Que tu negocio crezca y además lo haga de forma orgánica y estable siempre es una buena noticia, especialmente para los líderes financieros.
Pero todos sabemos que el éxito empresarial tiene una cara B: los datos financieros se multiplican, pueden volverse confusos y más difíciles de manejar 😵💫
Por no hablar del tiempo que consume organizarlos en hojas de cálculo, intentando no cometer errores, bien por olvido o lo que es casi peor, duplicando un dato donde no toca.
Nos consta que muchos CFOs y profesionales de las finanzas se quejan de tener que dedicar demasiado tiempo a recopilar datos cuando deberían invertirlo en análisis y planificación financiera 😅
Y razón no les falta.
La buena noticia es que, actualmente, para cada necesidad financiera disponemos de una herramienta tecnológica que nos ayudará a encontrar soluciones contables escalables 🥳
Y es que hay —mucha— vida más allá de las hojas de cálculo.
La solución de la que estamos hablando es el software de planificación financiera o software financiero, como más te guste.
Y si prefieres llamarlo herramienta de planificación financiera, nos entendemos igual.
Para la facturación básica, dale al software financiero.
Que toca calcular los impuestos, pues tienes una herramienta de planificación financiera homologada por la Agencia Tributaria.
¿Y qué tal la tecnología para una gestión de clientes más eficaz?
Y si además te permite conciliar cuentas bancarias, procesar todas las nóminas o llevar el control de gastos… apaga y vámonos.
Hasta podrías responder correos pendientes mientras un software genera por ti informes financieros fiables y en tiempo real.
¿Sí o no a los software de planificación financiera?
Pues claro que sí: vamos a hacer una inmersión en la transformación digital de las finanzas y conocer los beneficios de usar herramientas de análisis de datos y planificación financiera en la gestión de tu empresa, evitando quebraderos de cabeza 🤩
¿Empezamos?
Objetivos del software de planificación financiera de una empresa
Quedarse sin efectivo por falta de previsión o que un proyecto empresarial fracase porque no hubo tiempo para analizar la situación y planificar, no es una opción si cuentas con la tecnología adecuada.
Simplificar la presentación de impuestos automatizando su cálculo y evitar sanciones es otra poderosa razón por la que queremos herramientas de gestión financiera a nuestro lado.
Añádele que puedes hacer el seguimiento del cash flow al minuto y elaborar tus presupuestos sin depender de TI o del soporte técnico del software.
¿Y qué decir de la tranquilidad que aporta a un CFO tener a su alcance un reporting financiero completo con todos los datos en tiempo real?
O la seguridad que genera saber que estás tomando decisiones informadas y gestionando la empresa de manera dinámica y eficiente.
Si la felicidad financiera existe, debe tener mucho que ver con esto 🫶
La importancia de la planificación financiera y el software para tu empresa
Digitalizar, automatizar, optimizar, contar con información precisa y mejorar los procesos contables y financieros es vital a la hora de escalar y que la empresa crezca.
La lista de beneficios que ofrecen los softwares de planificación financiera es muy larga, pero vamos a centrarnos en los que nos parecen más útiles para el día a día ✌️
#1 Ahorra tiempo gracias a las automatizaciones
Implantar un software de planificación financiera que haga de forma automática toda la facturación de la empresa debería ser obligatorio para cualquier CFO bien.
Automatización significa que el sistema puede enviar recordatorios de facturas pendientes, enlaces para hacer pagos online, programar operaciones bancarias, de impuestos, etc.
Lo mismo aplica para el cálculo y abono de nóminas o gestión de recursos humanos.
Y si hay algún error contable, el software financiero puede detectarlo automáticamente y te enviará una alerta.
Imagina la cantidad de tiempo ahorrado en contabilidad y finanzas que se puede invertir en tareas de planificación de estrategias financieras para el crecimiento y buena marcha de la empresa 👏
¿Tienes que presentar el Balance General?
Como tienes automatizado el control de gastos de tus equipos, tenerlo listo es —casi— pan comido.
¿Que te piden el informe de masa salarial? Le das a la tecla y aparece ante tus ojos.
Datos detallados, consistentes y fiables a golpe de clic; ¿qué más necesitas? 🤔
#2 Toda la información actualizada y en tiempo real
Nadie mejor que tú sabe que los datos carecen de utilidad si no te dan la información exacta de la situación financiera aquí y ahora.
Que tus equipos tengan acceso a esta información en tiempo real y puedan tomar decisiones informadas es vital.
¿Cómo van las ventas de productos específicos?
¿Necesitas comprobar datos para llevar la gestión del inventario?
¿Qué datos tenemos sobre ganancias, pérdidas o activos?
¿Quieres comparar los resultados con otros períodos de tiempo para tener una visión más completa y objetiva?
