Herramientas para digitalizar tu empresa: las 9 esenciales

Plantéatelo: ¿cuánto dinero y tiempo está perdiendo tu empresa por seguir haciendo las cosas como siempre?

Ya sabes: sin recurrir a la tecnología para hacerte más fácil el día a día.

En tu caso y en todos, la respuesta siempre es «más de lo que parece» 

Digitalizar una empresa consiste en sustituir procesos manuales, lentos y propensos a errores por herramientas especializadas que automatizan, centralizan y dan visibilidad sobre lo que pasa en cada área del negocio.

No es solo adoptar programas y ya; es hacerte con ellos, implementarlos y cambiar la operativa por completo.

Y eso se puede hacer en casi todas las áreas, ojo: la gestión de proyectos, los documentos internos, los proveedores, los gastos del equipo, la productividad... 

Cada una de esas áreas tiene sus propias ineficiencias, y para cada una existen herramientas pensadas específicamente para resolverlas.

¿Qué vamos a ver por aquí?

• Por qué es importante que digitalices tu empresa con herramientas
• Tabla comparativa con las herramientas con las que digitalizar tus procesos
• Información específica de cada una

Vaaaamos allá.

Por qué necesitas un ecosistema de herramientas para digitalizar tu empresa

Digitalizar la empresa suena fantástico, pero como lo hagas a lo loco, te espera lo peor en forma de programas de gestión que se solapan y datos aislados en silos.

Más caos en vez de reducirlo.

Por eso conviene que pienses en términos de stack tecnológico medido al milímetro.

Es decir, tienes que adoptar un conjunto de herramientas de transformación digital que cubran distintas áreas funcionales, que se integren entre sí y que, en conjunto, te den una visión más completa de lo que pasa en la empresa.

Las áreas que más se benefician de la digitalización —y donde el impacto en costes y eficiencia es más directo— son estas, y así es como te proponemos que estructures tu stack:

• Gestión de proyectos y tareas: para saber quién hace qué, cuándo y con qué recursos
• Comunicación y colaboración: para centralizar conversaciones y reuniones
• Gestión documental: para archivar, recuperar y controlar el acceso a documentos internos
• Suscripciones SaaS: para controlar qué software se está usando, qué cuesta y quién tiene acceso
• Visualización de datos: para transformar datos dispersos en información útil para decidir
• Gestión de compras y proveedores: para digitalizar las órdenes de compra, aprobaciones y relaciones con proveedores
• Control del equipo: para gestionar jornadas, productividad y asignación de recursos
• Control del gasto: para tener visibilidad del gasto en tiempo real y evitar desviaciones presupuestarias

Ninguna de estas áreas va a cambiar mucho el día a día si es la única que digitalizas, y no hay herramienta que pueda con todo por sí sola.

Por eso, tendrías que combinar y formar un ecosistema en el que cada solución se encargue de lo suyo, pero que en conjunto te den un aumento tremendo de eficiencia, eficacia y rentabilidad 🤝

Y ahora sí, vamos con las sugerencias.

Las 9 mejores herramientas para digitalizar tu empresa

El mercado está lleno de opciones para todas las áreas que hemos comentado.

Nosotros te vamos a sugerir nueve; tendrías que entender qué problema le resuelve a tu empresa cada una y ver cómo encajaría en vuestro día a día.

Para que tengas una visión de conjunto antes de entrar en detalle, aquí va la tabla resumen:

¿Empezamos a ver cada una?

#1 Pleo, para controlar el gasto de empresa en tiempo real

Pleo entra en juego en una de las áreas más críticas de cualquier proceso de digitalización: el control de gastos.

Porque puedes tener digitalizados los proyectos, los documentos y los proveedores... pero si el gasto del equipo sigue siendo opaco —tarjetas personales, reembolsos de gastos de viaje a final de mes o facturas que llegan tarde—, la empresa seguirá funcionando con un agujero de visibilidad financiera importante.

Y la visibilidad financiera es fundamental para que tomes tus decisiones estratégicas.

Con Pleo, cada persona del equipo tiene su propia tarjeta corporativa, física o virtual, con límites personalizados.

