Liquidación de gastos: cómo llevarla a la práctica en tu empresa

¿Liquidación de gastos?

Estamos ante uno de esos procesos presente en el día a día de todas las empresas, aunque casi nunca recibe la atención que merece.

¿Por qué?

Porque la liquidación de gastos, habitualmente, ocupa más tiempo del que debería. Si los justificantes llegan tarde, si dependes de hojas de gastos sueltas o de revisiones manuales, es difícil tener una visión clara de cómo se está utilizando el dinero de la empresa.

Y eso afecta directamente a tus decisiones como líder financiero y estratégico del negocio.

Pero… cuando cuentas con un proceso estructurado y con datos reales y precisos desde el primer momento, todo cambia: cierras más rápido los ejercicios, controlas mejor el gasto y evitas errores que luego hay que subsanar.

La clave de todo esto está en entender bien cómo funciona cada tipo de liquidación y en apoyarte en herramientas que simplifiquen el trabajo en vez de añadir más pasos.

Y a eso vamos: liquidación de gastos, aaaaadelante.

¿Qué es la liquidación de gastos?

La liquidación de gastos es el proceso que te permite documentar, revisar y justificar cómo se ha utilizado el dinero de la empresa.

Ni más, ni menos.

No es un único procedimiento, sino un conjunto de situaciones distintas que conviven, como decíamos, en el día a día del negocio: revisión de informes de gastos, ajustes de presupuesto, cargos variables que hay que conciliar y gastos que tu equipo ha tenido que adelantar.

En todos los casos, el objetivo de la liquidación de gastos es el mismo: tener información precisa y verificable para cerrar cada periodo con control y sin sorpresas desagradables.

Cuando la documentación está completa y el proceso está bien definido, puedes analizar mejor el uso del presupuesto, anticipar desviaciones y tomar decisiones con datos que reflejan lo que está ocurriendo de verdad.

Nada de estimaciones: pura realidad.

La liquidación de gastos se convierte en toda una herramienta financiera cuando deja de ser un trámite y pasa a darte visibilidad real del gasto en tu empresa.

A partir de aquí, distinguir cada tipo de liquidación es lo que te va a permitir mejorar el proceso y reducir el tiempo que dedicas a revisiones, aclaraciones y correcciones.

¿Qué implica a efectos prácticos una liquidación de gastos?

Una liquidación no es solo el proceso de revisar gastos: es también el documento interno que deja constancia formal de cada desembolso que hace tu equipo.

Y se genera por gasto o por conjunto de gastos de una misma persona en un mismo periodo, según cómo funcione tu empresa.

La hoja de gastos, informe de gastos o nota de gastos, según cómo quieras llamarla, es la piedra angular de la liquidación de gastos.

Ese documento incluye la información mínima que necesita tu equipo para registrar el gasto y justificarlo ante Hacienda: quién lo ha hecho, para qué, cuánto ha costado, qué tipo de justificante lo respalda y si es deducible o no.

Aquí es preciso diferenciar entre justificantes:

• Un ticket o una factura simplificada no explican por qué se ha hecho el gasto, ni permiten deducir el IVA como IVA. Por eso sí necesitan una liquidación interna que aporte contexto y deje clara su vinculación con la actividad de la empresa.

• Una factura completa a nombre de la empresa, en cambio, ya aporta por sí misma toda la información necesaria —proveedor, descripción, importe, IVA desglosado, fecha y destinatario empresarial—. En ese caso, la factura actúa como documento justificativo completo, y no es necesario crear una liquidación adicional para duplicar la misma información.

Dicho de otra forma: la liquidación de gastos existe para completar lo que no cuentan los justificantes de pago.

Si el justificante lo contiene todo —como ocurre con la factura completa—, el documento interno deja de ser necesario.

Con esta aclaración hecha, ¿seguimos?

Tres realidades distintas que hoy llamamos liquidación de gastos

La liquidación de gastos no es un único proceso. ¡Ojalá!

En realidad te toca gestionar tres escenarios diferentes que requieren enfoques distintos y que, si no los separas mentalmente, acaban mezclándose y complicando el control del gasto.