Si la información es poder, no cabe duda de que un software de planificación financiera de una empresa fortalece el rol de cualquier CFO y de su equipo 💪
#3 Gestión transparente y visión integral
Las cuentas claras y el chocolate… ya sabes.
Seguir utilizando procesos contables manuales o un software desactualizado puede tener un resultado, cuanto menos, espeso.
Y en medio de la oscuridad es imposible detectar los detalles.
Pero con un software de planificación financiera eficiente, la cosa cambia.
Tanto tú como tu equipo podréis rastrear fácilmente cualquier transacción, gestionar con datos actualizados y mejorar la colaboración entre departamentos.
Tener una visión integral del estado del negocio, que se dice.
Así es posible prevenir errores, asignar responsabilidades o ajustar la financiación y los gastos en los diferentes equipos.
¿Que alguien se ha pasado en el límite presupuestado para dietas?
Te llega una alerta y compruebas. Un toquecito a tiempo y todos tan amigos 🤝
¿Que estás en números rojos por un cargo inesperado?
El amigo software te avisa y lo resuelves antes de que el banco te penalice.
#4 Blindar la seguridad
Tanto a nivel de comunicaciones como de ciberseguridad, usar un software de planificación en la nube que utiliza un cifrado y otras capas de seguridad para proteger la información y autenticar a los usuarios es fundamental.
De esta forma, la información estará protegida en caso de pérdida o robo de un ordenador o un dispositivo móvil, un incendio o cualquier otro desastre 🔒
Y esto aplica tanto a pequeñas como a grandes empresas.
#5 Cumplir con las obligaciones legales
Cometer errores cuando se usan hojas de cálculo que hay que rellenar de forma manual es más habitual de lo que imaginas.
Y si esa equivocación tiene que ver con pago de impuestos, la cosa se puede complicar en forma de sanción.
Para evitar sustos innecesarios, nada mejor que usar herramientas de planificación financiera que te ayuden a estar al día con las obligaciones fiscales automatizando los pagos.
También puedes obtener estimaciones de impuestos trimestrales o declaraciones anuales.
Aquí paz y después… más paz 🧘
#6 Una mejor toma de decisiones
A estas alturas te puede parecer una obviedad, pero recordemos que aún hay muchas empresas que carecen de sistemas de control de la información porque siguen usando métodos desactualizados que solo dan una visión dispersa y desactualizada.
Si aparcar de oído nunca fue una buena idea, imagínate decidir sin saber qué pasa en tiempo real ahora con el flujo de caja, las ventas o los niveles de inventario.
Tener un software financiero que controle todos estos datos y te dé información precisa y actualizada para decidir es un básico para mantener en buena forma la salud financiera de cualquier empresa.
#7 Equipos felices y más productivos
Automatizar los procesos contables es lo que tiene; que liberas a tu equipo de tareas repetitivas y monótonas que desmotivan a cualquiera.
Recuperar la ilusión por el trabajo transforma a la gente 😊
Tu equipo puede pasar de tener una actitud pasiva, de mero ejecutor de rutinas, a actuar como creadores proactivos que aporten valor a la empresa.
¿Qué puede salir mal con el ahorro de tiempo por las automatizaciones, manejando información detallada en tiempo real, teniendo una visión clara en todo momento y con los equipos colaborando?
#8 Acceso a toda la información en remoto
Si se ha implementado un software de planificación financiera ubicado en la nube, las personas autorizadas pueden acceder a la información en tiempo real desde cualquier lugar y en todo momento.
Esto abre las opciones al teletrabajo y, por ende, la conciliación, un importante incentivo para mantener motivado a tu equipo.
El acceso a los datos en remoto puede mejorar la eficiencia, la precisión, la colaboración y la toma de decisiones 🙌
#9 Una herramienta flexible que permite escalar
Si tu empresa crece, sus procesos también lo harán.
El control de gastos, las ventas, las transacciones financieras, la gestión de nóminas, el inventario, la gestión de proveedores, la base de clientes… todo se vuelve complejo 😬
Para no morir de éxito, nada mejor que trabajar a pleno rendimiento con herramientas de planificación financiera a la medida de las necesidades de la empresa en cada momento.
No queremos sistemas rígidos y encorsetados; es necesario un programa escalable y flexible, que no ahogue, sino que se adapte a las nuevas necesidades como un guante.
Un software de planificación financiera actualizado incluirá módulos que hacen más fácil manejar el crecimiento integrando cuentas bancarias, tarjetas de crédito, gastos de empresa o inventario.
Y cuando llegan períodos de inactividad o transiciones, siempre podrás eliminar funciones innecesarias y ahorrar costes. Igualito que en Netflix 🤭
#10 El ahorro está en el software
Por último, pero no menos importante, valora el ahorro que supone tener en la nube todos los datos de tu empresa gracias a un software financiero.
