Control de gastos de empleados: cómo gestionar los gastos de tu equipo
Una de las tareas principales de los CFOs, tradicionalmente, ha sido el control de gastos de empleados.
Antes se hacía para ir cuadrando números y que tu equipo recuperara todo el dinero adelantado de su bolsillo.
Pero con el nivel tecnológico actual, la forma en que controlas los gastos de empleados determina si tu empresa cuenta con la visibilidad financiera necesaria para crecer… o si ocurre justo lo contrario.
Sí, el gasto de empresa por empleado se ha convertido en toda un área estratégica para cualquier líder financiero que busque visibilidad total y, con ella, poder anticiparse tomando decisiones fundamentales.
¿Vemos cómo controlarlo de diez sobre diez en la actualidad?
¿Qué son los gastos de empleados?
Cuando hablamos de gastos de empleados nos referimos a todos aquellos desembolsos que realizan las personas de la compañía en el ejercicio de sus funciones.
No se trata de un café personal o de una compra privada, sino de gastos directamente vinculados con la actividad laboral.
Fácil, ¿no?
Si Juan paga por un taxi de camino a reunirse con un cliente, eso es un gasto de empleado ✅
Si se compra un helado al acabar la reunión para celebrarlo dándose un capricho, eso no ❌
Lo importante, al final, está en establecer criterios claros para distinguir qué se considera un gasto de empleados, como por ejemplo:
- Que exista relación directa con la actividad profesional
- Que estén debidamente documentados y justificados
- Que cuenten con autorización previa o, al menos, se ajusten a la política de gastos de empresa
- Que respondan a una necesidad real del trabajo
- Que se presenten en el plazo establecido y con la vigencia adecuada
Porque esa es otra: los gastos de empleados ayudan a tu empresa a rebajar la cuota sobre la que se calcula el impuesto de sociedades.
Vamos, que los gastos que tiene tu equipo en su día a día ayudan a la empresa a pagar menos impuestos, porque los gastos lo normal es que se deduzcan si se justifican correctamente.
Sigamos: con esos filtros o criterios, la empresa gana en claridad y evita que se mezclen gastos personales con corporativos.
Y, sobre todo, se reduce el riesgo de cometer errores, deducirse el mismo gasto dos veces o incluso de sufrir las consecuencias de un fraude financiero.
Al final, el objetivo es sencillo: que el gasto de cada empleado quede registrado con precisión, encaje en las políticas de la empresa y ofrezca al CFO la información que necesita para tener control absoluto sobre el flujo de dinero de la empresa.
Blanco y en botella.
Ventajas de priorizar el control de gastos de empleados
¿Para qué tanto esfuerzo en controlar los gastos de empleados?
Fácil: porque hacerlo bien multiplica la eficiencia de toda la empresa.
Sigamos con la transparencia. Saber en qué se gasta cada euro y quién lo gasta evita sorpresas desagradables y te permite anticipar decisiones financieras con datos reales.
Y el control de costes, claro: si identificas a tiempo los gastos innecesarios, puedes recortar fugas y renegociar contratos antes de que sea demasiado tarde.
Luego está el tiempo; automatizar y ordenar la gestión de gastos de empresa libera a tu equipo de tareas administrativas repetitivas.
Menos hojas de cálculo y más foco en lo que importa: desarrollar la estrategia financiera y tomar decisiones informadas para aumentar la rentabilidad.
Y ojo, que no todo es beneficio para la empresa y ya está: al final, tu equipo también tiene premio.
Para ellos, un proceso ágil y transparente de control significa menos quebraderos de cabeza al presentar tickets y más rapidez en los reembolsos.
Eso se traduce en satisfacción y confianza, ingredientes esenciales para que tu equipo no quiera dejarte nunca.
No es poca cosa, ¿no?
Confirmado: hay que aprender a controlar los gastos del equipo.
Tipos de gastos de empleados
Sí al control, pero... ¿a qué tipos de gastos te enfrentas?
¿Cuáles son los gastos a los que hace frente tu equipo en su día a día?
No será lo mismo el equipo que no se mueve de la oficina que el que está de viaje de trabajo cada dos por tres, ¿no?