¿De qué tres tipos de liquidaciones estamos hablando?

#1 La liquidación de gastos ligada al presupuesto

Aquí lo que haces es ajustar lo previsto frente a lo ejecutado.

Es la liquidación más estratégica, porque te permite ver si el gasto avanza según lo presupuestado, si un departamento está consumiendo más de lo esperado o si un proyecto empieza a desviarse.

Pero esta liquidación no es solo comparar números. También te muestra patrones de gasto, pagos que llegan antes de tiempo o costes que no estaban contemplados en un primer momento.

En otras palabras: te ayuda a entender si el presupuesto refleja la realidad o si la realidad va por su cuenta.

Cuando esta parte está bien trabajada, tus previsiones de tesorería mejoran, los cierres son más rápidos y los informes financieros se vuelven más completos que nunca.

Pero cuando no, todo el reporting financiero se apoya en datos incompletos y toca rehacer cálculos una y otra vez.

#2 La liquidación de gastos variables o imprevistos

Son esos cargos que aparecen sin aviso: comisiones bancarias, gestiones puntuales, tasas administrativas, servicios ocasionales… el típico gasto que nadie anticipó, pero que hay que registrar igual.

Para ti y tu equipo, esta liquidación implica revisar justificantes, validar que el importe es correcto, conciliarlo con la cuenta contable adecuada y asegurarte de que la documentación queda ordenada.

El problema es que estos gastos suelen llegar de lo más dispersos: uno por correo, otro como captura de pantalla, otro sin motivo claro… de forma caótica, sí.

Si no hay un sistema, terminan acumulándose y generando errores que luego toca subsanar con la consiguiente pérdida de tiempo.

Pero cuando este flujo se controla bien, evitas descuadres, evitas sorpresas y mantienes la contabilidad bien actualizada, limpia y al día.

#3 La liquidación de gastos que tu equipo ha tenido que adelantar

El clásico entre los clásicos, especialmente cuando no tiras de tecnología financiera.

Gastos de viaje, materiales, desplazamientos… todo lo que alguien paga de su bolsillo para poder trabajar.

Aquí el reto tiene dos caras:

• La operativa, porque necesitas confirmar que el gasto tiene sentido empresarial, que la documentación está completa y que todo está bien clasificado para poder deducirlo
• Y la humana, porque nadie quiere esperar semanas para recuperar un dinero que adelantó solo para que la empresa pueda seguir funcionando

Si este proceso no se automatiza, lo notas enseguida: tickets perdidos, listados incompletos, justificantes de pago que llegan tarde, empleados que preguntan cuándo se les va a reembolsar… y, por supuesto, pérdida de visibilidad financiera para ti.

Cuando la liquidación y el reembolso funcionan como deben, en cambio, el equipo trabaja más tranquilo, tú tienes datos reales y el cierre del ejercicio deja de depender de correcciones de última hora.

El problema estructural: cuando los gastos los adelanta la plantilla

Hasta aquí has visto que la liquidación de gastos no es un único proceso, sino tres.

Y aunque cada uno tiene sus particularidades, casi todos los problemas aparecen en el mismo punto: cuando el gasto lo adelanta la propia plantilla.

¿Por qué?

Porque, de los tres tipos de liquidación de gastos, este es el que más fácilmente se desordena, el que más tiempo te hace perder y el que más impacto tiene en la experiencia y satisfacción del equipo.

El presupuesto puede estar bien alineado control tras control y los gastos imprevistos pueden gestionarse con todo el arte del mundo, pero… si los justificantes de tu equipo llegan tarde o faltan datos —una factura simplificada no te sirve para deducir el IVA, por ejemplo—, el sistema entero se tambalea.

A esto se le suma el factor humano, además. Adelantar dinero propio nunca es agradable.

Tu equipo paga, adjunta documentos, espera validaciones y después a que llegue el reembolso de gastos a empleados, que a veces se demora semanas.

No es particularmente motivador, ¿no? 

La única forma de solucionarlo es contar con un método claro y efectivo de liquidación de gastos. Y con herramientas que automaticen el proceso y reduzcan errores, pero a eso llegamos al final.