La información está procesada en servidores externos en lugar de ordenadores, lo que libera a tu equipo de tareas tecnológicas, pudiendo enfocarse en áreas estratégicas 🕺
Además, con las actualizaciones automáticas del software evitarás tener que pagar por otras licencias, hardware o mantenimiento de sistemas.
Ahorro de tiempo, de recursos y, por tanto, de costes.
Si a estas alturas ya eres de los nuestros y tienes clarinete todas las ventajas de poner un software de planificación financiera de empresa en tu vida, seguro querrás saber qué características o funciones te ofrecen.
Vamos a por ello.
Cuáles son los principales usos y funcionalidades de un software financiero
Partimos de que la oferta es muy variada, pero un programa de análisis y planificación financiera actualizado te ofrecerá las siguientes opciones:
- Libro mayor al día: tener las entradas automatizadas te permitirá ver en tiempo real todas las transacciones. Con un clic podrás acceder a ingresos, gastos, activos, pasivos, capital y patrimonio. Otro más y tienes listos los estados financieros 🥲
- Control de cuentas pendientes de cobro y de pago: crear, programar, enviar, personalizar o rastrear facturas es cosa del software para empresas. Automatizar y categorizar los pagos a proveedores y hacer un seguimiento de acreedores, también.
- Integración con las cuentas bancarias: esta funcionalidad permite monitorizar pagos y depósitos bancarios de la empresa. También podrás importar datos en tiempo real.
- Conciliación bancaria actualizada: utilizar un software financiero que compara los registros contables de la cuenta corriente y los ajustes que hace el banco sobre la misma te asegura que los libros de contabilidad coinciden con los extractos bancarios: ¿cómo te quedas?
- Cuenta de resultados: tanto tú como tu equipo podréis visualizar y crear fácilmente estados de resultados personalizados, balances y comprobar el flujo de efectivo al minuto.
- Nóminas y gestión de RRHH: calcular los salarios, emitir transferencias, cumplir con las obligaciones tributarias y registrar la información personal y financiera de tu equipo es posible con un software específico 🤟
- Gestión del inventario: tu empresa puede automatizar el seguimiento del estado del inventario en tiempo real, reordenar automáticamente los artículos y hacer pagos a proveedores.
- Presupuestos, proyecciones financieras y forecasts mucho más rápidos y analíticos gracias a la automatización de procesos
- Análisis financiero avanzado potenciado por IA y machine learning, que pueden extraer conjuntos masivos de datos estructurados y no estructurados —desde dentro y fuera de la organización— casi en tiempo real 😯
- Acceder desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar, es un básico que te ofrecerá todo software financiero actual.
Ya ves que el rango de funcionalidades es amplio y es posible que no todas encajen con las necesidades de tu empresa.
Elegir qué herramientas financieras necesita tu proyecto es un trabajo que nadie puede hacer por ti.
También tendrás que valorar con qué presupuesto cuentas para dedicar a innovación y asumir que la curva de aprendizaje afectará a todo el equipo.
Para facilitarte las cosas a la hora de elegir, vamos a darte alguna pista 😜
¿Hay algún software de cabecera para la planificación financiera de una empresa?
Estás de suerte, porque es que sí, y se llama Pleo 🍀
El control de gastos es la base sobre la que construir un plan sólido de planificación de estrategia financiera de una empresa.
¿Quieres más transparencia? Pleo te envía una notificación automática en cuanto se hace una compra, y así no hay sorpresas a final de mes 😌
Para tener más control sobre cómo se gasta el dinero en tu empresa, dale a Pleo, configura límites de gasto individuales para cada persona y revisa las compras en tiempo real.
¿Sabías que con Pleo puedes ahorrar hasta 138 horas de administración al año? 🤯
Tu equipo libre de burocracia y todos felices por no tener que adelantar dinerito de su bolsillo.
En resumen: E-FI-CIEN-CIA.
Porque Pleo se encarga del papeleo mientras tu equipo y tú os dedicáis a lo que de verdad importa
Una tarjeta para pagar.
Una foto al ticket y la subes a la app… Y ya está.
Da igual el tamaño de tu negocio; siempre hace falta mejorar la productividad, reducir costes y simplificar tareas complicadas, ¿o no?
Pues eso es Pleo.
Toda la contabilidad online automatizada, los gastos optimizados y el IVA deducible bajo control, ahorrando tiempo y dinero
Si es que… Aquí estamos para ayudarte a conseguir la transformación digital de las finanzas de tu empresa.
¿Dónde? En un software de planificación financiera centrado en la gestión de gastos 🤟