Travel management: cómo gestionar los viajes de empresa

Cuando tienes que mandar a tu equipo de viaje para que se reúna con un cliente o proveedor, asista a un congreso o preste un servicio, ¿cómo procedes?

¿Cómo hacéis las reservas?

¿Cómo marcáis los límites de lo que está permitido y lo que no?

¿Cómo gestionáis los gastos?

Todas las respuestas se engloban en lo que se conoce como travel management o, en nuestro idioma, gestión de viajes de empresa.

La gestión de viajes de empresa, sencillamente fundamental

¿A qué nos referimos concretamente con eso del travel management o gestión de viajes de empresa?

Es todo el proceso que sigue una empresa como la tuya para organizar y hacer seguimiento a los viajes que tiene que realizar su equipo.

Estamos de acuerdo en que los viajes de empresa son casi el pan de cada día, ¿no?

De cómo llevarlos a cabo de principio a fin se encarga la gestión de viajes de negocios. 

Por ejemplo, ¿quién hace la reserva del vuelo o del hotel?

¿Una empresa externa, quizá? ¿El personal de administración? ¿Se deja en manos del propio empleado?

¿Y cómo se paga? ¿Y cuáles son los límites de gasto en cada partida?

Tener clarinete cómo gestionar todo eso es fundamental por varios motivos:

• Te permite controlar los gastos de viaje y optimizar, maximizando la rentabilidad del negocio
• Cumples con la normativa y evitas sanciones, como cuando te deduces un gasto que no puedes justificar o lo contabilizas de forma incorrecta
• Obtienes información en tiempo real que te ayude con el control presupuestario
• Aportas bienestar y seguridad a tu equipo cuando se va de viaje
• Y este responde siendo más fiel a la empresa y aumentando su productividad
• La transparencia en lo que se refiere a los gastos de viaje es total 

¿Ves?

Gestionar bien los viajes de empresa aporta productividad, ahorro, rentabilidad, información de mucho valor, retención de talento… ¿quién da más?

Venga, sigamos

Tipos de viajes de empresa

Seguro que los tienes claros, pero por si acaso, aquí va un repaso rápido de las distintas situaciones en las que podrías mandar a tu equipo de viaje corporativo:

• En los viajes comerciales, tu equipo sale a reunirse con clientes o proveedores, con el fin de conseguir nuevos acuerdos y expandir la empresa
• Los viajes ejecutivos son similares a los comerciales, solo que las personas que viajan son altos cargos dentro de la empresa. Porque no vas a mandar a cualquiera a negociar con un posible cliente que aumente la facturación un 400 %, ¿no?
• También están los viajes para que tu equipo acuda a ferias o eventos, ideales para hacer nuevos contactos y, de paso, aprovechar para reunirse con clientes y proveedores
• Los viajes técnicos son desplazamientos realizados por personal especializado, con el objetivo de llevar a cabo tareas tan específicas como revisar instalaciones, hacer mantenimiento, auditar…
• Los viajes formativos son los que hace tu equipo para recibir formación en alguna competencia
• Y finalmente, los viajes de prestación de servicios son aquellos en los que tu equipo se desplaza para poder prestar el servicio que haya contratado el cliente

En todas esas situaciones se generan gastos, reservas y más aspectos que conviene saber gestionar de forma óptima.

¿Qué pasa si tu equipo no pide la factura completa a un hotel cuando hace un viaje de trabajo? Adiós al IVA deducible.

¿Y si tu equipo se pasa de la raya con un gasto excesivo? Que habrá que solucionarlo y podrías generar fricción con la plantilla.

¿Y si alguien adelanta mucho dinero de su bolsillo y necesita que el reembolso de los gastos de viaje se haga a la velocidad del rayo? Ídem: podría haber fricciones.

No queda otra: hay que dejar bien atada la gestión de viajes corporativos.

¡A por ello! 

Los cuatro pilares de la gestión de viajes en empresas modernas

Hoy en día, ¿cuáles son los factores fundamentales?

¿En qué se debe basar el travel management?

Empecemos con la confianza que necesita tu equipo. La persona que se va de viaje tiene que saber que la empresa le respalda en la toma de decisiones.

Que los pasos que sigue —desde que reserva hasta que viaja y vuelve— son los establecidos por la empresa y que no está infringiendo nada.

Una forma de dar esa confianza, por ejemplo, es establecer una política de viajes de empresa, que a su vez aporta transparencia, el segundo de los pilares.

Sí, la transparencia también es un factor clave. Tu equipo tiene que saber en qué puede gastar y cuánto está gastando, y los responsables también deben poder verlo en todo momento.

