Reconocimiento OCR: qué es, beneficios y cómo funciona

Todo lo que no sea emplear reconocimiento OCR para facturas para ayudarte con la facturación y gastos de tu empresa es inexplicable hoy en día.

Cierto es que se trata de una tecnología que todavía tiene margen de mejora, pero es tanto lo que puede hacer por ti que sería absurdo no darle una oportunidad.

¿Cómo llevas lo de la digitalización de facturas? ¿Y la gestión de gastos de tu equipo?

Si la respuesta a alguna de esas dos preguntas no es «de auténtico lujo», sigue leyendo.

Son procesos —ampliamente relacionados— que han cambiado bastante a lo largo de los últimos años gracias a los avances tecnológicos, así que ya no hay excusa.

Esos avances toman forma bajo el nombre de reconocimiento OCR para facturas y gastos, sistema o tecnología que te permite reconocer automáticamente datos de facturas —hayan sido papeles físicos previamente o no—, validarlos y llevártelos a tu contabilidad sin esfuerzo.

Sin esfuerzo, de verdad: solo tienes que validar los datos escaneados, hacer clic aquí y allá... y listo.

¿No sabes de qué hablamos?

¿Se te está nublando la vista con eso de «OCR»? 

Pues venga, que no hay tiempo que perder.

¿Qué vas a aprender si te quedas or aquí?

• Qué es el reconocimiento OCR y cómo se aplica a la gestión de gastos de empresa
• Los beneficios reales para el departamento financiero
• Cómo funciona paso a paso: qué datos reconoce y cuáles le cuestan más
• Qué funciones debe tener el software que elijas
• Una comparativa de herramientas con OCR para facturas y gastos

Vamos allá.

La digitalización de facturas y sus ventajas

Antes de entrar en la tecnología OCR como cuchillo en mantequilla, conviene definir a qué se refiere eso de digitalización de facturas.

Realmente puede ser dos cosas:

• El escaneo de las facturas en papel físico
• O la extracción de los datos de un documento digital, como una factura en PDF

¿Qué sucede?

Que hay cierta confusión al respecto cuando decimos «digitalización de facturas», porque puede referirse a escanear un papel y obtener un PDF... o a extraer los datos de uno.

Por cuestiones prácticas, cuando hablemos de digitalización de facturas, daremos por hecho que, vengan de un papel o de un documento digital, lo que hacemos es extraer los datos.

Es decir, la digitalización de facturas consiste en extraer sus datos, ya sea un papel físico o directamente un documento digital, ¿vale?

Entenderás, entonces, la de ventajas que lleva asociado del proceso, ¿no?

• Te permitirá ahorrar un tiempo precioso; ese tiempo que había que invertir picando datos a mano, del papel físico o del PDF digital al programa de contabilidad
• Tu contabilidad estará más organizada que nunca, porque todos los datos estarán en el mismo sitio y las molestas facturas en papel desaparecen —aunque si el programa para escanear facturas no está homologado por Hacienda, tendrás que conservarlas unos años, como veremos al final—
• Los datos estarán informatizados y centralizados, por lo que serán de fácil acceso para varias personas a la vez: ¡viva las finanzas cloud!
• Y claro, los datos estarán más a salvo en un entorno online protegido con protocolos de seguridad que en un cajón sin llave, ¿no?

Sí, la digitalización de facturas debe ser una prioridad para ti como CFO, sin duda alguna.

¿Y qué término lleva irremediablemente asociado?

Naturalmente: OCR.

¿Qué es un OCR para facturas y gastos y por qué te interesa tanto contar con uno?

El acrónimo OCR hace referencia a la expresión «Reconocimiento Óptico de Caracteres».

El reconocimiento OCR es una tecnología capaz de leer documentos de todo tipo —hojas con datos alfanuméricos, tablas de cálculo de Excel, capturas de pantalla, etc.—, reconocer la información automáticamente y extraerla para ser leída en el ordenador.

Lo que antes hacía alguien picando datos a mano, el OCR lo hace en segundos.

Aplicado a la gestión de gastos, el software de reconocimiento óptico de caracteres va mucho más allá de escanear facturas de tus proveedores.

Hablamos de un sistema que captura cualquier justificante de gasto —un ticket de taxi, una factura de hotel o un recibo de restaurante— y extrae todos sus datos relevantes de forma automática.

La inteligencia artificial hace que el proceso sea cada vez más preciso: el sistema no solo lee, sino que interpreta, cruza datos y valida sobre la marcha.

¿El resultado? Digitalización de gastos en tiempo real, sin errores de transcripción y con toda la información lista para integrarse en tu programa de contabilidad.

