Las 9 mejores herramientas de automatización de procesos de negocio

Empresa que no automatiza, empresa que pierde dinero: tal y como está de potente la tecnología en la actualidad, ese mantra vale para todo el tejido empresarial.

Así que hay que automatizar.

¿Y qué automatizas?

Pues todo. Hoy, un director financiero puede eliminar la revisión manual de facturas con una herramienta que cuesta poco más que una suscripción a Netflix. Un responsable de RRHH puede hacer el onboarding de un nuevo empleado sin enviar ni un solo correo a mano, y el equipo de marketing puede interactuar con miles de contactos en paralelo sin pulsar ni una sola tecla 🤖

La automatización empresarial ha democratizado lo que antes requería desarrolladores, integraciones a medida y meses de implantación para llegar a todo el mundo.

El problema es que el mercado es enorme y cada herramienta de automatización se dedica a algo distinto: flujos de trabajo, documentos, facturas, nóminas, campañas, gastos... no hay ninguna que lo cubra todo.

Por eso, lo ideal es combinar. Combinar una herramienta por categoría automatizable, cada una especializada en su propia área.

¿Te echamos un cable eligiendo herramientas de automatización?

Si te quedas leyendo hasta el final te vas a llevar esto:

• Qué categorías de automatización de procesos empresariales existen
• Qué beneficios obtienes al automatizar procesos empresariales
• Las herramientas más recomendadas del mercado, una por categoría
• Por qué la automatización de la gestión de gastos merece un punto y aparte

Vamos allá.

Beneficios de automatizar procesos y por qué hacerlo por categorías

La automatización de procesos tiene un impacto directísimo en el día a día de cualquier empresa.

Y es que cuando un proceso arranca y funciona solo, los datos llegan donde tienen que llegar sin que nadie tenga que intervenir, por lo que todo el mundo gana tiempo para dedicarse a aquello que mejor sabe hacer.

Nada de perder tiempo de más.

De hecho, mira adónde llevan las herramientas de automatización de procesos:

• Menos tiempo en tareas repetitivas: lo que antes requería horas de trabajo manual pasa a ocurrir en segundos, sin intervención de nadie
• Menos errores: un flujo automatizado no se olvida de un paso ni introduce datos incorrectos por descuido
• Aumento de la productividad: cuando las tareas mecánicas van solas, las personas se dedican a lo que aporta valor real
• Más visibilidad sobre lo que pasa en cada área: cuando los procesos son manuales, la información llega tarde y a veces está incompleta; con automatización, el estado de cada proceso y los datos estarán disponibles en tiempo real para quien lo necesite

No queda otra: tienes que automatizar.

Piensa en todo lo que haces a mano: flujos de trabajo entre aplicaciones, facturación recurrente, firma de contratos, nóminas, campañas de marketing, atención al cliente, compras...

Como decíamos, no hay una herramienta que te automatice todo eso. Ni de lejos. Ni siquiera el mejor de los ERPs.

Por eso, lo suyo es que elijas una herramienta por categoría. ¿Y cuáles son las mejores?

Descuida, que hemos hecho esa selección por ti.

Las 9 mejores herramientas para automatizar procesos de negocio

Antes de entrar en detalle, aquí va la tabla resumen con todas:

Venga, vamos a verlas una a una.

#1 Zapier, para conectar aplicaciones y automatizar flujos de trabajo sin código

Si hay una herramienta que reina como ninguna la categoría de automatización de flujos de trabajo, esa es Zapier.

Su propuesta es sencilla: conecta más de 8.000 aplicaciones entre sí y define qué tiene que pasar cuando ocurre algo en una de ellas.

Por ejemplo:

• Llega un formulario de contacto → se crea automáticamente una tarea en el gestor de proyectos y se añade el contacto al CRM.
• Se firma un contrato → se envía una notificación al equipo y se crea la carpeta del cliente en la nube.
• Se completa un pedido → la factura se genera y se envía sola.

Así funciona la herramienta, con un disparador y una o varias acciones encadenadas. Sin escribir ni una sola línea de código y sin depender de nadie.

Zapier es particularmente útil en equipos que trabajan con muchas herramientas distintas y necesitan que todas se hablen entre sí.

Para automatizar tareas repetitivas que hoy hacéis a mano entre sistemas, es la referencia total del mercado.

Ventajas 👍

• Conecta más de 8.000 aplicaciones con flujos de trabajo configurables sin código
• Lógica condicional para que los disparadores y las acciones actúen de forma diferente según el contexto
• Posibilidad de encadenar varias acciones en un mismo flujo para automatizar procesos de varios pasos de principio a fin
• Interfaz muy accesible para perfiles no técnicos de cualquier departamento

¿Por qué pensamos que te gustará Zapier? 

