Herramientas de automatización: cómo mejorar el rendimiento financiero de tu empresa

Lo que hace unos años era opcional, ahora se ha convertido en toda una necesidad: la automatización empresarial.

Ya no es cuestión de llevar a cabo las tareas de forma más rápida, que también; la automatización te da más control, visibilidad y una mayor capacidad de respuesta financiera.

Piensa, piensa en la gestión financiera de tu empresa: sin automatización, ¿cómo la llevarías?

Que si sois una plantilla de ocho personas, pues bueno, aún, pero a poco que crezca la familia... o automatizas, o hasta luego.

Y tú, como líder financiero y estratégico, eres la figura sobre la que recae la responsabilidad de automatizar todo lo automatizable, para lo que tienes que apoyarte en tecnología. 

Tecnología en forma de herramientas de automatización, aspecto en el que nos vamos a centrar con calma en las próximas líneas.

Vamos allá.

La automatización empresarial... y financiera

La automatización empresarial no se refiere solo a implantar herramientas para evitar tareas repetitivas. 

Qué va: hablamos de una transformación mucho más profunda, que consiga que la empresa funcione mejor a través de la tecnología.

¿Y qué pinta ahí el departamento financiero?

Pues todo, porque la automatización financiera es una de las patas más potentes y rentables de la automatización empresarial. 

No solo porque los procesos financieros están llenos de tareas repetitivas —como conciliar cuentas, gestionar facturas o categorizar gastos—, sino porque son procesos que afectan directamente al control y rendimiento del negocio.

Por eso, cuando automatizas bien las tareas y procesos financieros, el impacto no se queda solo en tu departamento, sino que llega a todos los rincones de la empresa.

Automatizar significa menos intervención manual, menos errores humanos y, sobre todo, más datos en tiempo real. 

El 42 % de las empresas reconoce no tener la visibilidad necesaria para tomar decisiones informadas, así que la automatización, para un CFO que necesita decidir a la velocidad del rayo, es oro puro.

Además, la automatización, por el contrario de lo que se pueda pensar por ahí, no va de recortar gastos a lo loco. 

Va de sentar las bases de un crecimiento sostenible, basado en procesos eficientes, escalables y trazables. 

De hecho, hay cada vez más empresas viendo la automatización como el camino más directo hacia una estructura financiera más ágil y preparada para escalar sin perder el control. 

El 30 % de las participantes en este estudio dice estar usando la IA para automatizar tareas que se hacen a mano o, en otras palabras: hay un margen amplísimo de mejora.

Para que la automatización funcione, necesitas dos ingredientes: mentalidad y herramientas.

Mentalidad, para ver más allá del «así lo hemos hecho siempre», y herramientas de automatización que te ayuden de verdad a automatizar procesos financieros con sentido.

Porque no se trata de usar cualquier herramienta que prometa automatizar y ya está.

Necesitas herramientas de automatización que entiendan la lógica financiera de la empresa, que se integren con tus sistemas actuales y que te den una visibilidad tooootal.

Beneficios de la automatización financiera en tu empresa

Agárrate, que nos ponemos serios.

Cuando automatizas tareas como la conciliación bancaria, la aprobación de facturas o la gestión de gastos, estás eliminando horas y horas de trabajo manual y, con ello, una fuente interminable de errores. 

Pero además, y esto es lo más importante, estás consiguiendo algo muchísimo más valioso: datos fiables en tiempo real, sin necesidad de depender de nadie.

Con una visibilidad absoluta de lo que está pasando en tu empresa, puedes tomar decisiones con rapidez. 

¿Por dónde se está yendo el presupuesto? 

¿Quién se está saltando la política de gastos de la empresa? 

¿Qué cuentas están muy alejadas de lo proyectado cuando haces el control presupuestario antes de cerrar el trimestre?

Las herramientas de automatización en finanzas te ayudan a conocer todas esas respuestas al instante, en tiempo real... lo que te permite actuar en favor de los intereses de la empresa para evitar riesgos financieros y hacer crecer el margen de rentabilidad.

Otro de los grandes beneficios de la automatización financiera es el control, fruto del sistema de trabajo estructurado y rastreable que facilita el uso de las herramientas de automatización.

Este combo de control y visibilidad en tiempo real, al loro, que te lleva a... 

