«¡Hay que reducir el gasto! ¡Hay que reducir el gasto como sea!»
En el mundo empresarial, llegó un momento en que casi todo el mundo hizo de la reducción de gastos su mantra. Si reduces gastos, eres más rentable, así que sobre el papel estaba bien.
Pero no, la tecnología nos ha traído algo todavía mejor: más que reducir gastos, lo realmente interesante es optimizarlos.
La optimización de gastos es la nueva consigna de empresas en busca de crecimiento y prosperidad. Porque ganas en rentabilidad sin la necesidad de eliminar partidas presupuestarias de golpe, lo que a veces puede ser contraproducente, un retroceso.
Optimizar gastos implica invertir los recursos justos para cada uno, de modo que cuentes con un extra de capital disponible para emplearlo en lo que necesites.
Y eso es algo que pueden hacer empresas de todos los tamaños, desde pymes hasta grandes corporaciones.
Toda empresa que gaste tiene una oportunidad de oro con la optimización.
¿Vemos por qué y cómo llevarla a cabo?
Qué es la optimización de gastos y por qué es tan importante para tu negocio
Como decíamos, optimizar gastos no implica necesariamente reducirlos.
Cuando reduces gastos, directamente los eliminas para que disminuyan. Y la rentabilidad es lógico que aumente, sí, pero… ¿sin esos gastos, vas a poder seguir produciendo igual?
¿En qué te va a afectar eliminar esos costes?
Es un arma de doble filo, así que cuidado.
Si optimizas los gastos, en cambio, más que eliminar o reducir, te dedicas a ajustar. A evaluar cuánto gastas y en qué, ajustando al céntimo para conseguir la máxima rentabilidad.
Si reduces costes, lo de mejorar la rentabilidad no lo tienes garantizado. Si optimizas esos costes, en cambio, sí.
Comprenderás entonces por qué se vuelve una cuestión tan importante lo de optimizar gastos, ¿no?
Si no lo haces en tu empresa, cuidado con el riesgo financiero de gastar de forma excesiva, que estaría cerca de convertirse en realidad.
Y si gastas de más, perderás oportunidades de crecimiento, porque no estarás contando con un dinero que, de optimizar gastos, sí tendrías en la caja de la empresa.
Por no hablar, claro, de que te privarías de ese aumento de la rentabilidad, el sueño de todo líder financiero.
¿Es importante la optimización de gastos o no?
Por si no ha quedado claro que sí, vamos a profundizar un poquito más en sus bondades.
Beneficios de la optimización de gastos de tu empresa
La optimización de gastos va unida inexorablemente con el concepto de la rentabilidad. Es así: optimizas y ajustas lo que haga falta para, al final, ser una empresa más rentable.
Además, la optimización evita que salga más dinero de la caja, mejorando la liquidez y dándote más músculo financiero.
Imagina que de pronto llega un gasto inesperado y no cuentas con fondos suficientes en la caja chica. ¿Qué haces?
¿Cómo te recompones? ¿Reduciendo presupuesto de aquí y de allá, sin valorar con calma si es factible? ¿Qué consecuencias podría tener eso? ¿Qué estarías dejando de ganar?
Olvídate: es mejor afrontar los imprevistos con dinero en la cuenta del banco que sin él.
Si lo tienes, además de afrontar imprevistos, podrás aprovechar las oportunidades que se presenten.
Pon que de pronto una empresa lanza la herramienta total de gestión de inventarios. Estimas que con ella vas a ahorrar tiempo en los procesos y a pagar menos de lo que te cuesta el software actual.
Hacerte con esa herramienta se vuelve casi una obligación, pero… el coste mensual es muy alto. Eso sí, al pagar todo el año de golpe, obtienes un descuento de lo más interesante.
¿Qué haces? Pues contratas la licencia para todo el año, claro, para lo que te hace falta dinero… que tendrás esperándote en la caja de la empresa si has hecho los deberes y optimizado gastos como toca.
¿Vemos cómo?
Cómo optimizar gastos: los tres pilares fundamentales
Cuando te planteas empezar a optimizar gastos, tienes que considerar tres aspectos por encima de los demás: el uso de los datos para tomar decisiones, la tecnología para automatizar y la operativa que materialice en el día a día la nueva realidad.
Una realidad en la que todos los tipos de gastos de la empresa están optimizados, la rentabilidad por las nubes y tú, durmiendo como un lirón por las noches.
¿Y qué deberías considerar de cada uno de esos tres puntos clave?
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#1 Toma decisiones informadas, basándote en datos
Los datos son la guía que debes utilizar para la optimización de gastos.
Porque para saber qué optimizar, tendrás que saber cuánto se está gastando, ¿no? Y también cuánto está aportando ese coste a la rentabilidad del negocio.
Necesitas contar con toda la información financiera de tu empresa. Con toda. Y si es en tiempo real, mejor.
¿Cuánto se gasta en… gastos de viaje?
¿Y en gastos de gestión?
¿Y en gastos de representación?
