Software para finanzas de empresas: usos y programas de análisis y de planificación
Las finanzas de las empresas han sufrido un cambio drástico con el paso del tiempo.
Bueno, «sufrido», por decirlo de alguna forma, porque en realidad con los avances tecnológicos se han visto realmente beneficiadas.
Hace tan solo unos lustros, en finanzas se hartaban a hacer cálculos a mano, a hacer previsiones comparando papeles, a registrar la contabilidad en libros físicos... y más tareas cero productivas.
Pero de pronto, la tecnología financiera entró en escena.
Los software de finanzas para empresas llegaron para hacerle la vida más sencilla a los departamentos financieros... y así fue.
Años después, como CFO, ¿te imaginas desarrollar tu labor sin software financiero? .
¿Te ves haciendo análisis financieros sin la ayuda de un programa?
Como la respuesta es no y esto de la tecnología sigue yendo a más, no queda otra que poner el foco y profundizar un poquito más en sus posibilidades.
Lo haremos adentrándonos en los usos de los software de finanzas para empresas, en qué fijarte para elegir uno y en una pequeña lista de opciones antes de pasar al postre: el complemento ideal elijas lo que elijas.
Vamos allá.
La importancia del software financiero en la estrategia empresarial
¿Te acabas de enterar de que esto del software de finanzas no es solo real, sino también imprescindible?
Son varias las razones para ello.
Por ejemplo, estos software integran todos los procesos financieros de la empresa, lo que es toda una garantía para obtener una visión completa de la salud financiera del negocio.
La previsión de gastos, unida al control presupuestario en tiempo real y a la definición de posibles escenarios, por ejemplo, es información de la buena para que tomes decisiones estratégicas.
¿Y los riesgos financieros?
Con estos programas podrás mitigarlos, por lo mismo: la información es poder, y anticiparte a lo que pueda pasar antes de que suceda, también.
Solo es cuestión de marcarse un análisis de riesgos financieros y protegerte adecuadamente.
Por no hablar, claro, del ahorro de tiempo y la reducción de errores manuales, lo que deriva en un aumento de los beneficios.
Sí, sí: con la automatización de procesos inherente a estos programas, muchas tareas dejarán de hacerse a mano y sin ellas, adiós a errores picando tecla, haciendo cálculos... y a la inversión desmesurada de tiempo.
¡Maravilla de gestión financiera!
Y lo mejor es que este conjunto, al final, sabes en qué deriva, ¿no?
En el sueño de todo líder financiero y estratégico: el aumento de la rentabilidad del negocio 🫶
Así que sí, los software de finanzas para empresa son esenciales porque tienen premio gordo.
¿Vemos sus distintos usos antes de hacer un breve comentario para diferenciar los software de planificación financiera de los de análisis financiero?
Usos y funciones de los software de finanzas para empresas
Analizar y planificar: en general, el valor de estos programas está en la información que te dan para planificar el futuro, tomar decisiones informadas y no correr riesgos innecesarios.
¿Y cómo llevan a cabo este análisis y planificación?
¿Qué características específicas encontramos en los software de finanzas empresariales?
Mira, mira 👇
Generación de presupuestos
¿Qué objetivos tiene tu empresa para el próximo ejercicio?
Para lograrlos, ¿qué cantidad de recursos vas a dedicar a cada equipo?
¿Y a la publicidad y el marketing?
Es importante contar con un punto de partida que te permita conocer, de forma más o menos aproximada, los gastos que habrá en períodos de tiempo determinados.
Pues esa labor, la de presupuestar, podrás hacerla con más acierto si te apoyas en los software de finanzas, que te darán información ideal que te sirva como guía.
Control en tiempo real
Una vez presupuestado el ejercicio, habrá que ver si se está cumpliendo lo previsto, ¿no?
Y habrá que hacerlo en tiempo real: ¿por qué esperar a que lleguen las notas de gastos del equipo que viaja?
¿Por qué esperar a que se acabe el ejercicio para confirmar los gastos deducibles?
No, no: con una app de control de gastos y un software financiero que integre sus datos, tendrás información en tiempo real y podrás tomar las decisiones que procedan sobre la marcha.
Previsiones: tesorería, flujo de caja, gastos...
Hacer previsiones es otra de las funciones de estos maravillosos programas.
¿Quieres hacer una de gastos? Fácil.
¿Quieres hacer una previsión de tesorería, de cómo entrará y saldrá el dinero en un período de tiempo determinado? Fácil también.
Es fácil porque los programas, de forma semiautomática y basándose en datos previos —e incluso en posibles condicionantes futuros si ya nos metemos en IA financiera—, te las sacan en segundos.
Modelado de escenarios
Una de las joyas de la corona de estos programas es analizar datos pasados y plantear posibles situaciones futuras.
No te dicen lo que va a pasar sí o sí: te dicen a qué situaciones podrías enfrentarte.