👉 Porque cuando identificas un proceso que tu equipo repite a mano una y otra vez, Zapier te permite convertirlo en un flujo automático en minutos, sin escribir código ni pedírselo a nadie.

#2 Microsoft Copilot, para automatizar tareas cognitivas con inteligencia artificial

Hay un tipo de tarea en la que las automatizaciones tradicionales se quedan algo cortas: las que requieren comprensión, criterio y redacción.

Resumir una reunión, redactar una propuesta a partir de un conjunto de notas, analizar un contrato antes de firmarlo, generar el borrador de un informe trimestral... sí, la tecnología a veces va justitas con esto, salvo que tome el nombre de Microsoft Copilot.

Es un asistente de inteligencia artificial integrado directamente en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams.

Funciona sobre los datos reales de tu empresa —correos, documentos, reuniones, hojas de cálculo— y los usa como contexto para generar respuestas y contenido relevante.

Obviamente, es perfecto solo si trabajas en un entorno Microsoft.

En la práctica, le puedes pedir a Copilot que resuma los correos de la semana con un cliente y lo hará muy bien sin rechistar.

Le pides que redacte el acta de la reunión de ayer, y lo hará.

Le pides que cree una presentación a partir del informe de ventas del trimestre, y también lo hará. Sin salir de las herramientas que ya usa tu equipo.

Ventajas 👍

• Integración nativa en Word, Excel, Outlook, Teams y PowerPoint sin configuración adicional
• Accede a los datos reales de tu empresa para generar respuestas contextualizadas
• Automatiza tareas cognitivas que los flujos de trabajo convencionales no pueden cubrir
• Reduce el tiempo en tareas de redacción, resumen y análisis de documentos

¿Por qué te gustará sí o sí Microsoft Copilot? 

👉 Porque cuando tu equipo pierde horas en tareas de redacción o análisis que requieren de cierto criterio, Copilot lo soluciona en segundos.

#3 DocuSign, para automatizar la firma y gestión de documentos y contratos

Enviar un contrato por correo, esperar a que alguien lo imprima, lo firme, lo escanee y lo reenvíe es un proceso leeeento que, afortunadamente, ya se puede automatizar.

DocuSign elimina ese cuello de botella tradicional porque te permite enviar contratos para firmar electrónicamente en segundos, definir el orden de firmas cuando intervienen varias personas, recibir notificaciones automáticas del estado de cada documento y almacenar todo en un repositorio centralizado con registro de trazabilidad.

Su validez legal en España y en toda la UE está garantizada por el reglamento eIDAS, lo que significa que una firma en DocuSign tiene exactamente el mismo valor que una firma manuscrita ante notario.

Para equipos de compras, legal o finanzas que gestionan un volumen alto de contratos, la automatización documental es uno de los cambios que más tiempo aporta mes a mes.

Ventajas 👍

• Firma electrónica con plena validez legal en España y en toda la UE
• Flujos de aprobación configurables con varios firmantes y orden definido
• Notificaciones automáticas y registro de auditoría de cada documento
• Integración con más de 1.000 aplicaciones de negocio y sistemas de almacenamiento

¿Por qué apostamos a que te gustará DocuSign? 

👉 Porque podrás enviar un contrato, definir quién firma y en qué orden, y recibir el documento firmado sin que nadie tenga que tocar papel ni preguntar por correo que cómo va el asunto.

#4 Holded, para automatizar la facturación y la contabilidad de tu empresa

La facturación recurrente es uno de esos procesos que parece sencillo hasta que tienes cuarenta clientes con condiciones distintas, facturas en varias divisas y la obligación de cumplir con Verifactu.

Holded al rescate.

Es un software de gestion en la nube que cubre facturación, contabilidad, tesorería, CRM, inventario y hasta RRHH en una sola plataforma.

Su punto fuerte es la automatización financiera: las facturas recurrentes se generan y se envían solas en la fecha que definas, los asientos contables se crean automáticamente con cada movimiento, la conciliación bancaria aplica reglas inteligentes para emparejar cobros con facturas y los principales modelos fiscales —modelo 303, 390 o 347— se preparan automáticamente con tus datos.

También es una de las pocas plataformas certificadas por la AEAT para Verifactu, lo que garantiza el cumplimiento de la normativa de facturación electrónica.

Y para rematar, se integra con Pleo, ¿se le puede pedir algo más?

