Reembolso de gastos a empleados: ejemplos y cómo hacerlo con tecnología
Tickets arrugados, notas de gasto con cantidades poco claras, discrepancias entre papeleo y cuentas presentadas... ¡aaaay el reembolso de gastos!
Nunca ha sido el proceso más atractivo de las empresas, la verdad, pero sí uno fundamental, y lo sigue siendo.
Porque hoy la transparencia financiera y el control del gasto son una prioridad absoluta, y el modo en que una empresa gestiona los reembolsos se ha convertido en un reflejo de su madurez financiera.
Para el líder financiero actual, de un corte mucho más estratégico que antes, reembolsar ya no es solo devolver dinero.
Es garantizar confianza, eficiencia y visibilidad en toda la empresa.
Y es que una política de reembolsos bien diseñada y un proceso suficientemente depurado te permiten prever el flujo de caja, reducir riesgos financieros y mejorar la experiencia de tu equipo.
Y con la tecnología adecuada, como vamos a ver, ese trámite se convierte en una ventaja competitiva.
¿Nos sumergimos en el aparentemente poco apasionante mundo del reembolso de gastos al trabajador?
Ya verás como con tecnología tiene más miguita positiva de lo que parece.
¿Qué es el reembolso de gastos a empleados?
En lo básico, el reembolso de gastos a empleados es cuando alguien de tu equipo paga algo por motivos de trabajo y la empresa se lo devuelve después.
Puede ser un billete de tren para ir a ver a un cliente, una comida con un proveedor o un software de empresa necesario para desempeñar sus funciones.
El empleado adelanta el dinero, lo justifica con la documentación correspondiente y la empresa compensa ese gasto.
Hasta aquí, nada revolucionario, ¿no?
Pero lo interesante está en lo que no se ve: las implicaciones fiscales, contables y de control que acompañan a cada uno de esos movimientos.
Porque no se trata solo de «te paso el ticket que justifique el gasto y me ingresas el dinero», sino de mantener un sistema que garantice orden, trazabilidad y coherencia con el presupuesto global.
Ahí está la diferencia entre un simple trámite administrativo y un proceso estratégico.
Si los reembolsos se gestionan con precisión, proyectarás mejor tu flujo de caja, reforzarás la transparencia en toda la empresa y evitarás pequeñas fugas de dinero que, acumuladas, siempre terminan siendo un dolor de cabeza.
Vamos, que el reembolso de gastos, como ves, no es el proceso más glamuroso de la empresa, pero sí un engranaje que, bien afinado, te ayudará a mantener el control financiero del negocio 👌
Por qué poner el foco en reembolsar los gastos con ayuda de la tecnología
¿Qué razones tienes para gestionar a fondo los reembolsos de gastos con tecnología?
Si no pones atención ni te vales de la tecnología, perderías el control de los reembolsos.
Y sin control, el reembolso se convierte en una caja negra que distorsiona el control presupuestario, las previsiones de gastos y los cierres mensuales.
Un seguimiento de los gastos que reembolsas te da visibilidad en tiempo real por persona, centro de coste y proyecto: ves qué se gasta, quién lo gasta y si está dentro de las políticas.
También tiene un impacto directo en el flujo de caja, porque la visibilidad evita las sorpresas a final de mes y te permite prepararte ante los posibles imprevistos.
¿Qué más?
Controlar los reembolsos de gastos con tecnología, asimismo, protege el margen de beneficio de la empresa. ¿Por qué? Porque cada ticket perdido o mal emitido es IVA deducible que no recuperas y gasto que no te ayuda con el impuesto de sociedades.
También te ayuda a reducir el fraude y los errores en forma de gastos duplicados, cuentas que no encajan o conceptos poco claros. Con datos y reglas claras, las incoherencias o desajusten dejan de pasar desapercibidos.
Por no decir que el seguimiento riguroso del reembolso de gastos a empleados también mejora su experiencia. Piénsalo: los reembolsos son rápidos y seguros, las reglas están claras y hay menos ida y vuelta.
Todo rapidito y transparente, subiendo la confianza de tu equipo.
Además, el equipo financiero también se quita un marrón de encima. La de horas y horas que se habrá pasado cada uno revisando notas de gasto, comparándolas con las facturas simplificadas y tickets que traía el resto de la plantilla.
¿Recapitulamos?
¿Qué ventajas tiene el reembolso de gastos con tecnología?
- Te da visibilidad en tiempo real de cada reembolso
- Te ayuda a controlar mejor el flujo de caja de la empresa
- Optimizas la rentabilidad de la empresa
- Previenes el fraude financiero y reduces las incoherencias en los datos
- Mejoras la experiencia de tu equipo, tanto el que gasta como el que controla los gastos y reembolsa
¿Ves como esto del reembolso de gastos a empleados tenía su miguita si lo hacías con tecnología?
Desafíos en el reembolso de gastos a tu equipo
Sobre el papel, gestionar reembolsos parece sencillo: recibo, validación y pago. Pero en la práctica se llena de obstáculos que complican la vida a todo el mundo, sobre todo si se hace sin la ayuda de la tecnología.