Una más optimista, una más intermedia, una más pesimista... para que blindes la empresa ante cada una de ellas, creando líneas de actuación que seguir en cuanto se confirme cuál es.
Gestión de gastos y facturación
¡Aaaaaay los gastos y las facturas!
De su correcta gestión depende que, ejercicio tras ejercicio, tu empresa consiga pagar menos impuesto de sociedades y asegurar más IVA deducible.
¿Cómo lo logras?
Pues con un software financiero que te permita leer datos y registrarlos rápidamente con un OCR para facturas.
Y una vez registrados, ya los tendrás todos juntos y categorizados para, como antes, tomar decisiones informadas y optimizarlos.
El software también facilita la creación de vuestros propios documentos, su envío a los clientes y la gestión de las facturas de los proveedores, el seguimiento de sus estados... en fin, todo.
Y el cumplimiento normativo, que a la factura electrónica le quedan dos telediarios para llegar y convertirse en un imperativo legal más.
Generación de informes
En tiempo real, además.
Si de pronto necesitas un documento visual, lleno de gráficos y de indicadores actualizados, los software de finanzas para empresas también suelen incluir esta opción.
Podrás crear informes financieros a golpe de clic, e incluso automatizar su generación y envío por correo a quien quieras.
Los gráficos de Excel ya quedaron atrás; muuuuuuy atrás.
Estas herramientas, además, como potentes visualizadores de datos que son, te permitirán manipularlos sin despeinarte.
Y si integras los programas con otras fuentes de datos... pues podrás cruzarlos y obtener informes de todavía más valor.
Definición de objetivos y hacer seguimiento con KPIs
Empezábamos preguntándote qué objetivos tenía tu empresa para el próximo ejercicio, dando por hecho que lo sabías.
Pues bien: los software de finanzas empresariales, con toda la información que te dan, te ponen en bandeja de plata la respuesta.
Y su seguimiento, también 👏
Es tan fácil como elegir KPIs financieros y calcularlos en tiempo real con los datos que van entrando en el programa.
Y cuando quieras consultarlos, los ves o en el mismo panel del software o en algún informe generado que los incluya.
Fácil, fácil.
Cálculo de impuestos
Tienes todos los datos registrados, tanto de gastos como de ingresos.
Las facturas, más de lo mismo, bien localizadas.
¿Qué falta?
Pues sacar la calculadora y obtener lo que tendrás que pagar en el próximo ejercicio fiscal.
Que noooooo
De calculadora nada; estos software, por lo general, te ayudan a calcularlos automáticamente e incluso a presentarlos.
Sin fallos manuales, más comunes aquí que en otras tareas.
Y sin esos errores no tendrás ni que pagar multas, ni invertir tiempo para subsanarlos.
Contabilidad del ejercicio
Muy ligado a los impuestos está la contabilidad online.
Algunos la incluyen en sus funciones, mientras que otros se integran con el programa de contabilidad que emplees, nutriéndolo de datos y automatizando la creación de asientos contables.
Ahorrando mucho, muuucho tiempo, y nuevamente sin errores manuales.
Cálculo de tendencias y análisis predictivo
Hay programas de planificación financiera capaces de navegar entre una cantidad ingente de datos y obtener patrones.
Patrones y tendencias que te ayudarán a tomar decisiones para proteger a la empresa ante los posibles riesgos... o a potenciar estrategias para aprovechar oportunidades.
Y atención, que si el programa cuenta con inteligencia artificial o tecnología machine learning, con el tiempo irá mejorando su precisión, dándote previsiones y tendencias cada vez más cercanas a la realidad.
Finanzas... en la nube
Otra característica de estos programas es que trabajan en la nube.
Finanzas cloud, le llaman ☁️
¿Los procesos? Ejecutados la nube.
¿Los documentos? Almacenados en la nube.
Todo se hace en la nube, con estrictas medidas de seguridad que garanticen la privacidad de los datos y el cumplimiento normativo.
Software de análisis financiero... y de planificación financiera
Hemos hablado de los usos, en general, de los software de finanzas para empresas, sin hacer distinción entre unos tipos y otros.
Pero lo cierto es que sí hay distintos tipos de programas.
Lo que pasa es que como todos los procesos están relacionados y de unos dependen otros, al final las soluciones del mercado tienden a ofrecer un poco de todo.
Pero bueno, siendo puristas, podríamos decir que hay dos tipos principales de programas financieros de empresas: los de análisis y los de planificación.
Los de análisis se centran más en la lectura de datos y en ofrecerte información en tiempo real para que tomes decisiones.
Los software de planificación financiera, por otro lado, se centran más en el futuro. Te ayudan, como su nombre indica, a planificar. Por lo tanto, están más centrados en la elaboración de presupuestos, en el dibujo de posibles escenarios venideros, en el cálculo de impuestos y en las previsiones de todo tipo.
Pero lo dicho: todo está relacionado.