• Tomar decisiones informadas: ya no decides confiando en tu intuición, sino con datos reales, y encima completamente actualizados.

• Escalar sin perder el control: crecer está bien, pero si lo haces y todo se desborda, cuidado. La automatización facilita el crecimiento, pero sin perder ni una pizca de trazabilidad.

• Evitar riesgos financieros: al minimizar los errores humanos y establecer reglas automáticas para validar procesos, se reducen los errores y el tiempo invertido en subsanarlos.

• Colaborar mejor con el resto del negocio: porque automatizar finanzas no solo mejora el área financiera; también agiliza la relación con compras, recursos humanos, IT…

Y luego está la moral de tu gente, que también es importante. 

Un equipo financiero que no vive apagando fuegos constantemente, que puede hacer análisis financiero en lugar de meter datos a mano, es un equipo motivado. 

Y eso, a tanto a medio como a largo plazo, es rentabilidad.

Así que no, las herramientas de automatización no te llevan solo a ser más ágil, sino también más estratégico.

A contar con una estructura financiera capaz de responder en tiempo real, de anticiparse a los problemas y de aportar valor de verdad a la empresa.

Al sueño de todo líder financiero.

Tipos de automatización financiera

La automatización financiera no se basa en adquirir una única herramienta de automatización y hala, a volar. 

Es un ecosistema de tecnologías que se combinan entre sí para ayudarte a tomar mejores decisiones, reducir tareas manuales y escalar procesos sin perder el control. Lo que estamos viendo, vamos.

Y aquí, como no todas las automatizaciones son iguales, tenemos que diferenciar por los tipos.

Dependiendo de la madurez tecnológica de tu empresa y de tus objetivos como CFO, podría interesarte más una u otra.

Estas son las principales.

Automatización de procesos empresariales (BPA)

Probablemente la más extendida. 

Este tipo de automatización permite optimizar procesos como la gestión de cuentas por pagar y cobrar, la emisión de facturas, la ejecución de nóminas o la aprobación de presupuestos.

Su objetivo es claro: reducir la intervención humana en tareas repetitivas y garantizar un flujo de trabajo fluido de principio a fin.

¿Lo mejor? Que es altamente escalable. Puedes empezar automatizando el flujo de aprobación de facturas y acabar integrando todo el circuito financiero en una misma plataforma.

Automatización robótica de procesos (RPA)

Aquí entran los famosos bots. 

¿Qué hacen? 

Imitan tareas humanas muy específicas, como extraer datos de facturas, introducirlos en el ERP o conciliar extractos bancarios.

La gran ventaja de la RPA es que no requiere cambiar los sistemas existentes, ya que los bots trabajan sobre tus herramientas actuales.

Eso sí, funcionan especialmente bien con procesos muy estructurados y repetitivos, pero si hay demasiadas excepciones, los bots podrían necesitar apoyo adicional.

Automatización basada en reglas

Es la base de muchas herramientas actuales. 

Se trata de establecer condiciones del tipo «si pasa esto, haz esto otro», y automatizar así tareas como el rechazo de facturas duplicadas o el envío de alertas cuando se supera un límite de gasto.

Es una forma de establecer, por ejemplo, tu política de gastos de viaje directamente en la herramienta de gastos. Y bien configurada, te ahorra mucho tiempo de supervisión y revisión manual.

Automatización de la integración

No es una automatización visible, pero es de las más críticas. 

Consiste en integrar herramientas financieras entre sí (ERP, CRM, bancos, plataformas de nóminas, etc.) mediante APIs, por ejemplo.

¿El objetivo? Que los datos fluyan sin fricción, en tiempo real, y sin errores de sincronización. 

En el estudio, los equipos financieros utilizan una media de 6,6 herramientas, de las cuales casi la mitad no se integran bien entre ellas.

Que tus herramientas tienen que hablar entre sí, vamos.

Automatización inteligente (IA + ML + RPA + BPA)

El nivel pro, en el que entran algoritmos de machine learning, inteligencia artificial financiera y análisis predictivo para detectar anomalías contables, anticipar desvíos presupuestarios o incluso identificar patrones de gasto no autorizados.

Además, permiten automatizar procesos más complejos, como la realización de cálculos fiscales avanzados o validaciones normativas.

