous travaillez avec les bons. C’est l’objectif de la sélection des fournisseurs.
L’objectif de la sélection d’un fournisseur n’est pas seulement de choisir celui qui vous convient le mieux à ce moment donné, il s’agit d’établir une relation professionnelle qui profitera aux deux parties sur le long terme.
Il y a cinq étapes essentielles dans le processus de sélection des fournisseurs :
- Identifier les besoins de votre entreprise
- Dresser une liste des fournisseurs potentiels
- Définir vos critères de sélection
- Collecter les informations
- Négocier et finaliser le contrat fournisseur
En suivant ces étapes, aborder la sélection des fournisseurs de manière stratégique et prendre le temps d’examiner vos options, vous aidera à avoir une entreprise en bonne santé.
Lire : Bien sélectionner ses fournisseurs: guide pratique
4. Gestion de la relation fournisseur
Dans les sections précédentes, nous avons mentionné l’importance d’établir des relations professionnelles durables – et c’est exactement ce qu’est la gestion de la relation fournisseur (SRM).
L'objectif de la gestion des relations avec les fournisseurs est d'identifier les fournisseurs les plus essentiels à votre entreprise afin que vous puissiez investir dans l'entretien de relations solides avec eux.
Il y a cinq composants principaux dans le SRM :
- Segmentation des fournisseurs
- Développement de stratégie
- Établissement de relations
- Exécution de la stratégie
- Suivi des performances
Grâce à ces éléments, vous êtes prêt à lancer vos initiatives SRM et à commencer à construire des relations professionnelles solides et mutuellement bénéfiques.
Lire : Les 10 conseils pour bien gérer la relation fournisseur
5. Suivi des fournisseurs
Quel que soit le degré d’établissement de votre entreprise, il est important de vous assurer que vos fournisseurs respectent les normes que vous avez convenues pour votre partenariat. C’est exactement l’objectif du suivi des fournisseurs.
Surveiller les performances de vos fournisseurs peut vous aider à détecter les problèmes dès le début et à intervenir pour les résoudre si nécessaire.
Pour surveiller efficacement vos fournisseurs, vous devez suivre un certain nombre de bonnes pratiques. Ceux-ci incluent :
- Mise en place de KPI pour vos fournisseurs
- Comparer les performances de vos fournisseurs à des références pertinentes
- Utiliser un système de tableau de bord pour suivre les performances de vos fournisseurs
- Donner des commentaires à vos fournisseurs en fonction de vos conclusions
Grâce à ces bonnes pratiques, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos fournisseurs et établir des relations professionnelles durables.
Lire : Le suivi des fournisseurs: une étape à ne pas négliger
6. Sourcing achat
Dans le monde des affaires, le sourcing achats joue un rôle important et peut s'avérer assez complexe. Ce processus, à la fois stratégique et dynamique, consiste à identifier, évaluer et sélectionner les meilleurs fournisseurs pour satisfaire les besoins de l'entreprise. L'objectif ne se limite pas à trouver le prix le plus bas ; le sourcing implique de comparer les partenaires potentiels afin d'obtenir le meilleur compromis entre qualité, prix et délais de production. Le sourcing achats n'est pas une démarche ponctuelle, mais un processus continu. C'est un véritable exercice d'équilibre qui peut faire toute la différence.
Pour trouver le bon fournisseur, il faut suivre plusieurs étapes :
- Déterminer les besoins de l’entreprise.
- Identification du type de fournisseurs recherchés et collecte d’information.
- Entrer en contact avec vos fournisseurs.
- L'évaluation.
- La négociation.
Comme pour de nombreux processus de gestion des fournisseurs, si le sourcing est bien mis en place il peut nettement aider la santé financière de l’entreprise et apporter de nombreux atouts. Il y a trois avantages majeurs :
- Réduction des coûts et amélioration de la qualité
- Gestion des risques et amélioration de la performance
- Une indépendance vis-à-vis des fournisseurs
Link : Pourquoi opter pour le sourcing achat?
7. Procure to Pay
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, les entreprises doivent adopter des stratégies plus efficaces, en particulier dans le domaine des achats. Le Procure-to-Pay (P2P) est l'une de ces stratégies, visant à améliorer le contrôle des dépenses et l'efficacité opérationnelle. Cette approche englobe l'ensemble du processus d'achat, depuis l'identification des besoins jusqu'au paiement, en passant par la gestion des bons de commande et la réception des factures.
Les étapes à suivre sont les suivantes :
- La demande d'achat
- L'approvisionnement
- La gestion des factures fournisseurs
- Le paiement
Link : En quoi la méthode du Procure-to-Pay est-elle avantageuse?