Si un gasto queda anotado en una hoja de gastos de viaje y esta no se revisa y valida hasta pasadas tres semanas… como haya algún problema, habrá que dedicar tiempo a solucionarlo, y posiblemente no de forma satisfactoria para tu equipo.

Confianza, transparencia… ¿qué más?

Seguimos con la sencillez.

Todos los procesos que intervienen en la gestión de viajes de empresa deben ser fáciles. Tu equipo tiene que poder reservar sus necesidades sin problemas.

Debe poder recibir rápidamente el reembolso de un dinero que haya adelantado de su propio bolsillo.

Tiene que poder almacenar fácilmente el justificante de pago para poder demostrar que ha tenido lugar. Y no, no nos referimos a obligarle a conservar el papelito y si se pierde, adiós al reembolso.

¡Sencillez! En cómo se llevan a cabo las reservas, quién las hace, cómo se gasta, en qué se gasta, cómo se reportan los gastos, cómo se hace el reembolso… 

El cuarto pilar fundamental es el impacto. Y es que es crucial que tu empresa conozca el impacto real de cada viaje que se hace por trabajo.

Debes conocer cuánto gasto genera y qué retorno se obtiene, y cómo afecta al flujo de caja.

Conocer ese impacto quizá te lleve a reducir viajes que al final no aportan prácticamente nada, ahorrar un buen dinero y destinarlo a otros menesteres más productivos.

En fin, que ya están los cuatro: confianza, transparencia, sencillez e impacto.

¿Recuerdas qué elemento aportaba tanto confianza como transparencia?

Ea: la política de viajes corporativos

Qué aspectos incluir en una política de viajes de empresa

Una política de viajes de empresa es un documento que refleja cómo deben llevarse a cabo. Todos los aspectos, de hecho.

¿Cómo se reserva?

¿Cómo se gestionan los gastos?

Así, todas las personas implicadas sabrán dónde acudir para resolver sus dudas, para conocer cómo proceder.

Podrías incluir esto

• ¿Quién está autorizado para irse de viaje de empresa? ¿O quién autoriza esos viajes?
• ¿Cómo debe ser el proceso de reserva? ¿Quién la hace? ¿Qué pautas se siguen?
• ¿Qué medios de transporte prevalecen para los desplazamientos en el viaje de trabajo?
• ¿Qué alojamientos están permitidos? ¿Qué servicios del propio alojamiento se pueden contratar?
• ¿Y cómo funcionan las dietas de viaje? ¿Se incluyen los cafés en el aeropuerto o esos corren a cuenta del equipo? ¿Cómo se llevan a cabo los reembolsos? ¿Se utiliza ticket restaurante?
• ¿Cómo se procede, en general, con los gastos del viaje? ¿Cuáles serán reembolsables? ¿Cuáles no? ¿Qué se necesita para que la empresa reembolse un gasto?
• ¿Con cuánta antelación hay que solicitar un viaje de empresa? ¿Y cuál es el plazo mínimo para poder cancelarlo?
• ¿Cómo se gestionan los gastos en el caso de workations?
• ¿Cómo se asegura el viaje? ¿Hay que contratar algún tipo de póliza?
• ¿Cómo se hacen las solicitudes de reembolsos? ¿Hace falta rellenar la nota de gastos?

Fíjate en el conjunto de preguntas. Al final, la política de viajes de empresa tiene que ejercer de biblia para todos los implicados.

Así, si luego hay algún problemilla o confusión, la política dictará sentencia y no hay más que hablar… ni perder tiempo de más.

La gestión de los viajes de empresa, de pe a pa

Seguimos metiéndonos en harina, ahora con el proceso completo de gestión.

#1 Elige la herramienta para hacer las reservas… y quién las lleva a cabo

La política de viajes de empresa define quién hace las reservas.

En caso de que sea el propio trabajador que va a salir de viaje, lo suyo es que sepa dónde acudir para reservar tanto sus billetes como su alojamiento.

Por ejemplo, es posible que la empresa tenga una cuenta de Booking con el nivel de fidelización Genius 3, lo que da un descuento mayor y permite acceder a servicios adicionales, como descuentos en el alquiler de coches.

O que tenga un acuerdo con Iberia, de modo que cada vuelo sume Avios que acaben derivando en descuentos significativos.

O que para buscar conexiones aéreas la solución esté en Google Flights por su sencillez y mejores resultados que una alternativa como Skyscanner.

Sea como sea, tu equipo tiene que conocer el proceso para reservar por su cuenta.

#2 La asistencia, 24/7

Si tu equipo se va de viaje y pasa algo, ¿dónde acude?

Lo fácil es pensar que llame a la propia empresa y le digáis qué hacer, pero… ¿y si el problema aparece fuera del horario laboral?

Lo suyo es que toda persona que se vaya de viaje tenga a mano un servicio de asistencia 24/7, que le ayude con cualquier aspecto que pueda necesitar.