Es el ejemplo de automatización perfecta para los líderes financieros que no solo buscan operar mejor, sino entender a la perfección el funcionamiento de la empresa.

Cada uno de estos tipos tiene sus ventajas, y en la práctica lo más habitual es que las empresas como la tuya combinen varios según sus necesidades. 

El punto está en entender qué procesos necesitas optimizar hoy, cuáles son escalables para mañana y, sobre todo, qué herramientas de automatización pueden ayudarte a conectarlo todo sin romper nada.

Y de eso te hablamos a la de ya.

La tecnología que facilita la automatización financiera

Ya hemos visto los tipos de automatización, pero ahora vamos a sumergirnos un poco más, tocando las formas que adopta la tecnología que va a ayudarte a automatizar tu empresa.

Aquí van cinco tipos.

Plataformas de gestión financiera en la nube

Son el centro de operaciones. 

Hablamos de soluciones que te permiten gestionar gastos, facturas y presupuestos desde el mismo lugar. 

Y son muy intuitivas, por lo que la curva de aprendizaje suele ser muy ligera.

Además, al estar en la nube, dan acceso en tiempo real a toda la información financiera de la empresa, independientemente de dónde os encontréis tú o tu equipo.

Conectores e integraciones automáticas (API & iPaaS)

Aquí entra en juego la integración de unas herramientas con otras.

Las APIs y plataformas iPaaS permiten que los sistemas de la empresa —ERP, CRM, bancos, plataforma de gestión de gastos…— hablen entre sí sin ningún tipo de barrera.

Todo fluye, todo encaja. 

Y tú, como líder financiero, puedes ver lo que quieras en el momento que desees, sin tener que pedir a IT que te monte un Excel con datos de cinco fuentes distintas.

Tecnología con IA aplicada a finanzas

No hablamos de un chatbot, ni de hacer magia con Excel. 

Hablamos de soluciones que, gracias a la inteligencia artificial, pueden analizar miles de datos en segundos, detectar patrones de gasto irregulares o incluso anticiparse a posibles desviaciones presupuestarias.

Además, la IA ya permite automatizar tareas complejas como la categorización de gastos, la revisión de cumplimiento normativo o la validación de informes. 

Sin errores humanos y sin drama.

Herramientas de RPA específicas para finanzas 

Los bots también juegan su papel, como decíamos antes.

Las herramientas de automatización robótica (RPA) están evolucionando y ahora son capaces de cubrir tareas concretas del día a día financiero, como mover datos entre plataformas, descargar extractos bancarios, lanzar alertas por incumplimientos o incluso generar informes preconfigurados.

Su ventaja es que no necesitan una transformación total del sistema, ya que los instalas y actúan como un parche hipereficiente para tareas tan repetitivas como automatizables.

Soluciones de control y cumplimiento automatizado

La automatización también está revolucionando el control interno. 

Existen herramientas diseñadas específicamente para garantizar el cumplimiento financiero y normativo sin depender de procesos manuales.

¿Un ejemplo? Sistemas que detectan automáticamente facturas duplicadas, gastos fuera de política o incoherencias contables… y lo notifican al instante. 

Y no solo eso: registran todo el flujo para dejar traza de quién, cómo y cuándo actuó.

Qué, ¿te llaman estas tecnologías financieras?

Pues lo mejor de todo es que muchas de ellas ya no están reservadas solo para las grandes multinacionales.

Hoy, cualquier empresa que quiera tener una gestión financiera moderna puede acceder a herramientas potentes, modulares y pensadas para escalar a tu ritmo.

Y ahora que ya tienes claro qué tecnologías facilitan la automatización financiera… ¿por dónde empiezas?

8 casos de uso de automatización financiera en las empresas

La automatización financiera no es solo una promesa de eficiencia; es toda una realidad en tareas concretas como estas:

• Conciliación bancaria: olvídate de revisar línea por línea los movimientos bancarios. Las herramientas de automatización cruzan los datos con tus registros contables en segundos y te muestran solo lo que no cuadra.

• Procesamiento de facturas: desde que una factura entra hasta que se contabiliza y se paga, se puede automatizar todo. Automatización de facturas, le llaman. Extrae los datos, verifica que encajan con el pedido y lanza la orden de pago si todo está bien.