Y en relación con los ingresos, ¿qué papel desempeña cada gasto? ¿Son todos realmente necesarios o podrían limitarse de alguna forma?
Haz una evaluación basada en datos y, con lo que salga, decide. Ajusta.
Que optimices, vamos.
Y si el resultado de la evaluación es que hay que reducir necesariamente los gastos… pues podrías, por ejemplo, lanzarte a una negociación con proveedores, a ver si consigues que te bajen el precio.
Cuentas con la confianza de haber sido un pagador fiel durante todo el tiempo que hayas estado con ellos, así que no pierdes nada por intentarlo.
O ponte manos a la obra con la gestión de suscripciones y analiza cuál puedes dar de baja sin trastocar la operativa de nadie.
Por ejemplo, ¿eh? Que gastos para reducir… ya sabes que hay muchos.
#2 Usa tecnología para ganar en eficiencia
Para recolectar información sobre los gastos te va a hacer falta tecnología financiera; no hay otra.
Bueno, puedes recurrir a las notas de gastos de toda la vida, pero vas a perder muuuucho tiempo con ellas. Tu equipo tendrá que revisarlas, ver las facturas simplificadas y completas, hacer el reembolso de los gastos de viaje… una locura.
Improductividad total 👎
Y no quieres eso, porque la improductividad juega en contra de la rentabilidad, y estamos aquí para aumentarla.
Tira de tecnología mejor, agente responsable de llevar la automatización de procesos a la máxima expresión.
Por ejemplo, puedes emplear una solución de gestión de gastos que, en cada pago con tarjetas de empresa, registre el coste y lo categorice automáticamente.
Así, todos los gastos van registrándose en tiempo real, sin necesidad de que nadie haga esfuerzos o revise papeleo.
Y tú, claro, tendrás esa información lista para cuando la necesites. Habíamos dicho datos, ¿no?
Aunque la tecnología no acaba ahí; en lo que se refiere a automatizar procesos, ganar eficiencia y reducir errores, hay un poco de todo.
Una herramienta de gestión de proveedores, por ejemplo, te permitirá agilizar tu relación profesional con ellos, todos los procesos.
Una herramienta de gestión de inventarios optimizará los tiempos de la cadena de suministro, de modo que se ahorre tiempo y dinero.
Un visualizador de datos te permitirá manejar grandes volúmenes de información, analizándola y extrayendo conclusiones fácilmente.
Un CRM le ahorrará mucho tiempo a los equipos de ventas y atención al cliente, y un ERP… os permitirá acortar plazos de casi todos los procesos a todo el equipo 💣
¡Viiiiva la tecnología en forma de software para empresas!
#3 Revisa regularmente… y ajusta lo que haga falta
Recolectas datos, los analizas, tomas decisiones para optimizarlos y la caja de la empresa lo agradece.
¿Y entonces?
Pues vuelta a empezar, porque la optimización de gastos, en realidad, no se acaba nunca.
Siempre habrá algo que optimizar, porque las condiciones de los mercados cambian, la experiencia con los proveedores cambia, los equipos cambian y la tecnología, también.
Todo cambia, así que siempre podrás mejorar la optimización, consiguiendo que tu empresa ahorre cada vez más dinero y pueda invertirlo en crecer.
Pleo, el todo en uno para optimizar gastos
Sí, la optimización de gastos no es solo dejar de gastar dinero.
Es maximizar la rentabilidad. Es ajustar unos gastos y otros, para que la empresa gaste lo justo y disponga de todos los recursos posibles para desarrollarse de forma orgánica.
Así, poquito a poquito, los márgenes de rentabilidad no dejarán de crecer y a ver, a ver qué depara el futuro en unas condiciones tan favorables.
Pero para eso ya sabes lo que toca: optimizar gastos como si llevaras toda una vida haciéndolo.
Como probablemente no sea así, te invitamos a que eches un ojo a la solución Spend Optimization de Pleo, el no va más.
¿Quieres gestionar los pagos a los proveedores recurrentes? Se puede ✅
¿Quieres administrar los gastos de tu equipo, los operativos, los fijos y todos los que se te ocurran? Se puede, sí ✅
¿Quieres tener a tu disposición un panel de analítica que te permita cargar datos de los gastos, visualizarlos y tomar decisiones informadas? Adivina: se puede ✅
Y la guinda del pastel: ¿quieres conocer aspectos clave sobre los gastos sobre la marcha, como tendencias, máximos, categorías, equipos y demás? Con Pleo se puede ✅
El Spending Optimization de Pleo es la herramienta perfecta para recopilar gastos automáticamente, visualizarlos, analizarlos, tomar decisiones al respecto y optimizarlos.
¿Y al final?
Pues lo que decíamos antes: rentabilidad, flujo de caja y la posibilidad de aprovechar todas las oportunidades que se le presenten a tu empresa.
Entonces qué, ¿comienzas a la de ya con la optimización de gastos o no? Pásate por el Spending Optimization y hala, ¡a volar!