Cada gasto queda registrado en el momento en que se produce, con la categoría, el justificante de pago y el proyecto al que corresponde, sin esperar al cierre de mes ni a hacer conciliaciones manuales.

Te permite ver en tiempo real cómo evoluciona el presupuesto, detectar desviaciones antes de que se conviertan en un problema y tomar tus decisiones con datos actualizados, no con información de hace semanas.

Además, Pleo se integra con los principales softwares y ERP contables, lo que convierte el gasto en un dato trazable y automatizado dentro del ecosistema digital de la empresa.

Ventajas 👍

• Tarjetas corporativas con límites configurables por persona, equipo o proyecto
• Visibilidad del gasto en tiempo real, sin esperar al cierre de mes
• Registro automático de cada gasto con justificante y categoría
• Integración con contabilidad y ERP para un flujo de datos automatizado

¿Por qué te gustará Pleo?

Porque pone orden justo donde más cuesta: en el dinero que sale cada día de la empresa sin que nadie lo vea hasta que ya es demasiado tarde.

👉 Pleo encaja especialmente bien en empresas que quieren digitalizar el control del gasto sin añadir más carga operativa a su equipo financiero.

#2 Asana, para organizar proyectos y tareas con claridad

Si hay una herramienta que aparece de forma recurrente en cualquier proceso de digitalización de equipos, esa es Asana.

Permite organizar el trabajo en proyectos, asignar tareas con responsables y fechas y hacer seguimiento del avance en tiempo real.

Si tu equipo coordina muchos proyectos en paralelo —o tenéis miembros distribuidos en distintas ubicaciones—, sustituye el caos de los correos y las reuniones de actualización por un panel donde todo está visible y ordenado.

Se integra con todo tipo de software para empresas, lo que facilita que encaje en el ecosistema sin el menor problema.

Ventajas 👍

• Gestión visual de proyectos en formato lista, tablero o cronograma
• Asignación de tareas con responsables y fechas
• Automatización de flujos de trabajo para reducir tareas repetitivas
• Integraciones con más de 200 herramientas

¿Por qué pensamos que te gustará Asana?

👉 Porque cuando el trabajo está bien organizado y visible, los proyectos avanzan más rápido y con menos reuniones de actualización innecesarias.

#3 Google Workspace, para centralizar la comunicación y la colaboración

La comunicación es una de las áreas donde la digitalización tiene un impacto más inmediato y visible.

Google Workspace integra en una sola plataforma el correo electrónico, los documentos, las hojas de cálculo, las presentaciones, el almacenamiento en la nube y las videollamadas.

Todo accesible desde cualquier dispositivo y con colaboración en tiempo real 🤝

Si tu empresa todavía gestiona documentos por correo o trabaja con versiones locales de archivos, el salto es inmediato: dirás adiós a los «te mando la última versión» y a los conflictos entre archivos.

Su principal fortaleza está en la integración nativa entre todas sus herramientas y en la facilidad para controlar permisos de acceso, lo que resulta especialmente útil cuando hay equipos externos o colaboradores temporales involucrados.

Ventajas 👍

• Conjunto de herramientas de comunicación y productividad integrado en una sola plataforma
• Colaboración interdepartamental en tiempo real sobre documentos, hojas de cálculo y presentaciones
• Control de accesos y permisos por usuario, equipo o documento
• Almacenamiento centralizado accesible desde cualquier dispositivo

¿Por qué creemos que te gustará Google Workspace? 

👉 Porque centralizar la comunicación y los documentos en un solo entorno reduce mucho el ruido operativo del día a día y con Google lo haces realidad sin esfuerzo.

#4 DocuWare, para digitalizar y gestionar documentos internos

Los documentos internos son uno de los grandes cuellos de botella en cualquier empresa que no ha dado el salto digital.

Ya sabes: contratos, informes, gestión de facturas de proveedores... si cada documento vive en una carpeta diferente, sin una estructura clara y sin control de accesos, su búsqueda garantiza una pérdida de tiempo mayúscula.

