Herramientas de gestión financiera: cómo elegir la tecnología que transforme tu equipo
Los CFOs de hoy viven bajo más presión que nunca: hay que tomar decisiones de forma muy ágil, los procesos son cada vez más complejos y la carga administrativa no afloja.
Sin las herramientas adecuadas, esa presión puede derivar en desastre al bloquear la estrategia financiera de cualquier empresa.
¿La solución? Más tecnología, menos trabajo a manini y más integración, algo que logras con herramientas de gestión financiera.
Y de eso precisamente vamos a hablar a continuación, para lo que nos apoyaremos en los resultados de un estudio reciente que hemos realizado en Pleo.
En él, más de 3.200 líderes financieros europeos nos han contado cómo están transformando sus departamentos y redefiniendo su rol estratégico gracias a la automatización y la digitalización.
¿Nos sumergimos en esto de las herramientas de gestión financiera, entonces?
El precio de gestionar las finanzas sin automatización
Si estás leyendo esto, es probable que en el día a día de tu equipo financiero haya más tareas manuales de las que te gustaría reconocer.
¿Premio?
Descuida, que es un «mal» bastante extendido. Según nuestro estudio, el 32 % de los CFOs afirma que ahora dedican más tiempo a tareas administrativas manuales que hace cinco años.
Y eso, ojo, a pesar de estar inmersos en plena era de la digitalización financiera.
Veamos algunas tareas que se siguen haciendo a mano a pesar de la tecnología:
- Reportings financieros infinitos en Excel
- Conciliaciones bancarias que no se acaban
- Revisiones de notas de gastos que siguen dando problemas
- Reembolsos de gastos de viaje que suponen un trabajazo
¿Te suena?
Lo peor es que todo este trabajo manual tiene consecuencias directas fatales en el negocio.
La primera y más evidente es la falta de visibilidad financiera. Según el estudio, el 42 % de las empresas reconoce no tener suficiente visibilidad para tomar decisiones financieras informadas.
¿Te imaginas tomar decisiones importantes basándote en la intuición, sin datos que te respalden?
¡Peligro!
Segundo problema serio: la falta de integración entre las herramientas de gestión financiera.
Tener muchas herramientas está bien, pero si no se integran unas con otras, el trabajo se multiplica.
¿Ves a tu equipo saltando continuamente de un sistema a otro, invirtiendo un tiempo valiosísimo o cometiendo errores al pasar datos de un sitio a otro? ¡Horror!
Y cuidado: esta falta de automatización es, en estos momentos, más grave que nunca.
Porque 7 de cada 10 responsables financieros afirma que las decisiones de hoy se tienen que tomar más rápido que antes. Y sin automatización… la velocidad se resiente.
Resumiendo: sin herramientas de gestión financiera integradas que aporten automatización, no solo pierdes visibilidad financiera; pierdes agilidad, oportunidades y te expones a más riesgos financieros de los que deberías ☠️
¿Ves ahora por qué automatizar con herramientas de gestión financiera ya no es ni siquiera opcional?
Automatización e integración: cómo transformar —de verdad— la gestión financiera
A estas alturas de la peli, es evidente que seguir haciendo las cosas manualmente en finanzas es todo un problema, y que la solución está en la automatización.
Pero no es solo automatizar, sino también integrar.
Integrar herramientas. Herramientas que generan datos, que compartirán con los demás softwares de contabilidad y finanzas.
Sí, «integrar» significa conectar todo tu software de finanzas para empresas, automatizar procesos repetitivos y asegurarte de que los distintos sistemas están conectados entre ellos.
¿Por qué es tan importante la integración?
Porque un stack financiero sin ella es puro caos: demasiadas herramientas, un sinfín de tareas duplicadas y descuadres de datos que llevan a la locura.
Y eso se traduce rápidamente en errores humanos, decisiones lentísimas y falta de visibilidad financiera en tiempo real, lo que queremos evitar a toda costa.
En cambio, con una automatización financiera integrada te llevas justo lo contrario:
- Reduces drásticamente el trabajo manual
- Disminuyes los errores humanos al no tener que copiar datos de un sitio a otro, fuente tradicional de fallos
- Optimizas los recursos internos
- Logras visibilidad financiera en tiempo real
- Tomas decisiones rápidas y acertadas basándote en datos
Volvamos al estudio para darle peso a todo esto: 7 de cada 10 empresas aseguran que la IA y la automatización financiera liberan un tiempo valiosísimo para centrarse en la parte más estratégica.
Conclusión: si eliges con tino tus herramientas financieras, automatizas las tareas más repetitivas e integras bien tus sistemas, tu equipo financiero será mucho más eficaz, estratégico y colaborativo.
Herramientas de gestión financiera que no pueden faltar en tu stack
Vale, ya sabemos por qué necesitas automatización e integración.
¿Hablamos ahora de qué tipo de herramientas financieras deberías disponer?
La mala noticia es que contar con un buen programa de contabilidad, que es lo típico y mínimo exigible, no es suficiente.
La gestión financiera de nuestros días requiere de un ecosistema de herramientas especializadas que cubran distintas funciones y que, por supuesto, se integren entre ellas.
