Auditoría de gastos o cómo evaluarlos para ser una empresa más eficiente
¿Auditoría? 😱
Da igual que sea de gastos o cualquier otra bien sencilla: todo el mundo les tiene miedo, tanto si se la hacen como si la tienen que hacer.
Y es que suena a papeleo eterno, nervios y revisiones incómodas del todo. Pero si lo miras desde un punto de vista más estratégico, la auditoría de gastos es uno de los aliados más potentes que tienes como CFO.
No se trata solo de comprobar si las facturas cuadran, sino de entender cómo fluye el dinero en la empresa, detectar fugas invisibles y ganar visibilidad financiera para tomar mejores decisiones.
¿Cómo? Con tecnología, claro, que hoy en día permite pasar del proceso tradicional —manual y leeeento— a uno automatizado y ágil.
Con IA, paneles de visualización y plataformas de control de gastos puedes auditar casi en tiempo real y convertir lo que antes era un trámite de lo más farragoso en una ventaja competitiva.
Si buscas eficiencia, transparencia y crecimiento, la auditoría de gastos ya no es un mal necesario, sino un pilar de control financiero que puede marcar la diferencia entre quedarte atrás o liderar tu sector.
¿Nos metemos a fondo?
¿Qué es la auditoría de gastos?
En pocas palabras, una auditoría de gastos es el proceso de revisar a fondo cómo gasta dinero tu empresa.
No es mirar facturas al azar, sino comprobar si cada gasto está justificado, documentado y alineado con las políticas internas y con la normativa vigente.
Tradicionalmente, se veía como un trámite contable que había que hacer de vez en cuando y hala, a seguir... pero hoy es mucho más que eso. Para un líder financiero, es la oportunidad ideal de detectar ineficiencias, reforzar controles y asegurarse de que cada euro se invierte de forma correcta.
Normalmente la llevan a cabo auditores internos o externos, pero más importante que quién lo hace es cómo se hace: con datos en tiempo real y con herramientas que permitan transformar la auditoría en información útil, no en un dolor de cabeza que se tiene una vez al año.
¿Para qué se hace una auditoría a una empresa?
Aquí, aquí llega lo interesante.
¿Para qué sirve una auditoría en una empresa? La respuesta corta sería que para cumplir la ley, pero si te quedas ahí te pierdes lo mejor.
Las auditorías en empresas sirven para mucho más:
- Asegurar cumplimiento: para evitar sanciones fiscales, multas o problemas normativos, que es lo más obvio
- Controlar costes invisibles: viajes, dietas o suscripciones, gastos que crecen sin que nadie los vigile
- Detectar irregularidades: desde errores administrativos hasta fraudes financieros completamente intencionados
- Mejorar la transparencia: dar confianza a inversores, socios y a tu propio equipo
- Impulsar eficiencia: identificar patrones de gasto que ralentizan el crecimiento y corregirlos
Como ves, una auditoría en una empresa no se limita a poner un sello de aprobado en tus cuentas y ya está.
Bien planteada, es un espejo que muestra cómo estás gestionando los recursos y cómo podrías hacerlo de forma óptima.
Y si te apoyas en la tecnología, la facilidad para realizarlas hará que se convierta en uno de tus recursos estratégicos estrella ⭐
Tipos de auditoría de gastos
Cuando hablamos de auditorías en empresas, tendemos a imaginar revisiones a fondo de un bloque en particular.
Pero en la práctica, en lo que se refiere a los gastos, no todos son iguales: algunos son recurrentes y fáciles de rastrear, mientras que otros no están tan claros y se esconden entre papeles difíciles de gestionar.
Dicho esto, para que tu auditoría de gastos sea útil, lo mejor es dividirlos en tres categorías.
Gastos pagados por anticipado
Seguros anuales, alquileres de software, intereses de préstamos… Son compromisos que firmas por adelantado y que muchas veces nadie revisa después.
¿El riesgo?
Pagar un servicio que ya no necesitas o registrar un gasto en un periodo equivocado.
Con la digitalización financiera puedes programar alertas y conciliaciones automáticas que detectan cuando algo deja de cuadrar.
Gastos administrativos
Son los que más dolor de cabeza dan: viajes de empresa, formaciones, dietas de viaje, alquileres, suministros… Básicamente, el día a día de la compañía.
Aquí es donde la automatización de procesos juega un papel fundamental, ya que en vez de revisar notas de gastos hechas a mano, hay herramientas que te ayudan a:
- Digitalizar la información sobre los gastos en tiempo real
- Clasificar cada tipo de gasto en su categoría
- Almacenar la factura para recuperar luego el IVA deducible
Sin tecnología, prepárate para sufrir, pero con ella... hágase la magia: dejarás de perder tiempo en tareas manuales para pasar a analizar patrones y ajustar donde sea necesario.
Gastos generales
La categoría más difusa: marketing, tecnología y materiales.
Aquí es fácil que se cuelen gastos duplicados o con un retorno de la inversión cuestionable.
Por eso, al auditar conviene cruzar estas partidas con los objetivos estratégicos: ¿esa campaña realmente generó solicitudes? ¿Ese software de empresa se usa o solo hace pagar licencias?