Los componentes del reconocimiento OCR

Para entender por qué funciona tan bien, conviene que conozcas qué hay dentro de esta tecnología tan cañera:

• Preprocesamiento de imagen: el sistema mejora la calidad de la imagen antes de leerla —ajusta contraste, elimina ruido y corrige la inclinación—
• Reconocimiento de texto: la parte central, donde la tecnología OCR identifica los caracteres y los convierte en texto editable.
• Inteligencia artificial e interpretación contextual: la IA ayuda a deducir datos incompletos apoyándose en otros del mismo documento o en fuentes externas. Si el IVA es del 21 % sobre 1.000 €, aunque el papel esté arrugado, el sistema llega a los 210 € sin problema.
• Validación manual: ningún OCR es perfecto, así que siempre hay una capa de revisión humana... Aunque en los mejores sistemas se reduce a segundos.

¿Y qué más te aporta esta tecnología financiera tan potente?

Los beneficios de los OCR para facturas

Más allá del ahorro de tiempo —que ya es mucho—, el impacto del OCR en las finanzas de una empresa es bastante más amplio.

¿Vemos las ventajas del OCR para los departamentos financieros?

• Un sistema OCR para facturas te permite procesar rápidamente los gastos que va pagando tu equipo y, de esa forma, controlarlos en tiempo real
• También es un método fantástico para buscar información entre una pila de documentos y archivos, que de otra manera —manual— podría ser un auténtico martirio
• El software OCR para facturas y gastos facilita, además, la validación de los datos extraídos porque es algo intrínseco en sus características: como pueden cometer errores, siempre exigirán una validación manual... que además se hace de forma rápida
• Esa agilidad también se ve reflejada al exportar los datos a tu sistema contable: una vez validados, los sistemas se conectan con las principales soluciones de contabilidad, generando los asientos contables automáticamente y facilitándole mucho el proceso a tu equipo
• Obviamente, si las validaciones funcionan, los errores se reducen al mínimo, así como el tiempo para subsanarlos
• Tu empresa gana mucho en productividad, al procesar más facturas y justificantes de pago en menos tiempo
• Aportarás un poco de sostenibilidad del mundo al contribuir a la desaparición del uso del papel
• Y tú, con toda la información en tiempo real que te aporte el programa OCR para facturas y gastos, tomarás decisiones más informadas que nunca, asegurando así el futuro estratégico de la empresa

¡Toma ya! 

¿Acaso hacen falta más razones para convencerte de que un software OCR para gastos y facturas es la mejor idea de la última década?

Venga, vamos a ver cómo es el proceso.

¿Cómo funciona un OCR para facturas y gastos?

Ya hemos visto por encima cómo van, pero vamos a verlo más específicamente.

Lo primero es pasar la factura por el lector OCR.

El tratarse de un programa que trabaja en la nube, antes tendrás que subir un archivo de una forma u otra.

¿Es una factura física? Pues tendrás que escanearla o hacerle una foto y subirla.

¿Es una factura digital? Pues tendrás que subir el archivo al software OCR.

Lo siguiente es que el lector OCR se ponga en marcha con la IA y haga el reconocimiento —ahora enseguida te contamos qué datos reconoce—.

¿Y luego?

La validación.

Escanear facturas con OCR no es una ciencia exacta. Hay errores, al igual que los hay cuando pides ayuda a cualquier inteligencia artificial. No son softwares perfectos, desde luego.

Por eso, el sistema OCR te exige una validación de los datos que ha extraído antes de integrarlos en el programa contable al que lo conectes, generando los asientos contables correspondientes.

¿Y para acabar?

Solo falta almacenar la información. Lo hace en la nube, en un entorno seguro, para que puedas acceder a ella siempre que lo necesites, por mucho que tengas el ejercicio fiscal liquidado.

Ejemplo de cómo escanear facturas con OCR y gestionar los gastos

Para reflejar un poco la realidad del proceso, digamos que durante un viaje, Ana, del equipo de ventas, vuelve con trabajo en forma de escanear facturas para contabilizar.

Y es que ha llegado de Barcelona con cinco tickets y dos facturas de hotel.

Con una solución de gestión de gastos con OCR integrado, el proceso sería así:

1. Ana fotografía cada justificante desde la app del móvil en el momento del gasto
2. El sistema extrae los datos automáticamente: fecha, importe, IVA y proveedor
3. Ana valida los datos en segundos, o un responsable los aprueba si existe el flujo de aprobación
4. Los gastos se integran en la contabilidad de la empresa sin intervención manual
5. Tú, como CFO, los ves en tiempo real en tu panel de control

¿Y si las facturas son documentos digitales que llegan al correo, porque están en PDF?