Ventajas 👍

• Facturación recurrente automática con envío programado en la fecha que definas
• Asientos contables automáticos y conciliación bancaria con reglas inteligentes
• Certificado por la AEAT para Verifactu y compatible con factura electrónica
• Preparación automática de los principales modelos fiscales, con los datos ya registrados en la plataforma

¿Por qué te gustará Holded? 

👉 Porque te ayuda a ahorrar tiempo en la facturación y contabilidad de la empresa, un pozo sin fondo que se vuelve aún más terrible si añades la gestión de gastos a la ecuación... algo que veremos con la última herramienta de automatización.

#5 Factorial, para automatizar tareas de recursos humanos

El ciclo de vida de cada persona de tu equipo en la empresa genera una cantidad brutal de tareas administrativas: contratos, onboarding de empleados, control horario, solicitudes de vacaciones, ausencias, nóminas, evaluaciones de desempeño, documentación para la baja...

Factorial automatiza todo ese ciclo, sí.

Es una plataforma de RRHH diseñada para que recursos humanos pueda configurar flujos de trabajo automáticos para cada etapa.

Cuando alguien se incorpora, por ejemplo, Factorial envía los documentos para firmar, crea las tareas de onboarding asignadas a cada responsable y activa el perfil del empleado en el sistema.

Si alguien solicita vacaciones, el proceso de aprobación va solo según las reglas que hayas configurado. Y cada mes, la nómina se calcula con los datos de asistencia, horas extra y complementos ya registrados.

Ventajas 👍

• Flujos de onboarding automatizados con asignación de tareas a los responsables correspondientes
• Gestión de vacaciones, ausencias y control horario sin intervención manual
• Cálculo de nóminas integrado con los datos de asistencia y compensación
• Automatización de comunicaciones internas en cada etapa del ciclo del empleado, desde la bienvenida hasta la salida

¿Por qué pensamos que te gustará Factorial? 

👉 Porque una incorporación que antes tardaba una semana en completarse —entre documentos, accesos y tareas pendientes— puede estar lista el primer día sin que nadie haya tenido que coordinarlo a mano.

#6 HubSpot, para automatizar el marketing y la captación de clientes

Pon que un lunes cualquiera una persona llega a tu web a las once de la noche buscando ayuda con aquello que venda tu empresa.

Sin automatización, no lo sabrás hasta el martes por la mañana, y para entonces ya habrá pedido información a tus tres competidores directos. Como uno de ellos tenga el marketing automatizado... despídete de la venta.

HubSpot es una plataforma de CRM con capacidades avanzadas de automatización de tareas de marketing: secuencias de correo que se activan según el comportamiento del contacto, clasificación automática según su nivel de interés, campañas segmentadas, flujos de trabajo que mueven a cada contacto por el embudo sin que nadie tenga que hacerlo a mano...

Para equipos de marketing y ventas que gestionan un volumen alto de contactos, la diferencia entre automatizar con HubSpot o no hacerlo se mide en más o menos ventas, la gasolina de todo negocio que se precie.

Ventajas 👍

• Puntuación automática de contactos para identificar cuáles están más cerca de convertir
• Secuencias de email que se activan según el comportamiento del contacto
• Flujos de trabajo configurables que mueven los contactos por el embudo sin intervención manual
• Segmentación dinámica de contactos según criterios de comportamiento, interés o etapa de compra

¿Por qué creemos que te gustará HubSpot? 

👉 Porque cuando un contacto muestra interés en tu empresa, HubSpot actúa en segundos: lo clasifica, interactúa con él y avisa al equipo de ventas en el momento exacto en el que está a puntito de caramelo para convertirse en cliente.

#7 Zendesk, para automatizar la atención al cliente y la gestión de incidencias

Cuando un cliente escribe con una incidencia, lo que menos quiere es esperar. Y lo que menos quiere el equipo de soporte es responder la misma pregunta cuarenta veces al día.

Zendesk automatiza la parte más repetitiva del soporte para que el equipo pueda dedicarse a lo que realmente requiere atención humana.

Clasifica y enruta automáticamente los tickets según el tipo de consulta, el idioma o la urgencia.

Responde las preguntas frecuentes con agentes de IA disponibles las 24 horas antes de escalar las incidencias complejas al agente adecuado con todo el contexto cargado, y genera informes de satisfacción y rendimiento sin que nadie tenga que construirlos a mano.

Para empresas con un volumen alto de consultas de clientes, automatizar el primer nivel de atención es sencillamente fundamental.