• Aprobación de gastos: cada gasto pasa las reglas que defines; si se pasa de un umbral, por ejemplo, necesita una segunda aprobación. Si viene de cierto departamento, sigue otro camino. Y todo eso se ejecuta sin que tengas que intervenir, claro.

• Control presupuestario en tiempo real: ya no tienes que esperar al cierre de mes para ver cómo va tu presupuesto. Puedes identificar desviaciones al instante y tomar decisiones sin perder margen de maniobra.

• Generación de informes financieros: en lugar de reunir datos y pegarlos en un Excel, los informes se generan solos a partir de fuentes integradas. Sin errores ni datos duplicados.

• Cumplimiento y auditoría interna automatizada: puedes configurar reglas para detectar automáticamente facturas duplicadas, gastos fuera de política o anomalías contables, y saber quién hizo qué.

• Gestión de notas de gasto... sin notas de gasto: el equipo hace una foto del ticket, la IA lo categoriza, verifica si cumple política y lo lanza al flujo de aprobación. Ni hojas de cálculo, ni tickets perdidos.

• Análisis de rentabilidad por proyecto, cliente o equipo: gracias a la integración de herramientas financieras y la automatización de los datos, puedes segmentar fácilmente ingresos y gastos para saber qué áreas están rindiendo mejor.

Vaya nivelazo de equipo como automatices todo esto, ¿no? 

Pues venga, que llegamos a lo más profundo del tema: las herramientas de automatización, con nombre y apellidos.

Eso sí, la mejor nos la dejamos para el postre, ¿vale?

Lista de herramientas de automatización de tareas financieras

Sí, con nombres y apellidos: aquí van algunas herramientas de automatización que ya están revolucionando la forma de trabajar en los equipos financieros.

• Spendesk es ideal para gestionar presupuestos, aprobaciones y facturación desde una misma plataforma. Muy útil para equipos que quieren mantener control sin añadir fricciones.

• Kofax: una solución de RPA que permite automatizar la gestión documental e integrar datos entre plataformas.

• Make: plataforma visual de automatización para crear flujos entre ERPs, CRMs, bancos, Slack o Google Sheets. Flexible, potente y muy visual.

• UiPath: una de las plataformas de RPA más extendidas. Sus bots pueden encargarse de tareas como mover datos, validar registros o generar informes financieros.

• QuickBooks + Zapier: para pymes, esta combinación permite automatizar tareas contables básicas, desde la emisión de facturas hasta el seguimiento de gastos y pagos, sin necesidad de codificar nada.

• NetSuite: software de gestión en la nube con módulos financieros muy potentes. Automatiza desde los ingresos hasta los informes de cierre, ideal para empresas en crecimiento.

• SAP Concur: muy enfocada en la gestión de viajes y gastos de empresa. Automatiza aprobaciones, controla políticas y genera reportes en tiempo real.

• DocuWare: automatiza procesos de gestión documental, como la recepción de facturas o la validación de presupuestos, integrándose con tus sistemas financieros.

• Xero: solución de contabilidad en la nube para automatizar conciliaciones bancarias, facturación y reportings financieros. Muy usada en startups y pymes tecnológicas.

Y lo dicho: la mejor te la dejamos para ahora, que ya hemos llegado al final.

Pleo, la mejor de todas las herramientas de automatización

Y ahora sí, aquí la herramienta que está transformando de verdad el control financiero en cientos de empresas de toda Europa: Pleo.

No es solo una plataforma de gestión de gastos, sino una herramienta que automatiza el ciclo completo: desde que se realiza una compra hasta que se contabiliza, se aprueba y se archiva sin esfuerzo. 

Incluye el uso de tarjetas inteligentes físicas y virtuales, flujos de aprobación personalizables, conciliación automática, reglas de política integradas y control de todos los tipos de gastos de empresa en tiempo real.

Además, la herramienta se integra sin problema con tu programa de contabilidad o ERP, y está diseñada para escalar contigo, tenga el tamaño que tenga tu empresa. 

¿El resultado? 

Menos tareas manuales, más visibilidad financiera en tiempo real y un equipo que por fin puede centrarse en aportar valor, no en preocuparse por los tickets.

En otras palabras: más rentabilidad.

¿Se te ocurre un ejemplo mejor de herramienta de automatización que la gestión de gastos de Pleo? ¡Va!