Para elaborar un presupuesto, nada como un análisis de datos previos unido a una previsión de posibles situaciones.
Para predecir impuestos, el control en tiempo real de lo que va sucediendo en el ejercicio es esencial.
Para analizar posibles escenarios te hará falta información previa que puedas analizar.
Y así hasta el fin; por eso lo de que tanto unos programas como otros se solapan en cuanto a funciones.
Lista de software de finanzas para empresas
De hecho, mira esta pequeña lista de programas financieros para grandes empresas. Entre ellos comparten muchas de sus funciones:
- Oracle Financials Cloud, un gigante que forma parte de un ERP que hace uso de la inteligencia artificial para mejorar la eficiencia operativa
- SAP S/4HANA Cloud para finanzas, otra gran solución, pero de la familia SAP, por lo que se integra a la perfección con otros módulos de la compañía, como el de compras, logística o recursos humanos
- Microsoft Dynamics 365 Finance, es parte del ERP de Microsoft, por lo que integra de maravilla otras soluciones del ecosistema creado por Bill Gates
- Sage X3 Financiero, ideal como software de finanzas para pymes, no solo para empresas de más tamaño
- Kyriba, con una fuerte especialización en la tesorería y las gestiones del flujo de efectivo
- Anaplan, muy flexible en cuanto a planes y colaboración entre distintos usuarios, así como en integraciones con otras tecnologías financieras y de gestión
- IBM Financial Planning Analytics, otro gigante que se integra bien con otras soluciones de su propia familia, y que hace uso de la IA para mejorar sus previsiones
Si les has echado un ojo a todos, ¿con cuál te quedas?
¿No sabes cómo seleccionar el mejor?
6 criterios al elegir software para finanzas de empresas
Pues aunque el precio importe mucho —casi todos te van a pedir información sobre la empresa, para pasarte una propuesta personalizada—, podrías tener en cuenta otros aspectos.
Aquí una guía:
- Establece qué esperas conseguir con el programa que elijas... y cuando lo tengas claro, mira las características de cada uno para dar con el que mejor encaje. Porque son muchas las funciones que pueden ofrecerte, pero tu empresa necesitará solo algunas específicas.
- ¿Vas a hacer muchas predicciones? Entonces te interesará contar con muchas fuentes de datos. Por ello, querrás que el programa que elijas integre el mayor número posible de fuentes.
- El programa, además, tiene que ser fácil de usar, o contar con una curva de aprendizaje poco pronunciada, para que podáis beneficiarios de sus funciones cuanto antes.
- Y si tiene un plan escalable, mejor. Confiando en uno de estos software de finanzas para empresas, ahorraréis tiempo, reduciréis errores y creceréis. Y cuando crezcáis no querréis cambiar de herramienta, ¿no? Mejor comprobar que tienen planes que se adapten a vuestra situación particular en cada momento.
- También tienen que asegurar el cumplimiento normativo. Por ejemplo, la nueva factura electrónica te obligará a emplear programas de facturación homologados, y prohibirá los software que permitan llevar una contabilidad B.
- La integración con otras soluciones ya implementadas en tu empresa es importante. Por ejemplo, puede ser que ya estéis empleando un programa de contabilidad; si este no se puede integrar con la nueva solución financiera... adiós a los beneficios de utilizarla.
¿Te ha ayudado?
Es de cajón: ¿tiene las funciones que te hacen falta?
¿Tiene un plan adecuado a vuestras necesidades actuales? ¿Lo tendrá cuando crezcáis?
¿Permite integrarse con muchas fuentes de datos? ¿Y con otros programas que ya estéis empleando?
Y una última: ¿se puede integrar con Pleo?
Pleo, el complemento ideal de tu software de finanzas para empresas
A ver, complemento, complemento... en realidad también es una solución puramente financiera, solo que se enfoca en un apartado muy específico: los gastos.
Sí, Pleo te ayuda a gestionar los gastos de tu empresa.
Lo hace a partir del uso de tarjetas inteligentes. Cada vez que tu equipo utilice una para pagar, el gasto quedará registrado en la app para tu control en tiempo real.
Podrás generar informes, ver los distintos gastos categorizados... en fin, que te ofrece una gestión total de los mismos.
Y las facturas, ¡las facturas!
Como es una aplicación homologada por la Agencia Tributaria, cuando tu equipo reciba una factura o ticket, una foto desde la misma app será suficiente para almacenar el justificante de pago de forma legal.
Y asegurará que te lo puedas deducir.
En otras palabras: adiós al papeleo sin renunciar a la optimización de las finanzas.
Y adiós a la terrible gestión manual, con la comprobación de los datos de las facturas simplificadas y su contabilidad, que eso Pleo también lo tiene automatizado.
¡Viva!
Venga, que la tienes a tiro: pásate a la gestión de gastos a lo Pleo... y que haga un tándem imbatible con el software de finanzas para empresas por el que te decantes.