El primero es la falta de políticas claras. Cuando no hay normas bien comunicadas, cada departamento interpreta a su manera qué es reembolsable y qué no. Eso abre la puerta a gastos fuera de política y a discusiones del todo innecesarias.
Otro problema recurrente son los justificantes de pago. Tickets que se pierden, facturas simplificadas que no permiten recuperar el IVA o documentos que llegan incompletos.
El resultado es siempre el mismo: más tiempo invertido en cuadrar y menos margen de deducción.
La lentitud en las aprobaciones también pesa.
Muchas solicitudes se quedan atascadas porque el que tiene que dar el visto bueno tiene un cuello de botella importante.
Eso retrasa los pagos y genera malestar en los empleados, que adelantan dinero de su propio bolsillo y la empresa no parece preocuparse demasiado por dárselo de vuelta con rapidez.
Si a esto le sumamos los procesos manuales, el caos se multiplica. Correos inabarcables y tablas de Excel son garantía de errores picando datos, gastos duplicados y versiones contradictorias que consumen horas del equipo financiero.
Y espera, que en empresas con presencia internacional, la cosa se complica aún más; imagina los mismos problemas, pero añadiendo el cambio de divisas. Sin un sistema ágil, imposible.
Lo mismo ocurre con el kilometraje: sin reglas claras, aparecen redondeos creativos y disputas sobre trayectos.
Y no nos olvidemos de la picaresca en forma de tickets repetidos o gastos personales camuflados como profesionales; pequeños detalles que, si no se detectan, terminan erosionando el margen de beneficio.
Con tanto desafío, ¿está difícil gestionar los reembolsos de gastos a empleados para que se conviertan en una ventaja competitiva en vez de en un problema?
Lo está, aunque con la tecnología financiera adecuada, la dificultad desaparece de la ecuación.
Ejemplos de gastos reembolsables
Como decíamos, los gastos reembolsables son aquellos que un empleado adelanta en nombre de la empresa y que están directamente relacionados con la actividad laboral.
No todo gasto por el que pague tu equipo es reembolsable, obviamente. Si es un capricho durante un viaje de trabajo... lo lógico es que corra de su cuenta.
Pero si no, tendrás que reembolsárselo.
Aquí van algunos ejemplos de gastos reembolsables habituales:
- Viajes de trabajo: billetes de avión, tren, autobús, taxis, VTC o alquiler de coches
- Alojamiento: noches de hotel o apartamentos temporales durante un desplazamiento profesional
- Dietas y manutención: comidas durante un viaje de trabajo o reuniones fuera de la oficina
- Transporte local: traslados en metro, bus o parking
- Reuniones y representación: comidas con clientes, proveedores o socios estratégicos
- Eventos corporativos: entradas a ferias y eventos del mundo empresa
- Material de oficina: desde papelería y otros elementos consumibles hasta mobiliario básico
- Equipos y herramientas de trabajo: ordenadores, móviles, tablets o licencias de software
- Formación y desarrollo profesional: cursos, seminarios, conferencias o programas formativos
- Vehículos propios: kilometraje, combustible y mantenimiento cuando se usan para la actividad empresarial
- Mensajería y envíos: paquetes, cartas o documentación que se necesita trasladar por motivos de trabajo
Son solo algunos ejemplos de gastos reembolsables, aunque hay más. Piensa en cualquier cosa que podría necesitar pagar alguien de tu equipo.
Pero al final, lo importante no es tanto la lista en sí, sino que los gastos reembolsables cumplan tres condiciones: que estén justificados, que sean coherentes con la política de la empresa y que aporten valor directo al negocio.
Tipos de reembolso de gastos al trabajador
Una vez claro qué gastos pueden devolverse, toca ver cómo se hace.
Aquí entran en juego varios modelos de reembolso, cada uno con sus ventajas e implicaciones fiscales.
El más sencillo es el reembolso fijo.
Funciona con cantidades predeterminadas, rápidas de aplicar y fáciles de controlar a nivel administrativo.
No requiere justificar cada ticket, salvo en casos concretos de transporte. Eso sí, la fiscalidad varía según si el gasto se produce dentro o fuera del municipio, con topes claros en las exenciones al hablar de dietas de viaje:
- Viaje a otro municipio de España con pernocta: hasta 53,34 €/día están exentos
- Viaje a otro municipio de España sin pernocta: hasta 26,67 €/día
- Viaje a otro municipio fuera de España con pernocta: hasta 91,35 €/día
- Viaje a otro municipio fuera de España sin pernocta: hasta 48,08 €/día
En el otro extremo está el reembolso analítico, también conocido como exacto.
Aquí la empresa devuelve al empleado cada euro realmente gastado, siempre que se presente factura o recibo. Es más justo y transparente, pero exige una gestión mucho más cuidadosa, porque se revisa cada gasto al detalle.
Entre medias existe la fórmula mixta, que se suele aplicar cuando conviene devolver de forma analítica alojamiento y manutención, pero mantener dietas aproximadas para otros conceptos.