Aquí van algunas que no deberían faltar en tu stack tecnológico financiero:
- Software financiero y de contabilidad: el pilar básico para llevar el control financiero y de contabilidad, con funciones cada vez más automatizadas
- Herramientas para generar informes financieros que te den información en tiempo real de la salud financiera de la empresa
- Software de análisis predictivo para anticiparte a lo que viene basándote en datos reales
- Soluciones de e-procurement para automatizar los procesos de compras a tus proveedores, aprobación de pedidos y control de los costes
- Herramientas de gestión de gastos para automatizar procesos que, de lo contrario, consumirían demasiadas horas cada mes
- Herramientas de gestión de inventarios para controlar las existencias, los pedidos, la cadena de suministros y prestar un servicio exquisito a los clientes
Lo mejor de todo es que la gran mayoría de estas soluciones financieras ya trabajan en la nube, se integran fácilmente entre sí y ofrecen datos en tiempo real para que tomes decisiones a toda velocidad.
Ahora vamos a la siguiente cuestión: de todas esas herramientas… ¿cuáles eliges?
¿En qué te basas?
Cómo elegir las mejores herramientas de gestión financiera
Si solo hubiera una herramienta sería facilísimo, pero… hay opciones para aburrir, lo que implica que tengas que esforzarte en elegir las candidatas adecuadas a formar parte de tu stack de tecnologías fintech.
Pero estamos aquí para ayudarte y como la decisión final es tuya, nos centraremos en los criterios.
Es decir, ¿qué deberías considerar a la hora de elegir software financiero?
Ya hemos hablado de la integración con otros sistemas, uno de los puntos más críticos.
Porque una herramienta puede ser fabulosa, pero si no se integra con las otras y tienes que acudir a ella para rescatar datos una y otra vez, al final la solución acabará siendo peor que el problema.
A todo esto, mira este dato: el 68 % de las empresas del estudio dice que la falta de integración ralentiza la toma de decisiones, así que ojito.
También tenemos la escalabilidad, para lo que tienes que pensar a futuro.
Si en dos años triplicáis la plantilla, ¿la herramienta responderá y te dará un plan adecuado o habrá que hacer una terrible migración a una solución alternativa? Ahí queda.
¿Y qué dices de la seguridad?
Estamos hablando de datos financieros delicados, ojo. En malas manos podrían suponer información clasificada para la competencia o incluso sanciones económicas por no respetar la privacidad de los clientes.
Por ello, cíñete a un software de finanzas cloud, que trabaje con las fuertes medidas de seguridad propias de la nube.
Los programas que elijas también tienen que ser sencillos de usar, obviamente. Si no, la curva de aprendizaje será tan larga que bueno, podría derivar en que al final su adopción no merezca realmente la pena.
Además, cada vez que entre una persona nueva… le costará mucho más integrarse en la dinámica de trabajo.
Sigamos con el precio. Bueno, precio no, sino con el ratio coste/beneficio. Porque no es elegir la herramienta más barata, sino la que más te aporte en función de lo que pagues.
Y para acabar, tendrás que hacerte esta pregunta de forma obligada: ¿es una herramienta colaborativa?
¿Facilita la colaboración entre finanzas y el resto de departamentos?
Si la respuesta es sí y satisface el resto de criterios, luz verde para adoptarla 🟢
¡Alegría!
Y tanto si has dado ya con alguna herramienta que cumpla con todo como si no, tenemos una sugerencia que empieza por P 👇
Herramienta de gestión financiera que empieza por la P… de Pleo
¿Cómo que no?
¿Que no hay herramientas de gestión financiera que satisfagan todos los criterios anteriores?
Es porque no conoces la gestión de gastos con Pleo, solución que funciona con tarjetas de empresa y una app de control de gastos fantástica.
No, no es un farol. Mira:
- Integración con otros sistemas: se conecta fácilmente con el resto de herramientas financieras. Nada de sistemas aislados ni trabajo duplicado: los datos fluyen de forma automática, sin que nadie tenga que esforzarse en juntarlos en el mismo lugar ✅
- Escalabilidad: tanto si sois 100 como 500, Pleo se adapta a vuestro ritmo de crecimiento. Puedes escalar sin cambiar de herramienta, sin sustos ni migraciones traumáticas ✅
- Seguridad: es una solución de gestión de gastos cloud, con potentes estándares de seguridad y pensada para proteger tus datos financieros más sensibles ✅
- Facilidad de uso real: tu equipo no necesita formaciones eternas para empezar a usar la herramienta. Es intuitiva, clara y fácil de utilizar, lo que acelera su adopción desde el día uno ✅
- Relación coste-beneficio: ahorro de tiempo, reducción de errores, visibilidad financiera total y toma de decisiones ágil basándote en datos; el valor que genera supera con creces su coste ✅
- Colaboración interdepartamental: con Pleo, finanzas no volverá a trabajar en un silo, porque el control del gasto es transparente, accesible y compartido ✅
Sí, la tradicionalmente molesta y farragosa gestión de gastos ya no es un cuello de botella, sino un proceso fluido y colaborativo como el que más.
Así que ya sabes: si estás buscando una herramienta de gestión financiera que te ayude a digitalizar procesos, automatizar las finanzas, integrar y colaborar mejor… tienes por dónde empezar.
Marchaaaando esa gestión de gastos que empieza por la P de Pleo.