Ventajas 👍

• Clasificación automática de tickets según tipo, idioma y urgencia
• Agentes de IA para resolver consultas frecuentes las 24 horas sin intervención del equipo
• Escalado inteligente con contexto completo cuando la consulta requiere atención humana
• Informes de satisfacción y rendimiento del equipo de soporte generados automáticamente

¿Por qué podría gustarte Zendesk? 

👉 Porque cuando la IA resuelve el primer nivel de soporte, tu equipo deja de responder las mismas preguntas una y otra vez y se concentra en los casos que realmente necesitan criterio, aumentando así la satisfacción del cliente.

#8 Coupa, para automatizar las compras y la gestión de proveedores

Las compras siguen siendo un caos en muchas empresas. Que si correos con adjuntos, que si aprobaciones por WhatsApp, que si órdenes de compra en Excel, facturas que llegan de repente... fatal.

Gestionar eso a mano no tiene ningún sentido y para evitarlo, la herramienta de gestión de proveedores Coupa.

Es una plataforma de gestión de compras y proveedores especializada en empresas medianas y grandes.

Centraliza todo el ciclo: solicitudes de compra, aprobaciones según políticas predefinidas, órdenes de compra automáticas, recepción y gestión de facturas del proveedor y conciliación de pagos.

Todo con flujos configurables, límites por categoría y trazabilidad completa de cada euro comprometido.

Para directores financieros que necesitan gestionar a lo grande los procesos de compra a sus proveedores, Coupa es la herramienta de referencia.

Ventajas 👍

• Flujos de aprobación de compras configurables según políticas de gasto de la empresa
• Órdenes de compra automáticas con trazabilidad completa, desde la solicitud hasta el pago a proveedores
• Gestión centralizada de proveedores con evaluación y categorización integrada
• Catálogo de proveedores homologados con condiciones negociadas, para que tu equipo solo pueda comprar a proveedores aprobados

¿Por qué te gustará Coupa? 

👉 Porque cuando una empresa crece y el volumen de compras se dispara, seguir gestionando proveedores con correos y hojas de cálculo se convertirá en un problema mayor. Coupa lleva la gestión de proveedores a otra dimensión.

#9 Pleo, para automatizar la gestión de gastos del equipo en tiempo real

Hemos hablado de automatizarlo todo en tu empresa, pero todavía falta una patata caliente: los gastos del día a día de tu equipo.

Piénsalo: gastos de viaje, dietas, suscripciones, materiales... son todo gastos que siguen llegando en forma de tickets arrugados, informes de gastos en Excel y solicitudes de reembolso que se vuelven interminables.

La app de control de gastos Pleo, alegría, automatiza todo ese proceso desde el momento del pago.

Cada persona del equipo tiene su tarjeta —física o virtual—, paga con ella y el gasto queda registrado al instante con su categoría, su justificante de pago y su responsable. Así de fácil, sí, sin notas de gasto y sin registrar datos a mano.

Y es que las reglas de aprobación se configuran por importe o categoría y se aplican automáticamente, de modo que si por ejemplo una tarjeta tiene un límite de 200 €, no hay forma de superarlo. En el momento de pago, dará error.

Cuando llega el momento de contabilizar, los gastos se exportan directamente al software contable, sin meter nada a mano, cerrando el ciclo del gasto de la mejor manera.

¿Te imaginas llevar las finanzas de tu empresa así? Qué de tiempo y errores os vais a ahorrar... 

Ventajas 👍

• Registro automático de gastos con categoría y justificante desde el momento del pago
• Límites de gasto por empleado y aprobaciones automáticas según reglas configuradas
• Exportación directa a los principales programas de contabilidad sin conciliación manual
• Tarjetas físicas y virtuales para el equipo, con control y seguimiento de gastos en tiempo real desde la aplicación

¿Por qué te encantará Pleo? 

👉 Porque cuando los gastos del equipo se registran, categorizan y llegan a contabilidad solos como con Pleo, el control presupuestario se puede hacer en tiempo real, los errores desaparecen y la productividad de todo el mundo se dispara.

Las herramientas de automatización de gastos, las últimas en llegar

Zapier, Copilot, DocuSign, Holded, Factorial, HubSpot, Zendesk, Coupa... y al final, Pleo.

Hay una razón por la que los gastos del equipo cierran esta lista: son el proceso menos automatizado de las empresas.

¿Porque poca gente sabe que se puede automatizar?

Quizá.

¿Por la dificultad de hacerlo?

Es lo más probable... pero con la gestión de gastos de la herramienta de automatización Pleo ya no hay excusa que valga.