Y no, no hablamos de un chatbot, sino de un equipo humano.

¿Cómo lo haces?

Puedes establecer un equipo de soporte rotatorio de tres personas que trabajen por turnos, de forma que cada una preste soporte 8 de las 24 horas del día.

O externalizar la atención en un call center especializado en viajes de empresa que trabaje 24/7 también.

#3 Crea una política de gastos de viaje

Volviendo al documento del que hablábamos antes, si te fijas, muchos de los puntos están relacionados, directa o indirectamente, con los gastos.

Porque sí: los gastos son los elementos más críticos de los viajes de empresa y tu equipo tiene que actuar en consecuencia. Para eso, lo suyo es que definas una política al respecto.

La política de gastos de viaje en una empresa marca cómo deben gestionarse, justificarse y reembolsarse los gastos en cada viaje de trabajo que haga tu equipo.

Incluirá aspectos como estos:

• Qué tipos de gastos son reembolsables y cuáles no
• El límite de categoría de cada gasto
• A cuánto se paga el kilometraje y cómo se justifica
• Qué documentación es obligatorio presentar 
• En qué formato y por qué vía hay que presentar la documentación requerida
• Cuál es el plazo máximo para presentar los documentos y solicitar el reembolso
• Cuáles son las condiciones para los reembolsos de gastos de empresa pagados con tarjeta personal o en efectivo
• Cómo se utilizan los anticipos dados por la empresa o las tarjetas de empresa corporativas
• Cómo proceder cuando haya que operar con una divisa distinta al euro
• Las consecuencias del incumplimiento de las políticas

Es decir, cualquier aspecto relacionado con los gastos de los viajes de trabajo debe quedar perfectamente estipulado como parte de la política de viajes de empresa.

#4 Establece un sistema de gestión de gastos

Y de la teoría, a la práctica.

Pensando ya en el viaje, tu equipo debe tener meridianamente claro qué hacer para que la empresa, al final, se deduzca todo lo posible.

Por ejemplo, con una factura simplificada, tu empresa nunca podrá deducirse el IVA.

Y un ticket con la tinta borrada puede ser problemático en caso de que Hacienda llame a la puerta.

Así pues, no queda otra que establecer un sistema de gestión de gastos que garantice que no se pierda ninguno, para que todos sumen a la hora de aumentar la rentabilidad del negocio.

Ese sistema, ¿cómo va a ser?

¿Con tarjetas de empresa, quizá? ¿O lo harás a la antigua, con informes de gastos de viaje en papel o tablas de Excel y los posteriores reembolsos?

¿Y cómo vas a hacer seguimiento de los gastos? ¿En tiempo real o esperarás al final de cada viaje y su correspondiente nota de gastos?

Aquí un consejo no solicitado: no te compliques lo más mínimo y tira de la mejor tecnología financiera.

El travel management, pan comido con Pleo

Querías tecnología de la buena y agárrate, que aquí viene.

Pleo es una solución de control de gastos que funciona a las mil maravillas para equipos que se van de viaje.

¿Por qué?

Porque se basa en el uso de tarjetas de empresa y una app comodísima:

• Cuando tu equipo paga por cualquier gasto, lo hace con la tarjeta Pleo y tras la aprobación del manager en tiempo real, este queda registrado en el sistema
• Tu equipo no adelanta dinero de su propio bolsillo, por lo que los molestos reembolsos desaparecen
• Además, en cuanto reciba el ticket o factura, una simple foto desde la app de control de gastos servirá como justificante de pago para Hacienda, ya que Pleo es una solución homologada por la Agencia Tributaria

¿Cómo lo ves?

Pero espera, que hay más.

• ¿Quieres establecer límites de gasto para cada tarjeta, de forma personalizada? Puedes ✅
• ¿Y si el negocio en cuestión no admite pago con tarjeta? No pasa nada; tu equipo adelanta efectivo de su propio bolsillo y en cuanto le aprueben el gasto, este se añade a su balance personal, que podrá solicitar que se liquide sin esperar a final de mes ✅
• ¿Y si hay un gasto inesperado de pronto y las cuentas de la empresa se tambalean? Cero miedo: el registro de los gastos en tiempo real te permite hacerles seguimiento ✅

Así, podrás ver cuánto se está gastando en todo momento y hacer los ajustes que estimes convenientes.

Y por supuesto, no se te perderá ni un solo euro de gasto. 

Como todos estarán justificados con la foto y registrados en el sistema, reducirás la cuota del impuesto de sociedades hasta el mínimo posible.

¿Quién dijo que la gestión de los viajes de empresa era complicada?

Con este software para control de gastos, el travel management es coser y cantar.