Podrás subirlas con el ordenador a la herramienta OCR que estés utilizando y repetir el proceso.

Así de sencillo.

Tipos de datos que reconocen los OCR de facturas

Pero a ver, a ver.

Cuando subes una factura de gastos al lector OCR, ¿qué datos reconoce?

Por un lado, tiene los datos alfanuméricos con un sentido lógico. Números y letras. No tiene demasiado problema con ellos. El uso de la IA hace que las lecturas de unos datos se apoyen en otros para ir validándolos sobre la marcha.

Por ejemplo, si una cantidad es de 1.000 € y hay un IVA del 21 %, aunque no lea a la perfección los 210 € porque hay algún tipo de arruga en el documento o una marca de algo, el sistema OCR llega a la conclusión sin problema de que se trata de 210 €.

Claro, esto se complica cuando en una misma factura hay distintos tipos de IVA. O cuando el IVA no existe directamente por ser facturas extranjeras, como cuando hablamos de IVA intracomunitario.

En dichos casos los errores aumentan y la validación es más que necesaria.

Por otro lado, la inteligencia artificial también ayuda a validar algunos datos con fuentes externas.

Ya no es calcular que ese IVA a la fuerza tiene que ser de 210 € porque así lo dicta la ley y es lo que parece poner en el papel.

Es leer un CIF, por ejemplo, y validar automáticamente que el nombre de la empresa es uno u otro. Si esa información existe en alguna base de datos pública, el OCR se nutre de ella para validar y subir su porcentaje de acierto.

También existen los datos con un formato predefinido, como las fechas o los números de pedido, que en muchas ocasiones comparten longitud. Sabiéndolo, la IA del OCR lo emplea para mejorar el porcentaje de reconocimientos correctos.

¿Qué datos dan más problemas?

Pues aquellos que no se pueden ni cotejar con otros del mismo documento o con fuentes externas. Datos que no tienen un formato predefinido.

Hablamos del número de factura, de los conceptos, o del número de albarán del proveedor cuando se trata de un pedido.

Sin un patrón universal en el que fijarse, las lecturas van sin «red de seguridad» y los errores aumentan.

Dicho esto, ¿qué datos, todos ellos con su consiguiente validación, extrae un sistema OCR de toda factura?

• La fecha de la factura
• La base imponible
• El impuesto
• La cantidad total
• El CIF del proveedor, así como sus datos
• El número de factura
• Los conceptos
• ...

Pues claro: con mayor o menor precisión, sí, pero al final extrae todos los datos que necesitas de la factura para deducirte el gasto en el próximo ejercicio fiscal.

Vaya apañados los sistemas OCR, ¿no? 

El OCR de facturas, perfecto para las de tus proveedores

Parece que esto del OCR sea solo para las facturas generadas durante los viajes de trabajo, pero qué va.

El OCR y las facturas de proveedores también están muy unidos.

¿Te la envían por fax, como antaño? OCR.

¿Te la envía por carta postal, también a lo tradicional? OCR.

¿Te la envía en PDF por correo electrónico? Es el caso más habitual y claro, también OCR.

Nunca pases los datos de las facturas a mano, ni siquiera las de tus proveedores. Hazlo con un lector OCR y asegúrate:

• Controlarás mucho mejor tooooodas las facturas de la empresa
• La gestión de facturas de tus proveedores se hará de forma sencilla y efectiva, evitando la pérdida de papeles que provoquen retrasos en los pagos
• Almacenarás todas las facturas en la nube, en el mismo lugar, evitando tener que ir a un sitio y a otro a encontrar documentos en caso de necesitarlos
• La gestión de pagos a tus proveedores también será mucho más precisa

De beneficios ya hemos hablado antes... suficiente, ¿no?

Va, que seguimos.

Funciones de los programas OCR para facturas y gastos

¿Qué le puedes pedir a todo programa que incorpore la tecnología OCR para facturas?

Pues que reconozca, con mayor o menor precisión, los datos de la factura, y los extraiga para que tú luego los valides manualmente.

Esta característica, la de la validación manual, es imprescindible dado el número de errores que cometen actualmente las tecnologías de reconocimiento.

Asimismo, ¿qué hace el programa cuando lee los datos? Pues almacenarlos en la nube, claro, y dejártelos en bandeja de plata para que hagas un control de gastos como marcan los cánones.

Herramientas financieras que incorporen la tecnología OCR para facturas con esas funcionalidades hay unas cuantas.

¿En qué deberías fijarte para decantarte por una o por otra?