Por ello, lo suyo es clasificarlos en gastos fijos y gastos variables.
Los gastos fijos son esos pagos regulares y predecibles que sostienen la operativa básica: suscripciones a softwares de empresa, herramientas financieras, Internet, etc.
Son fáciles de prever, pero también fáciles de pasar por alto si nadie revisa si siguen siendo necesarios o si hay gastos dándose por duplicado.
Ojito con eso.
Y luego están los difíciles, que son los gastos variables. Aquí entra todo lo que depende de proyectos concretos o de la actividad comercial.
Desde materiales específicos hasta comidas puntuales con clientes, son más complicados de anticipar, pero precisamente por eso necesitan un seguimiento más detallado.
Dentro de este grupo, todo un clásico: los gastos de viaje y los gastos de representación.
Billetes de avión, hoteles, taxis, alquiler de coches, comidas de negocio… Todo lo que acompaña a un desplazamiento laboral.
Son los más visibles y los que suelen concentrar la mayor parte de las políticas de gastos de cualquier empresa.
Resumiendo: cada tipo de gasto requiere un enfoque diferente.
Los fijos piden revisiones periódicas para evitar ineficiencias. Los variables, flexibilidad y visibilidad en tiempo real. Y los de viaje, un control exhaustivo para que no se disparen sin que nadie lo note.
Métodos tradicionales de control de gastos de empleados
Hasta hace unos años, los gastos de empleados se gestionaban con métodos muy básicos.
Y aunque todavía siguen vigentes en muchas empresas, cada vez muestran más sus limitaciones.
El primero es el control manual.
Manual, atención 😶🌫️
Hojas de cálculo infinitas, tickets grapados en informes y largas cadenas de emails para aprobar cada gasto. Un espanto.
Funciona en empresas muy pequeñas, pero a medida que crece el equipo, se convierte en un dolor de muelas: errores, gastos duplicados y muuuucho tiempo perdido para solucionar los imprevistos.
Otra vía clásica es el software contable estándar. El sencillito, el de nivel justito, más pensado para un control de gastos personal.
Hablamos de programas que permiten registrar gastos, sí, pero que no están pensados para la gestión dinámica del día a día de la empresa.
Suelen quedarse cortos en visibilidad y no ofrecen la flexibilidad que necesita un líder financiero que busca control en tiempo real.
También está el enfoque del presupuesto base cero, en el que cada equipo justifica sus propios gastos ejercicio tras ejercicio.
Bien aplicado, ayuda a optimizar, pero requiere un nivel de disciplina y de tiempo que no todas las empresas pueden dedicar.
Y por último, algunas empresas optan incluso por externalizar la gestión de gastos.
Hablamos de soluciones especializadas que se encargan de revisar, aprobar y cuadrar los números. Soluciona parte del problema y te regala tiempo, pero te aleja del control directo y, sobre todo, de la visibilidad inmediata que debería tener un departamento financiero moderno.
En definitiva: los métodos tradicionales han servido para salir del paso, pero se quedan cortos en eficiencia y transparencia.
Y si lo que buscas es un área financiera capaz de anticiparse, toca mirar más allá. Un poco solo, que enseguida te vamos a dar la mejor solución.
Pista: implica tecnología financiera.
Cómo controlar los gastos de tu equipo: 10 consejos para hacerlo de 10
Sí, los métodos más tradicionales se han quedado atrás.
Entonces, ¿cómo controlar los gastos de una empresa de forma eficiente sin perder de vista lo importante?