Si te montas un buen panel de control financiero, todo esto lo podrás ver en tiempo real sin esfuerzo.
¿Cómo se hace una auditoría en una empresa cuando es de gastos? Las etapas
Vale, ya sabes qué es una auditoría de una empresa en cuanto a gastos y por qué no deberías verla solo como un trámite incómodo.
Pasemos ahora a la práctica: ¿cómo hacer una auditoría a una empresa? De gastos, claro, que estás en un blog financiero.
Aquí no hay ni fórmulas mágicas ni procesos estándar que valen para todos.
Ojalá.
La realidad es que cada empresa es un mundo: no gasta lo mismo una startup que está empezando que una multinacional totalmente consolidada.
Lo que sí existe es un camino común de etapas que todo auditor recorre, desde la planificación inicial hasta el seguimiento final.
Y lo interesante es que, con la tecnología actual, puedes transformar cada una de esas etapas en un proceso más ágil, menos manual y mucho más estratégico en caso de querer auditar los gastos internamente.
¿Vemos las fases de la auditoría de gastos?
#1 Planifica el alcance y los objetivos
Todo empieza aquí, con una buena planificación.
Antes de revisar cualquier justificante de pago necesitas saber para qué haces la auditoría.
Puede ser para garantizar el cumplimiento normativo, para detectar fugas de dinero en viajes y dietas o para demostrar a inversores que tus procesos de control son sólidos.
Si no defines bien el alcance, acabarás revisando cientos de facturas sin una brújula clara y perderás un tiempo precioso.
Si tu empresa invierte mucho en software de gestión, ese será el foco. Y si tu preocupación es el IVA, entonces tendrás que priorizar partidas con implicaciones fiscales.
En otras palabras: planificar es elegir dónde pones la lupa y dónde aplicas la automatización.
#2 Conoce el negocio y mapea riesgos
No puedes auditar a ciegas.
Cada empresa tiene sus patatas calientes, y lo primero es entender dónde se esconde el riesgo en la tuya.
Para una consultora internacional serán los gastos de viajes y dietas. Para una startup, probablemente las suscripciones y herramientas digitales. Y para una empresa industrial, puede que los materiales.
Aquí necesitarás entrevistar a los managers, revisar las políticas y analizar informes de gastos previos.
Con esa información podrás construir un mapa de riesgos que te diga qué revisar en detalle y qué puede controlarse de manera rutinaria.
#3 Conecta fuentes y normaliza datos
De nada sirve hacer una auditoría de gastos si cada dato está perdido en un sitio distinto. Tardarías una vida entera en hacerla.
Por eso el siguiente paso es conectar todas las fuentes de gasto: tarjetas corporativas, software ERP, extractos bancarios, plataformas de gestión...
Y alegría: la tecnología te permite digitalizar tickets en tiempo real con el OCR para facturas, clasificar gastos en categorías de forma automática y centralizarlo todo en un mismo panel.
Gastos centralizados, todos en el mismo lugar, gracias a la tecnología financiera. Eso hace que este paso sea un mero trámite. Cuando llega el auditor, sea interno o externo, ya cuenta con todos los gastos ordenados, trazables y listos para ser analizados.
#4 Revisa políticas y controles internos
Auditar no es solo comprobar gastos, sino revisar cómo funcionan tus medidas de control.
¿Tu política de gastos de viaje tiene establecidos los límites claros?
¿Los gastos se aprueban antes o después de realizarse?
¿Tienes reglas de quién valida cada gasto?
Este paso revela puntos débiles en los que quizá no hayas caído nunca.
Y otra vez la tecnología al rescate, porque te permite traducir las políticas establecidas en reglas automáticas: si alguien intenta subir un gasto fuera de la categoría permitida o sin su factura simplificada, el sistema lo bloquea de inmediato.
Así pasas de confiar en la buena voluntad de tu equipo a tener controles proactivos que refuerzan la cultura del gasto responsable.
#5 Revisión inteligente con ayuda de la tecnología
Hasta hace poco, auditar gastos significaba revisar un grupo reducido de facturas al azar y cruzar los dedos para que no se escapara nada grave.
Hoy no tiene sentido quedarse en eso.
Con la tecnología actual puedes analizar el ¡100 %! de los gastos sin necesidad de dedicar semanas a comprobarlos uno a uno.
Los sistemas de control automatizado detectan irregularidades en segundos: desde gastos duplicados hasta importes sospechosos, compras fuera de horario laboral o categorías que no están permitidas en las políticas.
El cambio es enorme; piénsalo.
Tú ya no inviertes tu tiempo en revisar tickets al azar, sino en examinar directamente los casos que levantan una señal de alerta.
Es ahí donde puedes aportar valor como líder financiero: entendiendo el patrón, corrigiendo la política o ajustando el proceso.
Con esta forma de trabajar te aseguras de que nada queda fuera de revisión, por muy grande que sea el volumen total de gastos.