Qué debe contener una liquidación para ser segura, deducible y auditable

Cuando alguien en tu empresa genera un gasto, no basta con pasar un ticket y ya.

Si quieres que ese gasto sea deducible, esté bien registrado y no dé problemas en una auditoría, la liquidación tiene que cumplir una serie de requisitos muy concretos.

Y aquí es donde muchas liquidaciones empiezan a cojear: faltan datos, contexto o el documento fundamental.

Vamos, que deriva en más trabajo para ti, retrasos cerrando el ejercicio y riesgo de que ese gasto no se pueda justificar como debería y no se transforme en ahorro.

Así pues, asegúrate de contar sieeeeempre con estos cuatro ingredientes:

1. Los datos de la persona que ha hecho el gasto: nombre completo, departamento y fecha de la liquidación. Parece básico, pero es habitual recibir liquidaciones sin identificar del todo quién las presenta o a qué periodo corresponden. Cuanto más claro esté, menos tiempo pierdes en aclaraciones.
2. El motivo del gasto: no vale «comida», «taxi» o «material». Necesitas saber para qué se hizo ese gasto y cuál es su relación con la actividad empresarial: un viaje comercial, una reunión con un cliente, un desplazamiento a la fábrica, etc. Ese contexto es lo que te permite clasificarlo bien, justificarlo ante Hacienda y evitar riesgos financieros.
3. El importe y la documentación asociada: factura completa siempre que sea posible. Y si es solo ticket, debe venir con el importe de IVA incluido —no podrás deducírtelo en el IVA, pero sí en el impuesto de sociedades—, la fecha y la identificación del proveedor.
4. La firma y validación del empleado: la liquidación necesita una confirmación clara de que los datos son correctos. Con herramientas digitales esto se hace en un segundito, pero en papel… ya sabes lo que hay, ¿no? Hojas que se pierden, se arrugan o se mojan, letra que no se entiende… ¿seguimos?

Estos cuatro elementos son la base para que la liquidación de gastos sea sólida.

Con ellos, podrás registrar cada gasto con seguridad, y tu empresa podrá deducírselo sin meterse en un jardín fiscal.

¿Cuándo no hace falta hacer la liquidación de gastos?

Cuando el gasto viene acompañado de una factura completa emitida directamente a nombre de la empresa.

En ese caso, como decíamos al principio, esa factura ya hace el trabajo que normalmente hace la liquidación:

• Identifica al proveedor
• Describe el servicio prestado
• Muestra el importe y el IVA
• Y deja claro que el gasto pertenece a la empresa

Por eso no necesitas pedir a tu equipo que rellene otro documento explicando lo mismo.

La factura completa ya lo justifica todo por sí sola.

El proceso, entonces, se queda así de simple: la persona que paga por el gasto en nombre de la empresa entrega la factura, tú la registras y si ha adelantado el dinero, le haces el reembolso de gastos al trabajador.

Nada más.

Dos escenarios muy distintos: liquidación de gastos con anticipo y sin anticipo

Ojo, que la liquidación de gastos también cambia con los anticipos.

Es decir, que se gestionan distinto según quién aporta el dinero.

Liquidación de gastos cuando tu equipo recibe un anticipo

Es el modelo clásico en muchos viajes y desplazamientos: tu empresa adelanta un importe para cubrir los gastos de viaje previstos y, cuando la persona vuelve, toca cuadrar números.

Hasta aquí, todo bien. El problema aparece a la hora de cuadrar:

• Tu equipo tiene que justificar cada gasto que ha hecho con ese anticipo
• Tú necesitas revisar importes, comprobar que todo encaja y validar que los justificantes son correctos
• Si sobra dinero, la persona debe devolverlo
• Y si falta, la empresa tiene que reembolsar la diferencia

Y todo esto se suele hacer con hojas de cálculo, correos o listados que van y vienen… lo cual multiplica la posibilidad de encontrar descuadres, justificantes inválidos, gastos mal clasificados o errores.