Aquí diez básicos que marcan la diferencia:
- Define una política de gastos clara: que todo el mundo sepa qué se puede gastar, cómo justificarlo y en qué plazos
- Asigna presupuestos por equipo o proyecto: poner un límite y un responsable evita que el control recaiga solo en el equipo de finanzas
- Digitaliza los procesos: basta de tickets en papel u hojas de cálculo larguísimas; una app de control de gastos lo simplifica y agiliza todo
- Establece flujos de aprobación rápidos: con niveles claros según importe o categoría, pero sin burocracia innecesaria
- Categorización automática de gastos: viajes, software de gestión, materiales, representación… cuanto más estructurado, más fácil de analizar
- Activa alertas inteligentes: que salte un aviso si se supera un presupuesto o aparece un gasto que no respeta las políticas definidas
- Haz auditorías periódicas: revisar periódicamente los informes de gastos ayuda a detectar fugas y patrones extraños
- Integra con contabilidad: que los datos de los gastos generados fluyan a tu ERP o programa de contabilidad sin tener que picar datos a mano
- Forma y comunica al equipo: cuanto más entiendan la política de gastos y la herramienta financiera, menos errores y más compromiso
- Evalúa y ajusta de forma continua: el mercado cambia y la empresa también, por lo que deberías revisar las políticas y los límites de gasto forma regular
¡Toma tabla de los diez mandamientos!
Con ellos, el control de gastos dejará de ser un lastre y se convertirá en un sistema vivo que proporciona visibilidad, evita sobresaltos y os libera tiempo tanto a ti... como a tu equipo.
¿Y recurrir a un moderno software de control de gastos de empresa?
Hasta aquí hemos visto buenas prácticas que puedes aplicar desde ya con lo que ya tienes.
Pero si quieres sacar nota, esta llega cuando pasas de un control manual o semimanual a un sistema digital diseñado específicamente para ello, para el control de gastos de tu equipo.
Y es que un software de control de gastos de empresa no solo agiliza el trabajo, sino que cambia por completo la forma en la que tu equipo entiende y gestiona cada gasto.
¿Cómo?
No te lo pierdas:
- Automatiza tareas repetitivas, desde capturar un recibo hasta generar informes en segundos, sin apenas intervención manual
- Aporta visibilidad en tiempo real: puedes ver al momento qué está gastando cada departamento, detectar anomalías y reaccionar sin esperar al cierre mensual
- Refuerza el cumplimiento: la propia herramienta aplica la política de gastos que hayas definido y bloquea las operaciones que no encajen
- Facilita la auditoría: almacenamiento digital, trazabilidad completa y documentos siempre accesibles... un alivio para cualquier revisión interna o externa
- Se integra con el ecosistema financiero, para que no haya islas de información típicas de los silos organizacionales: el software se conecta con tu ERP, con contabilidad y con las herramientas de tu stack tecnológico que ya tengas en uso
- Y mejora la experiencia del empleado, porque reportar gastos deja de ser un proceso tedioso y se convierte en algo rápido, móvil y sin fricciones, dándose el reembolso de los gastos de viaje —y los que no son de viaje— en tiempo récord
No, no hablamos un programa más candidato a formar parte de tu elenco de herramientas como otra cualquiera, sino de un recurso estratégico que te da control, transparencia y mucho tiempo.
Justo lo que necesitas como líder financiero para anticiparte y tomar decisiones que maximicen la rentabilidad de la empresa.
Para software de control de gastos de empresa... Pleo
Si hablamos de opciones, ¿por qué no empezar —y acabar— por la mejor de las mejores?
¡Es Pleo!
Con este software de gestión y control de gastos de empleados, tu equipo puede subir una factura simplificada con una simple foto y olvidarse del papel.
La información se digitaliza al instante gracias a nuestro OCR para facturas y se sincroniza con tu contabilidad.
Tú, como CFO, ganas visibilidad en tiempo real de cada gasto, con alertas, flujos de aprobación y políticas aplicadas de forma automática.
¿Y tu equipo?
No sentirá que está rellenando papeles, atrapado en la burocracia; sentirá que está usando una herramienta de lo más ágil, que no hace otra cosa que ahorrarle tiempo.
¿Y el departamento financiero?
Se ahorrará horas y horas revisando notas de gasto y tickets, además de corrigiendo errores o picando datos a mano.
¡Ventajas para todos!
Pleo no es otro software más, no. Es un aliado que convierte el control de gastos en todo un recurso estratégico: menos tareas manuales, más transparencia y más capacidad para que te anticipes a lo que está por venir.
¡Viiiiiva! La gestión de gastos de Pleo te espera... ¡para que saques matrícula de honor en el control de gastos de tus empleados!