#6 Inspección y validación cruzada
Llega el momento de las comprobaciones más duras: conciliar los gastos con los extractos bancarios y las facturas de proveedores.
Aquí validas fechas, importes, IVA y documentación asociada.
También revisas si el servicio o producto se recibió realmente y si está contabilizado en el período correcto.
Con tecnología, nuevamente, este paso deja de ser un suplicio, porque a la que algo no cuadre... la automatización te lo dice.
#7 Análisis y conclusiones accionables
Una auditoría de gastos no se justifica por el informe en sí, sino por lo que puedes hacer con lo que encuentras.
Una vez validados los datos, toca analizar: ¿cuánto IVA puedes recuperar? ¿Cuánto dinero se pierde en suscripciones sin uso? ¿Qué equipos acumulan más gastos fuera de las políticas?
Con paneles de visualización claros y KPIs financieros puedes tomar decisiones trascendentales en cero coma: reducir el número total de proveedores, renegociar contratos con los actuales, mejorar los procesos... Así, la auditoría de gastos pasa a ser una herramienta absolutamente estratégica.
#8 Informe claro y comunicación
El informe no debería ser un PDF eterno que termina en una carpeta muerto de risa.
Necesitas generar un resumen visual y fácil de consumir.
Incluye los hallazgos más importantes, los riesgos más críticos y un plan de acción con responsables y fechas.
Además, compártelo más allá del área financiera: managers y equipos también deben saber qué hay y cómo mejorar.
Al hacerlo, la auditoría no se percibe como castigo, sino como una oportunidad para gastar mejor, y eso refuerza la confianza de todo el mundo.
#9 Seguimiento y mejora continua
La auditoría no termina con el informe.
El paso final es el seguimiento, que consiste en comprobar si las recomendaciones se aplican y si los indicadores financieros mejoran.
Esa mejora, además, debe ser continua, por lo que tendrás que revisar mes a mes y comprobar cambios, si hay que aplicar nuevas reglas, etc.
Pero aquí, afortunadamente, las herramientas digitales se encargan de hacer este seguimiento por su cuenta.
Tú, como CFO, solo intervienes en la toma de decisiones; déjale a la tecnología lo más mecánico y pesado.
6 consejos para mejorar el proceso de la auditoría de gastos
Ya tienes las fases claras, ¿no?
Pues ahora vamos a dar la estocada con unos consejos adicionales que te ayuden a auditar como el mejor:
- Calcula el coste real de tu auditoría: mide —o estima— cuánto tiempo y dinero consume el proceso manual frente a uno automatizado, y usa esa comparativa para justificar una inversión en tecnología.
- Centraliza la información: obliga a que todos los gastos se paguen con tarjetas corporativas y que lleguen a la misma plataforma de gestión
- Ahorra tiempo: no gastes recursos en revisar tickets de 3 €; deja que la automatización los supervise y céntrate en partidas de riesgo real
- Apuesta por la tecnología inteligente: utiliza sistemas que detecten anomalías de forma automática —duplicados, importes sospechosos, gastos fuera de las políticas...— para conseguir visibilidad inmediata
- Define puntos de control estratégicos: decide dónde aplicar revisiones más estrictas, reforzando gastos de mayor riesgo como los de efectivo, las dietas o los viajes
- Crea KPIs de referencia para hacer el seguimiento: establece métricas como número de gastos rechazados o tiempo de aprobación de las hojas de gastos de viaje, y compáralas año a año para medir la mejora
Al final, el punto está en encontrar el equilibrio entre control y agilidad.
Si ajustas bien tus reglas y aprovechas el inmenso poder de la tecnología, la auditoría de gastos deja de ser un lastre para convertirse en un motor de eficiencia y transparencia financiera.
La auditoría de gastos, lo más fácil del mundo con Pleo
Después de todo este recorrido, está claro que la auditoría de gastos no debería ser un proceso pesado ni un mal necesario.
Si quieres que sea realmente útil sin morir en el intento, necesitas visibilidad en tiempo real, control y sencillez para tu equipo.
Y ahí Pleo tiene mucho no, muchííísimo que decir.
Con nuestras tarjetas inteligentes y la app de control de gastos, al loro:
- Todos los gastos se registran automáticamente en el momento de la compra
- Cada ticket se digitaliza y se guarda en el sistema con gasto, listo para la recuperación de IVA o la deducción del impuesto de sociedades
- Las políticas de gasto se convierten en reglas claras que se aplican de forma automática
- Los informes de las auditorías se alimentan de datos fiables, sin papeleo ni la necesidad de reclamar los justificantes de pago a las personas que gastan
En la práctica, eso significa que tu equipo financiero deja de invertir horas y horas en comprobar gastos menores y puede centrarse en lo que de verdad importa: analizar los casos que desentonan con las políticas, mejorar los procesos y aportar valor estratégico a la compañía.
Auditar gastos deja de ser un examen incómodo y pasa a ser un recurso para avanzar más rápido.
¿No decíamos que con tecnología el proceso se volvía cuestión de coser y cantar?
Pásate a la gestión de gastos de Pleo y verás qué facilito: no habrá auditoría de gastos que se te resista.