Es una solución práctica para viajes frecuentes, aunque también conlleva un mayor control administrativo.
Y por último, y no menos importante, el famosísimo kilometraje, compensación que da la empresa a un trabajador que viaja por trabajo en su coche personal, en concepto de desgaste del vehículo.
Aquí el reto está en aplicar correctamente la tarifa exenta —0,26 €/km— y justificar de manera transparente los trayectos realizados.
Es un terreno donde abundan los malentendidos, pero bien gestionado evita conflictos internos y asegura que el gasto esté correctamente contabilizado.
El proceso de reembolso de gastos con tecnología, paso a paso
La digitalización, afortunadamente, ha cambiado por completo la manera en que las empresas gestionan los reembolsos.
Para bien, claro.
Lo que antes era papeleo, tickets perdidos y horas de Excel, hoy es un flujo ágil y transparente gracias a la tecnología.
El proceso sigue siendo el mismo en esencia, pero cada paso tiene su propia automatización y consecuente aumento de eficiencia operativa:
- Define la política interna: qué gastos son reembolsables, qué límites tienen y cómo deben justificarse. Con un software de gestión, estas reglas se integran directamente en la herramienta y se aplican de forma automática.
- Comunica la política al equipo: todos los empleados deben conocer las normas desde el inicio. La tecnología permite hacerlo visible en la propia app de control gastos, para que no quede como un PDF olvidado.
- Recopilación de la documentación: facturas, tickets o comprobantes. En lugar de acumular papeles, el empleado los digitaliza con una foto desde el móvil y la herramienta extrae los datos con el OCR para facturas.
- Presentación de la solicitud de reembolso: el trabajador sube sus gastos a la plataforma en segundos. El sistema valida formatos y campos obligatorios, reduciendo errores desde el primer momento.
- Revisión y aprobación: los managers reciben notificaciones y pueden aprobar o rechazar los gastos desde cualquier dispositivo. La trazabilidad queda registrada automáticamente, sin cadenas infinitas de correos.
- Procesamiento del pago: una vez aprobado, la información fluye a tesorería o a la herramienta financiera utilizada. El reembolso se realiza rápido, sin pasos intermedios manuales.
- Registro en contabilidad: el software clasifica cada gasto por tipo de gasto, proyecto o categoría. Así los datos llegan limpios a contabilidad y no hay que rehacer nada, ya que el programa de contabilidad estará integrado con la solución de control de gastos elegida.
- Analiza y optimiza: los datos de los reembolsos se integran en los paneles de control en tiempo real. Esto te permite detectar patrones de gasto, ajustar presupuestos y tomar decisiones estratégicas con datos reales sobre la marcha.
¿Qué te parece?
¿Ves como la tecnología marca un antes y un después en el proceso de reembolso de gastos a empleados?
Con este flujo digital, el reembolso deja de ser un proceso lento y engorroso para convertirse en una fuente de control, transparencia y productividad.
Y ahora solo falta ponerle nombre a esa tecnología.
¿Preparados?
¿Listos?
¡Pleo!
Pleo facilita al máximo el reembolso de gastos a empleados
Sobre el papel, todo lo explicado suena muy bien, pero la diferencia entre teoría y práctica está en contar con una solución que realmente simplifique la gestión.
Y aquí es donde entra Pleo 👋
Con nuestra solución de gestión y control de gastos, el proceso de reembolso deja de ser una carga administrativa y se convierte en un flujo casi invisible para el empleado y para finanzas.
Para empezar, porque tu equipo recibe tarjetas corporativas con las que pagar sus gastos de trabajo sin tener que adelantar dinero.
Tarjetas a las que, por otro lado, podrás poner límites de gasto personalizables.
Así, no hay reembolso de gastos de viaje ni de cualquier otro tipo.
¿Para qué?
Pero bueno, pongámonos en lo peor: tu equipo se deja la tarjeta en casa, no la tiene integrada en el móvil o el negocio en el que paga no admite tarjeta.
¿Qué pasa ahí?
Que tu equipo, en efecto, adelanta dinero propio. Pero al pagar, le hace una foto con el teléfono al ticket en segundos, el sistema provisto de IA en finanzas reconoce automáticamente los datos y la política de gasto se aplica al instante.
La aprobación se hace casi en tiempo real y en ese momento, el dinero adelantado por tu equipo pasa a su balance personal.
Cuando la persona quiera recuperarlo, solo tiene que solicitarlo, que el reembolso se llevará a cabo en segundos en su cuenta bancaria, en cuanto lo apruebe el manager cómodamente desde su teléfono o aplicación.
¿Y el gasto reembolsado?
Deducido al 100 %, porque esa foto a la factura a Hacienda le sirve como documento legal; tu equipo no tendrá ni que rellenar hojas de gastos de viaje ni conservar papeles en la cartera.
¡Qué maravillaaaaaaa!
Prueba la gestión de gastos de Pleo... y olvídate por siempre jamás de los tradicionales problemas derivados del reembolso de gastos a empleados.