DocuWare permite digitalizar documentos en papel, archivarlos de forma estructurada, definir flujos de aprobación y controlar quién accede a qué.

Además, incluye firma electrónica —ideal para tus nuevas obligaciones con la llegada de la nueva factura electrónica— y cumple con los requisitos legales de conservación documental en Europa.

Es una solución especialmente útil para departamentos de finanzas, legales y administración, donde el volumen de documentos que hay que gestionar y conservar suele ser elevado.

Ventajas 👍

• Digitalización y archivo estructurado de documentos internos y legales
• Flujos de aprobación automáticos para reducir cuellos de botella
• Control de accesos y trazabilidad de cada documento
• Cumplimiento legal de conservación documental en Europa

¿Por qué pensamos que te gustará DocuWare? 

👉 Porque cuando los documentos están bien organizados y son fáciles de encontrar, el equipo dedica su tiempo a trabajar; no a buscar archivos.

#5 Zluri, para controlar todas las suscripciones de software

Las suscripciones de software son gastos que crecen sin hacer ruido.

Empiezas con cuatro herramientas básicas y, antes de que te des cuenta, tienes veinte suscripciones activas, algunas solapadas, otras que nadie usa y alguna que se sigue renovando automáticamente aunque la persona que la usaba se fuera hace meses.

Zluri permite tener un inventario completo y actualizado de todo el software que hay en la empresa: qué herramientas están activas, quién las usa, qué licencias están infrautilizadas y cuándo vencen los contratos.

Es especialmente útil para empresas que quieren recuperar el control del gasto en software y detectar oportunidades de ahorro antes de que llegue la próxima renovación automática.

Ventajas 👍

• Inventario automático de todo el software activo en la empresa
• Detección de licencias duplicadas o infrautilizadas
• Alertas de renovación para evitar cargos inesperados
• Visibilidad del gasto en suscripciones SaaS por equipo o departamento

¿Por qué creemos que te gustará Zluri? 

👉 Porque tener el inventario de software bajo control es el primer paso para dejar de pagar por herramientas que nadie usa y añadir gastos innecesarios.

Para profundizar más en este tema, aquí te hablamos de las mejores soluciones para gestionar suscripciones a software.

#6 Tableau, para convertir datos en decisiones

Los datos son una de las grandes promesas de la digitalización, la gasolina para tomar tus decisiones.

El problema es que de poco sirve acumular datos si no hay forma de interpretarlos con rapidez.

Tableau te permite conectar distintas fuentes de datos —ERP, CRM, hojas de cálculo, bases de datos...—, transformarlos y visualizarlos en paneles interactivos que hacen mucho más fácil detectar tendencias, anomalías y oportunidades.

Se integra con prácticamente cualquier fuente de datos y permite compartir los paneles con otros miembros del equipo, lo que facilita que la información esté disponible para todas las personas involucradas en la toma de decisiones.

Ventajas 👍

• Conexión con múltiples fuentes de datos sin necesidad de exportaciones manuales
• Paneles interactivos adaptables a cada área o usuario
• Análisis exploratorio para detectar patrones sin conocimientos técnicos avanzados
• Compartir y colaborar sobre los mismos datos en tiempo real

¿Por qué pensamos que te gustará Tableau?

👉 Porque cuando los datos los puedes entender de un simple vistazo, las decisiones las tomas con más confianza y en menos tiempo.

Si quieres explorar un poco más, aquí te hablamos de las mejores herramientas para visualizar datos.

#7 Kissflow Procurement, para digitalizar las compras y la relación con tus proveedores

El proceso de compra es uno de los que más se resiente cuando no está digitalizado. Como que no termina de fluir.

Solicitudes por correo, aprobaciones de aquella manera, órdenes de compra en Excel... el resultado es un proceso lento, propenso a errores y prácticamente imposible de auditar con precisión.

Kissflow Procurement digitaliza todo el ciclo de compras: desde la solicitud hasta la aprobación, pasando por la gestión de proveedores, el control de las órdenes y el seguimiento de los pedidos.