Cuando se trabaja así, un anticipo que debería facilitar la vida termina siendo un problema en sí mismo.

Liquidación de gastos cuando tu equipo adelanta su propio dinero

Si el escenario anterior te parecía feo, espera a ver este: es el que más trabajo genera y el que más afecta a la experiencia de tu equipo.

Aquí, la persona paga primero —gastos de desplazamiento, hotel, comida, material…— y después presenta la liquidación para recuperar el dinero.

Y ya sabes lo que suele pasar:

• Justificantes que llegan tarde
• Tickets que no sirven para deducir el IVA
• Importes que no están claros
• Motivos que nadie explica
• Reembolsos de gastos de viaje o de cualquier otro tipo de gasto que se demoran

Para finanzas, esto significa falta de visibilidad y revisiones de última hora.

Para el que adelanta el dinero, implica un gasto personal y un proceso que puede volverse injustamente pesado a interminable.

Y, mientras tanto, tú sigues sin una foto real del gasto hasta que todo se presenta, revisa y aprueba.

Todo mal ❌

Por eso, la opción ganadora es la tercera, la moderna, de la que te hablamos al final.

Veamos primero qué gastos son los más problemáticos y cómo son las hojas de liquidación tradicionales.

Gastos de viaje y desplazamiento: donde se concentra la mayor parte del caos

Si hay un tipo de gasto que se descontrola con facilidad, es este.

Los viajes y desplazamientos mezclan frecuencias considerables, justificantes difíciles y situaciones que cambian según la persona, el destino y el motivo del viaje.

Aquí entran los transportes, hoteles, manutención, peajes, parkings… y también el kilometraje cuando alguien usa su vehículo propio para viajar por trabajo.

El problema es que cada gasto llega en un formato distinto: factura completa, factura simplificada, ticket arrugado, pantallazo del portal de reservas, comprobante del parking, correo de la aerolínea… y así es imposible mantener un estándar.

Por eso en la liquidación de gastos de viaje es donde suele estallar todo:

• Justificantes que no sirven para ahorrarte el IVA deducible
• Tickets que llegan tarde o sin contexto
• Importes que no cuadran con los anticipos, en caso de que estos existan
• Gastos mal clasificados
• Gente haciendo cálculos manuales de kilometraje, lo que casi siempre sale mal

Y cuando gestionas todo esto por correo, Excel o documentos en PDF, el resultado es siempre el mismo: visibilidad cero hasta que el viaje ya ha pasado y si hay que corregir algo, ya es demasiado tarde. Y del reembolso de gastos de viaje, ni hablamos, que ya sabemos que puede ser todo un parto.

¿La solución?

Gestionarlos como toooodos los demás: tirando de tecnología.

Antes de su llegada, en cambio, solo quedaba recurrir al típico modelo de liquidación de gastos en Excel. Algo parecido a lo que vamos a ver ahora, vamos.

Hoja de liquidación de gastos: plantilla

Antes de que existieran las herramientas de gestión financiera, la única vía de ordenar toda esta información era con una buena hoja de liquidación.

Y, aunque hoy lo ideal es automatizar el proceso, sigue siendo útil entender cómo debería ser una plantilla bien hecha.

Una hoja de liquidación de gastos, en esencia, recopila toda la información que tu equipo necesita para registrar, validar y contabilizar un gasto.

Cuanto más clara y completa sea, menos correcciones tendrás que hacer después.

En una plantilla estándar deberían aparecer:

• Datos de la persona que presenta los gastos: nombre, departamento y periodo al que corresponden
• Detalle de cada gasto: fecha, tipo de gasto, motivo y proveedor
• Importes: base imponible, IVA, total y, si aplica, divisa y tipo de cambio
• Método de pago: si es un anticipo, dinero propio, tarjeta corporativa…
• Adjuntos: factura completa, simplificada o justificante de pago con tarjeta
• Firma o validación del empleado: para confirmar que los datos son correctos
• Aprobación: la tuya o la de quien corresponda

Visualmente, una hoja de liquidación de gastos de viaje sería algo así:

Una plantilla bien montada como esta no evita el caos por sí sola, pero sí te ayuda a estandarizar la información para que un gasto esté completo y sea deducible.