8. Gestion des approvisionnements
La gestion de l'approvisionnement est essentielle après l'achat de biens et services. Elle couvre toutes les étapes, de la négociation des prix des matières premières à leur stockage et distribution, y compris les produits finis, marchandises, et pièces nécessaires. Son objectif est de maintenir un équilibre optimal entre les stocks et la demande client, tout en surveillant les tendances du marché. Une gestion efficace optimise les achats, évite les surstocks et ruptures de stock, réduit les coûts de stockage, et améliore la rentabilité de l'entreprise. L'approvisionnement est donc un pilier central de la stratégie financière des entreprises, quel que soit leur secteur d'activité.
- Méthode Calendaire
- Méthode Juste-à-temps
- Méthode Kanban
- Méthode Point de Commande
- Méthode MRP (Management de Ressources de Production)
- Méthode Empirique
- Méthode Prévisionnelle
Les étapes clés de la gestion des approvisionnements :
- Évaluation des besoins et planification des achats
- Sélection des fournisseurs
- Comparaison des offres et négociation
- Production et livraison
- Suivi du service client et gestion des retours
Link : Les avantages d’une bonne gestion d’approvisionnement
9. Gestion des contrats fournisseurs
Une fois qu'un fournisseur est sélectionné, rédiger un contrat de qualité est important et demande une attention particulière. Cette étape englobe la négociation, la validation interne, et la rédaction du contrat pour garantir le respect des engagements mutuels et minimiser les risques. La gestion des contrats fournisseurs nécessite une attention méticuleuse et une communication claire entre tous les collaborateurs, ainsi que des mécanismes de suivi pour évaluer la performance des fournisseurs et réagir en cas de non-respect des termes contractuels.
Les 7 astuces :
- Mettez en place un processus de négociations fluide
- Soyez indépendants !
- Limiter les risques juridiques et financiers
- Centraliser vos données contractuelles
- Définissez les attentes
- Savoir gérer une forte augmentation des contrats
- Opter pour une solution digitale
Link : 7 astuces pour mieux gérer vos contrats fournisseurs
10. Sourcing stratégique
Le sourcing stratégique optimise les opportunités d'achat en alignant continuellement les besoins de l'entreprise avec les possibilités du marché. Cette approche intègre la collecte de données, l'analyse des dépenses, l'étude de marché, la négociation, et la conclusion de contrats. Ce processus a pour objectif d'améliorer en continu les activités d'achat et de les réévaluer régulièrement. Il doit être maintenu et perfectionné sur le long terme.
Un processus de sourcing fournisseur stratégique s’organise autour de trois actions clés :
- Centraliser les informations fournisseurs et les dépenses en un seul endroit
- Utiliser un réseau commercial numérique pour chercher de nouveaux fournisseurs
- L’automatisation des outils
Link : Le sourcing stratégique, une méthode bénéfique sur le long terme
11. Optimisation des achats
Les entreprises évoluent dans un environnement compétitif où la gestion des achats représente entre 60% et 70% du chiffre d'affaires des entreprises françaises. L'optimisation des achats est cruciale pour améliorer la rentabilité en réduisant les coûts d'acquisition des biens et services nécessaires. Cette fonction va au-delà de l'approvisionnement simple, s'appuyant sur une stratégie commerciale qui influence directement la rentabilité globale. En alignant les achats avec les objectifs commerciaux et opérationnels, l'optimisation des achats permet de réduire les coûts, d'augmenter les marges, de créer de la valeur pour les clients, et de favoriser la croissance et la fidélisation.
Pour optimiser au mieux vos achats, il y a plusieurs étapes à suivre. En voici la liste :
- Analyser et préparer en amont
- Centraliser les achats
- Regrouper le panel fournisseurs
- Automatiser les processus d'achat
- Intégrer la responsabilité sociale et environnementale (RSE)
- Échanger des bonnes pratiques entre acheteurs
Link : Savoir optimiser ses achats : une stratégie importante
12. Processus d’approvisionnement
L'approvisionnement assure la disponibilité continue des biens et services essentiels à l'organisation. Ce processus englobe toutes les étapes, de la planification des besoins à la réception et au stockage des matériaux. Il veille à ce que les quantités requises soient disponibles en temps voulu, tout en respectant les standards de qualité et les exigences de l'entreprise.
On distingue trois différents processus d’approvisionnements :
- Approvisionnement individuel
- Approvisionnement en stocks
- Approvisionnement juste à temps
Link : Bien comprendre le processus d'approvisionnement, étape par étape
13. Procédure d’achat fournisseurs
Le processus d’achat se rapporte à l’ensemble des activités servant à acquérir, auprès d’un fournisseur, les produits ou services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Cette étape doit être bien organisée afin d'éviter des dépenses supplémentaires et pour maintenir un budget cohérent. Ce processus pousse à une meilleure productivité et rentabilité pour l’entreprise. Il aide aussi à consolider la relation avec vos fournisseurs.
Les étapes à suivre :
- Identifier les besoins
- Trouver les meilleurs fournisseurs
- Lancer un appel d’offre
- Choisir ses fournisseurs
- Il est temps de négocier !
- Conclure et signer le contrat