Permite definir flujos de aprobación según el importe o el tipo de compra, lo que te da mayor control sobre el gasto antes de que se ejecute el pago a proveedores, en lugar de tener que revisarlo después.

Está pensado para pymes que quieren tener la gestión de compras bajo control sin necesidad de implementar una solución de e-procurement más compleja; esos casos los vemos enseguida.

Ventajas 👍

• Digitalización del proceso de compra de principio a fin
• Flujos de aprobación configurables por importe, categoría o proveedor
• Gestión de proveedores y seguimiento de pedidos centralizado
• Trazabilidad completa de cada solicitud de compra

¿Por qué creemos que te gustará Kissflow? 

👉 Porque controlar el gasto de tus proveedores antes de que ocurra siempre es más efectivo que revisarlo cuando ya no tiene solución.

Aquí te hablamos de las mejores herramientas de gestión de proveedores, por cierto.

#8 Time Doctor, para controlar la productividad del equipo

El tiempo es el recurso más difícil de gestionar en cualquier empresa, y también uno de los que más impacto tiene en los costes.

Más tiempo invertido suele equivaler a más gasto, así que es importante controlarlo bien.

Time Doctor permite registrar las horas dedicadas a cada proyecto, tarea o cliente, y analizar cómo se distribuye el tiempo dentro de tu equipo. Especialmente útil en entornos con trabajo remoto o híbrido, donde la visibilidad sobre cómo se trabaja es más difícil de obtener.

Los datos de Time Doctor te permiten cruzar las horas trabajadas con los costes de personal y márgenes por proyecto, lo que te da una visión mucho más precisa de la rentabilidad real de cada cliente o servicio.

Ventajas 👍

• Registro de horas por proyecto, tarea y cliente
• Análisis de actividad digital y distribución del tiempo
• Informes exportables para cruzar con datos de costes y márgenes
• Especialmente útil en equipos remotos o distribuidos

¿Por qué pensamos que te gustará Time Doctor? 

👉 Porque saber cómo se usa el tiempo del equipo es el primer paso para optimizarlo y reducir el gasto.

Por aquí te hablamos de las mejores herramientas para el control de empleados, por si quieres meterte un poco más en la materia.

#9 Coupa, para gestionar las compras a escala corporativa

Si Kissflow está pensado para pymes, Coupa es la opción para empresas más grandes, aquellas que sí necesitan una plataforma de e-procurement con mayor profundidad funcional.

Coupa cubre todo el ciclo de compras corporativas: solicitudes, aprobaciones, gestión de proveedores, contratos, facturas y análisis del gasto.

Todo integrado en una sola plataforma que se conecta con los principales ERP del mercado.

Su punto fuerte está en la gestión desde el origen: permite establecer políticas de compra, validar que cada solicitud cumple con los criterios internos y tener visibilidad total sobre el gasto comprometido antes de que se ejecute.

Para empresas con muchos proveedores, múltiples centros o estructuras de aprobación complejas, Coupa aporta el orden y la trazabilidad que otros sistemas no son capaces de dar.

Ventajas 👍

• Gestión integral del ciclo de compras en una sola plataforma
• Control del gasto de proveedores desde el origen, antes de que se ejecute
• Gestión de contratos y proveedores centralizada
• Integración con ERPs y sistemas financieros corporativos

¿Por qué creemos que te gustará Coupa? 

👉 Porque en empresas complejas, el control del gasto en los proveedores requiere una solución igual de sólida.

¿El consejo no solicitado? Prioriza el control de gastos

No hace falta digitalizarlo todo a la vez; puedes ir poco a poco, que al final son muchas herramientas.

Para empezar, lo suyo es que elijas una que afecte a todas las áreas, cuyo impacto sea mayor.

De las que te hemos contado, sin duda, la app de control de gastos de Pleo es la que se lleva la palma.

Porque al final gastos, lo que se dice gastos, aparecen por todos lados y vas a tener que gestionarlos de la mejor manera.

Así que para construir tu ecosistema de la mejor manera, ya sabes: a confiar en la gestión de gastos de Pleo, el mejor ejemplo de herramienta para digitalizar tu empresa y que esta empiece a volar 🛫