El problema, claro, llega cuando esta hoja se convierte en un monstruo: demasiados datos a rellenar, justificantes dispersos, errores al escribir y/o leer la información, versiones contradictorias… y más y más y másssss tiempo perdido.

Por eso, con la automatización, esta plantilla se transforma en lo que realmente debería haber sido desde el principio: en nada.

Así es: el documento deja de existir como tal, porque lo que antes era una hoja problemática ahora vive dentro del sistema, con los gastos automatizados.

Llegados a este punto, ahora sí, damos la bienvenida a la maravillosa liquidación de gastos moderna, efectiva y eficaz gracias a la tecnología.

La liquidación de gastos automatizada

La gran diferencia entre la liquidación de gastos tradicional y la moderna es simple: antes todo dependía de personas rellenando documentos, y ahora es el sistema el que hace ese trabajo.

Ya no se necesitan hojas de cálculo, ni listas interminables de justificantes, ni perseguir a nadie para que suba un ticket que lleva tres días en el bolsillo del abrigo.

La automatización convierte un proceso pesado, lento y plagado de errores en un flujo continuo donde la información llega completa, validada y lista para contabilizar.

¿Cómo se traduce esto en la práctica?

• Captura inmediata del justificante: la persona paga, hace una foto en el momento y el sistema extrae automáticamente proveedor, fecha, tipo de gasto e importe. Sin fallos gracias al OCR para facturas.
• Clasificación automática: cada gasto cae en la cuenta contable que toca. Se acabó lo de corregir unas cuentas y otras.
• Control del IVA al instante: el sistema distingue si el justificante permite deducir el IVA o no.
• Flujos de aprobación sin correos: la validación deja de ser un intercambio infinito de emails. El responsable recibe la solicitud, la revisa y la aprueba en un clic.
• Visibilidad en tiempo real: ya no esperas a que vuelvan de un viaje o a fin de mes para saber cuánto se está gastando. Lo ves en el momento.
• Reembolsos rápidos: cuando alguien adelanta un gasto, la automatización evita que esté semanas esperando. El ciclo se completa en segundos.

Esta forma de trabajar elimina el caos porque desaparece el papel, los duplicados, los descuadres y la incertidumbre.

La liquidación de gastos deja de ser algo que hay que revisar y se convierte en un proceso que funciona solo, sin arrastrarte ni a ti ni a tu equipo.

¿Vemos la herramienta perfecta que te lleva de la mano a estas liquidaciones de gastos tan utópicas? 

Pleo: cómo liquidar gastos sin liquidarte tú

La app de control de gastos Pleo cambia el juego porque no se limita a digitalizar la hoja de gastos, sino que elimina la necesidad misma de que exista.

La liquidación deja de ser algo que ocurre al final del proceso y pasa a integrarse en el propio momento del gasto.

Es un cambio de lógica, no un cambio de formato de liquidación de gastos.

¿Cómo se traduce esto en el día a día de tu equipo?

• El gasto nace ya contextualizado: no tienes que pedir explicaciones después. El por qué viaja está unido al pago desde el minuto cero.
• El justificante no se persigue: se captura ahí mismo, antes de que el ticket acabe en un pantalón camino de la lavadora.
• La validación deja de ir al final del proceso: ocurre en el propio flujo, con límites y permisos que evitan errores antes de que existan.
• La contabilidad es casi inmediata: recibe la información limpia, ordenada y estándar sin que nadie tenga que pelearse con importes raros, fechas dudosas o proveedores imposibles de leer.
• El reembolso de gastos deja de ser una deuda emocional con el equipo: se automatiza, se acelera y deja de generar fricciones.

Y lo mejor: tú no necesitas cerrar las liquidaciones de gastos porque, en la práctica, la liquidación se va construyendo sola mientras la empresa opera.

En otras palabras: con Pleo no arreglas las notas de gastos para hacer la liquidación, sino que las jubilas.

¿Liquidación de gastos? Apóyate en nuestro software de control de gastos… y olvídate de todo.