Pues por ejemplo, en la rapidez de la lectura; si es un OCR lento, no procesará rápido los datos y la agilidad se perderá 🙁

Y la fiabilidad, claro. Sabiendo que todavía no existe la herramienta perfecta y que siempre habrá errores, es mucho mejor trabajar con un programa que cometa dos errores por factura que uno que se equivoque 20 veces, ¿no?

Ten en cuenta, además, que cuanto más preciso sea, más rápido harás el proceso de validación manual.

¿Y qué dices de la integración con los programas de contabilidad? Si consigues digitalizar los datos, pero no puedes llevártelos a tu software contable, vaya gracia.

¡Y la homologación, claro! Por parte de la Agencia Tributaria.

Si se trata de una aplicación para escanear facturas homologada, podrás mandar a la papelera el documento de la factura original —físico o digital—y olvidarte de él.

Si Hacienda algún día te pide la factura, con mostrarle los datos capturados por la tecnología OCR y almacenados en la nube por la herramienta será suficiente. Tienen validez legal.

Nada de conservar el papel o documento digital durante años, con el riesgo de que se pierda.

Hora de entrar en harina: ¿vemos alternativas de programas OCR?

Cómo optimizar el reconocimiento OCR para la gestión de gastos

Tener la tecnología nunca es suficiente.

El OCR funciona bien cuando todo el proceso está bien engrasado, y eso depende tanto del software como de cómo lo usa tu equipo.

Algunos consejos para sacarle el máximo partido:

• Digitalizar gastos en el momento en que ocurren, no después: cuanto más fresca esté la imagen, mejor lectura. Y menos riesgo de que el ticket se pierda, se manche o acabe en el fondo de un bolsillo.
• Forma a tu equipo en dos minutos: una foto mal encuadrada o con poca luz multiplica los errores. Un par de indicaciones básicas lo cambian todo.
• Revisa las categorías desde el principio: el OCR extrae los datos, pero una buena categorización te da visibilidad real por proyectos o departamentos. Configúralo bien desde el día uno.
• Activa las políticas de gasto automáticas: si el software lo permite —y debería—, que el sistema detecte y avise cuando un gasto no cumple las reglas internas. Menos revisiones manuales y más control.
• Conecta el OCR con tu software contable: el valor real está en el flujo completo, que consiste en la captura, validación y contabilidad, sin intervención manual en ningún punto.
• Usa tarjetas de empresa vinculadas: cuando el pago y el justificante van juntos desde el origen, la conciliación es automática y los errores caen en picado.

Tras estos consejos de optimización, ¿vemos algunos nombres?

Comparativa de programas de digitalización de facturas con OCR

Dentro tabla:

¿Qué programa OCR para facturas elegir?

Recordemos algunos de los factores que ya hemos mencionado… y añadamos alguno nuevo:

• La calidad de las lecturas OCR, claro, para que sean lecturas precisas y tengas que corregir entre poco y nada
• Si tiene registro de gastos y un flujo de aprobación ágil, para que se acepten o rechacen sin fricciones
• Si se permite la captura de información con una foto desde el teléfono móvil, para que una simple imagen tomada en segundos sea suficiente y no tengas que pasar documentos por un escáner
• Qué datos de las facturas extraen, para que no se deje ninguno de los necesarios para poder deducirte el gasto

• Si se integra con tu programa de contabilidad y hace asignaciones automáticas

• Si te ayuda a hacer las conciliaciones bancarias
• Si ofrece una experiencia de usuario positiva
• Si tiene la homologación de la Agencia Tributaria, para poder desechar las facturas en papel
• Y en el coste... así como si cuenta con planes para ir escalando

Bien, pues... ¿sabes cuál es la herramienta total, que no se deja absolutamente nada?

Pleo es una herramienta con OCR para facturas que lo cumple todo

Pues sí: hablamos de la mejor herramienta para escanear facturas para contabilizar.

De una solución basada en la tecnología OCR para facturas que se puede emplear directamente desde el móvil.

De este modo, si alguien de tu equipo sale de viaje de trabajo, una foto a la factura hecha con la aplicación de Pleo será suficiente para capturar todos los datos, procesarlos y añadirlos al sistema tras la validación de la persona responsable.

Un sistema al que podrás acceder para controlar todos los gastos de tu empresa en tiempo real.

Todos, ¿eh? 

Además, Pleo se conecta con los principales programas de contabilidad, por lo que llevarás la tuya al día. Como el control presupuestario, pudiendo hacer del rolling forectast toda una realidad.

De ahí solo puede salir algo bueno.

¿Una empresa ágil?

¿Unas cuentas sanas?

¿Unas previsiones de gastos acertadas?

Y lo mejor: ¿una rentabilidad disparada?

Ya sabes dónde está: tras la gestión de gastos con Pleo, un OCR para facturas que te lo da todo.